Debitoren

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Das Register Debitoren ist ein flexibel einsetzbares Journalwesen und ermöglicht das Zusammenstellen verschiedener Übersichten über Aufträge. Es befindet sich im Buchhaltungsmoduls. Dieses wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Das Register Debitoren

Mahnungen

Das Register Mahnwesen ermöglicht eine automatisierte Mahnabwicklung mit drei Mahnstufen. Hier können Sie die offenen und überfälligen Rechnungen einsehen und entsprechende Mahnschreiben generieren. Das Register befindet sich im Buchhaltungsmodul. Dieses wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Die Mahnziele werden für alle Kundenrechnungen unter Einstellungen → Administration geändert. Hier können Sie Mahngebühren und eventuelle Verzugszinsen für jede Mahnstufe separat definieren. Eine vollständige Dokumentation der zur Verfügung stehenden Optionen finden Sie auf der Seite Administration.

Das Register Mahnwesen

Im Mahnwesen werden alle offenen Posten gelistet. Unter Optionen in der Seitenleiste können Sie die Anzeige auf bestimmte Mahnzustände beschränken. Um sich beispielsweise nur überfällige Rechnungen anzeigen zu lassen, die noch nicht angemahnt wurden, wählen Sie die Optionen Offene Mahnungen 1 und 2 an.

Im Informationsbereich in der Seitenleiste können Sie die Zahlungsziele der ausgewählten Rechnung einsehen. Status Soll gibt Auskunft darüber, in welchem Mahnstatus sich die Rechnung gemäß Ihren Geschäftskonditionen mittlerweile befinden sollte. Status ist zeigt dagegen den momentanen Zustand.

Eine überfällige Rechnung erfordert nicht zwingend eine sofortige Mahnung, da entsprechend den Einstellungen der Anwendung ein Intervall zwischen dem Zahlungsziel und der ersten Mahnstufe vorgesehen sein kann.

In der Seitenleiste besteht zudem für jeden Auftrag die Möglichkeit, vom Standard abweichende Mahngebühren und Verzugszinsen festzulegen. Tragen Sie dazu einen neuen Wert in das jeweilige Vorgaben-Feld in der Seitenleiste ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Sichern. Diese Einstellungen werden für die nächste Mahnstufe übernommen und automatisch im Mahnbescheid hinterlegt.

Der Eintrag von Mahngebühr und Verzugszinsen ist optional. Wenn Sie hier nichts eintragen, verwendet die Anwendung die in den Einstellungen hinterlegten Werte.

Einzelne Mahnungen erstellen

Um einen manuellen Mahnlauf durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie zunächst einen Eintrag aus der Tabelle aus .
2. Klicken Sie auf Start in der Navigationsleiste, um die Rechnung in den nächsthöheren Mahnstatus zu versetzen. Dies geschieht nur, falls das zugehörige Zahlungsziel überschritten wurde.
3. Nun können Sie die ausgewählte Mahnung mit einem Klick auf Druck ausdrucken.

Alternativ können Sie diesen Prozess beschleunigen, indem Sie mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü öffnen und den Punkt Mahnstatus setzen und drucken auswählen.

Mehrere Mahnungen automatisiert erstellen

Die Mahnabwicklung kann auch automatisiert für alle Einträge durchgeführt werden. Hierfür stehen drei Optionen zur Verfügung, auf die Sie über die Optionsschaltfläche hinter Start zugreifen können:

• Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen: Versetzt alle angezeigten Aufträge in den nächsten Mahnstatus.
• Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen und Mahnungen drucken: Druckt alle Mahnungen nach dem Mahnlauf aus.
• Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen und Mahnungen für Ausdruck vormerken: Stellt die erzeugten Mahnungen in den Druckcontainer ein, anstatt sie sofort auszudrucken.

Journale erstellen

Das Debitorenjournal bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, einen Überblick über alle Aufträge zu erhalten und diese zu verwalten. Das Journal ist frei filterbar: So können Sie beispielsweise alle offenen Rechnungen ausgeben lassen, die Aufträge nach ihrem Umsatz sortieren oder alle Aufträge einer Kundenkategorie anzeigen.

Um ein erstes Journal zu erzeugen, das alle offenen und abgeschlossenen Rechnungen beinhaltet, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein Intervall für das Journal aus. Um das aktuelle Kalenderjahr einzustellen, kann aus der Auswahlliste Jahr ausgewählt werden.
2. Wählen Sie im Auswahlfeld Datum in der Filtergruppe die Option Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Rechnungsdatum im eingestellten Intervall liegt.
3. Wählen Sie im Auswahlfeld Status von den Eintrag Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status mindestens Rechnung ist.
4. Wählen Sie im Auswahlfeld Status bis den Eintrag Abgeschlossen aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status maximal Abgeschlossen ist.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start im Navigationsbereich. Das Journal wird erzeugt.

Journale können mit Druck oder Strg + P gedruckt werden.

Sortieren eines Journals

Die Sortierung des Registers Aufträge

Die Sortierung des Registers Kasse

Journale können der in Optionsgruppe Sortierung nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Zusätzlich zur Gruppierung nach Kunden-, Rechnungsnummer etc. besteht die Möglichkeit, die Aufträge nach Fälligkeit (am ehesten fällige/überfällige Einträge oben) und Bruttosumme (Eintrag mit der niedrigsten Bruttosumme oben) zu staffeln.

Es ist zusätzlich möglich zwei verschiedene Sortierungen gleichzeitig anzuwenden. Hierbei ist zu beachten, dass die 1. Sortierung von der zweiten nicht verändert wird.

Beispiel: Wird in der 1. Sortierung Kundennummer und in der 2. Sortierung Rechnungsdatum gewählt, so sortiert die Anwendung zunächst nach der Kundennummer. Diese Sortierung wird nun nicht mehr geändert. Gibt es zu einem Kunden mehrere Einträge, so werden diese nach dem Rechnungsdatum sortiert.

Damit die Änderungen von Optionen und Filtern wirksam werden, muss das Journal mit Start aktualisiert werden.

In den Registern Aufträge und Kasse kann je eine zusätzliche Option angewendet werden:

• Aufträge Detaillierte Umsatzdaten: Ermöglicht die Ausgabe von gegliederten Nettobeträgen nach Umsatzsteuersatz und zusätzlichen Informationen wie Gewicht und Mengen. Diese Angaben werden für den Ausdruck und den Export nach CSV bereitgestellt. Sofern große Datenmengen ausgewertet werden sollen und die zusätzlichen Umsatzdetails nicht benötigt werden, kann die Option deaktiviert werden, um die Verarbeitung zu beschleunigen.
• Kasse Umsätze tageweise gruppieren:

Intervall

In der Seitenleiste im Abschnitt Intervall können Sie einen Zeitraum auswählen, für den ein Journal erstellt werden soll. Im Register Kasse ist dies etwas ausführlicher möglich. Die Register Aufträge und Verträge sind in diesem Punkt identisch und werden daher nicht einzeln erläutert.

Aufträge und Verträge

Der Abschnitt Intervall in der Seitenleiste in den Registern Aufträge und Verträge

Es gibt verschiedene Möglichkeiten den Zeitraum des Journals zu wählen:

• In den ersten beiden Feldern können das Start- und das Enddatum des Zeitraums ausgewählt werden.
• Mit Klick auf zwischen den ersten beiden Feldern kann die aktuelle Woche ausgewählt werden.
• Die Schaltflächen in der zweiten Zeile können dazu genutzt werden, um aus einer Vielzahl voreingestellter Konfigurationen auszuwählen:

1. Treffen Sie im ersten Feld eine grobe Vorauswahl. Mit einem Doppelklick können Sie den aktuellen Monat auswählen.
2. Wählen Sie im zweiten Feld das Jahr des Zeitraums aus. Mit einem Doppelklick können Sie das aktuelle Jahr auswählen.
3. Mit und können Sie den Zeitraum entsprechend der getroffenen Einstellungen nach hinten oder vorne verschieben.

Um das Vorgehen zu verdeutlichen wird beispielhaft am 24.02.2020 die Woche vom 10.02.2020 bis 16.02.2020 als Zeitraum eingestellt:

1. Im ersten Feld der zweiten Zeile wird Woche ausgewählt. In den Feldern der ersten Zeile wird der Zeitraum vom 24.02.2020 bis 01.03.2020 angezeigt.
2. Das Jahr ist bereits korrekt und muss daher nicht verändert werden.
3. Der gewünschte Zeitraum liegt zwei Wochen in der Vergangenheit, deshalb muss zweimal auf geklickt werden. Es ist nun der Zeitraum vom 10.02.2020 bis 16.02.2020 eingestellt.

Kasse

Der Abschnitt Intervall in der Seitenleiste im Register Kasse

Zusätzlich zu den Auswahlmöglichkeiten wie sie in Aufträge und Verträge beschrieben sind gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten in einer zusätzlichen mittleren Zeile:

• Mit den zwei Feldern kann eine Start- und Enduhrzeit für den gewählten Zeitraum festgelegt werden.
• Mit kann der gesamte, heutige Tag als Zeitraum festgelegt werden.
• Mit und können Sie zum vorherigen und nächsten Tag springen.

Sollte der Zeitraum mehr als einen Tag umfassen, kann es bei Verwendung von und zur Auswahl eines unerwarteten Zeitraums kommen. Um dies zu vermeiden, sollte die Funktion nur genutzt werden, wenn zuvor ein einzelner Tag als Zeitraum ausgewählt wurde.

Filter

Um ausschließlich Aufträge eines bestimmten Kunden oder einer Kundenkategorie anzuzeigen, kann in der Filtergruppe die Kundennummer des gewünschten Kunden im Eingabefeld KD Nr. eingegeben werden. Drücken Sie auf , um nach der gewünschten Kundennummer zu suchen.

In den Registern Aufträge und Kasse gibt es zusätzliche Möglichkeiten die Einträge des Journals vorab anzupassen.

Aufträge

Der Abschnitt Filter in der Seitenleiste im Register Aufträge

Im Register Aufträge stehen folgende Filteroptionen zur Verfügung:

• Im Feld Datum kann eingestellt, welches Datum des Auftrags im gewählten Zeitraum liegen soll. Somit kann beispielsweise festgelegt werden, dass das Rechnungsdatum aller Einträge im Journal innerhalb des gewählten Zeitraums liegen soll.
• Die Felder Status von und Status bis grenzen die Aufträge bezüglich ihres Status ein. Es werden alle Aufträge einschließlich der gewählten Grenzen angezeigt.
• Im Feld KD Kennung kann eine Kundenkennung ausgewählt werden, die für alle angezeigten Aufträge zutreffen muss. Um diese Einschränkung aufzuheben muss das Feld leer bleiben.

Wird die Option Keines unter Datum ausgewählt, so wird die Einschränkung eines Zeitraums aufgehoben und alle Aufträge angezeigt, die auf die gewählten Filteroptionen zutreffen.

Der Abschnitt Filter in der Seitenleise des Registers Kasse

Kasse

Die Filteroptionen in diesem Register beschränken sich auf die Auswahl des Status der Einträge im Journal. Im Gegensatz zum Register Aufträge kann hier kein Bereich mehrerer Stati eingestellt werden. Es kann stets nur ein Status ausgewählt werden, in dem sich alle Einträge befinden müssen.

Journalvorlagen

Die folgenden Vorlagen können nur im Register Aufträge verwendet werden.

Die Optionsschaltfläche rechts von Start öffnet ein Optionsmenü für die Auswahl häufig benötigter Journale:

Vorlage	Status von	Status bis	Datum	Information
Offene Lieferungen	Lieferung	Lieferung	Lieferung
Offene Posten	Rechnung	Mahnung 3	<keines>
Mahnungen	Mahnung 1	Mahnung 3	<keines>
Umsätze	Rechnung	Abgeschlossen	Rechnung	USt.-Anmeldung (Soll-Versteuerung)
Realisierte Forderungen	Abgeschlossen	Abgeschlossen	Rechnung
Einnahmen	Abgeschlossen	Abgeschlossen	Abschluss	USt.-Anmeldung (Ist-Versteuerung)
Nicht gedruckte Lieferscheine	<keines>	<keines>	<keines>	Die vorher getroffenen Einstellungen für Datum bzw. Status von/bis werden in den Filteroptionen nicht verändert. Diese Optionen haben jedoch keine Auswirkungen auf das Journal.
Nicht rückerfasste Lieferscheine	<keines>	<keines>	<keines>
Nicht gedruckte Rechnungen	<keines>	<keines>	<keines>
Buchungen	<keines>	<keines>	<keines>
Offene Posten im Zeitraum	<keines>	<keines>	<keines>
Zahlzielüberschreitungen	<keines>	<keines>	<keines>

Die Vorlagen Offene Lieferungen bis Einnahmen können nach ihrer Anwendung zusätzlich durch die Filteroptionen angepasst werden.

Die Vorlagen beinhalten auch eine Sortierung, beispielsweise werden Umsatzjournale mit aufsteigender Rechnungsnummer sortiert. Wenn Sie eine andere Sortierung anzeigen möchten, müssen Sie nach dem Aufrufen des Journals die Sortierung neu einstellen und das Journal mit "Start" erneut erzeugen.

Offene-Posten-Liste für einen Kunden erzeugen

Wenn Sie eine Saldenaufstellung eines einzelnen Kunden erhalten möchten, können Sie ein Journal erstellen, das nur die Offene Posten eines einzelnen Kunden enthält und mit einem Sonderformular Kontenausgleich als Anschreiben für den Kunden ausgegeben werden kann.

Um also eine Liste aller unbezahlten Rechnungen für einen einzelnen Kunden zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie im Feld KDNr eine Kundennummer an oder suchen Sie einen Kunden.
2. Wählen Sie mit der Schaltfläche hinter Start die Option Offene Posten.
3. Öffnen Sie den Druckdialog mit Drucken und wählen Sie das Sonderformular "Kontenabstimmung".

Journalexport

Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV, DATEV, GEVA und EDI anbietet.

Export nach CSV

Der Rohdatenexport kann über den Druckdialog gestartet werden. Dabei werden alle Daten der Drucktabelle exportiert. Zusätzlich kann jedoch ein spezifischer CSV-Export durchgeführt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen ein beliebiges Journal oder erstellen Sie manuell ein individuelles Journal.
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach CSV".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben. Die Anwendung bietet anschließend an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die CSV-Datei kann dann gespeichert werden.

Export nach DATEV

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt, es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach DATEV durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach DATEV".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben, die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Konfiguration der DATEV-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Export nach GEVA

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt, es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach GEVA durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach GEVA".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben, die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Konfiguration der GEVA-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Export nach EDI

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt, es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach EDI durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach EDI".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben, die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Konfiguration der EDI-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Journalverknüpfungen

Das Optionsmenü im Debitorenjournal

Wird ein Tabelleneintrag des Journals mit der rechten Maustaste angewählt, erscheint ein Optionsmenü.

Die Menüoption Auftrag anzeigen öffnet den gewählten Auftrag in der Auftragsverwaltung.

Die Option Zahlungseingang buchen wechselt in das Register Buchen und ermöglicht die Eingabe eines Zahlungseinganges für den gewählten Auftrag.

Sie können die angezeigten Aufträge auch in den Aufgabenmanager kopieren und dann mit einem Doppelklick aufrufen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Aufgabenliste.

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Fußnoten: