Mandanten

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Mandanten ermöglichen es mehrere Firmen in FAKTURA-X gleichzeitig zu verwalten. Diese Firmen verfügen, nach dem Erstellen, über komplett unterschiedliche Datensätze. Auf diese Weise kann die Software genutzt werden, als gäbe es zwei verschiedene Versionen von ihr.

Diese Funktion kann auch für Archive genutzt werden. Alte Umsätze können dabei zur Datenreduktion abgetragen werden. Die Verwaltung mehrerer Firmen wird durch die Verwaltung mehrerer Filialen einer Firma in der Filialverwaltung ergänzt.

Der aktuelle Mandat ist am unteren rechten Rand von FAKTURA-X aufgeführt.

Der Standardmandant

Nach der Installation gibt es nur einen Mandanten: den Standardmandanten. Man kann FAKTURA-X problemlos ohne das Anlegen von Firmen nutzen und den Standardmandanten alleine beibehalten. Es ist vorteilhaft, sich nach der Installation zu entscheiden, ob man nur mit dem Standardmandanten oder mit verschiedenen Firmen arbeiten möchte.

Neue Firmen anlegen

Eine neue Firma kann im Hauptmenü Firmen mit Neue Firma als Mandant anlegen oder mit ⇑ + F2 angelegt werden.

Zu Beginn werden Sie von FAKTURA-X gefragt, ob die Anlage eines weiteren Mandanten abgebrochen werden soll. Dies Meldung bezieht sich vor allem Auf Situationen, in denen bereits mehrere Firmen hinterlegt wurden. Wenn Sie trotzdem einen weiteren Mandanten erstellen wollen, wählen Sie Nein, ansonsten Ja.

Bestätigungsdialog zur Erstellung eines neuen Mandanten

Beim Anlegen der ersten neuen Firma werden Sie von FAKTURA-X gefragt, ob Sie den Standardmandanten erhalten wollen. Wenn Sie FAKTURA-X bisher noch nicht genutzt haben, besteht dafür keine Notwendigkeit und Sie können dies verneinen. Falls Sie die Anwendung jedoch bisher als Standardmandant verwendet haben und die hinterlegten Datenbanken gerne behalten wollen, kann dies mit JA beantwortet werden.

Falls Sie mit Nein antworten, werden alle Stammdatenlisten dabei jedoch gelöscht!

Hinweismeldung zum Standardmandanten

Nun müssen Sie Namen der neuen Firma eintragen. Dieser sollte nur Buchstaben, Zahlen und Leerzeichen enthalten.

Sonderzeichen, Umlaute und Satzzeichen sind nicht erlaubt. Falls ein ungültiger Name eingegeben wurde, erscheint eine Fehlermeldung und die neue Firma kann nicht angelegt werden.

Anlegen einer neuen Firma

Wurde ein gültiger Name eingegeben und mit OK bestätigt, wird gefragt, ob die Referenztabellen kopiert werden sollen. Wenn dies gewünscht ist, klicken Sie auf Ja, ansonsten auf Nein. Anschließend wird die Datenbank automatisch neu gestartet und ein Unterordner für die neue Firma wird im Installationsordner von FAKTURA-X angelegt.

Kopieren der Referenztabellen

Danach öffnen sich automatisch die Einstellungen des neuen Mandanten und es erscheint folgende Information:

Die Aufforderung zur Überprüfung der Einstellungen

Falls Änderungen in den Einstellungen des neuen Mandanten vorgenommen werden sollen, muss dieses anschließend mit Sichern gespeichert werden. Danach können die Einstellungen geschlossen werden und Sie können mit dem neu angelegten Mandanten arbeiten.

Zur Erinnerung: in welchem Mandanten sich FAKTURA-X aktuell befindet, sehen Sie an der unteren rechten Ecke der Anwendung.

Firma wechseln

Der aktuelle Mandant kann im Hauptmenü Firmen mit Firma wechseln oder mit ⇑ + F1 geändert werden. Schließen Sie vorher alle Module.

Bevor die Funktion Firma wechseln benutzt werden kann, muss die Anwendung einmal neu gestartet werden.

Wechsel des Mandanten

Daraufhin wird die Datenbank neu gestartet und die neue Firma ist nun aktiv.

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Fußnoten: