Bestellverwaltung

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(Hauptseite → Stammdatenverwaltung → Lieferantenstamm → Sie sind auf der Seite: Bestellverwaltung)

In der Bestellverwaltung können Bestellungen bei Lieferanten erfasst, getätigt, gebucht und verwaltet werden.
Für jeden Lieferanten können Sie hier separat alle vorbereiteten und aktiven Bestellungen einsehen und ihren Status nachverfolgen. Das Bestellverwaltungsmodul kann unter Stammdaten → Touren.png Lieferanten → Bestellung aufgerufen werden.

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Bestellfilter
Bestellstatus
Bestellsummen
Lieferstatusdialog aufrufen
Pfandposten hinzufügen
Buchungsmanager aufrufen
Tabellenansicht

Grundlagen

Die Seitenleiste in der Bestellverwaltung

Die Abwicklung von Bestellungen erfolgt in 5 Schritten.

  1. Posten erfassen: Zunächst müssen Posten für die Bestellung erfasst werden. Dies ist sowohl in der Bestellverwaltung selbst als auch in der Bedarfsprüfung möglich.
  2. Posten bestellen: Die Bestellung wird mit einem Klick auf Sichern.png Bestellen in der Navigationsleiste aktiviert und je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt oder als E-Mail vorbereitet. Die bestellten Posten werden in den Status Bestellt versetzt.
  3. Posten als geliefert deklarieren: Bestätigen Sie den Erhalt der Lieferung mit einem Klick auf Sichern.png Eingang in der Navigationsleiste. Sie können die Liefermengen überprüfen und falls nötig anpassen. Die Posten werden daraufhin Ihrem Lagerbestand gutgeschrieben und in den Status Geliefert versetzt.
  4. Rechnungseingang registrieren: Nachdem Sie die Rechnung erhalten haben, können Sie diese mit einem Klick auf Preise.png Buchen in der Navigationsleiste im System hinterlegen. Die Posten werden in den Status Gebucht versetzt. Zuvor besteht die Möglichkeit, die Lieferpreise zu überprüfen und bei etwaigen Änderungen automatisch im Warenstamm zu aktualisieren.
  5. Rechnung begleichen: Mithilfe des Buchungsmanagers Preise.png kann die Rechnung direkt in der Bestellverwaltung abgeschlossen werden.

Die Unterteilung in vier Stati – Erfasste, Bestellte, Gelieferte, und Gebuchte Posten – bildet die Grundlage der Bestellverwaltung. Bestellungsposten werden nach ihrem Status gefiltert und können so gemeinsam verwaltet werden.
Die Auswahl des Statusfilters efolgt über die Seitenleiste.

Anzeige- und Bearbeitungsoptionen

Das Optionsmenü unter Optionsmenue.png bietet weitere Optionen zur Filterung ihrer Bestellungen, die insbesondere bei hohen Bestellfrequenzen nützlich sind:

  • Auftrag finden (Tastenkombination Strg + F): Wenn Sie eine spezifische Bestellung suchen, können Sie hier die Bestellnummer eingeben. Die Anwendung wechselt, falls nötig, in den entsprechenden Lieferantendatensatz. Diese Funktion ist auch über die Schaltfläche Finden.png zugänglich.
  • Auftragsliste (Tastenkombination Strg + G): Zeigt eine Übersicht aller Bestellungen, die Sie bei dem ausgewählten Lieferanten erfasst oder getätigt haben. So können Sie schnell zu einem Posten navigieren, ohne die Statusfilter durchsuchen zu müssen.

Im Optionsmenü Optionsmenue.png können Sie auch zwischen weiterführenden Optionen zur Verwaltung ihrer Bestellungen wählen:

  • Auftrag anderem Lieferanten zuordnen (Tastenkombination Strg + Alt + K): Beauftragen Sie einen anderen Lieferanten mit der Bestellung. Diese Neuzuordnung ist nur in den Filtern Erfasste und Bestellte Posten möglich.
  • Pfandfortschreibung öffnen/drucken (Tastenkombination Strg + J): In der Pfandfortschreibung können Sie den Wert und die Menge der Pfandartikel einsehen, die Sie insgesamt vom Lieferanten bezogen haben.
  • Auftrag löschen (Tastenkombination Strg + U): Löscht alle derzeit in der Bestelltabelle angezeigten Posten. Dies sollte, wenn die Posten bereits bestellt wurden, nur in absoluten Ausnahmefällen genutzt werden.
Das Löschen der Auftragsposten kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mit der Schaltfläche Zuruecksetzen.png wird der Filter und somit die Anzeige zurückgesetzt.

Die Schaltfläche Waren.png öffnet (genau wie ein Rechtsklick Rmb.png in die Tabelle) ein Optionsmenü, aus dem - abhängig vom eingestellten Filter - verschiedene Funktionen gewählt werden können:

  • Artikel erfassen (Tastenkombination Strg + A): Es können zusätzliche Artikel erfasst werden. Hierzu öffnet sich der Dialog Bestellposten erfassen.
  • Anzahl ändern (Tastenkombination Einfg): Die erfasste/bestellte Menge des ausgewählten Bestellposten kann neu gewählt werden[1].
  • Preis ändern (Tastenkombination Strg + Einfg): Der Einkaufspreis des ausgewählten Bestellposten wird neu gewählt.
  • Posten löschen (Tastenkombination Entf): Bestätigen Sie den folgenden Dialog, falls Sie den ausgewählten Bestellposten löschen möchten.
  • Alle Posten löschen: Bestätigen Sie den folgenden Dialog, falls Sie alle Bestellposten im ausgewählten Filter löschen möchten.
  • Gratisposten (Tastenkombination Strg + Entf): Hier können Sie den Anteil der Gratisposten am ausgewählten Bestellposten eingeben. Eine genauere Erläuterung dieser Funktion finden Sie im Abschnitt Gratiswaren erfassen.
  • Lieferstatus editieren (Tastenkombination Strg + E): Es öffnet sich der Dialog Lieferstatus[2].
  • Artikel als geliefert markieren (Tastenkombination Strg + H): Der ausgewählte Bestellposten wird automatisch in den Filter Gelieferte Posten verschoben[3].
  • Artikel in Stammdaten anzeigen : Es öffnet sich der dem Bestellposten entsprechende Artikel im Warenstamm.

Über die Schaltfläche Pfand.png wird die Pfanderfassung geöffnet.

Die Schaltflächen Waren und Pfand sind im Filter Gebuchte Posten nicht verfügbar.

Über die Schaltfläche Preise.png rechts vom Feld Brutto oder die Tastenkombination STRG + B wird der Buchungsmanager geöffnet, in dem Zahlungen verbucht werden können. Dieser Vorgang wird hier - am Ende des Bestellvorgangs - beschrieben.

In der Gruppe Informationen können die Nummer, der in der Postenliste momentan angewählten Bestellung, sowie das Bestell- und Lieferdatum der angewählten Bestellung eingesehen werden. Soll in der Postenliste ein bestimmter Artikel gefunden und angewählt werden, kann die entsprechende Artikelnummer in dem Feld Finden eingegeben und mit Finden.png bestätigt werden.

Erfasste Posten

Um Bestellungen vorzunehmen oder um bereits erfasste (für eine Bestellung vorgemerkte) Posten zu bearbeiten, stellen Sie den Filter auf Erfasste Posten.

Wenn Sie eine Einzelbestellung bei einem Lieferanten vornehmen wollen, nutzen sie die die Postenerfassung in der Bestellverwaltung. Wenn Sie hingegen Ihren Bestand wieder auffüllen möchten und dabei Bestellungen bei verschiedenen Lieferanten nötig werden, nutzen Sie den Bedarfsprüfungsdialog. Dieser hilft dabei, die nötigen Mengen zu ermitteln und kann die Bestellungen automatisch an die Bestellverwaltung weitergeben.

Der Erfassungsdialog

#Addendum: Lieferantenzuordnungen eines Artikels bearbeiten
Der Dialog Waren Erfassen in der Bestellverwaltung.

Zur direkten Bestellung von Ware bei einem Lieferanten gehen Sie wie folgt vor:

  1. Stellen Sie den Filter auf Erfasste Posten.
  2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination Strg + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Alternativ kann auch mit einem Rechtsklick Rmb.png in die Tabelle[4] das Optionsmenü geöffnet und in diesem Artikel erfassen ausgewählt werden. Das Optionsmenü kann auch über die Schaltfläche Waren.png rechts von Ware geöffnet werden.
  3. Geben Sie nun in das Eingabefeld Artikel eine Artikelnummer ein[5]. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.[6]
  4. Geben Sie im Eingabefeld "Anzahl" die gewünschte Bestellmenge ein und bestätigen Sie mit ↩. Voreingestellt ist stets die Staffelmenge, die beim Lieferanten hinterlegt wurde.
  5. Bei Bedarf kann mit einem Doppelklick auf das Feld EK Netto der Einkaufspreis geändert werden. Ist die Option Im Artikelstamm aktualisieren aktiviert, wird der Einkaufspreis im Warenstamm aktualisiert. Ist die Option Im Lieferantensortiment aktualisieren aktiviert, wird der Einkaufspreis im Sortiment des Lieferanten aktualisiert[7].
  6. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern.png Sichern oder ↩.
Ist der ausgewählte Artikel nicht Bestandteil im Sortiment des aktuellen Lieferanten, wird in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen und der Artikel nicht erfasst. Wie Sie den Artikel in das jeweilige Lieferantensortiment aufnehmen können, erfahren Sie hier.

Pfandartikel erfassen

Der Dialog Pfand Erfassen in der Bestellverwaltung.

Die Erfassung von Pfand erfolgt analog zur Erfassung von Artikeln.

  1. Stellen Sie den Filter auf "Erfasste Posten".
  2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination Strg + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Alternativ kann auch mit einem Rechtsklick Rmb.png in die Tabelle[8] das Optionsmenü geöffnet und in diesem Artikel erfassen ausgewählt werden. Das Optionsmenü kann auch über die Schaltfläche Waren.png rechts von Ware geöffnet werden. Über die Schaltfläche Pfand wird in die Pfanderfassung gewechselt. Mit der Tastenkombination STRG + L oder der Schaltfläche Pfand.png rechts von Pfand wird die Pfanderfassung direkt gestartet.
  3. Geben Sie nun in das Eingabefeld Pfand eine Pfandnummer ein[9]. Bei unvollständigen Pfandnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
  4. Geben Sie im Feld Anzahl an, wie viele Pfandartikel Sie erfassen wollen. Wenn die Schaltfläche „Negatives Vorzeichen“ weiß eingefärbt ist, wird die eingegebene Anzahl automatisch mit einem Minuszeichen versehen und als Rückgabe an den Lieferanten gewertet[10].
  5. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern.png Sichern oder ↩[11].

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden:

  1. Wählen Sie den Posten an, von dem ein Teil gratis geliefert werden soll.
  2. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen aus oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie auf Waren.png oder machen Sie einen Rechtsklick Rmb.png in die Tabelle[12].
  3. Geben Sie die Gratismenge an. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellposten bearbeiten

Bevor die Waren bestellt wurden, können Bestellposten uneingeschränkt bearbeitet werden.

Um die Bearbeitungsoptionen anzuzeigen, nutzen Sie die Schaltfläche Waren.png rechts des Feldes Ware Netto oder klicken Sie mit der rechten Maustaste Rmb.png in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden. Über das Optionsmenü können bei Bedarf auch alle Posten gelöscht werden.

Bestellungen aktivieren

Mit Drucken.png Bestellen werden die erfassten Posten beim Lieferanten bestellt, als Orderdatei gesichert und in den Status Bestellte Posten versetzt. Falls es mehrere Lager gibt, wird zuerst eine Auswahl der Lager präsentiert, aus der gewählt werden kann.

Über die Schaltfläche Pfeilrunter.png rechts von Drucken.png Bestellen lässt sich ein Optionsmenü öffnen. In diesem stehen zwei Funktionen zur Auswahl: eine abweichende Lieferadresse kann ausgewählt oder die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Durch die Funktion Bestellung direkt abschließen werden die erfassten Posten direkt in den Status Gebuchte Posten versetzt. Diese Funktion wird im Abschnitt Bestellung direkt abschließen erläutert.

Bestellte Posten

Im Filter Bestellte Posten erhalten sie einen Überblick über Ihre bestellten, aber noch nicht gelieferten Posten. Hier können Sie mithilfe des Dialogs Lieferstatus bearbeiten weiterführende Informationen hinterlegen und beispielsweise einen Liefertermin vermerken. Ebenso können Sie in dieser Filteransicht den Eingang der bestellten Waren buchen.

Auch im Status Bestellt ist es nachträglich möglich, Artikel zur Bestellung hinzuzufügen. Wenn sie den Erfassungsdialog über die Tastenkombination Strg + A oder per Rechtsklick Rmb.png in die Tabelle öffnen, weist sie ein Dialog auf zwei Optionen hin: Sie können entweder eine neue Bestellung aufnehmen oder die bereits aktive Bestellung bearbeiten. Die anderen Bearbeitungsmöglichkeiten wie Anzahl ändern, Preis ändern und Posten löschen stehen ebenfalls zur Verfügung.

Lieferstatus bearbeiten

Der Dialog Lieferstatus bearbeiten

Der Lieferstatus ist hilfreich bei der Überwachung von Bestellungen. Um den Lieferstatus eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + E angewählt werden. Alternativ ist auch ein Doppelklick Lmb.png möglich. Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann beispielsweise ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Mit Editieren.png Editieren hinter dem Statusfeld können eigene Texte hinzugefügt werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dieser ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.

Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.

Wareneingänge

Wareneingänge können in der Filteransicht Bestellte Posten gebucht werden.

Die Schaltfläche Sichern.png Eingang deklariert alle Bestellposten als geliefert und bucht diese in den Bestand. Es besteht die Möglichkeit, die Liefermengen[13] vor dem Einbuchen zu prüfen.

Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren in den Status Geliefert versetzt werden. Eine Überprüfung der Liefermenge ist hierbei nicht möglich.

Über die Schaltfläche Pfeilrunter.png rechts von Sichern.png Eingang lässt sich ein Optionsmenü öffnen. In diesem stehen drei Funktionen zur Auswahl: Ist die mobile Erfassung aktiviert und eingerichtet, können das Mobilgerät synchronisiert und dann Seriennummern erfasst werden.

Wie auch bei der Aktivierung einer Bestellung im Filter „Erfasste Posten“, kann die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier erläutert.

Überprüfung der Bestellmengen

Im Bestellmengendialog bestätigt die Sichern.png- Schaltfläche die Anzahl-Eingabe.
Ein Klick auf die Sichern.png Sichern- Schaltfläche beendet hingegen den gesamten Dialog und die Bestellmengen können nicht mehr geprüft werden!
Der Dialog Liefermenge Prüfen, nachdem die Bestellung in den Satus Geliefert versetzt wurde.

In dem Dialog Bestellmengen prüfen können - abgesehen von der Änderung bzw. Bestätigung von Liefermengen - auch weitere Artikel der Bestellung zugefügt werden:

  1. Geben Sie im Feld Art. Nr. die entsprechende Artikelnummer ein. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
  2. Geben Sie dann die gewünschte Anzahl ein und bestätigen Sie mit Sichern.png bzw. ↩.
  3. Der neu hinzugefügte Posten wird in der Postenliste blau markiert.

Soll die Bestellmenge eines bereits vorhandenen Posten bestätigt bzw. geändert werden, kann die Artikelnummer des entsprechenden Posten im Feld Art. Nr. eingegeben und der Posten so in der Postenliste markiert werden. Alternativ kann der gewünschte Posten direkt in der Postenliste ausgewählt werden.

  1. Wechseln Sie entweder mit der Maus oder mit ↩ in das Feld Anzahl.
  2. Stimmt die zuvor erfasste Anzahl[14] mit der tatsächlichen überein, bestätigen Sie mit Sichern.png bzw. ↩.
  3. Der nächste Posten in der Postenliste wird automatisch ausgewählt.Der geprüfte Posten wird in der Postenliste grün markiert. Wird eine andere Anzahl eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste rot markiert.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde... ... geprüft und Bestellmenge bestätigt ... geprüft und Bestellmenge geändert ... hinzugefügt ... noch nicht geprüft

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Sichern.png Sichern, ↩ bzw. Strg + S übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn beispielsweise nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Die Bestände werden im Warenstamm aktualisiert, das Modul Warenstamm muss jedoch neu geladen werden, damit die Änderungen angezeigt werden.

Gelieferte Posten

Der Filter "Gelieferte Posten" zeigt alle Lieferungen, die zwar eingegangen sind, für die aber noch keine Rechnung hinterlegt wurde. In dieser Filteransicht können Sie eingegangene Rechnungen registrieren und buchen.

Auch im Status Geliefert ist es nachträglich möglich, Artikel zur Bestellung hinzuzufügen. Wenn sie den Erfassungsdialog über die Tastenkombination Strg + A oder per Rechtsklick Rmb.png in die Tabelle öffnen, weist sie ein Dialog auf zwei Optionen hin: Sie können entweder eine neue Bestellung aufnehmen oder die bereits aktive Bestellung bearbeiten. Die anderen Bearbeitungsmöglichkeiten wie Anzahl ändern, Preis ändern und Posten löschen stehen ebenfalls zur Verfügung. Außerdem kann der Lieferstatus - wie im Filter „Bestelle Posten“ - editiert werden.

Rechnungseingänge

Eine Buchung der Rechnung zu der gesamten Bestellung wird über die Schaltfläche Preise.png Buchen vorgenommen. Es besteht die Möglichkeit, die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen.

Um einen einzelnen Artikel zu buchen und den Buchungsmanager zu starten, muss dieser in der Tabelle angewählt und die Schaltfläche Preise.png rechts von Gesamt betätigt werden. Alternativ kann der Buchungsmanager auch über die Tastenkombination STRG + B gestartet oder über die Schaltfläche Optionsmenue.png im Menü ausgewählt werden.

Eine Überprüfung der Artikelpreise ist hierbei nicht möglich.

Befinden sich in der Postenliste Posten aus mehreren Bestellungen[15], wird in einer Meldung darauf hingewiesen. Wenn für die Bestellungen separate Rechnungen vorliegen, wählen sie aus dem sich öffnenden Auwahldialog zunächst eine per Doppelklick aus. Buchen sie die Rechnung ein, und wiederholen Sie danach den Vorgang mit der zweiten Rechnung.

Wie auch bei der Buchung eines Wareneingangs im Filter „Bestellte Posten“, kann die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier erläutert.

Überprüfung der Einkaufspreise

Im Preisprüfungs-Dialog bestätigt die Sichern.png- Schaltfläche die EK Netto-Eingabe.
Ein Klick auf die Sichern.png Sichern- Schaltfläche beendet hingegen den gesamten Dialog und die Artikelpreise können nicht mehr geprüft werden!
Der Dialog Einkaufspreise Prüfen, nachdem der Auftrag in den Status Gebucht versetzt wurde.

In dem Dialog Einkaufspreise prüfen können die Einkaufspreise der gelieferten Posten bestätigt bzw. geändert werden[16]:

  1. Wählen Sie einen Artikel entweder direkt per Lmb.png Mausklick oder über die Eingabe seiner Artikelnummer im Feld Art. Nr. in der Postenliste aus.
  2. Wechseln Sie entweder mit der Lmb.png Maus oder mit ↩ in das Feld EK Netto. Der ursprüngliche Einkaufspreis ist bereits voreingestellt.
  3. Bestätigen Sie mit Sichern.png bzw. ↩, falls dieser mit dem tatsächlichen übereinstimmt. Der geprüfte Posten wird in der Postenliste grün markiert. Wird ein anderer Preis eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste rot markiert.
  4. Der nächste Posten in der Postenliste wird automatisch ausgewählt.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde... ... geprüft und Bestellmenge bestätigt ... geprüft und Bestellmenge geändert ... noch nicht geprüft

Die Option Artikelstamm speichert den Einkaufspreis im Datensatz des entsprechenden Artikels.

Die Option Lieferantensortiment speichert den Einkaufspreis im Datensatz des aktuellen Lieferanten.

Die Aktualisierung der Einkaufspreise kann in drei Stufen automatisiert werden:

Mit der Option Jede Preisänderung bestätigen wird - sofern sich der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung vom Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment unterscheidet - ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Mit der Option Preissenkungen bestätigen wird - sofern der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung höher ist, als der Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment - automatisch aktualisiert. Bei einem niedrigerem Einkaufspreis wird ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Diese Option vereinfacht die automatische Weitergabe von Preiserhöhungen, ohne der Gefahr der Übernahme von niedrigeren (Angebots)preisen.

Mit der Option Keine Preisänderung bestätigen werden alle Einkaufspreise im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment automatisch aktualisiert.

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Sichern.png Sichern, ↩ bzw. Strg + S übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn beispielsweise nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Wurden Preise im Artikelstamm geändert, können die Änderungen in Form einer Liste direkt im Preisassistenten eingesehen werden. Ein entsprechender Dialog weist Sie darauf hin.

Überprüfung der Einkaufsrechnung

Der Dialog Einkauf Buchen, nachdem die Bestellung in den Status Gebucht versetzt wurde.

Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Der Dialog Einkauf prüfen und buchen wird automatisch aufgerufen[17]. Er entspricht dem Dialog Rechnung bearbeiten in der [[Kreditoren|Kreditorenbuchhaltung].

Der Dialog ermöglicht das Festhalten aller relevanter Rechnungsinformationen.

  1. Geben Sie im Feld Name den Namen der Rechnung ein. Voreingestellt ist stets der Name „Einkauf“.
  2. Geben Sie im Feld Lieferant die Kreditoren-Nr. des Lieferanten ein. Voreingestellt ist stets der Lieferant, bei dem die Bestellung durchgeführt wurde.
  3. Liegt eine digitale Rechnung (oder ein ähnliches Dokument) vor, kann diese im Feld Dokument über Finden.png oder die Tastenkombination STRG + F im Windows Explorer gesucht nd verknüpft werden.
  4. Das Feld Bestellung zeigt die anwendungsinterne laufende Nummer der aktuellen Bestellung. Diese kann nicht geändert werden.
  5. Geben SieiIn den Feldern Lieferschein und Beleg die entsprechenden Nummern ein. Dies ist zwingend notwendig, da die Eingangsrechnung ohne diese nicht gespeichert werden kann. [18]
  6. Passen Sie bei Bedarf die Zahlweise und die Daten der Bestellung, Lieferung und des Belegs an.
  7. In den Feldern ZZ Netto und ZZ Skonto werden die für diesen Lieferanten festgelegten Zahlungsziele angezeigt, können bei Bedarf jedoch geändert werden. Rechts davon wird das jeweilige Fälligkeitsdatum angezeigt.
  8. Auch die Werte für Skonto, Rabatt, die jeweiligen Nettowerte an voller, halber und keiner Mehrwertsteuer sowie die Nettowerte des Pfandes und der Fracht können bei Bedarf angepasst werden. Mit Calc.png werden bei Skonto und Rabatt die Werte aus dem rechts angezeigten Betrag berechnet. Bei den Nettowerten öffnet sich bei einem Lmb.png Klick auf Calc.png ein Auswahlmenü: Die Eingabe kann entweder als Bruttowert (Tastenkombination Strg + I) oder als Mehrwertsteuer (Tastenkombination Strg + J) behandelt werden. Mit Vkpreis.png wird der Betrag vom Netto V abgezogen. Sollen mehrere Beträge vom Netto V abgezogen werden, können Sie dies bequem mit Vkpreis.png rechts vom Feld Netto an V vornehmen. In den rechten Anzeigefeldern werden die Beträge, die auf die Mehrwertsteuer abfallen, angezeigt.
  9. Klicken Sie auf Pfeilrunter.png hinter Sichern.png Sichern und wählen Sie die Option Sichern und ausbuchen aus oder Drücken Sie Strg + B. Es öffnet sich der Buchungsmanager.
  10. Schließen Sie den Rechnungseingang mit Sichern.png Sichern ab.

Gebuchte Posten

Im Status Gebuchte Posten befinden sich alle Lieferungen, für die eine Rechnung vorliegt. Hier werden sowohl beglichene als noch zu begleichende Verbindlichkeiten angezeigt. Bearbeitungen der Bestellungen sind in dieser Filteransicht nicht mehr möglich.

Aus der Filteransicht Gebuchte Posten können Sie Zahlungsausgänge gegen Rechnungen buchen. Dies geschieht über den BuchungsmanagerPreise.png.

Um zu erfahren, welche Verbindlichkeiten noch zu begleichen sind, können Sie auch die Kreditorenbuchhaltung nutzen. Diese kann unter Finanzen Finanzen → Preise.png Buchhaltung → Kreditoren aufgerufen werden.

Der Buchungsmanager

Der Buchungsmanager
Die Gruppe Status nachdem der Auftrag abgeschlossen wurde

Der Buchungsmanager wird über die Schaltfläche Preise.png rechts vom Feld Brutto oder die Tastenkombination STRG + B geöffnet. Er steht in allen Filteransichten zur Verfügung. Wenn jedoch in den Filtern Erfasst, Bestellt oder Geliefert eine Zahlung registriert wird, wird diese als Anzahlung verwendet, da noch keine Rechnung vorliegt. Dies ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll.

Im normalen Betriebsablauf sollten Sie Zahlungsausgänge erst buchen, wenn Sie eine dazugehörige Rechnung eingetragen haben.

Um einen Zahlungsausang zu buchen, wählen Sie das gewünschte Buchungskonto aus und stellen Sie das Eingangs- und Buchungsdatum ein. Voreingestellt ist jeweils das Tagesdatum. Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option skontieren automatisch aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Im Eingabefeld Betrag wird der vom Kunden bezahlte Betrag eingegeben.

Unter Statuswechsel kann eingestellt werden, was mit dem Auftrag geschehen soll. Sofern Sie die Rechnung vollständig beglichen haben, sollte die Option Abschließen aktiviert werden. Diese Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in abgeschlossen nach dem Buchen. Wenn der Zahlbetrag hingegen nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollten Sie die Option deaktivieren, damit dieser nicht fälschlicherweise als abgeschlossen gespeichert wird.

Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen[19] oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben, das Sie bei dem jeweiligen Lieferanten besitzen, in dessen Datensatz.

Buchungen werden stets in den zugehörigen Kontenbüchern gebucht.

Die Eingaben werden mit Sichern.png Sichern gespeichert.

Wurde ein Auftrag fälschlicherweise als abgeschlossen gespeichert, kann dies mit der Option zurückstufen rückgängig gemacht werden: Öffnen Sie den Buchungsmanager erneut, aktivieren Sie die Option zurückstufen und sichern Sie eine Zahlung über 0,00€. Danach befindet sich der Auftrag wieder im Status „Rechnung“.

Bestellung direkt abschließen

Die Funktion Bestellung direkt abschließen versetzt Posten einer Bestellung direkt in den Zustand gebucht. Dies ist praktisch, wenn Bestellungen nicht administriert, sondern direkt gebucht und ggf. abgeschlossen werden sollen. Dementsprechend kann diese Funktion für Bestellungen, die sich im Status erfasst, bestellt oder geliefert befinden, angewandt werden.

Die Funktion kann über die Schaltfläche Pfeilrunter.png rechts neben Drucken.png Bestellen (Filter auf Erfasste Posten), Sichern.png Eingang (Filter auf Bestellte Posten) bzw. Preise.png Buchen (Filter auf gelieferte Posten) aufgerufen werden.

Es besteht die Möglichkeit, sowohl die Liefermengen als auch die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen. Die Einkaufsrechnung muss in jedem Fall überprüft werden.

Addendum: Lieferantenzuordnungen eines Artikels bearbeiten

Wenn sie im Waren-Erfassen-Dialog einen Artikel auswählen, der sich nicht im Sortiment des aktuellen Lieferanten befindet, weist Sie die Anwendung in einer Meldung darauf hin.

Soll der Artikel in das Sortiment des Lieferanten aufgenommen werden, kann mit einem Lmb.png auf Kontakte.png rechts vom Feld Bst. Nr. der Lieferanten zuordnen-Dialog geöffnet werden. Im Dialog Lieferanten zuordnen können Sie auch weitere Einstellungen vornehmen und beispielsweise den Einkaufspreis oder die Mindestbestellmenge aktualisieren, falls sich die Konditionen des Lieferanten geändert haben:

Der Dialog Lieferanten zuordnen

Es wird analog zu dem Lieferanten zuordnen-Dialog des Warenstamms vorgegangen:

  1. Mit Neu.png Neu oder Strg + N im Navigationsbereich kann eine neue Lieferantenverknüpfung angelegt werden. Im Eingabefeld Lieferant wird die Identnummer des zuvor ausgewählten Lieferanten automatisch übernommen.[20]
  2. Im Eingabefeld Bst. Nr. wird die externe Artikelnummer des Lieferanten eingegeben.
  3. Im Eingabefeld Netto EK wird der Einkaufspreis des Artikels bei dem entsprechenden Lieferanten eingegeben. Durch die Schaltfläche Uebernehmen.png rechts vom Eingabefeld kann der Einkaufspreis an den Warenstamm übergeben werden. Der Preis wird dann für die Preiskalkulation verwendet.
  4. Die Artikelbezeichnung für den Artikel kann mit der Schaltfläche Uebernehmen.png (Artikelbezeichnung übernehmen) rechts vom Eingabefeld aus dem Warenstamm übernommen oder direkt eingegeben werden.
  5. Im Eingabefeld Staffel wird die übliche Bestellmenge für den Artikel hinterlegt.' Diese Sollmenge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
  6. Im Eingabefeld Minimum wird die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel eingegeben. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein.
  7. Speichern Sie die Eingaben mit Sichern.png Sichern.

(Hauptseite → Stammdatenverwaltung → Lieferantenstamm → Sie sind auf der Seite: Bestellverwaltung)

Fußnoten:

  1. ↑ Diese Option ist für den Filter Gelieferte Posten nicht verfügbar.
  2. ↑ Diese Option ist für den Filter Erfasste Posten nicht verfügbar.
  3. ↑ Diese Option ist für die Filter Erfasste Posten und Gelierferte Posten nicht verfügbar.
  4. ↑ Befindet sich noch kein Bestellposten im ausgewählten Filter, so kann das Optionsmenü nicht auf diese Weise geöffnet werden.
  5. ↑ Dies geschieht analog der Erfassung von Artikeln in der Auftragsverwaltung.
  6. ↑ Alternativ können Sie den Bestellposten in der rechten Spalte Sortiment direkt mit einem Doppelklick Lmb.png auswählen.
  7. ↑ Eine Änderung der Verkaufspreise wird in beiden Fällen nicht vorgenommen.
  8. ↑ Befindet sich noch kein Bestellposten im ausgewählten Filter, so kann das Optionsmenü nicht auf diese Weise geöffnet werden.
  9. ↑ Dies geschieht analog der Erfassung von Pfandartikeln in der Auftragsverwaltung
  10. ↑ Die Funktion zur negativen Erfassung kann unter Pfand automatisch mit negativem Vorzeichen erfassen in den Einstellungen im Register Aufträge ein- oder ausgeschaltet werden
  11. ↑ Das Zufügen von Pfand kann auch in der Bedarfsverwaltung durchgeführt werden. Dabei kann ein Lieferant ausgewählt werden, der das Pfand zurückerhält. In der Bestellverwaltung muss der Lieferant vor der Pfanderfassung ausgewählt werden.
  12. ↑ Befindet sich kein Bestellposten im ausgewählten Filter, kann das Option auf diese Weise nicht aufgerufen werden
  13. ↑ Der Begriff Liefermenge ist hierbei gleichbedeutend mit dem Begriff Bestellmenge.
  14. ↑ Diese ist bereits voreingestellt.
  15. ↑ Dies ist nur der Fall, wenn über das Feld Bestellung nicht nach einer einzelnen Bestellung gefiltert wurde.
  16. ↑ Anders als bei der Überprüfung der Bestellmengen, können hier keine neuen Posten der Bestellung zugefügt werden.
  17. ↑ Der Dialog Einkauf prüfen und buchen wird auch dann automatisch aufgerufen, wenn die Artikelpreise nicht überprüft wurden.
  18. ↑ Die Anzeigefelder rechts daneben geben Informationen darüber, ob die Nummern in Ordnung sind.
  19. ↑ Bei Überzahlungen wird der Restbetrag dem Kunden automatisch als Guthaben gutgeschrieben.
  20. ↑ Soll der Artikel doch einem anderen Lieferanten zugeordnet werden, kann die Identnummer einfach entsprechend geändert werden.
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