Frachtkosten

Frachtkosten kann man auf Rechnungen ausweisen. Die Berechnung der Frachtkosten erfolgt automatisiert, kann aber auch manuell durchgeführt werden. Dabei kann die Entfernung, Stückzahlen, Volumen oder Masse zur Berechnung berücksichtigt werden. Die Kalkulation kann auch kundenspezifisch erfolgen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Frachtkosten konfiguriert und angewendet werden.

Grundlagen

Die Kalkulation von Frachtkosten ist nach folgenden Gesichtspunkten möglich:

• Pauschal: Dabei wird ein vorgegebener Betrag auf den Auftragswert aufgeschlagen. Dieser Wert kann beispielsweise durch Ermittlung der Entfernung und (manueller) Multiplikation mit einer Kilometerpauschale ermittelt werden.

Die Entfernung zwischen Betrieb und Kunde kann durch die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld "Straße" im Kundendatensatz von GoogleMaps ermittelt werden.

• Pro Kilogramm/pro Liter: Die Massen oder das Volumen werden als Faktor für die Berechnung der Frachtkosten verwendet.

Es kann entweder die Masse oder das Volumen verwendet werden. Wenn keine solche Angabe bei einem Artikel hinterlegt ist, wird der Artikel nicht bei der Berechnung berücksichtigt.

• Pro Stück: Die Mengen werden als Faktor für die Berechnung der Frachtkosten verwendet.

Die Art oder Einheit des Artikels spielt dabei keine Rolle.

Vorbereitung

Um Frachtkosten zu berechnen, muss zunächst ein Artikel angelegt werden, der dann später einem Auftrag zugefügt wird.

Dies hat den Vorteil, dass man den Text frei definieren kann.

Der Frachtkostenartikel wird dann in den Einstellungen verknüpft. Dann kann jedem Kunden eine Regel zur Frachtkostenberechnung zugeordnet werden. Zusätzlich kann für jeden Kunden eine individuelle Kalkulation durchgeführt werden.

Transportkostenartikel

Um einen Frachtkostenartikel zu erstellen, öffnen Sie die Stammdatenverwaltung für Ware im Menü Stammdaten → Waren oder mit der Schaltfläche Waren in der Seitenleiste oder der Taste F10.

Suchen Sie zunächst einen Artikel, der dem Frachtkostenartikel ähnelt, vorzugsweise eine Dienstleistung, die Sie bereits als Artikel angelegt haben. Der neue Artikel wird dann von diesem bestehenden Artikel abgeleitet, befindet sich also im gleichen Artikelnummernbereich und ist weitestgehend vorkonfiguriert.

Wechseln Sie in das Eingaberegister des Moduls und legen Sie mit Neu oder Strg + N einen neuen Artikel an.

Das Anlegen eines Artikels wird hier beschrieben.

Der Transportkostenartikel sollte folgende Eigenschaften haben:

• Standardartikel (also kein Mehrweg- oder Vermietungsartikel)
• Kein Lagerartikel (Keine Inventuroption)
• Kein Listenartikel (Wird nicht auf Preislisten ausgegeben)

Als Verkaufspreis kann ein beliebiger Betrag eingegeben werden, es empfiehlt sich, den Mindestaufschlag anzugeben. Der Einkaufspreis kann entweder 0,01 betragen oder zu kalkulatorischen Zwecken beispielsweise auf den Kilometerpreis gesetzt werden, um Erträge auswerten zu können.

Einstellungen

Der Transportkostenartikel muss in den Einstellungen hinterlegt werden.

Öffnen Sie die Einstellungen im Menü Optionen → Einstellungen oder mit Strg + F12.

Wechseln Sie in das Register Aufträge des Moduls. Im Bereich Transportkosten können Sie nun die Voreinstellungen für die Berechnung der Frachtkosten einstellen.

Verknüpfen Sie den Frachtkostenartikel und wählen Sie die häufigste Art der Frachtkostenberechnung. Vergessen Sie nicht, die Berechnung zu aktivieren.

Sie können zusätzlich Bereiche angeben, für die eine Frachtkostenberechnung wirksam sein soll. Das ist sinnvoll, wenn Bestellungen ab einem bestimmten Bestellwert frachtfrei sein sollen. Die Grenzen können Netto und Brutto angegeben werden, so dass für Gewerbe- oder Privatkunden unterschiedliche Grenzen angegeben werden können.

Die Einstellungen werden hier beschrieben.

Zuordnung zu Kunden

Die Vorgaben für die Art der Berechnung werden bei der Neuanlage eines Kunden automatisch angewendet. Die Einstellung kann für jeden Kunden individuell geändert werden.

Um die Frachtkostenberechnung eines Kunden zu ändern, öffnen Sie die Stammdatenverwaltung für Kunden im Menü Stammdaten → Kunden oder mit der Schaltfläche Kunden in der Seitenleiste oder der Taste F8.

Wählen Sie den zu bearbeitenden Kunden aus und wechseln Sie in das Eingaberegister des Moduls. Die Einstellungen zur Frachtkostenberechnung des ausgewählten Kunden finden Sie in der Mitte.

Sie können dort auswählen, ob und wie die Frachtkosten für den Kunden berechnet werden sollen.

Das Einstellen der Frachtkosten beim Kunden wird hier beschrieben.

Um einen individuellen Frachtkostensatz für den Kunden einzustellen, öffnen Sie die Sonderpreisverwaltung und weisen dem Frachtkostenartikel einen Sonderpreis zu. Dieser wird dann für den Kunden verwendet.

Sonderpreise werden hier erläutert.

Anwendung

Die Transportkosten werden in der Auftragsverwaltung angewendet. Bei einem neuen Auftrag werden die Frachtkosten berechnet und in der Seitenleiste angezeigt. Der berechnete Wert kann manuell geändert werden.

Die Frachtkostenberechnung kann für jeden Auftrag ein- oder ausgeschaltet werden. Die Änderung der Berechnungsart ist jedoch nur für den Kunden insgesamt möglich.

Die Frachtkostenberechnung wird automatisch in die Liste der Artikel eingefügt:

• Bei Kunden mit Zahlungsziel durch den Wechsel in den Status Rechnung.
• Bei Kunden, die bar zahlen müssen, sobald der Lieferschein gedruckt wird. Dieser Posten wird bei jedem Druck automatisch aktualisiert.

Die Frachtkostenberechnung im Auftrag wird hier erläutert.