Zahlung

Funktionsüberblick

Die Zahlungs-Funktion ermöglicht die Registrierung von Ein-und Auszahlungen, die nicht durch den Kassenverkauf von Artikeln bedingt sind. So können Kunden beispielsweise ihre offenen Rechnungen auch an der Kasse begleichen (Bar/EC möglich), oder der/die Kassierende kann einen Lieferanten direkt vor Ort in Bar auszahlen.

Zur Buchung von Barzahlungen bestehen mehrere Möglichkeiten. Abgesehen von der Kassenzahlung können sie über den Buchungsmanager in der Auftragsverwaltung, über das Zahlungsregister im Buchhaltungsmodul oder über die Kontenbücher abgewickelt werden. Der Vorteil der Funktion im Kassenmodul liegt darin, dass Zahlungen an der Kasse schneller verwaltet werden können, ohne dass ein Zugang zur Buchhaltung erforderlich ist.

Abwicklung von Zahlungen

Damit die Funktion genutzt werden kann, muss der aktuelle Vorgang abgeschlossen oder storniert werden. Ein Klick auf Zahlung oberhalb der Zwischensumme-Taste öffnet den Zahlungsdialog.

Der Dialog Zahlung

Um eine Kassenzahlung zu registrieren,

1. Wählen Sie zunächst, ob eine Einzahlung oder eine Auszahlung verbucht werden soll.
2. Geben Sie den gewünschten Betrag ein.
3. Aktivieren Sie die vom Kunden gewünschte Zahlungsart, indem sie zwischen BAR und EC wählen. Bei Auszahlungen besteht keine EC-Option.
4. Geben Sie im Feld Text den Zahlungszweck an.
   • Wenn die Nummer der Rechnung bekannt ist, an die die Zahlung verbucht werden soll, hinterlegen Sie diese im Eingabefeld Text und bestätigen Sie mittels Auftrag.
   • Wenn die Nummer der Rechnung nicht bekannt ist, starten Sie über Kunde (bzw. Lieferant bei Auszahlungen) die Suchfunktion. Wählen Sie zunächst den betreffenden Kunden/Lieferanten und dann eine offene Rechnung aus.
   • Wenn noch keine entsprechende Rechnung vorhanden ist oder Sie diese nicht auffinden können, wählen Sie die Option Unbekannt. Hinterlassen Sie in Text eine Beschreibung, mit deren Hilfe der Zweck der Zahlung später nachvollzogen werden kann.
5. Bestätigen Sie die Zahlung mit Sichern.

Eine Zahlung kann, sobald sie gesichert wurde, aus dem Kassiermodul heraus nicht rückgängig gemacht werden.

Unbekannte Zahlungen

Die Angabe des Zahlungszwecks als unbekannt ist nur in wenigen Ausnahmesituationen sinnvoll, wenn keine Rechnung in der Datenbank hinterlegt ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde Ihnen bereits im voraus Geld für eine zukünftige Leistung hinterlegen möchte oder ein Lieferant direkt vor Ort in bar ausgezahlt werden soll. In diesen Fällen muss die Zahlung im Nachhinein einer Rechnung zugeordnet werden.

In allen anderen Fällen empfiehlt sich jedoch die Zuordnung einer Rechnung über Auftrag bzw. Kunde/Lieferant bei Registrierung der Zahlung. Nach erfolgter Zuordnung wird der gezahlte Betrag automatisch mit dem Rechnungssaldo verrechnet und ein eventueller Überschuss als Guthaben hinterlegt.

Nachträgliche Zuordnung von Unbekannten Zahlungen

Als Unbekannt deklarierte Zahlungen werden nicht auf den Konten Bar oder Bank verbucht, sondern verbleiben zunächst auf einem Zwischenkonto. Das Standardziel ist das Konto Geldtransit.

Bei intensiver Nutzung ist es sinnvoll, aus Gründen der Übersichtlichkeit solchen Zahlungen ein eigenes Buchungskonto zuzuweisen. Dies ist unter Einstellungen→ Kassensystem → Optionen → Buchhaltung über den Auswahldialog Zahlungen an Buchungskonto übergeben möglich. Zum Anlegen eines neuen Buchungskontos siehe auch: Hilfstabellen

Der Dialog zur Zuordnung einer unbekannten Zahlung befindet sich im Buchungsmanager. Um nachträglich eine Einzahlung einer Rechnung zuzuordnen,

• Öffnen Sie den betreffenden Auftrag in der Auftragsverwaltung.
• Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.

Um nachträglich eine Auszahlung einer Rechnung zuzuordnen,

• Öffnen Sie über Stammdaten → Lieferanten das Lieferantenverzeichnis
• Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste und navigieren zum Register Bestellung.
• Wählen Sie den Filter Gebuchte Posten und wählen Sie den gewünschten Rechnungsposten an.
• Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.

Nun können Sie sich über die Schaltfläche rechts des Eingabefeldes Betrag oder per Zuordnen in der Navigationsleiste alle noch nicht zugeordneten Zahlungen anzeigen lassen.

Um eine der Zahlungen dem aktiven Auftrag zuzuordnen, wählen Sie die Relevante aus und bestätigen Sie mit Sichern. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.

Generell sollten unbekannte Zahlungen zeitnah zugeordnet werden. Haben Sie für diese ein eigenes Buchungskonto angelegt, lassen sich unter Buchhaltung→ Bücher→ Kontenbücher die Einträge dieses Kontos herausfiltern. So können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Zahlungen verschaffen, deren Zweck noch nicht definiert ist.