Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gestaltet sich für Anwender immer dann schwierig, wenn der Steuerberater vermutet, dass seine Honorarforderungen beim Einsatz von FAKTURA-X sinken werden.

Steuerberater

Es gilt: Sollte Ihr Steuerberater sich mit digitalen Prozessen schwertun oder Ihnen unabhängig von der Art der Bereitstellung der Buchhaltungsdaten trotzdem das Kontieren in Rechnung stellen, sollten Sie den Steuerberater wechseln. Auch wenn Sie Sorge haben, dass die Suche nach einem Steuerberater schwierig ist und die Qualität der Beratung leider oft nicht ausreichend ist - wenn Ihr bisheriger Steuerberater Ihnen ständig Probleme und Kosten bereitet, sollten Sie nicht an ihm festhalten.

Wie gut ist mein Steuerberater

Mit dieser Checkliste können Sie das herausfinden:

• Mein Steuerberater informiert mich frühzeitig über Gesetzesänderungen im Steuerrecht
• Mein Steuerberater übernimmt meine Buchhaltungsdaten (per DATEV)
• Mein Steuerberater erklärt mir die BWA
• Mein Steuerberater erklärt mir den Jahresabschluss
• Mein Steuerberater gibt mir Ratschläge, wie ich zu hohe Steuern vermeide
• Mein Steuerberater zeigt mir mögliche Probleme auf
• Die letzte Steuerprüfung verlief ohne größere Probleme
• Ich bezahle nicht für Kontieren von Rechnungen
• Die Honorarrechnung enthält eine Aufschlüsselung über alle Tätigkeiten meines Steuerberaters

Wenn Sie alle Fragen mit "Ja" beantworten konnten, scheint Ihr Steuerberater tatsächlich fachkundig und mandantenorientiert zu arbeiten.

Warum das nicht immer so ist, können Sie hier nachlesen.

Darauf sollten Sie bei einem neuen Steuerberater achten

• Der Steuerberater soll eine belastbare Einschätzung über laufende Koten und Abschlusskosten und sonstige Konditionen angeben. Er soll zudem angeben, ob er mit den Besonderheiten des GFGH vertraut ist und bereits das Verarbeiten von digitalen Inhalten im DATEV-Format praktiziert.

• Der Steuerberater soll die laufende Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung validieren und Abschlüsse und Analysen erstellen. Dazu kommt die Lohnbuchhaltung. Ansonsten sollen Belege nicht beim Steuerberater kontiert werden, sondern werden digital geliefert und in der Kanzleisoftware importiert oder im RZ bereitgestellt:

• Forderungen werden als DATEV-Buchungsstapel im CSV Format übermittelt. Sofern DATEV verwendet wird, ist mittelfristig auch eine direkte Übertragung in den Buchungsdatenservice möglich. Bei anderen Systemen erfolgt der Transfer an den StB per E-Mail, mittelfristig werden weitere Systeme (wie Agenda) direkt unterstützt werden. Die Belege selbst werden nicht übermittelt, da FAKTURA-X sowohl die Belege, als auch die Buchungssätze identisch erzeugt.
• Verbindlichkeiten können derzeit manuell über den DATEV-Belegtransfer hochgeladen werden. Sofern FAKTURA-X zukünftig für das Kontieren von Eingangsrechnungen genutzt würde, wäre auch eine DATEV-Übergabe wie bei Ausgangsrechnungen möglich. Die Eingangsbelege werden ab 2027 digital erfasst, ein Belegtransfer ist dann nicht mehr notwendig, weil E-Rechnungen von FAKTURA-X automatisch geprüft und ausgelesen werden.
• Buchungssätze aus Kassenbuch und Kontoauszüge werden ebenfalls digital übergeben, Kassenbuch als BS-Sonstige oder im Format DATEV-Kassenbuch-Online, Kontoumsätze via Schnittstelle zwischen Kanzleisoftware und der Hausbank des Mandanten.

• Die Kanzleisoftware sollte DATEV-konformen Schnittstellen für BS-KR, BS-DB, BS-Sonstige enthalten.
• Sachkontenrahmen SKR03/SKR04 sollten mit Standard-Buchungskonten und Standard-Buchungskontenlänge, also Erlöse/Kosten vierstellig, Debitoren/Kreditoren fünfstellig, ausgeführt werden.
• Der Pfandausgleich für Forderungen sollte über die Automatikkonten 8410/8110 bzw. 4410/4110 erfolgen.

Wie kalkuliert der Steuerberater?

Natürlich hat Ihr Steuerberater gefordert, man möge eine geeignete Unternehmenslösung einsetzen, auf Honorare will er aber deshalb nicht verzichten. Dazu muss man wissen, dass Steuerberater in der Regel ihre Brötchen nicht mit "Steuerberaten" sondern mit Buchhaltung verdienen. Das geht, vereinfacht gesagt, so:

Der Steuerberater lässt eine Arbeitskraft für 8,84 €/Stunde zzgl. Nebenkosten, wir runden mal auf 10,00 € pro Stunde inklusive Arbeitgeberbelastung auf (Stand Januar 2017), Belege abtippen (in der vornehmen Sprache der Steuerberater heißt das "kontieren"). Eine Arbeitskraft schafft ca. 30 Belege pro Stunde. Der Mandant zahlt pro Beleg 1,00 €. Macht 30,- Umsatz bei 10,00 € Kosten. Diese vollkommen sinnlose Tätigkeit bringt dann pro Tag 160,00 €, im Monat 3.200,00 € Ertrag, und das pro Arbeitskraft! Das ist mehr, als so mancher Unternehmer verdient. Falls Sie sich also fragen, wer die neue Luxuslimousine Ihres Steuerberaters finanziert hat,...

Warum der Steuerberater nicht mit offenen Karten spielt

Bereits seit Jahrzehnten haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Buchhaltung mit Computerunterstützung selbst zu erledigen. Einige Steuerberater möchten aber vermeiden, dass ihnen die Felle wegschwimmen, oft mit einschlägigen Erklärungen, die mit "Toll, dass Sie eine Software verwenden wollen, aber ausgerechnet bei Ihnen..." beginnen und mit "... daher wird die Buchhaltung bei Ihnen auch nach Einsatz der neuen Software nicht billiger werden" enden. Der Steuerberater freut sich auf DATEV-aufbereitete Umsatzdaten für das Kanzlei-Rechnungswesen, dadurch spart er nämlich viel Zeit, also Stundenlohn. Bei gleichen Honorarforderungen.

Die DATEV eG hat schon 2004 in Ihrer KMU-Hauszeitschrift gefordert, Steuerberater sollen sich weniger mit Buchhaltung und anderen Tätigkeiten beschäftigen, die der Mandant mit Software schneller und kostengünstiger abdecken kann. Seitdem hat sich aber nicht viel geändert.

Wir bieten unseren Anwendern an, sie bei den Verhandlungen mit dem Steuerberater zu unterstützen. Das fängt damit an, dass wir dem Steuerberater Referenzen anbieten, um seine Argumente zu entkräften. Wir erläutern dem Steuerberater auch gerne die Verfahrensweisen für den Datenaustausch zwischen FAKTURA-X und DATEV. Sollte das alles nicht fruchten, können Sie den Steuerberater übrigens jederzeit wechseln. In der Regel ist das sogar recht einfach. Der Steuerberater darf übrigens nicht unbegründet Daten zurückhalten, diese sind nämlich Ihr Eigentum. Er darf auch nicht den Wechsel behindern, dabei macht er sich unter Umständen sogar strafbar.

Wir möchten an dieser Stelle klarstellen, dass nicht alle Steuerberater gleich sind und es natürlich auch redliche Vertreter der Zunft gibt, die ihren Mandanten helfen möchten, ihr Unternehmen erfolgreich zu führen.

Und natürlich haben wir auch Verständnis, dass sich Steuerberater absichern wollen und müssen und deshalb die Umstellung der Buchhaltung auf ein neues System mit gesundem Misstrauen angehen; letztendlich dient dies ja auch den Bedürfnissen des Mandanten. Und selbstverständlich sind für Unternehmer, die keine Buchhaltung durchführen wollen, Steuerberater eine gute Möglichkeit, diese Arbeiten auszugliedern.

Aber wenn Steuerberater mehr als 1.500,- € pro Monat nur für das Kontieren (also nicht für Lohnbuchhaltung oder Jahresabschluss) verlangen, wird es Zeit, etwas zu ändern.

Sollte Ihr Steuerberater also zu einer guten Zusammenarbeit bereit sein, werden wir selbstverständlich beide Seiten (Anwender und Steuerberater) gerne unterstützen.

Welche Vorteile hat die Buchhaltung mit FAKTURA-X

Zunächst muss der Anwender festlegen, welche Informationen der Steuerberater erhalten soll, was er wissen soll und was er nicht benötigt: Primäres Element ist der Monatsabschlussbericht. Dieser enthält die Umsätze "Großhandel" und "Abholmarkt", die offenen Forderungen und Umsatzsteuerwerte, den Einkauf und die Kosten der Betriebsführung, offene Verbindlichkeiten und Vorsteuerwerte.

Im Kassenbuch sind alle Geldbewegungen eingetragen inkl. Zahlungen auf Rechnungsumsätze und Tagesabschlüsse der Kasse. Diese enthalten im Übrigen keine Umsatzsteuer, da diese auf den Belegen bereits angegeben ist und im Monatsabschlussbericht berücksichtigt wurde. Das Kassenbuch ist für den Steuerberater lediglich zur Kenntnisnahme gedacht. Ebenfalls nur zur Kenntnisnahme sind die Tagesberichte der Registrierkassen. Journale sind bei Soll-Versteuerung ebenfalls nur zur Kenntnisnahme gedacht. Bei Ist-Versteuerung sollte ein Journal mit den Einnahmen ausgegeben werden und den Abschnitt "Auftragsumsätze" des Monatsabschluss ersetzen.

Das Untergliedern nach Debitoren oder Kreditoren ist nicht zwangsläufig notwendig, kann aber im Monatsabschlussbericht aktiviert werden. Sinnvoller ist die Aufschlüsselung nach Sachkonten und Kostenarten, auch das ist im Abschlussbericht möglich. Sollen beide Aufschlüsselungen durchgeführt werden, muss der Bericht mit den entsprechenden Einstellungen zweimal ausgegeben werden.

Schwundbücher für Ware und Pfand sowie Inventurlisten für Ware und Pfand können für Jahresabschlüsse erstellt werden.

Lohnt sich die DATEV- Schnittstelle?

Als Faustregel kann gelten, dass die DATEV-Schnittstelle sich bereits dann lohnt, wenn der Steuerberater monatlich mehr als 100,- € für Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung berechnet (also ohne den Jahresabschluss und ohne die Lohnbuchhaltung).

Wenn der Steuerberater die Ausgangsrechnungen manuell kontiert und pro Beleg abrechnet, ergibt sich die Honorarforderung aus der Anzahl der Belege, ansonsten werden teilweise auch Pauschalen vereinbart.

Schon bei 50 Belegen pro Monat und einem Preis von 1,- € pro Beleg ergeben sich 50,- € Ersparnis pro Monat. Die DATEV- Schnittstelle kostet 600,- € und hätte sich dann nach einem Jahr amortisiert. Bei einer pauschalen Vereinbarung muss der Steuerberater angeben, um welchen Betrag die Pauschale gekürzt würde.

Die Kosten für die Belegerfassung in der Kreditorenbuchhaltung lassen sich analog zur Debitorenbuchhaltung berechnen. Im Unterschied muss aber hier die Erfassung der Belege in FAKTURA-X manuell erfolgen, da die Belege nicht, wie bei Ausgangsrechnungen, in FAKTURA-X erzeugt werden. Die Kreditorenbuchhaltung kann jedoch auch hier viel Aufwand ersparen, da die Rechnungseingangsprüfung im Einkauf, Bestandsführung und Kalkulation teilautomatisiert werden. Das Erfassen ist schnell und einfach möglich und bietet auch Funktionen zur Realisation des "papierlosen Büros".

Durch die Verwendung der Buchhaltung in FAKTURA-X wird die Führung des Kassenbuchs, Liquiditätsplanung und Zahlungsausgleich vereinfacht. Die DATEV Schnittstelle wird zusammen mit der SEPA-Schnittstelle ausgeliefert, was den Einzug von Lastschriften wesentlich vereinfacht und so weitere Vereinfachungen mit sich bringt.