Bedarf

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Das Lieferantenbestellsystem bietet leistungsfähige Funktionen zur Bedarfsprüfung sowie zum Erfassen und Verwalten von Lieferantenbestellungen. Das Modul kann im Menü Warenwirtschaft → Bedarf prüfen oder über die Funktionstaste F4 aufgerufen werden.

Einfache Bedarfsprüfung

Eine einfache Bedarfsprüfung kann durch Ausdruck der Liste Bestand erfolgen. Öffnen Sie dazu die Warenverwaltung und wählen Sie das Register Liste. Diese Liste enthält eine Übersicht aller Artikel, bei denen Differenzen zwischen Bestand und Mindestbestand bestehen. Die Liste dient als Vorlage für Bestellungen. Über Drucken lässt sich der Bestand drucken.

Diese einfache Bedarfsprüfung ermöglicht eine schnelle Übersicht über Fehlbestände. Sie zeigt jedoch keine Lieferantenzuordnung, Lieferantenbestellung oder Buchung des Wareneinganges. Die Liste kann im Reporteditor angepasst werden.

Automatische Bedarfsprüfung

Um Lieferantenbestellungen weitgehend zu automatisieren, kann die automatische Bedarfsprüfung und das Lieferantenbestellwesen genutzt werden.

Die Lieferantenbestellung wird in drei Schritte unterteilt. Zunächst wird die Bedarfsprüfung durchgeführt und die Bestellpositionen werden erfasst. Im zweiten Schritt werden die Bestellungen den einzelnen Lieferanten zugeordnet und aktiviert. Nach der Aktivierung werden die Bestellungen verwaltet und nach dem Wareneingang gebucht und abgeschlossen.

Um das Lieferantenbestellsystem nutzen zu können, müssen für alle Lagerartikel Lieferanten verknüpft werden. Das Lieferantenbestellsystem greift nicht auf den Hauptlieferanten des Warenstammes zu, sondern benötigt mindestens eine Lieferantenzuordnung im Dialog Lieferanten der Warenverwaltung.

Vor dem eigentlichen Bestellvorgang wird zunächst eine Bedarfsprüfung durchgeführt.

Die Bedarfsprüfung besteht aus zwei Tabellen. In der oberen Tabelle werden Bestellposten angezeigt; in der unteren werden Bestellvorschläge von der Anwendung angeboten.

Die Ansicht der Bestellpostentabelle kann durch den Statusfilter in der Seitenleiste umgeschaltet werden. Es werden entweder die erfassten (aber nicht bestellten) oder die bestellten (aber nicht gelieferten) Positionen angezeigt.

Mit dem Lieferantenfilter kann die Ansicht zusätzlich auf einen bestimmten Lieferanten eingeschränkt werden. Dazu muss im Feld Lieferant Nr. die Lieferantennummer des jeweiligen Lieferanten ausgewählt werden.

Vorschläge übernehmen

Bei der automatischen Übernahme der Vorschläge werden die aus der Bestandsdifferenz errechneten Bestellmengen ohne Berücksichtigung der Mindestmengen des zugehörigen Lieferanten übernommen. Die Bestellposten werden dem jeweils ersten zugeordneten Lieferanten zugewiesen. Die Bestellmengen können nach der Übernahme geändert werden, die Lieferantenzuordnung jedoch nicht.

Durch einen Doppelklick in die Vorschlagstabelle oder Strg + B können alle Vorschläge automatisch als Bestellposten erfasst werden.

Um Vorschläge einzeln zu erfassen und dabei Mengen und Lieferantenzuordnung direkt zu beeinflussen, kann der Dialog „Bestellposten erfassen“ verwendet werden.

Der Erfassungsdialog

Die Erfassung von Bestellposten erfolgt im Dialog „Bestellposten erfassen“ im Register Waren. Dieses wird über die Schaltfläche , mit einem Doppelklick in die Bestellposten, Strg + A oder mit Artikel erfassen im Optionsmenü geöffnet. Das Optionsmenü kann mit oder mit einem Rechtsklick in eine der beiden Tabellen geöffnet werden.

Zunächst muss im Eingabefeld „Art. Nr.“ eine Artikelnummer eingegeben werden. Bei der Eingabe von unvollständigen oder falschen Artikelnummern wird automatisch die Suchfunktion gestartet.

Als nächstes wird ein Lieferant aus der Auswahlbox „Lieferant“ ausgewählt. Ist dem ausgewählten Artikel kein Lieferant zugeordnet, kann der Bestellposten nicht erfasst werden. In diesem Fall ist die Lieferantenauswahlbox leer.

Die Bestellkonditionen des gewählten Lieferanten werden angezeigt. Dabei wird eine Auswahl der Sollmenge, die durch die Bestandsdifferenz errechnet wurde, der Mindestmenge, die für den gewählten Lieferanten hinterlegt wurde und einer frei editierbaren Menge angeboten. Nach Auswahl einer Vorgabe oder Eingabe einer freien Menge kann der Bestellposten mit Sichern gespeichert werden.

Die Bestellposten sind nach der Erfassung bereits den jeweiligen Lieferanten zugeordnet und können bearbeitet und aktiviert werden.

Mit kann die Schnellerfassung aktiviert werden. Bei dieser wird die Auswahl der Lieferanten übersprungen und ein ausgewählter Artikel direkt erfasst.

Pfandposten erfassen

Die Erfassung von Pfandposten erfolgt im Dialog „Bestellposten erfassen“ im Register Pfand. Dieses wird über die Schaltfläche oder mit Strg + L geöffnet.

Zunächst muss im Eingabefeld „Art. Nr.“ eine Artikelnummer eingegeben werden. Bei der Eingabe von unvollständigen oder falschen Artikelnummern wird automatisch die Suchfunktion gestartet.

Die Anwendung zeigt die Pfandbezeichnung und den Bestand im Pfandlager an. Dieser Bestand wird als Rücknahme im Eingabefeld „Anzahl“ angeboten^[1]. Der Wert kann geändert oder mit ↩ übernommen werden.

Der Posten kann mit Sichern oder ↩ gespeichert werden.

Bestellungen aktiveren

Die Aktivierung kann mit Start erfolgen. Dann werden alle Bestellungen aktiviert und je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt, als Text oder Orderdatei per E-Mail zugestellt. Sofern die automatische Aktivierung der Bestellungen nicht durchgeführt wird, wird beim Beenden Ende des Moduls automatisch der Aufgabenmanager gestartet, der beim Bestellvorgang assistieren kann.

Der Aufgabenmanager zeigt die Anzahl der vorbereiteten Bestellungen an und bietet, sofern Bestellungen vorbereitet vorliegen, die Schaltfläche Bestellungen verarbeiten rechts von Lieferantenbestellungen an. Durch Drücken der Schaltfläche wird die Lieferantenverwaltung gestartet und die vorbereitete Bestellung des ersten Lieferanten im Register Bestellung aufgerufen. Nach Aktivierung der Bestellung wird der Aufgabenmanager aktualisiert und bietet durch die Schaltfläche Bestellungen verarbeiten die nächste vorbereitete Bestellung an.

Bestellungen bearbeiten

Die Bearbeitung von Bestellungen wird in der Lieferantenverwaltung durchgeführt und wird deswegen unter Bestellverwaltung erläutert.

Wareneingänge verwalten

Um Wareneingänge zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren oder Strg + G in den Status geliefert versetzt werden.

Wenn alle Bestellposten als geliefert deklariert und in Bestand gebucht werden sollen, kann dies durch die Schaltfläche Eingang durchgeführt werden.

Die Bestände werden im Warenstamm aktualisiert, das Modul "Warenstamm" muss jedoch neu geladen werden, damit die Änderungen angezeigt werden!

Wareneingang buchen

Um gelieferte Waren einzubuchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Artikel einzubuchen, kann dieser in der Tabelle angewählt und durch die Schaltfläche Buchen gebucht werden. Das Buchen von Bestellposten erhöht den Warenbestand um die bestellte Stückzahl.

Sofern sich der Einkaufspreis des Artikels beim Lieferanten der aktuellen Bestellung vom hinterlegten Einkaufspreis im Warenstamm unterscheidet, wird ein Hinweis eingeblendet.

Der Einkaufspreis kann auf Wunsch direkt aktualisiert werden. Eine Kalkulation der Verkaufspreise wird jedoch nicht vorgenommen.