Debitoren

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Das Register Debitoren ist ein flexibel einsetzbares Journalwesen und ermöglicht das Zusammenstellen verschiedener Übersichten über Aufträge. Es befindet sich im Buchhaltungsmoduls. Dieses wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Das Register Debitoren

Intervall

In der Seitenleiste im Abschnitt Intervall können Sie einen Zeitraum auswählen, für den ein Journal erstellt werden soll. Im Register Kasse ist dies etwas ausführlicher möglich. Die Register Aufträge und Verträge sind in diesem Punkt identisch und werden daher nicht einzeln erläutert.

Aufträge und Verträge

Der Abschnitt Intervall in der Seitenleiste in den Registern Aufträge und Verträge

Es gibt verschiedene Möglichkeiten den Zeitraum des Journals zu wählen:

• In den ersten Beiden Feldern können das Start- und das Enddatum des Zeitraums ausgewählt werden.
• Mit Klick auf zwischen den ersten beiden Feldern kann die aktuelle Woche ausgewählt werden.
• Die Schaltflächen in der zweiten Zeile können dazu genutzt werden, um aus einer Vielzahl voreingestellter Konfigurationen auszuwählen:

1. Treffen Sie im ersten Feld eine grobe Vorauswahl. Mit einem Doppelklick können Sie den aktuellen Monat auswählen.
2. Wählen Sie im zweiten Feld das Jahr des Zeitraums aus. Mit einem Doppelklick können Sie das aktuelle Jahr auswählen.
3. Mit und können Sie den Zeitraum entsprechend der getroffenen Einstellungen nach hinten oder vorne verschieben.

Um das Vorgehen zu verdeutlichen wird beispielhaft am 24.02.2020 die Woche vom 10.02.2020 bis 16.02.2020 als Zeitraum eingestellt:

1. Im ersten Feld der zweiten Zeile wird Woche ausgewählt. In den Feldern der ersten Zeile wird der Zeitraum vom 24.02.2020 bis 01.03.2020 angezeigt.
2. Das Jahr ist bereits korrekt und muss daher nicht verändert werden.
3. Der gewünschte Zeitraum liegt zwei Wochen in der Vergangenheit, deshalb muss zweimal auf geklickt werden. Es ist nun der Zeitraum vom 10.02.2020 bis 16.02.2020 eingestellt.

Kasse

Der Abschnitt Intervall in der Seitenleiste im Register Kasse

Zusätzlich zu den Auswahlmöglichkeiten wie sie in Aufträge und Verträge beschrieben sind gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten in einer zusätzlichen mittleren Zeile:

• Mit den zwei Feldern kann eine Start- und Enduhrzeit für den gewählten Zeitraum festgelegt werden.
• Mit kann der gesamte, heutige Tag als Zeitraum festgelegt werden.
• Mit und können Sie zum vorherigen und nächsten Tag springen.

Sollte der Zeitraum mehr als einen Tag umfassen kann es bei Verwendung von und zur Auswahl eines unerwarteten Zeitraums kommen. Um dies zu vermeiden sollte die Funktion nur genutzt werden, wenn zuvor ein einzelner Tag als Zeitraum ausgewählt wurde.

Journale erstellen

Die Seitenleiste im Register Debitoren

Das Debitorenjournal bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, einen Überblick über alle Aufträge zu erhalten und diese zu verwalten. Das Journal ist frei filterbar: So können Sie beispielsweise alle offenen Rechnungen ausgeben lassen, die Aufträge nach ihrem Umsatz sortieren oder alle Aufträge einer Kundenkategorie anzeigen.

Um ein erstes Journal zu erzeugen, das alle offenen und abgeschlossenen Rechnungen beinhaltet, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein Intervall für das Journal aus. Um das aktuelle Kalenderjahr einzustellen, kann aus der Auswahlliste Kalenderjahr ausgewählt werden.
2. Wählen Sie im Auswahlfeld Datum in der Filtergruppe die Option Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Rechnungsdatum im eingestellten Intervall liegt.
3. Wählen Sie im Auswahlfeld Status von den Eintrag Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status mindestens Rechnung ist.
4. Wählen Sie im Auswahlfeld Status bis den Eintrag Abgeschlossen aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status maximal Abgeschlossen ist.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start im Navigationsbereich. Das Journal wird erzeugt.

Journalfilter

Um ausschließlich Aufträge eines bestimmten Kunden oder einer Kundenkategorie anzuzeigen, kann in der Filtergruppe die Kundennummer des gewünschten Kunden im Eingabefeld KD Nr. oder die gewünschte Kategorie im Eingabefeld Kennung eingegeben werden. Drücken Sie auf , um nach der gewünschten Kundennummer zu suchen. Kennung und Kundennummer können nicht gleichzeitig als Filter eingesetzt werden. Angaben in diesen Feldern müssen vollständig sein.

Journale können der in Optionsgruppe Sortierung nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Zusätzlich zur Gruppierung nach Kunden-, Rechnungsnummer etc. besteht die Möglichkeit, die Aufträge nach Fälligkeit (am ehesten fällige/überfällige Einträge oben) und Bruttosumme (Eintrag mit der niedrigsten Bruttosumme oben) zu staffeln.

Es ist zusätzlich möglich zwei verschiedene Sortierungen gleichzeitig anzuwenden. Hierbei ist zu beachten, dass die 1. Sortierung von der zweiten nicht verändert wird.

Beispiel: Wird in der 1. Sortierung Kundennummer und in der 2. Sortierung Rechnungsdatum gewählt, so sortiert die Anwendung zunächst nach der Kundennummer. Diese Sortierung wird nun nicht mehr geändert. Gibt es zu einem Kunden mehrere Einträge, so werden diese nach dem Rechnungsdatum sortiert.

Damit die Änderungen von Optionen und Filtern wirksam werden, muss das Journal mit Start aktualisiert werden.

Journaldetails

Die Option Detaillierte Umsatzdaten in der Optionsgruppe Informationen ermöglicht die Ausgabe von gegliederten Nettobeträgen nach Umsatzsteuersatz und zusätzlichen Informationen wie Gewicht und Mengen. Diese Angaben werden für den Ausdruck und den Export nach CSV bereitgestellt.

Sofern große Datenmengen ausgewertet werden sollen und die zusätzlichen Umsatzdetails nicht benötigt werden, kann die Option deaktiviert werden, um die Verarbeitung zu beschleunigen. Wenn Sie diese Option zum ersten Mal aktivieren, wird die Anwendung Sie darüber informieren, dass der Bearbeitungsprozess gegebenenfalls länger dauern könnte.

Journalvorlagen

Die Optionsschaltfläche rechts von Start öffnet ein Optionsmenü für die Auswahl häufig benötigter Journale:

Vorlage	Status von	Status bis	Datum	Information
Offene Lieferungen	Lieferung	Lieferung	Lieferung
Offene Posten	Rechnung	Mahnung 3	<keines>
Mahnungen	Mahnung 1	Mahnung 3	<keines>
Umsätze	Rechnung	Abgeschlossen	Rechnung	USt.-Anmeldung (Soll-Versteuerung)
Realisierte Forderungen	Abgeschlossen	Abgeschlossen	Rechnung
Einnahmen	Abgeschlossen	Abgeschlossen	Abschluss	USt.-Anmeldung (Ist-Versteuerung)
Nicht gedruckte Lieferscheine	<keines>	<keines>	<keines>	Diese Journale können nicht manuell konfiguriert werden
Nicht rückerfasste Lieferscheine	<keines>	<keines>	<keines>
Nicht gedruckte Rechnungen	<keines>	<keines>	<keines>
Buchungen	<keines>	<keines>	<keines>
Offene Posten im Zeitraum	<keines>	<keines>	<keines>
Zahlzielüberschreitungen	<keines>	<keines>	<keines>

Die Vorlagen beinhalten auch eine Sortierung, beispielsweise werden Umsatzjournale mit aufsteigender Rechnungsnummer sortiert. Wenn Sie eine andere Sortierung anzeigen möchten, müssen Sie nach dem Aufrufen des Journals die Sortierung neu einstellen und das Journal mit "Start" erneut erzeugen.

Journaldruck

Journale können mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Offene-Posten-Liste für einen Kunden erzeugen

Wenn Sie eine Saldenaufstellung eines einzelnen Kunden erhalten möchten, können Sie ein ein Journal erstellen, das nur die Offene Posten eines einzelnen Kunden enthält und mit einem Sonderformular Kontenausgleich als Anschreiben für den Kunden ausgegeben werden kann.

Um also eine Liste aller unbezahlten Rechnungen für einen einzelnen Kunden zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie im Feld KDNr eine Kundennummer an oder suchen Sie einen Kunden.
2. Wählen Sie mit der Schaltfläche hinter Start die Option Offene Posten.
3. Öffnen Sie den Druckdialog mit Drucken und wählen Sie das Sonderformular "Kontenabstimmung".

Journalexport

Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV, DATEV, GEVA und EDI anbietet.

Export nach CSV

Der Rohdatenexport kann über den Druckdialog gestartet werden. Dabei werden alle Daten der Drucktabelle exportiert. Zusätzlich kann jedoch ein spezifischer CSV-Export durchgeführt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen ein beliebiges Journal oder erstellen Sie manuell ein individuelles Journal.
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach CSV".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben. Die Anwendung bietet anschließend an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die CSV-Datei kann dann gespeichert werden.

Export nach DATEV

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt, es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach DATEV durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach DATEV".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben, die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Konfiguration der DATEV-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Export nach GEVA

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt, es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach GEVA durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach GEVA".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben, die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Konfiguration der GEVA-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Export nach EDI

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt, es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach EDI durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach EDI".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben, die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Konfiguration der EDI-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Journalverknüpfungen

Das Optionsmenü im Debitorenjournal

Wird ein Tabelleneintrag des Journals mit der rechten Maustaste angewählt, erscheint ein Optionsmenü.

Die Menüoption Auftrag anzeigen öffnet den gewählten Auftrag in der Auftragsverwaltung.

Die Option Zahlungseingang buchen wechselt in das Register Buchen und ermöglicht die Eingabe eines Zahlungseinganges für den gewählten Auftrag.

Sie können die angezeigten Aufträge auch in den Aufgabenmanager kopieren und dann mit einem Doppelklick aufrufen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Aufgabenliste.

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Fußnoten: