Anforderungen an Kassensysteme

Der Fiskalspeicher kommt

Einzelhändler, die eine elektronische Registrierkasse (ECR) verwenden, müssen zum 1. Januar 2017 mit einem „Fiskalspeicher“ ein elektronisches Protokoll über alle Kassiervorgänge bereithalten.

Dieses elektronische Journal ist eigentlich schon seit 2011 vorgeschrieben, die mehrfach verlängerte Übergangsphase läuft zum 31. Dezember 2016 endgültig aus. Die aktuell geltenden steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen werden in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. November 2010 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften) und 1. Januar 2015 nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dargestellt. Nutzer von Registrierkassen müssen dafür teilweise teure Zusatzmodule kaufen, die an bestehende Registrierkassen angeschlossen werden. PC Kassen sind günstiger in der Aufrüstung, da dort nur die Software angepasst werden muss. Der Hersteller UES liefert seine Kassen übrigens seit 2011 mit einem Fiskalspeicher aus. Der Umstieg von Kunden mit Wartungsvertrag, die bereits seit 2001 Kassen aus dem Hause UES nutzen, war sogar kostenfrei.

Wer seine Bargeschäfte derzeit noch mit Geldlade und Quittungsblock betreibt, muss zwar nicht zwingend eine Kasse anschaffen, muss aber bei einer Steuerprüfung mit anderen Problemen rechnen: Die Finanzbehörden sind bei Bargeschäften sehr misstrauisch und tendieren schon bei kleinen Unregelmäßigkeiten zur Schätzung, mit entsprechend nachteiligen Folgen für den Unternehmer: Nachzahlungen bis 25.000 € sind keine Seltenheit, und das unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist. Zudem sehen die Regelungen vor, dass der Kunde zukünftig Anspruch auf einen Kassenbeleg hat. Die Anschaffung einer Kasse wäre zu einen Bruchteil der Nachzahlung möglich. Letztendlich sollte die Anschaffung einer Kasse natürlich nicht nur wegen der unliebsamen Überraschungen bei Steuerprüfungen erwogen werden. Moderne Kassensysteme sind auch Lösungen für andere neuralgische Punkte im Einzelhandel:

Dabei ist nicht nur der Nutzen der Protokollfunktionen bei der Überwachung von Mitarbeitern zu berücksichtigen, sondern auch die Benutzerverwaltung eines guten Systems, welche die individuelle Zuordnung von Berechtigungen für jeden Kassierer ermöglicht und beispielsweise Rechte zum Stornieren einschränkt. Diese Beschränkungen erschweren das „Schummeln“ und sorgen für Transparenz. Dazu kommen die vielfältigen Funktionen, die Arbeitsabläufe unterstützen und beschleunigen. Das FAKTURA-X System von UES ermöglicht sogar, an jedem Arbeitsplatz zwischen Auftragsverarbeitung und Kasse hin und her zu schalten. Dabei greifen beide Module auf den gleichen Artikelstamm zu, der dann zentral, und nicht mehrfach, gepflegt werden kann.

Für den Getränkehandel sind überdies Gebindefunktionen unerlässlich: Flaschen- und Kastenpreis, Kombikisten und Pfandrücknahme sind mit FAKTURA-X ein Klacks. Der Hersteller hat die Systeme so ausgeführt, dass Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit sich im Einklang miteinander befinden und neue Kassierer bereits nach kurzer Einarbeitung problemlos mit dem System umgehen können.

Übrigens zeigt die Praxis, dass der Fiskalspeicher nicht besonders wirkungsvoll ist. Das ist auch dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) klar. Der Regierungsentwurf zum Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sieht den verpflichtenden Einsatz von Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ab 1. Januar 2020 vor, wenn elektronische Kassen eingesetzt werden. Sollte jemand im Hinblick auf das BMF-Schreiben eine Kasse angeschafft haben, die zwar den Anforderungen des BMF-Schreibens genügt, bauartbedingt jedoch nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sein sollte, so können diese Kassen längstens bis zum 31. Dezember 2022 genutzt werden. Der Referentenentwurf des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde am 13. Juli 2016 vom Bundeskabinett beschlossen und wurde somit zum Regierungsentwurf. Dieser muss das förmliche Gesetzgebungsverfahren unter Beteiligung des Bundesrats durchlaufen.

Weitere Informationen zur FAKTURA-X Kasse finden Sie auf www.faktura-x.de

Für die Beratung zu den Anforderungen an Kassensysteme erhalten stehen wir Ihnen gerne telefonisch unter (0 800) 12 50 10 50 oder per E-Mail an kontakt@unitedengineering.de zur Verfügung.