Aufträge anlegen und bearbeiten

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In den folgenden Abschnitten wird das Erstellen, Finden und Bearbeiten von Aufträgen erläutert.

Auftrag anlegen

Die Auftragsverwaltung

Um einen neuen Auftrag zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung mit Aufträge in der Seitenleiste oder F1.
Suchen Sie nach einem Kunden, indem sie Name oder Kunden Nr. in die Suchleiste eingeben.
Wählen Sie durch einen Doppelklick den gewünschten Kunden aus.
Erstellen Sie mit Neu unten links oder mit Strg + N einen neuen Auftrag.
Wählen Sie die Einstellungen für den Auftrag und bestätigen Sie diese mit OK oder ↵.

Der neue Auftrag wurde angelegt. Als nächstes können nun die Artikel und Waren erfasst werden.

Beachten Sie außerdem Folgendes bei der Auftragserstellung:

Der Dialog Auftrag erstellen

Die Einstellung Limit restriktiv anwenden im Konfigurationsmodul legt fest, ob ein Auftrag angelegt werden kann, wenn das Saldolimit des Kunden überschritten wurde. Wird das Limit "restriktiv" angewendet, kann bei einer Limitüberschreitung des Kunden kein Auftrag angelegt werden. In diesem Fall wird eine Warnmeldung ausgegeben, wenn das Limit überschritten wurde. Der Auftrag kann nach Bestätigung des Hinweises dennoch angelegt werden. Ist das Limit zu mehr als 75% ausgeschöpft, wird ebenfalls eine Warnung ausgegeben, die jedoch nur bestätigt werden muss.

Welchen Status ein neu angelegter Auftrag besitzt, wird von der Voreinstellung "Auftrag als ... anlegen" im Konfigurationsmodul bestimmt. Der Status kann auf Angebot, Bestellung oder Lieferschein festgelegt sein. Diese Voreinstellung kann auch während des Anlegens geändert werden. Wählen Sie dazu im Dialog Auftrag anlegen (rechtes Bild) den gewünschten Status aus und klicken Sie auf .

Ist im Kundendatensatz die Option "Regelmäßige Rechnung" aktiviert, bietet die Anwendung unter Terminrechnung automatisch ein Rechnungsdatum für den neuen Auftrag an. Das Datum wird durch die Intervalloption des Kundendatensatzes voreingestellt. Die Option kann auch manuell aktiviert und ein Rechnungsdatum ausgewählt werden. Für einen einfachen Auftrag kann die Option abgewählt werden.

Sind die Schaltflächen [+1] hinter den Datumsfeldern für Bestellung, Lieferung und Rechnung aktiv, werden die entsprechenden Datumsangaben automatisch um einen Kalendertag vom aktuellen Datum erhöht. Die Option kann im Konfigurationsmodul automatisch voreingestellt werden. Die Funktion kann mit der Schaltfläche [0] hinter den Datumsfeldern deaktiviert werden. Bei Terminrechnungen ist das Vordatieren des Rechnungsdatums nicht möglich.

Aufträge finden

Um Aufträge anhand ihrer Auftrags-, Lieferschein- oder Rechnungsnummer zu finden, kann der Suchdialog Auftrag finden verwendet werden. Dieser erscheint, wenn Sie:

den Menüpunkt Aufträge in der Seitenleiste betätigen.
das Feld Kunden suchen durch Betätigen der Taste Ende schließen.
suchen Sie nun mit Strg + F nach der Auftragsnummer oder mit Strg + Alt + F nach der Rechnungsnummer, über F3 nach der Lieferscheinnummer
oder suchen Sie über die Taste hinter dem gewünschten Anzeigefeld nach Auftragsnummer, Lieferscheinnummer oder Rechnungsnummer.
Mit der Taste ↩ oder durch Klicken auf OK wird nach der eingegebenen Nummer gesucht und der dazugehörige Auftrag ausgewählt.

Beim Verwenden der Schaltflächen beeinflusst die Wahl der Schaltfläche lediglich die Voreinstellung des Suchdialogs. Sie können im Suchdialog das Suchkriterium (AU/LF/RE) noch ändern. Dies gilt auch für beide Tastenkombinationen.

Auch nach einer erfolgreichen Suche schließt sich der Suchdialog nicht von selbst. Klicken Sie hierzu nach der Suche auf Abbruch

Durch Drücken von F3 wird der Suchdialog Lieferschein geöffnet, der für die Pfandrückerfassung konzipiert ist: Bleibt die Option Pfanderfassung aktiviert, wird im Anschluss sofort der Dialog Pfand erfassen aufgerufen. So können Sie die vom Kunden erhaltenen Pfandartikel registrieren und vor der Rechnungsstellung berücksichtigen.

Der Bereich Auftrag in der Seitenleiste bietet verschiedene Suchoptionen an.

Der Suchdialog

Der Suchdialog über

Der Dialog Texteingabe

Zusätzlich kann mit der Option Auftragsliste hinter der Auftragsnummer in den Aufträgen des aktuellen Kunden geblättert werden^[1].

Auftragsliste

Eine Liste aller Aufträge des ausgewählten Kunden kann durch einen Klick auf die Auftragsnummer, Übersicht oder die Tasten Strg + G geöffnet werden.

Der Dialog Auftragsliste

Das Auswahlfenster Statusfilter

Die Größe des Dialogs kann verändert werden, die Anpassung wird dauerhaft als Voreinstellung hinterlegt. Mit der Schaltfläche kann die Ansicht wieder auf die Ursprungsgröße zurückgesetzt werden.

Die Liste kann mit OK oder ↩ geschlossen werden.

Ansicht filtern

Die Ansicht kann mit dem Auswahlfeld Statusfilter gefiltert werden. In der Voreinstellung „Alle“ werden alle Aufträge des aktuellen Kunden angezeigt. Durch das Anwählen eines Eintrags in der Tabelle wird der Auftrag in der Auftragsverwaltung angezeigt. Dabei sind neben den einzelnen Statusarten auch die Optionen "Umsätze" und "Offene Posten" wählbar, die nicht nur einen Status, sondern mehrere Statustypen zusammenfassen.

So kann schnell eine Übersicht über die bisherigen Umsätze und alle aktuell offenen Posten erstellt werden.

Liste drucken

Die Liste kann als Journal ausgegeben werden, indem Sie auf Druck klicken. Dabei stehen die gleichen Formulare wie die in der Buchhaltung zur Auswahl. Der Filter kann auf den Druck ebenfalls angewendet werden.

So kann beispielsweise eine Liste der offenen Posten für den aktuellen Kunden erzeugt werden.

Lieferungen abrechnen

Wenn der Filter "Lieferungen" verwendet wird, können mit der Schaltfläche Wandeln ALLE angezeigten Lieferungen in den Status "Rechnung" versetzt werden.

Achtung! Nach einem Wechsel in den Status Rechnung kann der Auftrag nicht weiter bearbeitet werden. Das Zurückstufen in einen vorherigen Status ist ebenfalls nicht mehr möglich. Der Auftrag kann lediglich gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden.

Statuswechsel

Um den Status eines Auftrags zu bearbeiten, wenn dieser noch nicht abgeschlossen ist, kann durch einen Klick auf das Anzeigefeld Status, mit dem Bearbeiter neben dem Anzeigefeld Status , mit der Schaltfläche Sichern oder mit Strg + S der Statusdialog geöffnet werden.

Der Dialog Auftragsstatus

Beim Wechsel in den Status Lieferung wird ein Dialog zur Bestätigung der Lieferscheinnummer angezeigt, sofern diese bearbeitet werden kann. Ist die Option im Konfigurationsmodul deaktiviert, wird kein Dialog angezeigt.

Achtung! Nach einem Wechsel in den Status Rechnung kann der Auftrag nicht weiter bearbeitet werden. Das Zurückstufen ist ebenfalls nicht mehr möglich. Der Auftrag kann lediglich gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden.

Beim Wechsel in den Status Rechnung wird eine Warnmeldung ausgegeben, sofern diese Warnung nicht im Konfigurationsmodul deaktiviert wurde oder vor dem Statuswechsel die Option Lieferschein rückerfasst im Informationsbereich der Auftragsverwaltung aktiviert wurde. Diese Funktion soll verhindern, dass eine nicht überprüfte (d.h. rückerfasste) Lieferung versehentlich in den Status Rechnung versetzt wird, da der Auftrag dann nicht mehr bearbeitet werden kann.

Prüfen Sie, mit Strg+F12 unter dem Register Aufträge, ob eine Sicherheitsabfrage vor dem "Status-Wandeln" aktiviert ist.

Der Statusdialog

Wählen Sie nun den gewünschten Status und bestätigen Sie mit OK. Dies ist auch durch A (Angebot), B (Bestellung), L (Lieferung) oder R (Rechnung) möglich.

Statuswechsel und Ausgabe

Um den Arbeitsprozess zu beschleunigen, können Sie zur Auswahl des Status auch die anschließende Verarbeitung vorwählen:

Mit hinter dem jeweiligen Status kann der Auftrag in jenen Status versetzt und das zugehörige Dokument (Angebot, Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung) sofort gedruckt werden. Dies ist auch mit A (für Angebot), B (für Bestellung), L (für Lieferung) oder R (für Rechnung) und dann Strg + P möglich.

Mit hinter dem jeweiligen Status kann der Auftrag in jenen Status versetzt und automatisch eine E-Mail mit dem zugehörigen Dokument an den Kunden gesendet werden. Dies ist auch mit A (für Angebot), B (für Bestellung), L (für Lieferung) oder R (für Rechnung) und dann Strg + M möglich.

Mit hinter dem Status Rechnung kann der Auftrag als Rechnung deklariert und der Zahlungseingang sofort verbucht werden. Dies ist auch mit R (für Rechnung) und dann Strg + B möglich.

Mit hinter dem Status Rechnung kann der Auftrag als Rechnung deklariert und entsprechend den Voreinstellungen des Kunden sofort ausgegeben oder gebucht werden. Dies ist auch mit Strg + R möglich.

Bei der Vorauswahl der Verarbeitung besteht anschließend keine Möglichkeit, Formulare, Drucker oder Kopien auszuwählen. Bei E-Mails können keine Empfänger oder Texte verändert werden.

Statuswechsel ohne Dialog

Um einen Lieferschein direkt in den Status Rechnung zu versetzen, kann alternativ auch die Tastenkombination Strg + ⇑ + R anstatt des Aufrufs des Statusdialogs verwendet werden. Der Auftrag wird dann ohne Statusdialog in den Status Rechnung versetzt.

Um einen Lieferschein direkt in den Status Rechnung zu versetzen und dann entsprechend den Voreinstellungen des Kunden auszugeben oder zu buchen, kann alternativ auch die Tastenkombination Strg + Alt + R anstatt des Aufrufs des Statusdialoges verwendet werden. Der Auftrag wird dann ohne Statusdialog in den Status Rechnung versetzt und verarbeitet.

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