Debitoren
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Das Register Debitoren ist ein flexibel einsetzbares Journal. Es ermöglicht das Zusammenstellen verschiedener Übersichten von Aufträgen, Kassenumsätzen, Vertragsumsätzen sowie offenen Rechnungen und Mahnungen. Es befindet sich im Buchhaltungsmodul.
Dieses wird über Finanzen → 
Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.
Aufträge
Das Debitorenjournal bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, einen Überblick über alle Aufträge zu erhalten und diese zu verwalten.
Sie können hier:
- Aufträge anzeigen lassen
- Einen Zahlungseingang buchen (Nur bei vorhandener Rechnung möglich)
- Einen Auftrag für den Ausdruck vormerken
- Einen Auftrag in den Aufgabenmanager kopieren.
Ein Journal erstellen
Im Journal werden alle Geschäftsvorfälle erfasst. Dies geschieht in chronologischer Reihenfolge mit verschiedenen Angaben. Somit ist jeder Geschäftsvorfall einem Beleg beispielsweise einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung zugeordnet.
Sie können ein Journal erzeugen, das alle offenen und abgeschlossenen Rechnungen beinhaltet:
- Wählen Sie ein Intervall für das Journal aus. Um das aktuelle Kalenderjahr einzustellen, kann aus der Auswahlliste Jahr[1] ausgewählt werden.
- Wählen Sie im Auswahlfeld Datum in der Filtergruppe die Option Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Rechnungsdatum im eingestellten Intervall liegt.
- Wählen Sie im Auswahlfeld Status von den Eintrag Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status mindestens Rechnung ist.
- Wählen Sie im Auswahlfeld Status bis den Eintrag Abgeschlossen aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status maximal Abgeschlossen ist.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche
Start im Navigationsbereich. Das Journal wird erzeugt.
Journale können mit 
Druck oder Strg + P gedruckt werden. Journale können auch exportiert werden.
Intervall
In der Seitenleiste im Abschnitt Intervall können Sie einen Zeitraum auswählen, für den ein Journal erstellt werden soll.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten den Zeitraum des Journals zu wählen:
- In den ersten beiden Feldern können das Start- und das Enddatum des Zeitraums ausgewählt werden.
- Mit Klick
auf 
zwischen den ersten beiden Feldern kann die aktuelle Woche ausgewählt werden. - Mit der Schaltfläche in der zweiten Zeile kann aus einer Vielzahl voreingestellter Konfigurationen ausgewählt werden.
- Treffen Sie im linken Feld eine grobe Vorauswahl. Mit einem Doppelklick können Sie den aktuellen Monat auswählen.
- Wählen Sie im rechten Feld das Jahr als Zeitraum aus. Mit einem Doppelklick können Sie das aktuelle Jahr auswählen.
- Mit
und 
können Sie den Zeitraum entsprechend der getroffenen Einstellungen nach hinten oder vorne verschieben.
- Im ersten Feld der zweiten Zeile wird Woche ausgewählt. In den Feldern der ersten Zeile wird der Zeitraum vom 26.02.2024 bis 03.03.2024 angezeigt.
- Das Jahr ist bereits korrekt und muss daher nicht verändert werden.
- Der gewünschte Zeitraum liegt zwei Wochen in der Vergangenheit, deshalb muss zweimal auf geklickt werden. Es ist nun der Zeitraum vom 12.02.2024 bis 18.02.20204 eingestellt.
Filter
Hier gibt es zusätzliche Möglichkeiten, die Einträge des Journals vorab anzupassen. In den Registern Aufträge, Kasse und Verträge finden sich verschiedene Filteroptionen. Für das Register Mahnungen sind keine Filter verfügbar.
Im Register Aufträge stehen folgende Filteroptionen zur Verfügung:
- Im Feld Datum kann eingestellt werden, welches Auftragsdatum im gewählten Zeitraum liegen soll. Es kann z.B. ein Zeitraum festgelegt werden, in dem das Rechnungsdatum aller Einträge des Journals liegen soll.
Wird die Option Keines unter Datum ausgewählt, so wird die Einschränkung eines Zeitraums aufgehoben und alle Aufträge angezeigt, die auf die gewählten Filteroptionen zutreffen. Ein zuvor eingestelltes Intervall wird somit nicht berücksichtigt. - Die Felder Status von und Status bis[2] grenzen die Aufträge bezogen auf ihren Status ein. Es werden alle Aufträge einschließlich der gewählten Grenzen angezeigt.
- Im Feld AU Kennung kann eine Auftragskennung ausgewählt werden. Diese muss für alle angezeigten Aufträge zutreffen. Um diese Einschränkung aufzuheben muss das Feld mittels Entf geleert werden.[3].
- Im Feld KD Kennung kann eine Kundenkennung ausgewählt werden. Diese muss für alle angezeigten Aufträge zutreffen. Um diese Einschränkung aufzuheben muss das Feld mittels Entf geleert werden. [4].
- Sie können ausschließlich Aufträge eines bestimmten Kunden oder einer Kundenkategorie anzeigen. Hierzu muss im Eingabefeld KD Nr. die Kundennummer des gewünschten Kunden eingegeben werden. Drücken Sie auf
, um nach der gewünschten Kundennummer zu suchen.
Journale können außerdem nach verschiedenen Kriterien sortiert werden:
- Kundennummer
- Auftragsnummer
- Lieferungsnummer
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeit (am ehesten fällige/überfällige Einträge oben)
- Bruttosumme (Eintrag mit der niedrigsten Bruttosumme oben)
Es ist zusätzlich möglich, zwei verschiedene Sortierungen gleichzeitig anzuwenden. Hierbei ist zu beachten, dass die erste Sortierung von der zweiten nicht beeinflusst wird. Ist im Feld KD Nr. ein Kunde ausgewählt, so ist nur die erste Sortierung aktiv.
Detaillierte Umsatzdaten: Die Ausgabe kann um gegliederte Nettobeträge nach Umsatzsteuersatz und zusätzlichen Informationen wie Gewicht und Mengen erweitert werden. Diese Angaben werden für den Ausdruck und den Export nach CSV bereitgestellt. Sofern große Datenmengen ausgewertet werden sollen und die zusätzlichen Umsatzdetails nicht benötigt werden, sollte die Option deaktiviert werden, um die Verarbeitung zu beschleunigen[5].
Start aktualisiert werden.Journalverknüpfungen
Wird ein Tabelleneintrag des Journals mit der rechten Maustaste angewählt, erscheint ein Optionsmenü. Alternativ lässt sich das Optionsmenü auch mit 
öffnen.
Die Menüoption Auftrag anzeigen öffnet den gewählten Auftrag in der Auftragsverwaltung.
Die Option Zahlungseingang buchen wechselt in das Register Zahlungen. Hier ist die Eingabe eines Zahlungseinganges für den gewählten Auftrag möglich.
Soll ein Auftrag erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden, kann er im Druckcontainer vermerkt werden. Dies ist mit Für Ausdruck vormerken möglich.
Sie können die angezeigten Aufträge auch in den Aufgabenmanager kopieren und dann mit einem Doppelklick aufrufen. Hierfür gibt es die Option Ergebnisse in Aufgabenmanager kopieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Aufgabenliste.
Journalvorlagen
Die Optionsschaltfläche rechts von Start öffnet ein Optionsmenü für die Auswahl häufig benötigter Journale:
| Vorlage | Status von | Status bis | Datum | Information |
|---|---|---|---|---|
| Offene Lieferungen | Lieferung | Lieferung | Lieferung | |
| Offene Posten | Rechnung | Mahnung 3 | <keines> | |
| Mahnungen | Mahnung 1 | Mahnung 3 | <keines> | |
| Umsätze | Rechnung | Abgeschlossen | Rechnung | USt.-Anmeldung/Soll-Versteuerung: Wird zu dem Zeitpunkt fällig, wenn eine Rechnung gestellt wird. |
| Realisierte Forderungen | Abgeschlossen | Abgeschlossen | Rechnung | |
| Einnahmen | Abgeschlossen | Abgeschlossen | Abschluss | USt.-Anmeldung/Ist-Versteuerung: Wird zu dem Zeitpunkt fällig, wenn eine Rechnung bezahlt wird. |
In den folgenden Journalvorlagen haben Einstellungen für Datum oder Status von/bis keine Auswirkungen.
- Nicht gedruckte Lieferscheine
- Nicht rückerfasste Lieferscheine
- Nicht gedruckte Rechnungen
- Buchungen
- Offene Posten im Zeitraum
- Zahlzielüberschreitungen
Start erneut erzeugt werden.Ebenfalls kann im selben Dropdown Menü nach Buchungen, offenen Posten im Zeitraum oder Zahlzielüberschreitungen gesucht bzw. sortiert werden.
Journalexport
Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV, DATEV, EDI und GEVA anbietet.
Um ein zuvor erstelltes Journal zu exportieren, muss die Option Detaillierte Umsatzdaten aktiviert sein. Ist sie inaktiv, wird beim Export eine Fehlermeldung ausgegeben. Mithilfe der Anwendung kann die Option aktiviert werden, um anschließend die Abfrage auszuführen.
Kasse
Einen Überblick aller bereits getätigten Kassiervorgänge finden Sie im Register Kasse.
Kassiervorgänge anzeigen
Um die Kassiervorgänge anzuzeigen, stellen Sie zunächst ein Intervall ein[6]. Hier können Sie den Zeitraum auswählen, für den die Kassiervorgänge angezeigt werden sollen.
Danach verwenden Sie Start, um die entsprechenden Kassiervorgänge in einer Übersicht anzuzeigen.
Unter Status können Sie auswählen, ob die gesuchten Kassiervorgänge entweder abgerechnet, storniert oder gewandelt sein sollen.
Kassiervorgänge können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden[7]:
- Kundennummer
- Bon Nr.
- Nettosumme
- Datum
Zusätzlich können Sie Kassiervorgänge tageweise zusammenfassen.
Mit einem Doppelklick auf einen Kassiervorgang kann das Kassenprotokoll aufgerufen werden. Alternativ führen Sie einen Rechtsklick mit anschließendem Klick auf Im Protokoll anzeigen aus.
Verträge
Im Register Verträge ist das Überwachen und Einziehen von Beiträgen aus Vertragsverhältnissen möglich[8].
Verträge anlegen
Neue Verträge können im Kundenstamm angelegt werden.
Bereits bestehende Verträgen können mit dem Dialog Verträge verwalten editiert werden. Dieser findet sich im Kundenstamm unter Verträge. Er kann jedoch auch aus der Buchhaltung heraus aufgerufen werden. Dazu ist ein Doppelklick auf den Tabelleneintrag nötig.
Die Liste der aktuellen Verträge wird automatisch entsprechend der Optionen aktualisiert.
Verträge anzeigen
Um die Vertragsumsätze anzuzeigen, stellen Sie zunächst ein Intervall ein. Hier können Sie den Zeitraum auswählen, für den die Vertragsumsätze angezeigt werden sollen. Danach verwenden Sie Start, um die entsprechenden Vertragsumsätze in einer Übersicht anzuzeigen.
Sie können weitere Details eines bestimmten Vertrags einsehen. Machen Sie hierzu einen Doppelklick vor der gewünschten Vertragsnummer. Alternativ können Sie sich auch mit am oberen rechten Rand der Tabelle den Vertrag oder Kunden anzeigen lassen.
Journalexport
Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV, DATEV und EDI anbietet.
Mahnungen
Das Register Mahnwesen ermöglicht eine automatisierte Mahnabwicklung mit drei Mahnstufen. Hier können Sie die offenen und überfälligen Rechnungen einsehen. Außerdem können entsprechende Mahnschreiben generiert werden. Das Register befindet sich im Buchhaltungsmodul. Dieses wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.
Einstellungen → Administration geändert. Hier können Sie Mahngebühren und eventuelle Verzugszinsen für jede Mahnstufe separat definieren. Eine vollständige Dokumentation der zur Verfügung stehenden Optionen finden Sie hier.
Im Mahnwesen werden alle offenen Posten gelistet. Unter Optionen in der Seitenleiste können Sie die Anzeige auf bestimmte Mahnzustände beschränken. Um beispielsweise nur überfällige Rechnungen zu sehen, die noch nicht angemahnt wurden, wählen Sie die Optionen Offene Mahnungen 1 und 2 ab.
Im Informationsbereich in der Seitenleiste können Sie die Zahlungsziele der ausgewählten Rechnung einsehen. Status Soll gibt Auskunft über den Mahnstatus der Rechnung abhängig der Geschäftskonditionen. Status ist zeigt dagegen den momentanen Zustand.
In der Seitenleiste können Sie abweichende Mahngebühren und Verzugszinsen festlegen. Diese gelten nur für diesen Auftrag. Tragen Sie dazu einen neuen Wert in das jeweilige Vorgaben-Feld in der Seitenleiste ein und bestätigen Sie die Eingabe mit 
. Diese Einstellungen werden für die nächste Mahnstufe übernommen und automatisch im Mahnbescheid hinterlegt.
Mit einem Rechtsklick auf einen überfälligen Auftrag erhalten Sie folgende Optionen:
Einzelne Mahnungen erstellen
Um einen manuellen Mahnlauf durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie zunächst einen Eintrag aus der Tabelle aus [9].
- Klicken Sie auf Start in der Navigationsleiste, um die Rechnung in den nächsthöheren Mahnstatus zu versetzen. Dies geschieht nur, falls das zugehörige Zahlungsziel überschritten wurde.
- Nun können Sie die ausgewählte Mahnung mit einem Klick auf Druck ausdrucken.
Alternativ können Sie diesen Prozess beschleunigen. Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf den überfällige Auftrag. Es öffnet sich nun das Optionsmenü. Hier wählen Sie den Punkt Mahnstatus setzen und drucken aus.
Mehrere Mahnungen automatisiert erstellen
Die Mahnabwicklung kann auch automatisiert für alle Einträge durchgeführt werden. Hierfür stehen drei Optionen zur Verfügung. Über die Optionsschaltfläche hinter Start können Sie darauf zugreifen:
- Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen: Versetzt alle angezeigten Aufträge in den nächsten Mahnstatus.
- Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen und drucken: Druckt alle Mahnungen nach dem Mahnlauf aus.
- Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen und für Ausdruck vormerken: Stellt die erzeugten Mahnungen in den Druckcontainer ein, anstatt sie sofort auszudrucken.
Offene-Posten-Liste für einen Kunden erzeugen
Wenn Sie eine Saldenaufstellung eines einzelnen Kunden erhalten möchten, können Sie ein ensprechendes Journal erstellen. Dieses enthält nur die Offene Posten eines einzelnen Kunden. Zusätzlich kann das Sonderformular Kontenabstimmung als Anschreiben für den Kunden ausgegeben werden:
- Gehen Sie in den Reiter Aufträge.
- Geben Sie im Feld KDNr eine Kundennummer ein oder suchen Sie einen Kunden.
- Wählen Sie mit der Schaltfläche hinter Start die Option Offene Posten.
- Öffnen Sie den Druckdialog mit Drucken und wählen Sie das Sonderformular "Kontenabstimmung". Dieses findet sich unter Sonderformular aus Liste.
Journalexport
Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV, DATEV, GEVA und EDI anbietet.
Export nach CSV
Der Rohdatenexport kann über den Druckdialog gestartet werden. Dabei werden alle Daten der Drucktabelle exportiert. Zusätzlich kann jedoch ein spezifischer CSV-Export durchgeführt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Stellen Sie das Intervall ein.
- Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
- Wählen Sie aus den Journalvorlagen ein beliebiges Journal oder erstellen Sie manuell ein individuelles Journal.
- Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach CSV".
Die CSV-Datei kann dann gespeichert werden.
Export nach DATEV
Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt. Es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach DATEV durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:
- Stellen Sie das Intervall ein.
- Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
- Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
- Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach DATEV".
Export nach GEVA
Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt. Es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach GEVA durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:
- Stellen Sie das Intervall ein.
- Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
- Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
- Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach GEVA".
Export nach EDI
Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt. Es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach EDI durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:
- Stellen Sie das Intervall ein.
- Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
- Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
- Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach EDI".
Weiter zu Kreditoren
(Finanzen → Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Debitoren)
Fußnoten:
- ↑ Die Auwahlliste bietet ebenfalls die Möglichkeit, ein Quartal, Halbjahr oder Monat auszuwählen. Auch das Intervall Woche oder Heute ist möglich.
- ↑ Im Register Kasse kann nur ein einzelner Status ausgewählt.
- ↑ Hierzu kann der Text im Feld mit einem Klick ausgewählt werden und mit ← gelöscht werden.
- ↑ Hierzu kann der Text im Feld mit einem Klick ausgewählt werden und mit ← gelöscht werden.
- ↑ Bei der Aktivierung dieser Option, wird darauf hingewiesen, dass der Bearbeitungsprozess gegebenenfalls länger dauern könnte.
- ↑ Im Register Kasse können Sie zusätzlich ein Intervall für die Uhrzeit einstellen.
- ↑ Die Sortierung arbeitet genau wie im Register Aufträge.
- ↑ Für den Einzug muss die SEPA-Schnittstelle aktiviert sein.
- ↑ Durch einen Doppelklick auf einen Tabelleneintrag wird der Auftrag in der Auftragsverwaltung angezeigt.