Rechnungen

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Durch den Wechsel in den Status Rechnung^[1] werden die Zahlungsziele des Auftrages entsprechend der Einstellung des Kunden gesetzt. Die Auftragswerte werden aktualisiert und stehen danach nicht mehr für eine Bearbeitung zur Verfügung, vor dem Rechnungsdruck können jedoch noch Zahlungsziele verändert werden. In den folgenden Abschnitten werden die Kalkulation von Auftragssummen und die verschiedenen Rechnungsformen erläutert.

Einfache Rechnung

Für einfache Aufträge wird der Wechsel in den Status Rechnung im Statusdialog durchgeführt. Sofern in der Konfiguration der Buchhaltung aktiviert, wird nach dem Ausdruck der Rechnung eine Pfandfortschreibung ausgedruckt.

Terminrechnungen

Die Anwendung ermöglicht das Erstellen von Teillieferungen und die Vorgabe eines Termins für die Rechnungsstellung für periodische Aufträge. Dabei werden Terminrechnungen zu Beginn der Auftragserstellung mit einem Zieldatum versehen. Eine Voreinstellung, in welchen Intervallen Rechnungen erstellt werden sollen, kann beim Kunden hinterlegt werden.

Um Terminrechnungen zu erstellen bzw. zu bearbeiten, starten Sie zunächst die Auftragsverwaltung im Menü Aufträge → Auftragsbearbeitung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F1.

Terminrechnung anlegen

Eine Terminrechnung wird durch Aktivieren der Option Terminrechnung im Dialog Neuer Auftrag angelegt.

Wenn eine Voreinstellung für die automatische Terminvergabe bei Rechnungen im aktuellen Kundendatensatz hinterlegt wurde, ist die Option „Terminrechnung“ im Bestätigungsdialog aktiviert und der berechnete nächste Rechnungstermin wird angezeigt. Die Option kann auch manuell aktiviert werden.

Teillieferung erfassen

Die Erfassung von Waren und Pfand kann wie üblich gestartet werden. Bevor der Erfassungsdialog angezeigt wird, muss ausgewählt werden, ob die Erfassung in eine bestehende oder eine neue Teillieferung durchgeführt werden soll.

Der Auswahldialog ist bei der Warenerfassung auf eine neue Teillieferung voreingestellt und bei der Pfanderfassung auf die letzte Teillieferung.

Wenn eine Voreinstellung für die automatische Terminvergabe bei Lieferungen im aktuellen Kundendatensatz hinterlegt wurde, ist die Datumsvorwahl im Bestätigungsdialog aktiviert. Die bestehenden Teillieferungen werden von der Anwendung automatisch nummeriert. Nach der Erfassung kann der Auftrag wie üblich weiterbearbeitet werden.

Die Teillieferungen können auch in der Auftragsverwaltung angezeigt werden. Wählen Sie dazu aus der Auswahloption am unteren Rand der Seitenleiste der Auftragsverwaltung eine beliebige Teillieferung oder die Gesamtansicht aus. Die Posten der einzelnen Lieferungen werden automatisch angezeigt. Dabei wird das Lieferdatum im Anzeigefeld Lieferung in der Seitenleiste ebenfalls aktualisiert.

Kommissionslisten

Das Drucken von Lieferscheinen ist nach Auswahl der gewünschten Teillieferung wie bei einfachen Lieferscheinen möglich. Es wird immer die letzte Teillieferung angewählt.

Eine Besonderheit bei Terminrechnungen, die aus mehreren Teillieferungen bestehen, ist der Druck von Kommissionslisten. Dabei werden sämtliche Teillieferungen zusammengefasst. Um eine Komissionsliste auszudrucken, muss sich der Auftrag im Status Lieferung befinden.

1. Gesamt auswählen

2. Drucken

Um eine Kommissionsliste zu drucken, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie im Auswahlfeld Teillieferung den Eintrag „Gesamt“.
Starten Sie den Ausdruck mit Druck.

Die Kommissionsliste wird gedruckt.

Terminrechnungen aktivieren

Am vorgegebenen Abrechnungstermin wird der Auftrag im Aufgabenmanager zur Bearbeitung angeboten. Um eine Terminrechnung manuell abzurechnen, kann der Auftrag wie ein einfacher Auftrag in den Status Rechnung versetzt werden. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, alle Terminrechnungen manuell zu überwachen und in einem gemeinsamen Dialog zu bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche (Teillieferungsverwaltung, hinter dem Auswahlfeld für Teillieferungen) oder drücken Sie Strg + T.

Im Auswahlbereich „Datumsfilter“ kann eingestellt werden, ob alle Teillieferungen mit einem vorgegebenen Rechnungstermin bis zum eingestellten Datumswert des Eingabefelds „Rechnungsdatum“ angezeigt werden sollen, oder nur Aufträge, die am eingestellten Termin aktiviert werden müssen. Die angezeigten Aufträge werden mit Start oder ↩ in den Status Rechnung versetzt und für den Ausdruck in den Druckcontainer eingestellt.

Rechnung buchen

Das Buchen von Zahlungseingängen kann sowohl in der Auftragserfassung als auch im Buchhaltungsmodul durchgeführt werden. Der Buchungsdialog enthält die Funktionen des Buchungsregister im Buchhaltungsmodul, jedoch muss der zu buchende Auftrag zuvor in der Auftragserfassung ausgewählt werden.

Um Zahlungseingänge zu einer Rechnung in der Auftragserfassung zu buchen, wählen Sie in der Auftragserfassung zunächst den Auftrag aus und starten dann den Buchungsdialog über die Schaltfläche (rechts des Feldes Brutto in der Seitenleiste) oder Strg + B.

Der Buchungsdialog

Die Gruppe Statuswechsel nachdem der Auftrag abgeschlossen wurde

Wählen Sie das gewünschte Buchungskonto in der Auswahlliste "An Konto" aus.

Buchungen werden stets in den zugehörigen Kontenbüchern gebucht.

Wenn das Buchungsdatum vom voreingestellten Tagesdatum abweicht, geben Sie das gewünschte Buchungsdatum ein. Verfahren Sie beim Eingangsdatum gleichermaßen. Bei Barkonten kann optional die genaue Buchungszeit angegeben werden.

Buchungen in Barkonten dürfen nicht zu einem negativen Saldo führen! Vor der Übernahme wird daher die Eingabe geprüft und die Ausführung gegebenenfalls mit einer Fehlermeldung abgebrochen. In diesem Fall müssen Betrag oder Eingangszeitpunkt korrigiert werden.

Im Eingabefeld „Betrag“ wird der bezahlte Betrag eingegeben. Die Anwendung trägt als Voreinstellung immer das Restsaldo des Auftrags, vermindert um vorhandene Guthaben ein.

Wenn Skonto gewährt wird und das Eingangsdatum innerhalb des Skontozahlungsziels des Auftrages liegt, wird als Zahlbetrag automatisch der skontierte Rechnungsbetrag angezeigt und ausgewählt, ansonsten wird der Bruttowert aktiviert. Die Vorauswahl kann manuell geändert werden. Ist kein Skonto hinterlegt, werden die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten nicht angezeigt.

Bei einem vorhandenen Guthaben wird dieses angezeigt und vom Zahlbetrag abgezogen. Durch Abwahl der Option vor dem Anzeigefeld "Guthaben" wird diese Vorauswahl deaktiviert. Ist kein Guthaben vorhanden, wird die entsprechende Auswahlmöglichkeiten nicht angezeigt.

Die Eingaben werden dann mit Sichern gespeichert:

Befindet sich ein Auftrag noch nicht im Status "Rechnung", wird der Zahlbetrag an das Guthaben des Kunden gebucht und nach Rückfrage als Teilzahlung an den Auftrag gebucht.

Sofern sich der Auftrag im Status "Rechnung" (oder Mahnung) befindet und nach der Buchung ausgeglichen ist, wird er beim Sichern automatisch abgeschlossen und der Buchungsdialog beendet.

Ist der Auftrag nicht ausgeglichen, wird der Status nicht verändert. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, mit der Optionsschaltfläche neben "Sichern" die Option "Abschließen" auszuwählen. Der Auftrag wird dann, sofern als Rechnung deklariert, trotz eines offenen Restbetrags abgeschlossen.

Sofern der Auftrag bereits abgeschlossen war, wird angeboten, den Auftrag wieder als Rechnung einzustufen.

Sammelaufträge

Achtung!

Die Funktionen für Sammelaufträge werden aus Kompatibilitätsgründen weiter in der Anwendung angeboten. Sie sollten diese Funktion jedoch nicht nutzen, wenn Sie dies nicht bisher schon getan haben.

Nutzen Sie stattdessen die Terminrechnungsfunktion.

Die Anwendung bietet neben Terminrechnungen auch die Option, Lieferungen nachträglich als Sammelrechnung zusammenzufassen. Der wesentliche Unterschied zu Teillieferungen mit Terminrechnungen besteht darin, dass mehrere getrennte (!) Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengefügt werden können.

Der Nachteil der Sammelrechnungsverwaltung besteht darin, dass sie keine Terminierung ermöglicht, nur Aufträge im Status Lieferung zu einer Sammelrechnung zugefügt werden können und die Buchhaltung nach der Aktivierung der Sammelrechnung weiterhin mit den einzelnen Aufträgen arbeitet. Zudem können Zahlungen der Sammelrechnungen nicht genauer spezifiziert werden, die Sammelrechnung kann nur vollständig gebucht und abgeschlossen werden.

Da die Terminrechnungsfunktion diese Nachteile nicht aufweist, sollte zugunsten der einfacheren Bearbeitung die Terminrechnungsfunktion verwendet werden, wenn die Planung von Aufträgen mit mehreren Teillieferungen möglich ist.

Lieferung zufügen

Eine Lieferung kann zu einer Sammelrechnung zugefügt werden, indem der Lieferauftrag ausgewählt und dann ⇑ + Einfg oder die Menüoption „Auftrag zu Sammelrechnung zufügen“ im Optionsmenü hinter dem Anzeigefeld Sammelauftrag in der Seitenleiste ausgewählt wird. Der Dialog zur Auswahl einer Sammelrechnung wird geöffnet.

Sofern keine Sammelrechnung vorhanden ist oder eine neue Sammelrechnung erstellt werden soll, kann dies mit Neu oder Strg + N durchgeführt werden. Um die Lieferung einer Sammelrechnung zuzufügen, muss die gewünschte Sammelrechnung ausgewählt werden und mit Sichern oder Strg + S zugefügt werden.

Die Lieferung wurde nun einer Sammelrechnung zugefügt. Die Lieferung kann weiterbearbeitet werden, ein Statuswechsel ist jedoch nicht mehr möglich.

Lieferung entfernen

Eine Lieferung kann aus einer Sammelrechnung entfernt werden, indem die „Lieferung“ ausgewählt wird und anschließend ⇑ + Entf oder die Menüoption „Auftrag aus Sammelrechnung entfernen“ im Optionsmenü hinter dem Anzeigefeld Sammelrechnung der Seitenleiste ausgewählt wird^[2].

Der Auftrag wird aus der Sammelrechnung entfernt und kann nun wieder als eigenständiger Auftrag bearbeitet werden.

Sammelrechnung aktivieren

Eine Sammelrechnung wird in der Sammelrechnungsverwaltung aktiviert, die mit Strg + Alt + G oder durch die Optionsmenü hinter dem Anzeigefeld Sammelauftrag in der Seitenleiste geöffnet wird.

Die Sammelrechnungsübersicht zeigt Ihnen alle Sammelrechnungen des aktuellen Kunden an. Die Sammelrechnung, der der aktuelle Auftrag angehört, ist aktiviert.

Die Posten der Sammelrechnung können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Die Voreinstellung sortiert die Rechnungspositionen nach dem Lieferdatum und dann alphabetisch. Mit Druck oder Strg + P kann die Sammelrechnung aktiviert und gedruckt werden; durch das Drucken wird die Sammelrechnung aktiviert und alle zugehörigen Lieferungen in den Status Rechnung versetzt.

Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Sammelrechnung kann nicht mehr bearbeitet werden. Wahlweise kann über das Optionsmenü (Rechtsklick auf Druck ) und Rechnungsliste drucken oder mit Strg + Alt + P auch eine Zusammenfassung mit den Summen der Lieferungen gedruckt werden. Nach dem Ausdruck wird der Verarbeitungsdialog geschlossen.

Sammelrechnung abschließen

Eine aktivierte Sammelrechnung wird in der Sammelrechnungsverwaltung abgeschlossen.

Die Schaltfläche neben dem Anzeigefeld Brutto bucht den gesamten Rechnungsbetrag aller Lieferungen und schließt die Lieferungen ab^[3].

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