Bedarf

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Das Lieferantenbestellsystem bietet leistungsfähige Funktionen zur Bedarfsprüfung sowie zum Erfassen und Verwalten von Lieferantenbestellungen. Das Modul kann im Menü Warenwirtschaft → Bedarf prüfen oder die Funktionstaste F4 aufgerufen werden.

Einfache Bedarfsprüfung

Eine einfache Bedarfsprüfung kann durch Ausdruck der Liste Bestand erfolgen. Öffnen Sie dazu mit Waren in der Listenansicht die Warenverwaltung und wählen Sie das Register Liste. Die Liste enthält eine Übersicht über alle Artikel, mit den Differenzen zwischen Bestand und Mindestbestand. Die Liste dient als Vorlage für Bestellungen. Über Drucken lässt sich der Bestand drucken.

Diese einfache Bedarfsprüfung ermöglicht eine schnelle Übersicht über Fehlbestände. Sie zeigt jedoch keine Lieferantenzuordnung, Lieferantenbestellung und Buchung des Wareneinganges. Die Liste kann im Reporteditor angepasst werden.

Automatische Bedarfsprüfung

Um Lieferantenbestellungen weitgehend zu automatisieren, kann die automatische Bedarfsprüfung und das Lieferantenbestellwesen genutzt werden.

Die Lieferantenbestellung wird in drei Schritte unterteilt. Zunächst wird die Bedarfsprüfung durchgeführt und die Bestellpositionen werden erfasst. Im zweiten Schritt werden die Bestellungen den einzelnen Lieferanten zugeordnet und aktiviert. Nach der Aktivierung werden die Bestellungen verwaltet und nach dem Wareneingang gebucht und abgeschlossen.

Um das Lieferantenbestellsystem nutzen zu können, müssen für alle Lagerartikel Lieferanten verknüpft werden. Das Lieferantenbestellsystem greift nicht auf den „Hauptlieferanten“ des Warenstammes zu, sondern benötigt mindestens eine Lieferantenzuordnung im Dialog „Lieferanten“ der Warenverwaltung.

Vor dem eigentlichen Bestellvorgang wird zunächst eine Bedarfsprüfung durchgeführt. Das Modul wird im Hauptmenü über Warenwirtschaft → Bedarf prüfen oder F4 gestartet.

Die Bedarfsprüfung besteht aus zwei Tabellen. In der oberen Tabelle werden Bestellposten angezeigt, in der unteren werden Bestellvorschläge von der Anwendung angeboten.

Die Ansicht der Bestellpostentabelle kann durch den Statusfilter in der Seitenleiste umgeschaltet werden. Es werden entweder die erfassten (aber nicht bestellten) oder die bestellten (aber nicht gelieferten) Positionen angezeigt.

Mit dem Lieferantenfilter kann die Ansicht zusätzlich auf einen bestimmten Lieferanten eingeschränkt werden. Dazu muss die Lieferantennummer des Lieferanten eingegeben werden.

Bestellungen erfassen

Bestellungen können anhand der Vorschläge in der unteren Tabelle automatisch übernommen werden. Dabei werden keine Bearbeitungsoptionen angeboten.

Um Vorschläge einzeln zu erfassen und dabei Mengen und Lieferantenzuordnung direkt zu beeinflussen, kann der Dialog „Bestellung erfassen“ verwendet werden.

Vorschläge übernehmen

Bei der automatischen Übernahme der Vorschläge werden die aus der Bestandsdifferenz errechneten Bestellmengen ohne Berücksichtigung der Mindestmengen des zugehörigen Lieferanten übernommen. Die Bestellposten werden dem jeweils ersten zugeordneten Lieferanten zugewiesen. Die Bestellmengen können nach der Übernahme geändert werden, die Lieferantenzuordnung jedoch nicht.

Durch einen Doppelklick in die Vorschlagstabelle oder Strg + B können alle Vorschläge automatisch als Bestellposten erfasst werden.

Der Erfassungsdialog

Die Erfassung von Bestellposten erfolgt im Dialog „Bestellung erfassen“. Dieser wird mit Artikel erfassen hinter dem Anzeigefeld „Ware Netto“ in der Seitenleiste des Bestellregisters, mit einem Doppelklick in die Bestellposten oder mit Strg + A geöffnet.

Zunächst muss im Eingabelfeld „Art. Nr.“ eine Artikelnummer eingegeben werden. Bei der Eingabe von unvollständigen oder falschen Artikelnummern wird automatisch die Suchfunktion gestartet. Alternativ können mit Nächster Vorschlag (hinter dem Eingabefeld „Art. Nr.“) die Positionen der Bestellvorschläge verarbeitet werden.

Als nächstes wird ein Lieferant aus der Auswahlbox „Lieferant“ ausgewählt. Ist dem ausgewählten Artikel kein Lieferant zugeordnet, kann der Bestellposten nicht zugeordnet werden. In diesem Fall ist die Lieferantenauswahlbox leer.

Die Bestellkonditionen des gewählten Lieferanten werden angezeigt. Dabei wird eine Auswahl der Sollmenge, die durch die Bestandsdifferenz errechnet wurde, der Mindestmenge, die für den gewählten Lieferanten hinterlegt wurde und einer frei editierbaren Menge angeboten. Nach Auswahl einer Vorgabe oder Eingabe einer freien Menge kann der Bestellposten mit Sichern gespeichert werden.

Die Bestellposten sind nach der Erfassung bereits zu den jeweiligen Lieferanten zugeordnet und können bearbeitet und aktiviert werden.

Pfandposten erfassen

Die Erfassung der Pfandrückgaben erfolgt in einem Dialog, der mit Pfand erfassen hinter dem Anzeigefeld „Pfand Netto“ in der Seitenleiste des Bestellregisters oder mit Strg + L geöffnet werden kann.

Im Eingabefeld „Pf. Nr.“ muss eine Pfandnummer eingegeben werden. Wird eine unvollständige Pfandnummer eingegeben, öffnet sich ein Suchdialog. Der Suchdialog kann auch mit der Schaltfläche „Finden“ hinter dem Eingabefeld aufgerufen werden.

Die Anwendung zeigt die Pfandbezeichnung und den Bestand im Pfandlager an. Dieser Bestand wird als Rücknahme im Eingabefeld „Anzahl“ angeboten. Der Wert kann geändert oder mit ↩ übernommen werden. Die Anzahl muss positiv angegeben werden, da es sich um einen Verkauf handelt.

Der Posten kann mit Sichern oder ↩ gespeichert werden.

Bestellungen aktiveren

Die Aktivierung kann mit Start erfolgen. Dann werden alle Bestellungen aktiviert und je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt, als Text oder Orderdatei per E-Mail zugestellt. Sofern die automatische Aktivierung der Bestellungen nicht durchgeführt wird, bietet die Anwendung beim Beenden des Moduls „Bedarfsprüfung“ den Start des Aufgabenmanager an, der beim Bestellvorgang assistieren kann.

Der Aufgabenmanager zeigt die Anzahl der vorbereiteten Bestellungen an und bietet, sofern Bestellungen vorbereitet vorliegen, die Schaltfläche „Bestellungen verarbeiten“ hinter der Anzeige der Bestellungen an. Durch Drücken der Schaltfläche wird die Lieferantenverwaltung gestartet und die vorbereitete Bestellung des ersten Lieferanten im Register „Bestellung“ aufgerufen. Nach Aktivierung der Bestellung wird der Aufgabenmanager aktualisiert und bietet durch die Schaltfläche „Bestellungen verarbeiten“ die nächste vorbereitete Bestellung an.

Bestellungen bearbeiten

Die Bearbeitung von Bestellungen wird im Register „Bestellungen“ der Lieferantenverwaltung durchgeführt. Öffnen Sie dazu das Modul Stammdaten → Lieferanten, oder F9 und wählen das Register Bestellungen. Im Bestellregister werden die vorbereiteten und aktiven Bestellung des ausgewählten Lieferanten angezeigt. In diesem Register können Bestellposten editiert oder entfernt werden und Bestellungen aktiviert, überwacht und nach Wareneingang gebucht und abgeschlossen werden.

Die Anzeige der Bestellposten kann in der Seitenleiste des Registers gefiltert werden. Dabei kann die Tabellenansicht auf eine bestimmte Bestellung eingeschränkt werden, indem in das gleichnamige Eingabefeld eine Bestellnummer eingegeben und der Filter mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld aktiviert wird. Um die Anzeige zurückzusetzen, kann der Bestellfilter mit der Schaltfläche deaktiviert werden.

Es besteht des Weiteren die Möglichkeit, Bestellungen an einen Lieferanten anhand des Bestellstatus zu filtern. Der Anzeigefilter bietet für jeden möglichen Status eine Option. Die Anzeige der Bestellsummen wird nicht gefiltert. Es wird immer die Gesamtsumme aller vorhandenen Bestellposten angezeigt.

In der Navigation stehen in Abhängigkeit vom Anzeigefilter Buchungsoptionen oder der Bestelldruck zur Verfügung.

Bestellposten bearbeiten

Im Register „Bestellungen“ der Lieferantenverwaltung können keine neuen Artikelposten zugefügt werden. Es ist jedoch möglich, Posten zu bearbeiten und Pfandposten zuzufügen.

Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.

Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Mittels Rechtsklick in der Tabelle kann das Optionsmenü angezeigt werden, welches die passenden Optionen „Posten löschen“ oder „Anzahl ändern“ anbietet. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann auch mit Entf entfernt oder Einfg editiert werden.

Das Zufügen von Pfand kann auch in der Bedarfsverwaltung durchgeführt werden. Dabei kann ein Lieferant ausgewählt werden, der das Pfand zurückerhält. Im Register „Bestellung“ der Lieferantenverwaltung muss der Lieferant vor der Pfanderfassung ausgewählt werden.

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden. Der Posten muss zunächst angewählt werden. Die Bearbeitung wird in einem Dialog durchgeführt, der durch die Auswahl „Gratisposten abziehen“ im Menü, das durch die Optionsschaltfläche hinter dem Anzeigefeld „Ware“ eingeblendet werden kann, oder Strg + Entf aufgerufen werden kann.

Im Dialog kann die Gratismenge angegeben werden. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellungen aktivieren

Um Bestellposten zu aktivieren, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden. Mit Bestellen oder Strg + P werden die nicht bestellten Posten je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt, als Text oder Orderdatei per E-Mail zugestellt.

Bestellungen überwachen

Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um den Status eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option „Lieferstatus editieren“ oder Strg + A angewählt werden. Der Statusdialog wird geöffnet.

Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status „Termin bestätigt“ ausgezeichnet werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies kann genutzt werden, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde.

Eine weitere Option im Kontextmenü der Anzeigetabelle ermöglicht das Entfernen eines Bestellpostens. Diese Option kann auch mit Entf aktiviert werden.

Wareneingänge verwalten

Um Wareneingänge zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption „Artikel als geliefert markieren“ oder Strg + G in den Status „geliefert“ versetzt werden.

Wenn alle Bestellposten als geliefert deklariert und in Bestand gebucht werden sollen, kann dies durch die Schaltfläche Eingang durchgeführt werden.

Wareneingang buchen

Um gelieferte Waren einzubuchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Artikel einzubuchen, kann dieser in der Tabelle angewählt und durch die Option neben der Schaltfläche Buchen gebucht werden. Das Buchen von Bestellposten erhöht den Warenbestand um die bestellte Stückzahl.

Sofern sich der Einkaufspreis des Artikels beim Lieferanten der aktuellen Bestellung vom hinterlegten Einkaufspreis im Artikelstamm unterscheidet, wird ein Hinweis eingeblendet.

Der Einkaufspreis kann auf Wunsch direkt aktualisiert werden. Eine Kalkulation der Verkaufspreise wird jedoch nicht vorgenommen.