Aufträge automatisieren
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Um die Bestellannahme zu vereinfachen, können kundenspezifische Auftragsvorlagen eingesetzt werden. Zunächst muss eine solche Vorlage erstellt werden.
Dazu wird in der Kundenverwaltung ein Kunde mit der aktivierten Option „Regelmäßige Bestellung“ ausgewählt. Im Register „Aufträge“ kann, sofern bereits ein Auftrag für diesen Kunden hinterlegt wurde, dieser als Vorlage gespeichert werden, indem die Funktion „Als Vorlage speichern“ im Optionsmenü hinter der Schaltfläche 
Sichern im Auftragsregister aufgerufen wird. Für die automatische Schnellerfassung muss der Name der Vorlage aus der Kundennummer des Kunden bestehen.
Die Verarbeitung von Vorlagen kann in den Modulen „Telefonverkauf“ oder „Schnellerfassung“ erfolgen.
Der Telefonverkauf
Im Modul „Telefonverkauf“ werden Kunden, für die eine regelmäßige Bestellannahme vorgesehen ist, abhängig von den Vorgaben für Periodizität der regelmäßigen Bestellung gelistet. Das Modul kann im Menü „Warenwirtschaft“, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste Strg+F2 aufgerufen werden und besteht aus den Registern „Kunden“ und „Favoriten“. Im Kundenregister ist im Aufgabenbereich die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.
Die Aufgabe „Telefonliste“ zeigt alle Kunden an, die zu einem bestimmten Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.
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Das Bestelldatum kann eingestellt werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld „Anrufzeit“ geändert werden.
Sofern ein Kunde für eine Bestellannahme angezeigt wird, kann dieser in der Tabelle ausgewählt, mit 
Neu oder Strg + N ein neuer Auftrag erstellt und dann wie üblich erfasst werden. Mit 
Öffnen oder Strg + O kann eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.
Kunden | Telefonliste
Die Aufgabe „Telefonliste“ zeigt alle Kunden an, die zu einem bestimmten Datum angerufen werden sollen, umBestellungen zu erfassen.
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Das Bestelldatum kann eingestellt werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld „Anrufzeit“ geändert werden.
Sofern ein Kunde für eine Bestellannahme angezeigt wird, kann dieser in der Tabelle ausgewählt, mit Neu oder Strg + N ein neuer Auftrag erstellt und dann wie üblich erfasst werden. Mit Öffnen oder Strg+O kann eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.
Kunden | Bestellhistorie
Die Aufgabe „Bestellhistorie“ ermöglicht die Überwachung von Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.
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Im Dialog „Telefonverkauf“ wird dazu in der Optionsgruppe „Aufgaben“ die Option „Bestellhistorie“ ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld „Grenzdatum“ eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung vor dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.
Favoriten
Eine Übersicht über die Favoriten der Kunden ist im Register „Favoriten“ verfügbar. Diese Liste wird durch die Anwahl eines Kunden im Register „Kunden“ angezeigt.
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Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit 
Drucken oder Strg + P eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option „Sortiment drucken“ im Optionsmenü hinter Drucken zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.
Schnellerfassung
Wird eine Vorlage mit der Kundenummer als Dateinamen gesichert, kann auf diese Vorlage auch mit der Schnellerfassung zugegriffen werden. Dabei wird die gesamte Vorlage in einen neuen Auftrag eingefügt, der automatisch dem Kunden zugeordnet wird, dessen Kundennummer den Dateinamen ergibt.
Das Modul kann im Menü Warenwirtschaft → 
Schnellerfassung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste Strg + F1 aufgerufen werden. Ein Dateidialog wird geöffnet.
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Es muss eine Vorlage ausgewählt werden, die eine Kundennummer als Namen aufweist[1]. Die Auftragserfassung wird geöffnet, der Kunde aus dem Dateinamen der Vorlage ausgewählt, ein neuer Auftrag angelegt und die Vorlage verarbeitet. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.
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Fußnoten:
- ↑ Ist die im Dateinamen hinterlegte Kundennummer nicht vorhanden, wird die Schnellerfassung abgebrochen