FAQ
FAQ (= Frequently Asked Questions, zu deutsch: Häufige Fragen)
Umgang mit Fehlermeldungen
Auch wenn Fehlermeldungen manchmal unverständlich auf Sie wirken, für uns sind sie wertvolle Hinweise auf Ursachen! Daher sollten Sie eine Fehlermeldung nicht einfach bestätigen, sondern an uns weiterleiten. Zu Programmfehlern können Sie hier einen Artikel lesen.
Fehlermeldungen an den Kundendienst senden
Mit der aktuellen Version von FAKTURA-X ist dies recht einfach: Sie erhalten bei Fehlermeldungen aus FAKTURA-X die Möglichkeit, die Meldung an den Kundendienst weiterzugeben. Wenn Sie dies tun wollen, müssen Sie im folgenden Dialog einige Fragen beantworten:
- Erstellen Sie eine Beschreibung, die Auskunft darüber gibt, welche Funktion unter welchen Bedingungen das Problem erzeugt hat.
- Geben Sie an, ob Sie die Meldung immer wieder bei der gleichen Prozedur erhalten, das betroffene Modul oder das Programm versuchsweise neu gestartet haben oder im Zweifelsfall den Computer neu gestartet haben.
- Geben Sie an, ob das Problem anhaltend auftritt oder zum ersten Mal.
Das System kann den Fehler mit der Fehlermeldung dann an den technischen Kundendienst weiterleiten.
Bevor Sie einen Fehler melden, versuchen Sie zunächst, das Problem selbst zu beseitigen:
- Prüfen Sie, ob Eingaben und Voreinstellungen plausibel sind.
- Prüfen Sie, ob das Problem durch die Anwendung ausgelöst wird oder durch eine andere Systemkomponente oder ein angeschlossenes Gerät.
- Prüfen Sie, ob der Fehler durch einen Neustart der Anwendung gelöst wird.
Fehlermeldungen kopieren
- Drücken Sie Strg + C, um die Meldung in die Zwischenablage zu kopieren.
- Bestätigen Sie die Meldung.
- Öffnen Sie im Menü Hilfe →
Kritik & Anregungen. - Wählen Sie die Art der Meldung und das Modul aus.
- Klicken Sie in das Feld "Beschreibung".
- Drücken Sie Strg + V, um die Meldung in das Textfeld zu übertragen.
- Geben Sie an, wie der Fehler aufgetreten ist. Je genauer Ihre Beschreibung ist, desto schneller können wir das Problem erkennen.
- Senden Sie die Meldung ab.
Fehlermeldungen fotografieren
Fotografieren Sie die Fehlermeldung einfach mit Ihrem Mobilfunkgerät vom Bildschirm ab.
E-Mail Probleme
Bei der Konfiguration von E-Mailverbindungen treten häufig Fragen auf, die in diesem Abschnitt beantwortet werden.
Grundlegendes zu E-Mail
Der Versand von E-Mailnachrichten ähnelt dem Versand eines Briefes. Es gibt aber auch Unterschiede.
Die Stationen eines Briefs:
- Ein Brief wird mit Papier und Stift geschrieben und kuvertiert, damit ihn niemand während des Transport lesen kann.
- Der Brief wird in einen Briefkasten eingeworfen. Ab jetzt ist der Postdienstleister zuständig.
- Der Brief wird vom Postdienstleister zum Empfänger transportiert und in dessen Briefkasten eingeworfen.
- Der Empfänger öffnet das Kuvert und liest den Brief.
Die Stationen einer E-Mail
- Eine E-Mail wird in einem E-Mail Client geschrieben (beispielsweise Outlook, Thunderbird, FAKTURA-X). Die E-Mail wird für den Versand verschlüsselt, damit sie niemand während des Transport lesen kann.
- Die E-Mail wird an einen SMTP-Versandserver übergeben. Ab jetzt ist der Versandserver zuständig.
- Die E-Mail wird an einen POP3 oder IMAP-Empfangsserver transportiert. Ab jetzt ist dieser Empfangsserver zuständig.
- Der Empfänger lädt die E-Mail von dem Empfangsserver verschlüsselt und liest sie in einem E-Mail Client (beispielsweise Outlook, Thunderbird, jedoch nicht FAKTURA-X).
- FAKTURA-X empfängt keine Nachrichten.
- FAKTURA-X ist kein SMTP-, IMAP- oder POP3-Server.
- FAKTURA-X nutzt keinen anderen E-Mailclient (beispielsweise Outlook, Thunderbird).
Einrichtung
Für die korrekte Funktion muss FAKTURA-X in die Lage versetzt werden, sich korrekt mit den SMTP-Server des E-Mailsystems zu verbinden, um E-Mails zu übertragen.
Die Konfiguration der E-Mailkommunikation werden zentral verwaltet und können im Register "Kommunikation" des Einstellungsmodul bearbeitet werden:
- So starten Sie die Einstellungen
- So rufen Sie das Register Kommunikation auf
- Hier finden Sie die Einstellungen für die E-Mail Kommunikation
Checkliste
Für die Konfiguration der E-Mailkommunikation benötigen Sie folgende Angaben, die Ihnen Ihr Dienstleister, der Ihre E-Mailadressen verwaltet.
E-Mail Client
FAKTURA-X versendet E-Mails direkt an den eingestellten SMTP-Server.
Name des SMTP-Mailservers
Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.
Eine Auswahl von bekannten Mailservernamen und deren Einstellungen finden Sie [hier]
Port und SSL-Verschlüsselung
Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.
- 25 (ohne SSL)
- 465 (mit SSL)
- 587 (mit oder ohne SSL)
- 995 (mit TLS oder SSL)
Benutzername und Passwort
Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.
Absender
Als Absender-E-Mailadresse wird die E-Mailadresse verwendet, die im Register "Firma" als E-Mailkontakt angegeben wurde.
Kopieempfänger
Die Angabe des Kopieempfängers ist optional.
Tipps
Im Folgenden haben wir einige Erfahrungen zusammengestellt, die bei speziellen Anbietern zu Problemen führen können.
Telekom
Bei E-Mailadressen von T-Online ist das Passwort in der Regel nicht mit dem Passwort für die Online-Abfrage von E-Mails identisch. T-Online verlangt für die Abfrage von E-Mails mit externen Programmen die Erstellung eines separaten Passworts. Die Benutzerkennung ist die E-Mailadresse des Hauptbenutzers.
Microsoft Exchange
Microsoft Exchange muss vor der Nutzung mit FAKTURA-X so konfiguriert werden, so dass Microsoft Exchange die SMTP-Anfragen von FAKTURA-X akzeptiert. Dies muss der Microsoft Exchange-Administrator durchführen.
Google Mail
Google Mail kann nicht mit OAuth 2.0 konfiguriert werden, weil dies nicht von FAKTURA-X unterstützt wird.
Fehlermeldungen
Im folgenden werden einige Fehlermeldungen beschrieben und erläutert.
Could not load ssl library
Die Anwendung versucht, die notnweigen SSL-Bibliotheken zu laden, aber das Betriebssystem verbietet den Zugriff auf die Datei.
Ursache: Stark veraltete Anwendungsversion (älter als 9.20)
Lösung: Aktualisieren Sie FAKTURA-X. Ein aktuelles Update sollte das Problem beseitigen. Alternativ können Sie versuchen, die Nachricht noch einmal zu senden. In der Regel ist der zweite Versuch erfolgreich.
Error connecting with SSL
Der Verbindungsaufbau mit SSL scheitert, weil Microsoft die Kommunikation über SSL 1.0 ausgeschaltet hat. Es wird ein Verbindungsaufbau mit SSL 2.3 oder höher verlangt.
Ursache: Stark veraltete Anwendungsversion (älter als 9.20)
Lösung: Aktualisieren Sie FAKTURA-X. Ein aktuelles Update sollte das Problem beseitigen.
Password incorrect
Connection closed Gracefully
Der Server akzeptiert die Zugangsdaten nicht, oder ein Antivirenprogramm blockiert die Verbindung.
Lösung: Prüfen Sie die Zugangsdaten, also Benutzername und Passwort. Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden. Sofern ein separates Antivirenprogramm verwendet wird, schalten Sie dieses vorübergehend testweise aus. Sollte das Problem mit abgeschaltetem Antivirenprogramm nicht mehr auftreten, müssen Sie das Antivirenprogramm anders konfigurieren oder entfernen.
Fehlermeldung nach dem Versand einer E-Mail
nach dem Versand einer E-Mail kann es zu einer Fehlermeldung kommen, diese unspezifische Meldung lautet "Zugriffsverletzung bei Adresse [...] in Modul [...]. Lesen von Adresse [...]."
Die Meldung entsteht, wenn der Versand der E-Mail durchgeführt wurde, die Verbindung mit dem SMTP-E-Mailserver aber noch nicht beendet wurde. Wenn in dieser Phase das Modul, aus dem die Nachricht versendet wurde, geschlossen wird, erscheint die Fehlermeldung.
Hintergrund ist, dass der Dialog für den E-Mailversand bereits geschlossen wurde, nachdem der Versand durchgeführt wurde, jedoch bevor die Verbindung mit dem SMTP-E-Mailserver beendet wurde.
Die Meldung hat keine Auswirkungen. Die Anwendung kann danach normal und ohne Einschränkungen weitergenutzt werden. Die Meldung kann mit [OK] quittiert werden.
Auftragsdokumente per E-Mail versenden
Wenn für den Versand von Auftragsdokumenten als PDF-Anhang einer E-Mail andere Formulare verwendet werden sollen, als beim Ausdrucken, können für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen abweichende Vorlagen zugewiesen werden.
Um solche Vorlagen zu verwenden, müssen diese ggf. erstellt werden und an jedem Arbeitsplatz zugewiesen werden:
- Rufen Sie die die Einstellungen im Menü Optionen → Einstellungen auf
- Rufen Sie das Register Formulare auf
- Rufen Sie das Unterregister E-Mail auf
Im Register E-Mail werden die Formulare zugewiesen. Üblicherweise unterscheidet sich der Name des E-Mailoptimierten Formulars durch den Zusatz "Mail", also "AngebotMail.qr2" anstatt "Angebot.qr2", "BestellungMail.qr2" anstatt "Bestellung.qr2", sowie "RechnungNMail.qr2" anstatt "RechnungN.qr2".
Sichern Sie die Änderungen.
Druckerprobleme
Im folgenden werden Lösungen zu häufiger auftretende Problemen beim Drucken erläutert:
Grundlegendes
Die Druckdienste im Windows-System wurden in den letzten Jahren häufiger von Microsoft verändert und nicht immer sind diese Änderungen vorteilhaft.
Typische Probleme
Zusammenfassen von Druckern
Bei der Installation mehrerer Treiber für einen Drucker oder bei Druckern, die sowohl einen Drucker- als auch einen Telefaxtreiber enthalten, fasst Windows diese Drucker in einem Geräteeintrag zusammen. Für die Einstellungen der jeweiligen Treiber muss der Drucker unter Windows-Einstellungen ausgewählt werden; mit "Verwalten" kann man dann die Einstellungen der verschiedenen Geräteinstanzen ändern. Das ist unpraktisch, aber bereits seit Windows 7 Praxis bei Microsoft.
Freigeben von freigegebenen Druckern
Probleme verursacht auch das Freigeben von Druckern, die nicht an dem freigebenden Computer angeschlossen sind, sondern als Netzwerkdrucker oder freigegebener Drucker eingebunden und dann wiederum freigegeben werden. Solche Konstruktionen sollten unbedingt vermieden werden. Ein Drucker sollte nur dann freigegeben werden, wenn das Gerät am Computer angeschlossen ist und unbedingt auch von anderen Computern genutzt werden soll.
Verwaiste Einträge in der Druckerliste
Drucker, die nicht mehr vorhanden sind oder genutzt werden, sollten entfernt werden. Der Druckerzoo wird sonst unübersichtlich.
Drucker offline
Wenn der Drucker nicht druckt, ist er möglicherweise "offline", also ausgeschaltet, nicht bereit oder unter Windows als "Offline" deklariert. Eventuell liegt ein Papierstau vor es ist kein Papier im Vorratsbehälter.
Standarddrucker falsch festgelegt
Der Standarddrucker sollte nicht von Windows, sondern vom Anwender selbst verwaltet werden. Es ist sinnvoll, dass der für alle Anwendungen typischerweise verwendete Drucker, meist ein Laserdrucker mit Blanko-Papier, als Standarddrucker eingestellt wird, da es einfacher ist, in FAKTURA-X abweichende Druckerzuweisungen einzustellen, als für alle anderen Anwendungen.
Probleme mit dem Nadeldruck
Das bekannteste Problem ist die falsche Papierlänge, so dass der Druck auf Folgeseiten zu früh oder zu spät startet. Es sollte geprüft werden, welches Papierformat eingestellt ist. Typisch ist der "Deutsche Standard Endlos" mit einer Länge von 306mm. Das genutzte Papier muss ebenfalls dieses Format aufweisen.
Probleme mit dem Bondruck
1. Ist der Drucker eingeschaltet? Wenn der Drucker nicht eingeschaltet ist oder nicht mit Strom versorgt wird, leuchtet keine Statusanzeige.
- Schließen Sie den Drucker an die Stromversorgung an und schalten Sie ihn ein.
- Wenn der Drucker trotz gesicherter Stromversorgung nicht eingeschaltet werden kann, ist er eventuell defekt und muss repariert oder getauscht werden.
2. Ist der Drucker betriebsbereit? Wenn am Drucker nicht nur die grüne Statusanzeige, sondern auch eine gelbe oder rote Anzeige aufleuchtet, deutet dies auf ein Problem hin.
- Bei einen Papierstau muss feststeckendes Papier entfernt werden.
- Bei fehlendem Papier muss Papier nachgefüllt werden.
3. Ist der Drucker korrekt zugewiesen? Wenn der Drucker betriebsbereit ist, aber der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht korrekt.
- Sie können diese Zuweisung im Register Formulare des Einstellungsmoduls ändern.
4. Ist der Drucker mit dem Computer verbunden? Wenn der Drucker nicht korrekt am Computer angeschlossen ist, kann er nicht genutzt werden.
- Prüfen Sie, ob die Kabelverbindung zwischen Computer und Drucker besteht.
- Prüfen Sie, ob das Anschlusskabel defekt ist.
- Bei Netzwerkdruckern oder Funkdruckern prüfen Sie, ob die Anschlusseinstellungen im Gerätemanager korrekt eingerichtet sind.
Druckerlisten in FAKTURA-X
FAKTURA-X weist die Drucker anhand einer Liste zu, deren Einträge durchnummeriert sind. Wir ein Drucker entfernt oder zugefügt, verschiebt sich die Liste.
Wenn also der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht mehr korrekt. Die Druckerzuweisungen müssen geprüft und angepasst werden.
Wenn die Anzahl der Drucker sich geändert hat, wird beim Start der Anwendung wird eine Warnung ausgegeben.
Wenn die Warnung erscheint, wird das Konfigurationsmodul gestartet. Sie können die Zuweisung der Drucker im Register Formulare des Konfigurationsmodul überprüfen und ändern.
Auch wenn anstatt eines Ausdrucks der Speicherort für eine XPS-Datei angeben werden soll, sind die Zuweisungen des Druckers nicht mehr korrekt, da ein Drucker im System zugefügt wurde.
Der Windows-Druckdienst
Der Windows-Druckdienst stürzt gelegentlich ab oder bleibt in einer Endlosschleife hängen. Dies ist auch erkennbar, weil der Computer plötzlich ausgelastet ist und der Druckdienst viel Prozessorzeit beansprucht.
Den Zustand des Druckdienstes kann man durch Starten des Taskmanagers herausfinden, drücken Sie Strg + Alt + Entf und wählen Sie "Task-Manager". Klicken Sie auf die Spalte "CPU" im Tabellenkopf und prüfen Sie die Einträge. Wenn der Druckdienst "Spoolersubsystem" mit einem hohen CPU-Anteil arbeitet, können Sie ihn anwählen und mit Task beenden beenden. Normalerweise startet der Dienst selbständig neu, in einigen Fällen muss Windows neu gestartet werden.
Einzelplatz- und Netzwerkdrucker
Drucker sollten als Netzwerkdrucker angeschlossen werden, also nicht als USB-Geräte. So vermeidet man Änderungen und Störungen mit dem Drucker durch das Ein- und Ausstöpseln von USB-Geräten. Zudem ist der Drucker ohne separaten Freigabe für alle Computer in der Arbeitsgruppe verfügbar.
Druckermodelle
Im Folgenden werden spezifische Empfehlungen oder Problemgeräte benannt.
HEWLETT-PACKARD Drucker
Drucker und Multifunktionssysteme von HP werden ausdrücklich nicht empfohlen. Die Treiber sind von sehr schlechter Qualität. Es ist möglich, dass FAKTURA-X Netzwerkdrucker aufgrund des HP-Treibers nicht nutzen kann. Diese Inkompatibilität ist nachweislich eine Folge der schludrigen Treiberentwicklung bei Hewlett-Packard.
KYOCERA Drucker
Laserdrucker und Multifunktionssysteme von Kyocera werden in vielen Behörden verwendet, weil die Geräte langlebig sind, niedrige Druckkosten aufweisen, gute Treiber bereitstehen und die Funktionalität professionellen Ansprüchen genügt. Daher sehen wir Kyocera als Standard für die Verwendung mit FAKTURA-X an.
Einige Empfehlungen zu Kyocera Druckern:
- Es sollten immer die Druckertreiber von Kyocera verwendet werden, also NICHT die Windows-Treiber. So vermeidet man Probleme mit dem Windows-Druckdienst
- Das Gerät sollte mit der von Kyocera als CD-ROM mitgelieferten Installationsroutine eingerichtet werden.
- Empfehlenswert ist der KX-Treiber von Kyocera. Dieser kann die Funktionen des Druckers optimal nutzen.
- Die Einrichtung des Anschlusses sollte mit der IP-Adresse des Druckers durchgeführt werden, NICHT als WSD-Anschluss. So vermeidet man Probleme mit dem Windows-Druckdienst.
EPSON Drucker
Der Hersteller Epson bietet Drucker für spezielle Einsatzbereiche.
Nadeldrucker
Epson Nadeldrucker können durch eine gute Windowsunterstützung schnell drucken und lassen sich gut anpassen. Dies gilt insbesondere für Endlospapier. Wichtig:
- Es muss immer der Druckertreiber von Epson verwendet werden, damit die Geschwindigkeit des Druckers uneingeschränkt genutzt werden kann.
Bondrucker
Epson Bondrucker können durch eine gute Windowsunterstützung schnell drucken. Wichtig:
- Es muss immer der neueste Druckertreiber von Epson verwendet werden, damit die Geschwindigkeit des Druckers uneingeschränkt genutzt werden kann.
Behandlung von Pfand und Umsatzsteuer
Eine Besonderheit stellt die Umsatzsteuerberechnung von Pfand dar. Grundsätzlich wird das Pfand mit der vollen Umsatzsteuer beaufschlagt. Im Privatkundenbereich gilt jedoch die Gepflogenheit, dass Pfand ohne Mehrwertsteuer abgegeben und auch zurückgenommen wird. Das führt bei Steuerberatern oft zu Irritationen. Hier einige Beispiele:
| Fall | Pfandbezug von Lieferant |
Verkauf | Rückkauf | Rückgabe an Lieferant |
MwSt. Saldo | Ertrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | -33,00 + -6,27 = -39,27 | an Gewerbekunde 33,00 + 6,27 = 39,27 |
von Gewerbekunde -33,00 + -6,27 = -39,27 |
33,00 + 6,27 = 39,27 | 0,00 | 0,00 |
| 2 | -33,00 + -6,27 = -39,27 | an Privatkunde 33,00 + 0,00 = 33,00 |
von Privatkunde -33,00 + -0,00 = -33,00 |
33,00 + 6,27 = 39,27 | 0,00 | 0,00 |
| 3 | -33,00 + -6,27 = -39,27 | an Gewerbekunde 33,00 + 6,27 = 39,27 |
von Gewerbekunde -66,00 + -12,54 = -72,54 |
66,00 + 12,54 = 72,54 | 39,27 | 0,00 |
| 4 | -33,00 + -6,27 = -39,27 | an Privatkunde 33,00 + 0,00 = 33,00 |
von Privatkunde -66,00 + -0,00 = -66,00 |
66,00 + 12,54 = 72,54 | 39,27 | 6,27 |
| 5 | -33,00 + -6,27 = -39,27 | an Privatkunde 27,73 + 5,27 = 33,00 |
von Privatkunde -55,46 + -10,54 = -66,00 |
66,00 + 12,54 = 72,54 | 33,00 | 5,27 |
Im vierten Fall muss Umsatzsteuer in Höhe von 6,27 € an die Finanzbehörden abgeführt werden.
Durch die nachträgliche Änderung des Pfandwerts im fünften Fall mit „Integration“ der Mehrwertsteuer vermindert sich die Umsatzsteuer zugunsten des Ertrags. Dieser Effekt darf gemäß UStAE Abs. 10.1 von Getränkehändlern genutzt werden.
Buchungssatz gemäß Haufe
Eine Buchungssatz mit Leergutbuchung ohne USt. beim Verkauf sieht lt. Haufe [1] so aus:
| Betrag | Buchungskonto (SKR03/04) | Info |
|---|---|---|
| 8,06 € | Brutto Umsatz inkl. Leergut | |
| 4,00 € | 8400/4400 | Erlöse an USt. V |
| 0,76 € | 1776/3806 | Ust. V |
| 3,30 € | 8540/4520 | Erlöse Leergut |
Stellungnahme des Deutschen Industrie und Handelskammertags
Zu dieser Thematik hat der Deutsche Industrie und Handelskammertag (DIHK, F6 Finanzen und Steuern) im Jahr 2004 eine Stellungnahme veröffentlicht. [2][3]
Demnach ist der Lösungsansatz des DIHK, dass ohne gesonderten Ausweis der Steuer das Pfand, mit dem die Verpackung von der Herstellerstufe bis zum Einzelhandel belegt ist, ein Betrag, der die Umsatzsteuer enthält, darstellt. Verbleibende Pfandbeträge beim Verkäufer sind, wenn sie ohne ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet wurden, als Bruttobetrag aufzufassen und die Umsatzsteuer ist vom Händler aus dem Pfandbetrag herauszurechnen. In einem vereinfachten Verfahren bleiben die in Rechnung gestellten und bei Rückgabe des Leerguts rückgewährten Pfandbeträge bei der laufenden Umsatzbesteuerung zunächst unberücksichtigt und werden am Ende des Kalenderjahres als Saldo ermittelt. Ein Pfandüberschuss wird im letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres der Umsatzsteuer unterworfen, ein Saldo zugunsten des Abnehmers wird als steuerpflichtige Lieferung von Leergut behandelt (Unternehmereigenschaft vorausgesetzt). Der Abnehmer des Pfandgutes kann die auf den Saldo entfallende Steuer als Vorsteuer abziehen, wenn sie ihm gesondert in Rechnung gestellt ist. Auch die Verrechnung der Leergutrücknahme mit der Vollgutlieferung bei jeder Rechnung wird von der Finanzverwaltung anerkannt. Der Umsatzsteuer unterliegt dann nur der Netto-Rechnungsbetrag. Die Vereinfachung muss beim Finanzamt beantragt werden.
Pfandzahlungen sind Betriebseinnahmen. Für fällige spätere Pfandrückzahlungen ist eine Rückstellung zu bilden, und zwar in der Höhe, wie mit der Zahlung tatsächlich zu rechnen ist. Für Rückholungen von Leergut ist keine Rückstellung zu bilden. Für selbst verauslagte Pfandgelder ist eine Forderung auf Rückerstattung zu aktivieren. Forderungen und Rückstellungen dürfen nicht saldiert werden.
Angaben des Bundesfinanzministeriums
Der Lösungsansatz der Finanzverwaltung: Die Rückzahlung von Pfand ist auf allen Handelsebenen und insbesondere beim Geschäft mit dem Endabnehmer, denn hier ist es eben von ausschlaggebender Bedeutung, ganz simpel eine Entgeltminderung. Sprich der Umsatz und damit die Umsatzsteuer werden reduziert. Die Frage der Vorsteuer und einer ordnungsgemäßen Rechnung stellt sich erst gar nicht. Auch ist das Pfand, wie hier ausgeführt wurde, kein durchlaufender Posten im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wäre es nämlich ein durchlaufender Posten, würden die Pfanddifferenzen die immer entstehen, umsatzsteuerlich nicht erfasst.
Kassenbons
In diesem Abschnitt werden häufige Fragen zum Thema Kassenbon beantwortet.
Ist der Ausdruck eines Kassenbons verbindlich vorgeschrieben?
Die Aussage des Bundesfinanzministeriums als gesetzgebende Behörde im Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland ist eindeutig:
Die „Bonpflicht“ wird als Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) bezeichnet. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen. Die Belegausgabepflicht gilt auch für Registrierkassen, die der Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO unterliegen. Die Belege dieser Registrierkassen müssen nicht den Anforderungen des § 6 KassenSichV entsprechen. [4]
Grundlage ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016. Das "Kassengesetz“ führte die Pflicht zur Ausgabe von Belegen zum 1. Januar 2020 ein. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.
Was bedeuten die Buchstaben und Zahlencodes am Ende des Kassenbon?
Auf Kassenbons werden verschiedene Informationen abgedruckt, die für den Endverbraucher nutzlos sind und nur bei Prüfungen der Rechtssicherheit der Kasse ausgewertet werden. Ausgegeben werden Sicherheitsmerkmale, beispielsweise
- Anfangszeitpunkt und Endzeitpunkt des Kassiervorgangs
- Seriennummer der Sicherheitseinrichtung
- Name des Kassensystems
- Code zur Zuordnung des Kassiervorgangs (ein sogenannter Hash)
Bei einer Prüfung müssen der Hash und auf dem kassenbon mit dem zugeordneten Kassiervorgang im Protokollspeicher übereinstimmen und auf der TSE gepeichert sein.
Muss ein QR-Code auf Kassenbons gedruckt werden?
Nein, der Ausdruck des QR-Codes ist nicht vorgeschrieben. Der QR-Code würde die gleichen Informationen enthalten, wie die im Klartext abgedruckten Sicherheitsmerkmale. Dadurch könnten diese Informationen von eimnem Mobilgerät eingelesen werden. Das ist aber, wie gesagt, nicht vorgeschrieben.
Fragen zu Lieferungen und Rechnungen
In diesem Abschnitt werden häufige Fragen zum Thema Auftragserfassung beantwortet und auch die notwendigen Voreinstellungen im Kundendatensatz erläutert.
Terminrechnungen anlegen
Wenn mehrere Lieferungen/Teillieferungen zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen, ist dies am einfachsten, wenn bei Neuanlage des Auftrags die Option Terminrechnung aktiviert wird.
Die Option bewirkt, dass vor jeder Erfassung eine neue Teillieferung angelegt oder vorhandene Teillieferungen ausgewählt und bearbeitet werden können.
Für jede Teillieferung können optional Lieferdatum und Lieferadresse festgelegt werden. Das Rechnungsdatum wird voreingestellt und die Anwendung erinnert daran, es kann aber ebenfalls jederzeit geändert werden.
Sofern also für einen Auftrag mehrere Teillieferungen geplant sind, sollte die Funktion Terminrechnung genutzt werden.
Ist für einen Kunden grundsätzlich vorgesehen, mehrere Lieferungen pro Auftrag durchzuführen oder beispielsweise Monatsrechnungen zu erstellen, sollten dazu Regeln für Bestellaufnahme, Lieferung und Rechnung beim Kunden hinterlegt werden.
Sind diese Einstellungen hinterlegt, wird die Option Terminrechnung automatisch vorgewählt.
Teillieferungen ergänzen
Wenn ein Auftrag als Terminrechnung deklariert ist, wird neben dem geplanten Rechnungsdatum ein Uhr-Symbol 
angezeigt.
Um zu einer vorhandenen Terminrechnung eine Teillieferung zuzufügen, muss lediglich 
Ware erfassen gewählt werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.
Wird anstelle dessen jedoch die Schaltfläche 
Neu genutzt, bietet die Anwendung eine Auswahl an:
- Soll die vorhandene Terminrechnung durch eine neue Teillieferung ergänzt werden, kann mit
Ja geantwortet werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten. - Soll ein neuer Auftrag erstellt werden (keine Teillieferung), kann mit
Nein geantwortet werden. Die Anwendung legt dann einen neuen Auftrag an, der als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung oder Terminrechnung ausgeführt werden kann.
Einfache Rechnungen oder Terminrechnungen
Grundsätzlich ist die beste Vorgehensweise, schon beim Anlegen eines Lieferauftrags diesen als Terminrechnung zu erstellen. Die einzige Besonderheit ist, dass vor jeder Erfassung ausgewählt werden muss, ob eine neue Teillieferung angelegt werden soll, oder eine bestehende Teillieferung bearbeitet werden soll. Ansonsten bestehen keine funktionalen Einschränkungen.
Ein einfacher Auftrag ist aber dann die richtige Wahl, wenn ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung erstellt werden soll. Außerdem entfallen die Rückfragen zu Teillieferungen, so dass der einfache Auftrag etwas schneller bearbeitet werden kann.
Einfache Rechnung in Terminrechnung wandeln
Wie ein einfacher Auftrag nachträglich in eine Terminrechnung gewandelt werden kann, wird in diesem Abschnitt beschrieben.
Einfachen Auftrag umwandeln
Ein einfacher Auftrag kann nur in eine Terminrechnung gewandelt werden, wenn er als Lieferung deklariert ist!
So wird's gemacht:
- Rufen Sie den Auftrag auf. Es muss sich um einen einfachen Auftrag handeln, der als Lieferung deklariert ist.
- Wählen Sie die Schaltfläche
hinter "Teillieferung" in der Seitenleiste. Die Auswahl Seitenleiste ist nicht aktiv, die Schaltfläche dahinter kann jedoch gedrückt werden. - Wählen Sie Auftrag in Terminrechnung wandeln
Der Auftrag ist nun als Terminrechnung deklariert. Die bestehende Lieferung ist die erste Teillieferung. Das Datum der Teillieferung und das Datum der Terminrechnung können geändert werden.
Bestehende Lieferungen als Teillieferung in einen Terminrechnung verschieben
Eine bestehende Lieferung kann nur in einen Terminrechnung verschoben werden, wenn
- die zu verschiebende Lieferung als Lieferung deklariert ist.
- die Terminrechnung, in die eine Lieferung verschoben werden soll, als Lieferung deklariert ist.
So wird's gemacht:
- Rufen Sie die Terminrechnung auf, in die eine Lieferung verschoben werden soll. Diese ist der Zielauftrag.
- Wählen Sie die Schaltfläche und dann die Menüoption Artikel erfassen.
- Wählen Sie im Dialog "Neue Teillieferung zum" und geben Sie das Lieferdatum der neuen Teillieferung an.
- Geben Sie als Artikelnummer ein Ausrufezeichen "!" ein, hinterlegen Sie einen beliebigen Text im Dialog "Texteingabe" und sichern Sie die Eingabe. Dies ist notwendig, damit die neue Teillieferung nicht automatisch wieder entfernt wird, weil sie leer ist. Sie können alternativ auch einen Artikel erfassen.
- Beenden Sie den Dialog "Erfassen".
- Wechseln Sie in die Lieferung, die verschoben werden soll.
- Wählen Sie nun jeden Posten, der verschoben werden soll, einzeln an.
- Im Kontextmenü, welches mit der rechten Maustaste
eingeblendet wird, wählen Sie Diesen Posten anderem Auftrag zuordnen. - Wählen Sie die Ziellieferung und den gewünschten Teilauftrag.
Dieser Vorgang muss für jeden Posten durchgeführt werden!
Bar Kassieren oder Rechnung senden
Es ist in der Auftragsverwaltung nicht notwendig, zwischen Barkunden und Rechnungskunden zu unterscheiden. Die Vorgehensweise bei der Anlage einer Lieferung für einen Kunden ist in beiden Fällen identisch.
Es ist allerdings notwendig, dass die Konditionen eines Kunden korrekt definiert sind. Diese werden im Kundenstamm eingestellt.
Wie die Konditionen eingestellt werden, steht hier
Die Einstellung Bar (Nachnahme) hat folgende Auswirkungen:
- Ist die Option aktiv, muss der Kunde Ware direkt bar bei Lieferung bezahlen.
- Er erhält einen Lieferschein mit Rechnungsnummer und Rechnungswerten.
- Die Art der Rechnungsstellung ist von der Gewerbeeigenschaft abhängig.
- Der Auslieferungsfahrer kann Pfandrücknahmen auf dem Beleg notieren und verrechnen.
Ist die Option nicht aktiv, erhält der Kunde einen normalen Lieferschein ohne Rechnungsdaten.
Neben der Option Bar (Nachnahme) sind auch die Angaben zur Zahlweise und zum Zahlungsziel relevant. Diese sollten nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen.
Gewerbekunde oder Privatkunde
Es ist in der Auftragsverwaltung nicht notwendig, zwischen Privatkunden und Gewerbekunden zu unterscheiden. Die Vorgehensweise bei der Anlage einer Lieferung für einen Kunden ist in beiden Fällen identisch.
Es ist allerdings notwendig, dass die Konditionen eines Kunden korrekt definiert sind. Diese werden im Kundenstamm eingestellt.
Wie die Konditionen eingestellt werden, steht hier
Die Einstellung Gewerbe (Netto) hat folgende Auswirkungen:
- Ist die Option aktiv, ist der Kund ein Gewerbekunde
- Er erhält Belege mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
- Pfand wird mit Mehrwertsteuer berechnet.
- Die Art der Rechnungsstellung ist abhängig von Eigenschaft "Bar"
Ist die Option nicht aktiv, ist der Kund ein Privatkunde. Pfand wird ohne Mehrwertsteuer berechnet und Preise werden mit enthaltener Mehrwertsteuer ausgegeben.
Neben der Option Gewerbe (Netto) ist auch die Auswahl der Preisgruppe relevant. Diese muss sollte nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen.
Einzelnachweise
- ↑ https://www.haufe.de/finance/haufe-finance-office-premium/pfandgeldleergut-umsatzsteuerliche-behandlung-2-praxis-beispiel-fuer-ihre-buchhaltung-leergutbuchung-ohne-ust-beim-verkauf_idesk_PI20354_HI6397681.html
- ↑ https://www.ihk-lahndill.de/blob/ldkihk24/gruendung_foerderung_steuern/Steuerinformationen/1234326/d3903ebaa916d39aba7b09c66419d20d/Merkblatt_zum_Dosenpfand-data.pdf
- ↑ https://www.ihk-berlin.de/blob/bihk24/Service-und-Beratung/energie_und_umwelt/Energie_und_Umweltrecht/Abfall/2263378/86cc8152842bf5a2149287775c5d072a/Merkblatt_Pfand-data.pdf
- ↑ https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2020-02-18-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html