Kreditoren

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(Finanzen → Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Kreditoren)

Das Register Kreditoren ermöglicht die Anzeige aller Verbindlichkeiten und laufender Kosten. Der Begriff "Kreditor" ist in dem Kontext der "Lieferant" mit seinen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Das Register Kreditoren befindet sich im Buchhaltungsmoduls. Dieses wird über Finanzen → Preise.png Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

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Das Register Kreditoren
Über das Modul Kreditoren können Bestellungen durchgeführt werden.
Neue Lieferanten müssen im Lieferantenstamm angelegt werden, um sie hier zu nutzen.

Verbindlichkeiten

Hinweis: Dieser Teil des Artikels wird aktuell verbessert. Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Die Kreditorenbuchhaltung ermöglicht das Anzeigen und Bearbeiten von Verbindlichkeiten. Sie können sehr präzise auswählen, welche Verbindlichkeiten angezeigt werden sollen:

  1. Wählen Sie ein Intervall aus. Damit können Sie den Zeitrahmen festlegen, für den Verbindlichkeiten angezeigt werden sollen.
  2. Wählen Sie Filter aus. Hier können Sie zum Beispiel festlegen, dass Verbindlichkeiten mit einem Netto von 500,- oder mehr nicht angezeigt werden sollen.
  3. Optional: Wählen Sie nun die Sortierung aus. Beachten Sie dabei, dass die 1. Sortierung von der 2. Sortierung nicht verändert wird.
  4. Klicken Sie auf   Start um die Verbindlichkeiten anzuzeigen.

Es stehen folgende Filteroptionen zur Verfügung:

  • Datum: Keines, Rechnung, Fälligkeit, Abschluss
  • Status von: Rechnung oder abgeschlossen
  • Status bis: Rechnung oder abgeschlossen
  • Kostenart
  • Netto von
  • Netto bis
  • LF Kennung: Ämter/Gebühren, DUMMY, Fahrzeugkosten (Kennzeichen), Gewerbe, Grundkosten. Logistikkosten, Personalkosten
  • LF Nr.

Unter Datum kann festgelegt werden, welches Datum im Intervall berücksichtigt werden soll.

Beispiel: Im Intervall wird der März 2023 eingestellt. Unter Datum wird Rechnung eingestellt. Status von und Status bis werden ebenfalls auf Rechnung gestellt. Unter Kostenart wird Porto eingegeben. Im Feld Netto von wird 20 eingegeben. Unter 1. Sortierung wird Rechnungsdatum und unter 2. Sortierung wird Bruttosumme eingestellt.
Damit ergibt sich: Es werden alle offenen Verbindlichkeiten mit der Kostenart "Porto" und einer Nettosumme von mindestens 20€ angezeigt. Es werden nur Verbindlichkeiten mit dem Rechnungsdatum aus dem März 2023 angezeigt. Die angezeigten Ergebnisse sind nach ihrem Rechnungsdatum sortiert. Bei gleichem Rechnungsdatum erfolgt die Sortierung nach Bruttosumme.

Mit der Schaltfläche   Start können die Verbindlichkeiten, nach den eingestellten Parametern, angezeigt werden. Bei der Sortierung kann ebenfalls zwischen folgenden Parametern gewählt werden:

  • Status (Rechnung oder abgeschlossen)
  • Typ
  • Lieferanten
  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeit
  • Bruttosumme

Mit der Schaltfläche   hinter LF Nr. kann nach der gewünschten Liefernummer gesucht werden. LF Kennung und LF Nr. können nicht gleichzeitig als Filter eingesetzt werden. Angaben in diesen Feldern müssen vollständig sein.

Damit die Änderungen von Optionen und Filtern wirksam werden, muss das Journal mit   Start aktualisiert werden.

Offene Rechnungen werden auf rot-orangenem Hintergrund dargestellt. Abgeschlossene Rechnungen werden auf grünem Hintergrund dargestellt. Fällige Rechnungen können direkt im Regsiter Verbindlichkeiten abgeschlossen werden. Dazu wählt man die Verbindlichkeit in der Liste mit der Maus aus und wählt nach einem Rechtsklick   die Option Zahlungsausgang buchen.

Die Optionsschaltfläche   rechts von   Start öffnet ein Optionsmenü für die Auswahl häufig benötigter Verbindlichkeiten:

Vorlage Datum Status von Status bis
Offene Verbindlichkeiten Keines Rechnung Rechnung
Alle Verbindlichkeiten Rechnung Rechnung Abgeschlossen
Erledigte Verbindlichkeiten Fälligkeit Abgeschlossen Abgeschlossen
Bezahlte Verbindlichkeiten Rechnung Abgeschlossen Abgeschlossen

Der Bearbeitungsmodus der ausgewählten Verbindlichkeit kann erneut geöffnet werden. Nach einem Rechtsklick   (alternativ: oben rechts auf   klicken), muss dazu die Schaltfläche Bestellung bearbeiten ausgewählt werden. In diesem Optionsmenü können außerdem Aufträge gelöscht oder in den Aufgabenmanager kopiert werden.

 
Das Bearbeitungsmenü


Erledigte Verbindlichkeiten können nicht mehr gelöscht oder verändert werden!




Verbindlichkeit aus Wareneinkauf erfassen

Klicken   Sie auf   Neu, um eine Eingangsrechnung aus Warenbezug zu erfassen.

Es öffnet sich der Dialog "Einkauf prüfen und buchen". Hier kann eine Eingangsrechnung erfasst werden. Dafür ist es notwendig, dass eine Belegnummer, eine Bestellnummer und eine Liefernummer angegeben werden. Außerdem kann optional ein Dokument zugeordnet werden.

 
Der Dialog Einkauf prüfen und buchen

So wird's gemacht:

  1. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Eingangsrechnung an oder übernehmen Sie den Vorgabewert "Einkauf".
  2. Geben Sie in Feld Lieferant den Namen oder die Lieferantennummer des Warenlieferanten ein. Die Eingabe kann mit   hinter dem Feld Lieferant als Suchbegriff verwendet werden. Die Suchfunktion wird dann geöffnet.
  3. Wenn ein Rechnungsdokument als Datei vorliegt, können Sie mit   hinter dem Feld Dokument den Ordner "Finance" öffnen, in andere Ordner wechseln und ein Rechnungsdokument auswählen.
  4. Das Dokument kann mit   in einen anderen Ordner verschoben und umbenannt werden.
  5. Mit   wird das zugeordnete Dokument geöffnet. Sie können nun Informationen aus dem Beleg in den Dialog übernehmen.
  6. Geben Sie in das Feld Bestellung die Nummer der Bestellung und in das Feld Lieferung die Lieferscheinnummer ein. Die Felder dürfen nicht leer sein, können aber mit beliebigen Werten gefüllt werden.
  7. Geben Sie in das Feld Beleg die Belegnummer ein. Diese muss eindeutig sein. Falls keine Belegnummer vorliegt, kann mit   hinter dem Feld Belegnummer eine eindeutige Belegnummer aus einem Zeitstempel erzeugt werden.
  8. In den Feldern Zahlweise sind die hinterlegte Zahlweise des Lieferanten und das Buchungskonto eingetragen. Die Voreinstellungen können geändert werden.
  9. Geben Sie in das Feld Bestelldatum, das Feld Lieferdatum und Belegdatum die korrekten Datumswerte ein, damit Zahlungsziele und Skonti korrekt berechnet werden.
  10. Geben Sie in das Feld ZZ Netto das Zahlungsziel in Tagen ein. Bei Barzahlung kann der Wert "0" übernommen werden.
  11. Geben Sie in das Feld ZZ Skonto das Zahlungsziel für Skonto in Tagen ein. Wenn kein Skonto gewährt wird, kann der Wert "0" übernommen werden.
  12. Wenn Skonti gewährt werden, müssen diese summiert im Feld Skonto als Prozentwert eingegeben werden.
  13. Wenn Rabatte gewährt werden, müssen diese summiert im Feld Rabatt als Prozentwert eingegeben werden.
  14. Geben Sie im Feld Netto an V den Netto-Einkaufswert ein, der mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird.
  15. Geben Sie im Feld Netto an H den Netto-Einkaufswert ein, der mit dem halben (verminderten) Vorsteuersatz belegt wird.
  16. Geben Sie im Feld Netto an 0 den Netto-Einkaufswert ein, der vorsteuerbefreit ist.
  17. Geben Sie im Feld Netto Pfand die Summe des bezogenen Leerguts ein.
  18. Geben Sie im Feld Netto Fracht die Summe der Frachtkosten, Mautgebühren, Energiepauschalen und andere Kosten des Warenbezugs ein.
  19. Die Erfassung wird mit   Sichern gespeichert.

Zusatzfunktionen

  • Skonto oder Rabatt können im Feld Betrag eingegeben und mit   der Prozentsatz des Skontos berechnet werden.
  • Anstatt der Nettowerte können auch Vorsteuerbeträge oder Bruttowerte in die Felder für Summen eingegeben und mit   in einen Nettowert umgewandelt werden.
  • Nettowerte können mit   von "Netto an V" abgezogen werden.
  • Vorsteuersätze können mit   für den Beleg abgeändert werden.
  • Für die Vorsteuer der Fracht wird die Mehrwertsteuer der Hauptleistung angewendet, also die Vorsteuer der Ware, die überwiegend abgerechnet wurde.
  • Anhand der nach Vorsteuer sortierten Nettosummen wird der Bruttopreis automatisch berechnet.
  • Mit   neben   Sichern bietet die Option zum Sichern und direkt anschließendem Ausbuchen der Verbindlichkeit.


Kosten

Im Unterregister Kosten des Registers Kreditoren besteht die Möglichkeit, Vorlagen für Verbindlichkeiten zu schaffen, die nach Bedarf oder periodisch verwendet werden können.

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Das Modul Kosten

Neue Kostenvorlage anlegen

Mit Klick   auf   Neu oder der Tastenkombination Strg + N kann eine neue Kostenvorlage angelegt werden. Eine vorhandene Kostenvorlage kann mit   Editieren bearbeitet werden.

 
Erstellen einer neuen Kostenvorlage
Das Erfassen einer Kostenrechnung wird mit einem Doppelklick auf eine Kostenvorlage gestartet. Dies wird im Abschnitt Kosten erfassen erläutert

So wird's gemacht:

  1. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Kostenart an.
  2. Geben Sie in Feld Lieferant den Namen oder die Lieferantennummer des Warenlieferanten ein. Die Eingabe kann mit   hinter dem Feld Lieferant als Suchbegriff verwendet werden. Die Suchfunktion wird dann geöffnet.
  3. Geben Sie in Feld Kostenart die Bezeichnung oder das Kostenkonto der Kostenart ein. Die Eingabe kann mit   hinter dem Feld Kostenart als Suchbegriff verwendet werden. Die Suchfunktion wird dann geöffnet.
  4. Im Auswahlfeld Intervall können für periodische Kosten Intervalle, der erste Termin und optional ein letzter Termin eingestellt werden, ansonsten auf "keines" belassen werden.
  5. In den Feldern Zahlweise sind die hinterlegte Zahlweise des Lieferanten und das Buchungskonto eingetragen. Die Voreinstellungen können geändert werden.
  6. Geben Sie in das Feld ZZ Netto das Zahlungsziel in Tagen ein. Bei Barzahlung kann der Wert "0" übernommen werden.
  7. Geben Sie in das Feld ZZ Skonto das Zahlungsziel für Skonto in Tagen ein. Wenn kein Skonto gewährt wird, kann der Wert "0" übernommen werden.
  8. Wenn Skonti gewährt werden, müssen diese summiert im Feld Skonto als Prozentwert eingegeben werden.
  9. Wenn Rabatte gewährt werden, müssen diese summiert im Feld Rabatt als Prozentwert eingegeben werden.
  10. Wählen Sie im Feld MwSt. den Mehrwertsteuersatz der Kostenart.
  11. Sie können im Feld Netto einen Vorgabewert eintragen, ansonsten bei "0" belassen.
  12. Die Vorlage wird mit   Sichern gespeichert.

Zusatzfunktionen

  • Für die Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 werden umfangreiche Kostenvorlagen mitgeliefert. Diese können in den Hilfstabellen erweitert oder bearbeitet werden
  • Skonto oder Rabatt können im Feld Betrag eingegeben und mit   der Prozentsatz des Skontos berechnet werden.
  • Anstatt der Nettowerte können auch Vorsteuerbeträge oder Bruttowerte in die Felder für Summen eingegeben und mit   in einen Nettowert umgewandelt werden.
  • Vorsteuersätze können mit   für den Beleg abgeändert werden.

Kostenvorlagen werden nach Fälligkeit (bei periodischen Kosten) sortiert in der Tabelle des Unterregisters Kosten angezeigt.

Bei Anwahl einer Vorlage werden in der Seitenleiste die Eigenschaften der Vorlage angezeigt. Im unteren Bereich der Seitenleiste kann mit der Auswahlliste Kostenart die Anzeige gefiltert werden und mit Kosten kann die Vorlagentabelle mittels Schlagwörtern durchsucht werden.

Kosten erfassen

Um Kosten zu erfassen, muss die gewünschte Vorlage mit einem Doppelklick oder   und Kosten mit dieser Vorlage erfassen gestartet werden.

So wird's gemacht:

  1. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Eingangsrechnung an oder übernehmen Sie den Vorgabewert.
  2. Wenn ein Rechnungsdokument als Datei vorliegt, können Sie mit   hinter dem Feld Dokument den Ordner "Finance" öffnen, in andere Ordner wechseln und ein Rechnungsdokument auswählen.
  3. Das Dokument kann mit   in einen anderen Ordner verschoben und umbenannt werden.
  4. Mit   wird das zugeordnete Dokument geöffnet. Sie können nun Informationen aus dem Beleg in den Dialog übernehmen.
  5. Geben Sie in das Feld Beleg die Belegnummer ein. Diese muss eindeutig sein. Falls keine Belegnummer vorliegt, kann mit   hinter dem Feld Belegnummer eine eindeutige Belegnummer aus einem Zeitstempel erzeugt werden.
  6. In den Feldern Zahlweise sind die hinterlegte Zahlweise des Lieferanten und das Buchungskonto eingetragen. Die Voreinstellungen können geändert werden.
  7. Im Feld Datum ist bei periodischen Kosten bereits ein Datumswert eingetragen.
  8. Im Feld ZZ Netto ist bereits das korrekte Zahlungsziel in Tagen eingetragen.
  9. Im Feld ZZ Skonto ist bereits das Zahlungsziel für Skonto in Tagen eingetragen.
  10. Wenn Skonti gewährt werden, sind diese bereits summiert und im Feld Skonto als Prozentwert eingetragen.
  11. Wenn Rabatte gewährt werden, sind diese bereits summiert und im Feld Rabatte als Prozentwert eingetragen.
  12. Im Feld MwSt ist bereits der korrekte Vorsteuersatz eingetragen.
  13. Geben Sie im Feld Netto den Netto-Einkaufswert ein
  14. Die Erfassung wird mit   Sichern gespeichert.

Kosten Duplizieren

Bei Eingangsrechnungen, die aus Teilbeträgen mit verschiedenen Vorsteuersätzen bestehen, wird die Erfassung anteilig mit dem Teilbetrag an den höchsten Mehrwertsteuersatz begonnen. Dann wird mit der Option Sichern und duplizieren eine Kopie mit den gleichen Kopfdaten erzeugt. Der Nettobetrag eines weiteren Teilbetrages kann so an einen anderen Steuersatz gebucht werden. Dieses Verfahren kann ein weiteres Mal wiederholt werden.

Das Buchen des Zahlungsausgangs erfolgt gruppiert mit dem Gesamtbetrag

Zusatzfunktionen

  • Die Felder Lieferant und Kostenart sind bereits ausgefüllt und müssen nicht geändert werden.
  • Skonto oder Rabatt können mit ihrem Prozentsatz in die jeweiligen Felder eingegeben werden.
  • Im Feld Netto kann der Nettowert eingegeben werden. Anschließend berechnet sich automatisch der passende Vorsteuer- oder Bruttowert aus der Angabe.
  • Der Vorsteuersatz kann mit   für den Beleg abgeändert werden.
  • Der (neue) Bruttopreis wird automatisch berechnet.
  • Mit   neben   Sichern bietet die Option zum Sichern und ausbuchen.
  • Kosten werden, sobald sie aktuell sind, in die Aufgabenliste übernommen.
  • Vorlagen können mit den Funktionen im Optionsmenü bearbeitet, gesucht, gelöscht oder sortiert werden.
 
Das Bearbeitungsmenü

Journale erstellen

Im Journal werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge mit verschiedenen Angaben erfasst. Somit ist jeder Geschäftsvorfall einem Beleg beispielsweise einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung zugeordnet. Um ein Journal zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie ein Intervall für das Journal aus. Um das aktuelle Kalenderjahr einzustellen, kann aus der Auswahlliste Kalenderjahr ausgewählt werden.
  2. Wählen Sie im Auswahlfeld Datum in der Filtergruppe die Option Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Rechnungsdatum im eingestellten Intervall liegt.
  3. Wählen Sie im Auswahlfeld Status von den Eintrag Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status mindestens Rechnung ist.
  4. Wählen Sie im Auswahlfeld Status bis den Eintrag Abgeschlossen aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status maximal Abgeschlossen ist.

Klicken Sie auf die   Start im Navigationsbereich. Das Journal wird erzeugt.

Journalvorlagen

Die Optionsschaltfläche   rechts von   Start öffnet ein Optionsmenü für die Auswahl häufig benötigter Journale:

Vorlage Status von Status bis Datum Information
Offene Verbindlichkeiten Rechnung Mahnung 3 <keines>
Alle Verbindlichkeiten Rechnung Abgeschlossen Rechnung VSt.-Anmeldung (Soll-Versteuerung)
Erledigte Verbindlichkeiten Abgeschlossen Abgeschlossen Rechnung
Bezahlte Verbindlichkeiten Abgeschlossen Abgeschlossen Abschluss VSt.-Anmeldung (Ist-Versteuerung)
Die Vorlagen beinhalten auch eine Sortierung, beispielsweise werden Journale mit aufsteigender Rechnungsnummer sortiert. Wenn Sie eine andere Sortierung anzeigen möchten, müssen Sie nach dem Aufrufen des Journals die Sortierung neu einstellen und das Journal mit   Start erneut erzeugen.

Journalfilter

Um Verbindlichkeiten aufgrund ihrer Höhe einzugrenzen, können in den Eingabefeldern "Netto von" und/oder "Netto bis" Grenzwerte eingegeben werden. Die Eingabe kann entweder in einem oder in beiden Feldern erfolgen, je nachdem, ob eine Untergrenze oder eine Obergrenze gesetzt werden soll.

Um ausschließlich Verbindlichkeiten in einem bestimmten Lieferanten oder einer Lieferantenkategorie anzuzeigen, kann in der Filtergruppe die Lieferantennummer des gewünschten Lieferanten im Eingabefeld LF Nr. oder die gewünschte Kategorie im Eingabefeld Kennung eingegeben werden. Geben Sie im Feld LF Nr. einen Teil der gewünschten Lieferantennummer ein und drücken Sie ↩, um nach der gewünschten Lieferantennummer zu suchen. Kennung und Lieferantennummer können nicht gleichzeitig als Filter eingesetzt werden. Angaben in diesen Feldern müssen vollständig sein.

Die Verbindlichkeiten innerhalb eines Journals können mit 1. Sortierung und 2. Sortierung entsprechend sortiert werden. Hierbei stellt die 1. Sortierung eine Art Vorsortierung dar.

Nach dem Ändern von Optionen muss das Journal mit   Start aktualisiert werden.

Journaldruck

Journale können mit   Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Journalexport

Durch die Optionsschaltfläche   rechts von   Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV und DATEV anbietet.

Export nach CSV

Der Rohdatenexport kann über den Druckdialog gestartet werden. Dabei werden alle Daten der Drucktabelle exportiert. Zusätzlich kann jedoch ein spezifischer CSV-Export durchgeführt werden:

  1. Stellen Sie das Intervall ein.
  2. Wählen Sie aus den Journalvorlagen ein beliebiges Journal oder erstellen Sie manuell ein individuelles Journal.
  3. Wählen Sie aus der   rechts von   Druck "Export nach CSV".

Die CSV-Datei kann anschließend gespeichert werden.

Export nach DATEV

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt, es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden.

  1. Stellen Sie das Intervall ein.
  2. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Alle Verbindlichkeiten".
  3. Wählen Sie aus der   rechts von   Druck "Export nach DATEV".
Die Konfiguration der DATEV-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.


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Fußnoten:

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