Bestellverwaltung

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In der Bestellverwaltung können Bestellungen bei Lieferanten erfasst, getätigt, gebucht und verwaltet werden.
Für jeden Lieferanten können Sie hier separat alle vorbereiteten und aktiven Bestellungen einsehen und ihren Status nachverfolgen. Das Modul wird unter Stammdaten → Lieferanten → Bestellung aufgerufen.

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Bestellfilter

Bestellstatus

Bestellsummen

Lieferstatusdialog aufrufen

Pfandposten hinzufügen

Tabellenansicht

Grundlagen

Die Seitenleiste in der Bestellverwaltung

Die Abwicklung von Bestellungen erfolgt in 4 Schritten.

1. Posten erfassen: Zunächst müssen Posten für die Bestellung erfasst werden. Dies ist sowohl in der Bestellverwaltung selbst als auch in der Bedarfsprüfung möglich.
2. Posten bestellen: Die Bestellung wird getätigt und je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt oder als E-Mail vorbereitet.
3. Posten als geliefert deklarieren: Nach Eingang der Lieferung können Sie die Liefermengen und -preise überprüfen und falls nötig anpassen.
4. Posten buchen: Nach Überprüfung der Rechnung kann diese ausgebucht werden.

Diese Unterteilung in verschiedene Stati bildet die Grundlage der Bestellverwaltung. Bestellungsposten werden nach ihrem Status gefiltert und können so gemeinsam verwaltet werden.
Die Auswahl des Statusfilters efolgt über die Seitenleiste.

Optionen in der Seitenleiste

Das Optionsmenü unter bietet weitere Optionen zur Filterung ihrer Bestellungen, die insbesondere bei hohen Bestellfrequenzen nützlich sind:

• Auftrag finden (Tastenkombination Strg + F): Wenn Sie eine spezifische Bestellung suchen, können Sie hier die Bestellnummer eingeben. Die Anwendung wechselt, falls nötig, in den entsprechenden Lieferantendatensatz. Diese Funktion ist auch über oder die Schalfläche zugänglich.
• Auftragsliste (Tastenkombination Strg + G): Zeigt eine Übersicht aller Bestellungen, die sie bei dem ausgewählten Lieferanten erfasst oder getätigt haben. So können sie schnell zu einem Posten navigieren, ohne die Statusfilter durchsuchen zu müssen.

Im Optionsmenü können sie auch zwischen weiterführenden Optionen zur Verwaltung ihrer Bestellungen wählen:

• Auftrag anderem Lieferanten zuordnen (Tastenkombination Strg + Alt + K): Beauftragen Sie einen anderen Lieferanten mit der Bestellung. Diese Neuzuordnung ist nur in den Filtern Erfasste und Bestellte Posten möglich.
• Pfandfortschreibung öffnen/drucken (Tastenkombination Strg + J): In der Pfandfortschreibung können Sie den Wert und die Menge der Pfandartikel einsehen, die Sie insgesamt vom Lieferanten bezogen haben.
• Auftrag löschen (Tastenkombination Strg + U): Löscht alle derzeit in der Bestelltabelle angezeigten Posten. Dies sollte, wenn die Posten bereits bestellt wurde, nur in absoluten Ausnahmefällen genutzt werden.

Das Löschen der Auftragsposten kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mit der Schaltfläche wird der Filter und somit die Anzeige zurückgesetzt.

Die Schaltfläche öffnet (genau wie ein Rechtsklick in die Tabelle) ein Optionsmenü, aus dem - abhängig vom eingestellten Filter - verschiedene Funktionen gewählt werden können:

• Artikel erfassen (Tastenkombination Strg + A): Es können zusätzliche Artikel erfasst werden. Hierzu öffnet sich der Dialog Bestellposten erfassen.
• Anzahl ändern (Tastenkombination Einfg): Die erfasste/bestellte Menge des ausgewählten Bestellposten kann neu gewählt werden.
• Preis ändern (Tastenkombination Strg + Einfg): Der Einkaufspreis des ausgewählten Bestellposten wird neu gewählt.
• Posten löschen (Tastenkombination Entf): Bestätigen Sie den folgenden Dialog, falls Sie den ausgewählten Bestellposten löschen möchten.
• Alle Posten löschen: Bestätigen Sie den folgenden Dialog, falls Sie alle Bestellposten im ausgewählten Filter löschen möchten.
• Gratisposten (Tastenkombination Strg + Entf): Hier können Sie den Anteil der Gratisposten am ausgewählten Bestellposten eingeben. Eine genauere Erläuterung dieser Funktion finden Sie im Abschnitt Gratiswaren erfassen.
• Lieferstatus editieren (Tastenkombination Strg + E): Es öffnet sich der Dialog Lieferstatus.
• Artikel als geliefert markieren (Tastenkombination Strg + H): Der ausgewählte Bestellposten wird automatisch in den Filter Gelieferte Posten verschoben.
• Artikel in Stammdaten anzeigen : Es öffnet sich der dem Bestellposten entsprechende Artikel im Warenstamm.

Über die Schaltfläche wird die Pfanderfassung geöffnet.

Die Schaltflächen Waren und Pfand sind im Filter Gebuchte Posten nicht verfügbar.

Über die Schaltfläche rechts vom Feld Brutto oder die Tastenkombination STRG + B wird der Buchungsmanager geöffnet, in dem Zahlungen verbucht werden können. Dieser Vorgang wird hier - am Ende des Bestellvorgangs - beschrieben.

In der Gruppe Informationen können die Nummer, der in der Postenliste momentan angewählten Bestellung, sowie das Bestell- und Lieferdatum der angewählten Bestellung eingesehen werden. Soll in der Postenliste ein bestimmter Artikel gefunden und angewählt werden, kann die entsprechende Artikelnummer in dem Feld Finden eingegeben und mit bestätigt werden.

Erfasste Posten

Um Bestellungen vorzunehmen oder um bereits erfasste - aber noch nicht bestellte - Posten zu bearbeiten, stellen Sie den Filter auf Erfasste Posten.

Wenn Sie eine Einzelbestellung bei einem Lieferanten vornehmen wollen, nutzen sie die die Postenerfassung in der Bestellverwaltung. Wenn Sie hingegen Ihren Bestand wieder auffüllen möchten und dabei Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten nötig werden, nutzen Sie den Bedarfsprüfungsdialog. Dieser hilft dabei, die nötigen Mengen zu ermitteln und kann die Bestellungen automatisch an die Bestellverwaltung weitergeben.

Der Erfassungsdialog

Der Dialog Waren Erfassen in der Bestellverwaltung.

Die Bestellung von Ware direkt beim Lieferanten ist in der Bestellverwaltung möglich. Dazu wird wie folgt vorgegangen:

1. Filter auf Erfasste Posten stellen
2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination Strg + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Alternativ kann auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü geöffnet und in diesem Artikel erfassen ausgewählt werden. Das Optionsmenü kann auch über die Schaltfläche rechts von Ware geöffnet werden.
3. Geben Sie nun in das Eingabefeld Artikel eine Artikelnummer ein. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
4. Geben Sie im Eingabefeld "Anzahl" die gewünschte Bestellmenge ein und bestätigen Sie mit ↩. Voreingestellt ist stets die Staffelmenge, die beim Lieferanten hinterlegt wurde.
5. Bei Bedarf kann mit einem Doppelklick auf das Feld EK Netto der Einkaufspreis geändert werden. Ist die Option Im Artikelstamm aktualisieren aktiviert, wird der Einkaufspreis im Warenstamm aktualisiert. Ist die Option Im Lieferantensortiment aktualisieren aktiviert, wird der Einkaufspreis im Sortiment des Lieferanten aktualisiert.
6. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Ist der ausgewählte Artikel nicht Bestandteil im Sortiment des aktuellen Lieferanten, wird in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen und der Artikel nicht erfasst.

Soll der Artikel in das Sortiment des Lieferanten aufgenommen werden, kann mit einem auf rechts vom Feld Bst. Nr. der Lieferanten zuordnen-Dialog geöffnet werden:

Es wird analog dem Lieferanten zuordnen-Dialog des Warenstamms vorgegangen:

1. Mit Neu oder Strg + N im Navigationsbereich kann eine neue Lieferantenverknüpfung angelegt werden. Im Eingabefeld Lieferant wird die Identnummer des zuvor ausgewählten Lieferanten automatisch übernommen.
2. Im Eingabefeld Bst. Nr. wird die externe Artikelnummer des Lieferanten eingegeben.
3. Im Eingabefeld Netto EK wird der Einkaufspreis des Artikels bei dem entsprechenden Lieferanten eingegeben. Durch die Schaltfläche rechts vom Eingabefeld kann der Einkaufspreis an den Warenstamm übergeben werden. Der Preis wird dann für die Preiskalkulation verwendet.
4. Die Artikelbezeichnung für den Artikel kann mit der Schaltfläche (Artikelbezeichnung übernehmen) rechts vom Eingabefeld aus dem Warenstamm übernommen oder direkt eingegeben werden.
5. Im Eingabefeld Staffel wird die übliche Bestellmenge für den Artikel hinterlegt.' Diese Sollmenge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
6. Im Eingabefeld Minimum wird die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel eingegeben. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein.
7. Speichern Sie die Eingaben mit Sichern.

Pfandartikel erfassen

Der Dialog Pfand Erfassen in der Bestellverwaltung.

Die Erfassung von Pfand erfolgt analog zur Erfassung von Artikeln.

1. Filter auf "Erfasste Posten" stellen
2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination Strg + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Alternativ kann auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü geöffnet und in diesem Artikel erfassen ausgewählt werden. Das Optionsmenü kann auch über die Schaltfläche rechts von Ware geöffnet werden. Über die Schaltfläche Pfand wird in die Pfanderfassung gewechselt. Mit der Tastenkombination STRG + L oder der Schaltfläche rechts von Pfand wird die Pfanderfassung direkt gestartet.
3. Geben Sie nun in das Eingabefeld Pfand eine Pfandnummer ein. Bei unvollständigen Pfandnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
4. Geben Sie im Feld Anzahl an, wie viele Pfandartikel Sie erfassen wollen. Wenn die Schaltfläche „Negatives Vorzeichen“ weiß eingefärbt ist, wird die eingegebene Anzahl automatisch mit einem Minuszeichen versehen und als Rückgabe an den Lieferanten gewertet.
5. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden:

1. Wählen Sie den Posten an
2. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen aus oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle.
3. Geben Sie die Gratismenge an. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellposten bearbeiten

Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.

Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden. Über das Optionsmenü können bei Bedarf auch alle Posten gelöscht werden.

Bestellungen aktivieren

Mit Bestellen werden die erfassten Posten beim Lieferanten bestellt, als Orderdatei gesichert und in den Status Bestellte Posten versetzt. Falls es mehrere Lager gibt, wird zuerst eine Auswahl der Lager präsentiert, aus der gewählt werden kann.

Über die Schaltfläche rechts von Bestellen lässt sich ein Optionsmenü öffnen. In diesem stehen zwei Funktionen zur Auswahl: eine abweichende Lieferadresse kann ausgewählt oder die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Durch die Funktion Bestellung direkt abschließen werden die erfassten Posten direkt in den Status Gebuchte Posten versetzt. Diese Funktion wird hier erläutert.

Bestellte Posten

Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden.

Sollen einer Bestellung weitere Artikel zugefügt werden, kann der Erfassungsdialog entweder über die Tastenkombination Strg + A oder über das Optionsmenü (Rechtsklick in die Tabelle) und Auswahl der Option Artikel erfassen gestartet werden. Eine Meldung weist Sie darauf hin, dass diese Bestellung bereits aktiviert ist und Sie alternativ auch eine neue Bestellung aufnehmen können. In jedem Fall wird der bereits bekannte Erfassungsdialog geöffnet.

Weiterhin besteht auch mit diesem Filter die Möglichkeit die Anzahl bzw. die Preise der Posten zu ändern, (alle) Posten zu löschen und Gratisposten abzuziehen. Die Vorgehensweisen zu den verschiedenen Funktionen entsprechen exakt denen im Filter „Erfasste Posten“.

Lieferstatus bearbeiten

Hilfreich bei der Überwachung von Bestellungen ist der Lieferstatus. Um diesen eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + E angewählt werden. Alternativ ist auch ein Doppelklick möglich. Der Statusdialog wird geöffnet.

Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann beispielsweise ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Mit Editieren hinter dem Statusfeld können beliebig viele Stati hinzugefügt werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.

Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.

Wareneingänge

Um Wareneingänge zu buchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden.

Die Schaltfläche Eingang deklariert alle Bestellposten als geliefert und bucht diese im Bestand. Es besteht die Möglichkeit, die Liefermengen vor dem Einbuchen zu prüfen.

Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren oder Strg + H in den Status „geliefert“ versetzt werden.

Eine Überprüfung der Liefermenge ist hierbei nicht möglich.

Über die Schaltfläche rechts von Eingang lässt sich ein Optionsmenü öffnen. In diesem stehen drei Funktionen zur Auswahl: Ist die mobile Erfassung aktiviert und eingerichtet, können das Mobilgerät synchronisiert und dann Seriennummern erfasst werden.

Wie auch bei der Aktivierung einer Bestellung im Filter „Erfasste Posten“, kann die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier erläutert.

Überprüfung der Bestellmengen

Im Folgenden handelt es sich bei der - Schaltfläche nicht um die Sichern- Schaltfläche ! Ein Klick auf die Sichern- Schaltfläche beendet den Dialog und die Bestellmengen können nicht mehr geprüft werden!

In dem Dialog Bestellmengen prüfen können - abgesehen von der Änderung bzw. Bestätigung von Liefermengen - auch weitere Artikel der Bestellung zugefügt werden:

1. Geben Sie im Feld Art. Nr. die entsprechende Artikelnummer ein. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
2. Geben Sie dann die gewünschte Anzahl ein und bestätigen Sie mit bzw. ↩.
3. Der neu hinzugefügte Posten wird in der Postenliste blau markiert.

Soll die Bestellmenge eines bereits vorhandenen Posten bestätigt bzw. geändert werden, kann die Artikelnummer des entsprechenden Posten im Feld Art. Nr. eingegeben und der Posten so in der Postenliste markiert werden. Alternativ kann der gewünschte Posten direkt in der Postenliste ausgewählt werden.

1. Wechseln Sie entweder mit der Maus oder mit ↩ in das Feld Anzahl.
2. Stimmt die zuvor erfasste Anzahl mit der tatsächlichen überein, bestätigen Sie mit bzw. ↩.
3. Der nächste Posten in der Postenliste wird automatisch ausgewählt.Der geprüfte Posten wird in der Postenliste grün markiert. Wird eine andere Anzahl eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste rot markiert.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde...	... geprüft und Bestellmenge bestätigt	... geprüft und Bestellmenge geändert	... hinzugefügt	... noch nicht geprüft

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Sichern, ↩ bzw. Strg + S übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn beispielsweise nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Die Bestände werden im Warenstamm aktualisiert, das Modul Warenstamm muss jedoch neu geladen werden, damit die Änderungen angezeigt werden.

Gelieferte Posten

Um gelieferte Waren zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden.

Sollen einer Lieferung weitere Artikel zugefügt werden, kann der Erfassungsdialog entweder über die Tastenkombination Strg + E oder über das Optionsmenü (Rechtsklick in die Tabelle) und Auswahl der Option Artikel erfassen gestartet werden. Eine Meldung weist Sie darauf hin, dass diese Bestellung bereits aktiviert ist und Sie alternativ auch eine neue Bestellung aufnehmen können. In jedem Fall wird der bereits bekannte Erfassungsdialog geöffnet.

Weiterhin besteht auch in diesem Filter die Möglichkeit die Preise der Posten zu ändern, (alle) Posten zu löschen und Gratisposten abzuziehen. Die Vorgehensweisen zu den verschiedenen Funktionen entsprechen exakt denen im Filter „Erfasste Posten“. Außerdem kann der Lieferstatus - wie im Filter „Bestelle Posten“ - editiert werden.

Rechnungseingänge

Um eingegangene Rechnungen zu buchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden.

Eine Buchung der Rechnung zu der gesamten Bestellung wird über die Schaltfläche Buchen vorgenommen. Es besteht die Möglichkeit, die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen.

Um einen einzelnen Artikel zu buchen und den Buchungsmanager zu starten, muss dieser in der Tabelle angewählt und die Schaltfläche rechts von Gesamt betätigt werden. Alternativ kann der Buchungsmanager auch über die Tastenkombination STRG + B gestartet oder über die Schaltfläche im Menü ausgewählt werden.

Eine Überprüfung der Artikelpreise ist hierbei nicht möglich.

Befinden sich in der Postenliste Posten aus mehreren Bestellungen, wird in einer Meldung darauf hingewiesen.

Wie auch bei der Buchung eines Wareneingangs im Filter „Bestellte Posten“, kann die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier erläutert.

Überprüfung der Einkaufspreise

Im Folgenden handelt es sich bei der - Schaltfläche nicht um die Sichern-Schaltfläche! Ein Klick auf die Sichern-Schaltfläche beendet den Dialog und die Einkaufspreise können nicht mehr geprüft werden!

In dem Dialog Einkaufspreise prüfen können die Einkaufspreise der gelieferten Posten bestätigt bzw. geändert werden:

1. Wählen Sie einen Artikel entweder direkt per Mausklick oder über die Eingabe seiner Artikelnummer im Feld Art. Nr. in der Postenliste aus.
2. Wechseln Sie entweder mit der Maus oder mit ↩ in das Feld EK Netto. Der ursprüngliche Einkaufspreis ist bereits voreingestellt.
3. Bestätigen Sie mit bzw. ↩, falls dieser mit dem tatsächlichen übereinstimmt. Der geprüfte Posten wird in der Postenliste grün markiert. Wird ein anderer Preis eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste rot markiert.
4. Der nächste Posten in der Postenliste wird automatisch ausgewählt.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde...	... geprüft und Bestellmenge bestätigt	... geprüft und Bestellmenge geändert	... noch nicht geprüft

Die Option Artikelstamm speichert den Einkaufspreis im Datensatz des entsprechenden Artikels.

Die Option Lieferantensortiment speichert den Einkaufspreis im Datensatz des aktuellen Lieferanten.

Die Aktualisierung der Einkaufspreise kann in drei Stufen automatisiert werden:

Mit der Option Jede Preisänderung bestätigen wird - sofern sich der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung vom Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment unterscheidet - ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Mit der Option Preissenkungen bestätigen wird - sofern der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung höher ist, als der Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment - automatisch aktualsiert. Bei einem niedrigerem Einkaufspreis wird ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Diese Option vereinfacht die automatische Weitergabe von Preiserhöhungen, ohne der Gefahr der Übernahme von niedrigeren (Angebots)preisen.

Mit der Option Keine Preisänderung bestätigen werden alle Einkaufspreise im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment automatisch aktualisiert.

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Sichern, ↩ bzw. Strg + S übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn beispielsweise nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Wurden Preise im Artikelstamm geändert, können die Änderungen in Form einer Liste direkt im Preisassistenten eingesehen werden. Ein entsprechender Dialog weist Sie darauf hin.

Überprüfung der Einkaufsrechnung

Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Der Dialog Rechnung einbuchen wird automatisch aufgerufen. Er entspricht dem Dialog Rechnung bearbeiten in der [[Kreditoren|Kreditorenbuchhaltung].

Der Dialog ermöglicht das Festhalten aller relevanter Rechnungsinformationen.

1. Geben Sie im Feld Name den Namen der Rechnung ein. Voreingestellt ist stets der Name „Einkauf“.
2. Geben Sie im Feld Lieferant die Kreditoren-Nr. des Lieferanten ein. Voreingestellt ist stets der Lieferant, bei dem die Bestellung durchgeführt wurde.
3. Liegt eine digitale Rechnung (oder ein ähnliches Dokument) vor, kann diese im Feld Dokument über oder die Tastenkombination STRG + F im Windows Explorer gesucht werden.
4. Das Feld Bestellung zeigt die anwendungsinterne laufende Nummer der aktuellen Bestellung. Diese kann nicht geändert werden.
5. Geben SieiIn den Feldern Lieferschein und Beleg die entsprechenden Nummern ein. Dies ist zwingend notwendig, da die Eingangsrechnung ohne diese nicht gespeichert werden kann.
6. Passen Sie bei Bedarf die Zahlweise und die Daten der Bestellung, Lieferung und des Belegs an.
7. In den Feldern ZZ Netto und ZZ Skonto werden die für diesen Lieferanten festgelegten Zahlungsziele angezeigt, können bei Bedarf jedoch geändert werden. Rechts davon wird das jeweilige Fälligkeitsdatum angezeigt.
8. Auch die Werte für Skonto, Rabatt, die jeweiligen Nettowerte an voller, halber und keiner Mehrwertsteuer sowie die Nettowerte des Pfandes und der Fracht können bei Bedarf angepasst werden. Mit werden bei Skonto und Rabatt die Werte aus dem rechts angezeigten Betrag berechnet. Bei den Nettowerten öffnet sich bei einem Klick auf ein Auswahlmenü: Die Eingabe kann entweder als Bruttowert (Tastenkombination Strg + I) oder als Mehrwertsteuer (Tastenkombination Strg + J) behandelt werden. Mit wird der Betrag vom Netto V abgezogen. Sollen mehrere Beträge vom Netto V abgezogen werden, können Sie dies bequem mit rechts vom Feld Netto an V vornehmen. In den rechten Anzeigefeldern werden die Beträge, die auf die Mehrwertsteuer abfallen, angezeigt.
9. Klicken Sie auf hinter Sichern und wählen Sie die Option Sichern und ausbuchen aus oder Drücken Sie Strg + B. Es öffnet sich der Buchungsmanager.
10. Schließen Sie den Rechnungseingang mit Sichern ab.

Gebuchte Posten

Zahlungsausgänge

Um ausgegangene Zahlungen zu buchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gebuchte Posten“ eingestellt werden.

Zahlungen werden im Buchungsmanager gebucht. Anderweitige Bearbeitungen der Bestellungen - wie in den drei anderen Filtern - sind nicht vorgesehen.

Der Buchungsmanager

Der Buchungsmanager steht immer zur Verfügung, unabhängig davon welcher Filter eingestellt ist. Allerdings verhält er sich im Filter Gebuchte Posten etwas anders, als in den anderen Filtermöglichkeiten. Der Buchungsmanager wird über die Schaltfläche rechts vom Feld Brutto oder die Tastenkombination STRG + B geöffnet.

Wird der Buchungsmanager in den Filtern Erfasst, Bestellt oder Geliefert gestartet, erscheint eine Meldung, die darauf hinweist, dass der Auftrag noch nicht als Rechnung deklariert wurde und deswegen alle Buchungen nur als Anzahlungen verwendet werden. Der Auftrag kann dementsprechend noch nicht abgeschlossen werden.

Der Buchungsmanager

Die Gruppe Statuswechsel nachdem der Auftrag abgeschlossen wurde

Der Buchungsdialog entspricht weitestgehend dem Buchungsregister im Buchhaltungsmodul, jedoch kann nicht nach Kunden oder Aufträgen gesucht werden.

Wählen Sie das gewünschte Buchungskonto aus und stellen Sie das Eingangs- und Buchungsdatum ein. Voreingestellt ist jeweils das Tagesdatum. Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option skontieren automatisch aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Im Eingabefeld Betrag wird der vom Kunden bezahlte Betrag eingegeben.

Unter Statuswechsel kann eingestellt werden, was mit dem Auftrag geschehen soll. Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollte die Option „abschließen“ aktiviert werden. Diese Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „abgeschlossen“ nach dem Buchen. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig, da auch die Option „beibehalten“ ausgewählt werden kann. „Beibehalten“ sollte ausgewählt werden, wenn der Zahlbetrag nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, damit dieser nicht fälschlicherweise als „abgeschlossen“ gespeichert wird.

Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben, das Sie bei dem jeweiligen Lieferanten besitzen, in dessen Datensatz.

Buchungen werden stets in den zugehörigen Kontenbüchern gebucht.

Die Eingaben werden mit Sichern gespeichert.

Wurde ein Auftrag fälschlicherweise als „abgeschlossen“ gespeichert, kann dies mit der Option „zurückstufen“ rückgängig gemacht werden. Der Auftrag befindet sich dann wieder im Status „Rechnung“.

Bestellung direkt abschließen

Die Funktion Bestellung direkt abschließen versetzt Posten einer Bestellung direkt in den Zustand gebucht. Dies ist praktisch wenn Bestellungen nicht administriert, sondern direkt gebucht und ggf. abgeschlossen werden sollen. Dementsprechend kann diese Funktion für Bestellungen, die sich im Status erfasst, bestellt oder geliefert befinden, angewandt werden.

Die Funktion kann über die Schaltfläche rechts neben Bestellen (Filter auf Erfasste Posten), Eingang (Filter auf Bestellte Posten) bzw. Buchen (Filter auf gelieferte Posten) aufgerufen werden.

Es besteht die Möglichkeit, sowohl die Liefermengen als auch die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen. Die Einkaufsrechnung muss in jedem Fall überprüft werden.

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Fußnoten: