Lieferantenstamm

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Im Lieferantenstamm werden u.a. Lieferantenbestellungen verwaltet. Die Lieferantenverwaltung kann im Menü StammdatenTouren.png Lieferanten, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F9 aufgerufen werden.

Wie ein neuer Lieferant angelegt wird, erfahren Sie hier.

Eingabe

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Bearbeitung eines Lieferanten-Stammdatensatzes

Adressdaten

Die Adressdaten
Das Optionsmenü

Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.

Durch einen Klick auf Kopieren.png (hinter dem Eingabefeld Anrede) stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen.

Zusatzadressen

Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche Kontakte.png hinter dem Eingabefeld Vorname geöffnet wird.

Der Dialog Zusätzliche Adressen

Mit Neu.png Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf Editieren.png Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern.png Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Zusatzadressen können mit Loeschen.png oder Strg + D gelöscht werden.

Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp, beispielsweise „Lieferung“ oder „Rechnung“ einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet. Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten. Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.

Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche Telefon.png hinter dem Eingabefeld Telefon wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle[1] übergeben.

Teledaten

Die Gruppe Teledaten

Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, Internet (d.h. Internetadresse des Lieferanten), Ansprechpartner und Vertreter zur Verfügung.

Zusatzdaten

Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit Kontakte.png (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.

Der Dialog Zusatzdaten

Mit Neu.png Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf Editieren.png Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern.png Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit Loeschen.png Löschen oder Strg + D gelöscht werden.

Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen. Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Je nach Eintrag löst ein Klick auf die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld eine andere Aktion aus:

  • Ist die Kategorie Telefon.png Telefon gewählt, wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
  • Ist die Kategorie Kopieren.png Telefax gewählt, wird die Telefaxnummer in die Zwischenablage kopiert.
  • Ist die Kategorie Brief.png E-Mail gewählt, wird das externe E-Mail-Programm gestartet.
  • Ist die Kategorie Web.png Internet gewählt, wird der Internetbrowser gestartet.

Bankdaten

Die Gruppe Bankdaten

Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Im Eingabefeld Steuer Nr. kann die Steuernummer, im Eingabefeld Bank der Name der Bank und im Eingabefeld IBAN [2] die Kontoverbindung eingetragen werden. Im Eingabefeld Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Wird die Option Kein Einzug ausgewählt, ist SEPA deaktiviert.

Konditionen

Die Gruppe Konditionen
  • Im Eingabefeld Zahlweise kann eine Beschreibung der Zahlweise eingetragen oder aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen werden.
  • In den Eingabefeldern Nettotage und Skontotage können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für Nettotage eine 0 eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt, sollte in Skontotage eine 0 eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf 0 gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden.
  • In den Eingabefeldern Rabatt 1-5 können Rabattsätze in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden. Soll ein Rabatt automatisch berechnet werden, kann dieser im Eingabefeld Rabatt Fix eingetragen werden.
  • Ist die Option GEDAT Lieferant gewählt, so können für den Lieferanten die entsprechende GEDAT-Identifikation und GLN eingetragen werden.
  • Die Optionen unter Bestellweg bestimmen die Ausgabe der Lieferantenbestellungen.
  • Unter Barlieferant (Nachnahme) wird gewählt, ob Transaktionen mit dem Lieferanten bar bzw. per Nachnahme vergütet werden.
  • Mithilfe der Optionsgruppe Frachtkosten berechnen können die Frachtkosten eines Lieferanten einbezogen werden.
  • In das Eingabefeld Kunde kann eine Verknüpfung zu einem bestehenden Kundendatensatz eingefügt werden. Dadurch kann im Dialog Umsatzstatistik die Berechnung von Rückvergütungsanforderungen durchgeführt werden.
  • In das Eingabefeld KR Nr. kann eine alternative Lieferantennummer eingegeben werden, die als Kreditorennummer im DATEV-Export genutzt werden kann.
Der Dialog Guthaben ändern

Im Eingabefeld Limit kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Datensatz gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt. Setzt man "-1" ins Eingabefeld Limit des ausgewählten Kunden, wird das Anlegen eines neuen Auftrages für diesen Kunden nicht mehr möglich. Der Kunde wird dadurch gesperrt. Das Anzeigefeld Guthaben enthält Angaben über Guthaben beim Lieferanten nach Überzahlungen oder Gutschriften. Der Wert kann durch die Schaltfläche hinter dem Anzeigefeld bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt in einem Dialogfeld:

Wird die Option Wert ersetzen aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.

Das Anzeigefeld Umsatz zeigt die bisher erzielten Umsätze.

Saldo und Limit.png

Das Anzeigefeld Saldo am rechten oberen Rand des Moduls zeigt die Summe der offenen Posten. Das Anzeigefeld Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits.

Das Memofeld am rechten Rand des Registers kann genutzt werden, um Notizen zu hinterlegen.


Umsatzstatistik

Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren bei dem Lieferanten innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit Umsatz.png Umsatz im Navigationsbereich geöffnet.

Der Dialog Umsatzstatistik

Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss der Zeitraum für die Statistik angegeben und der Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Des Weiteren steht eine Selektion der Gratiswaren zur Verfügung.

  • Bei der Auswahl Verkauf werden alle Umsätze aus dem Liefersortiment des Lieferanten ermittelt. Ob der Lieferant die Waren auch geliefert hat, ist dabei unerheblich. Daher sollte die Auswahl Verkauf insbesondere bei Herstellern angewendet werden.
  • Bei der Auswahl Einkauf werden alle Bestellungen des Lieferanten ermittelt. Ob die Waren auch verkauft wurden, ist dabei unerheblich.

Die Statistik wird mit Start.png Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere wenn Strukturartikel zu berücksichtigen sind, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.

Eine Umsatzstatistik kann mit Drucken.png Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Eine Besonderheit in der Lieferantenverwaltung ist die Verwendung der Umsatzdaten für die Erstellung von Rückvergütungsanforderungen. Dazu muss in der Gruppe Rückvergütung ein Artikel hinterlegt werden, der für die Rechnungserstellung genutzt werden kann. Auf der Preisbasis dieses Artikels wird dann anhand der Wahl des Faktors Umsatz, Volumen oder Masse in der Gruppe Export die Rückvergütungssumme berechnet. Mit der Schaltfläche link (Rückvergütung in Auftrag übernehmen) hinter dem berechneten Gesamtbetrag wird ein Auftrag mit dem verknüpften Debitorenkonto des Lieferanten erstellt und die Rückvergütung erfasst.

Dokumentenverwaltung

Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über Uebersicht.png Dateien oder Strg + T geöffnet werden.

Die Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.

Um einen neuen Eintrag zur Tabelle zuzufügen, klicken Sie auf Neu.png Eintrag oder Strg + N und wählen Sie eine beliebige Datei aus. Wird ein Eintrag in der Tabelle ausgewählt zeigt die Anwendung in der Statusanzeige an, welches Programm zur Bearbeitung der Datei vom Betriebssystem verknüpft wurde. Um eine Datei aus dem Tabellenverzeichnis zu öffnen, kann die Datei angewählt und durch Oeffnen.png Öffnen oder Strg + O verwendet werden. Die Datei kann auch durch einen Doppelklick gestartet werden. Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.

Dateien des Typs RTF werden von der Anwendung mit dem integrierten Texteditor gestartet. Dieser Texteditor ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Das Erstellen von Texten im Texteditor ist mit Neu.png Text oder Strg + T möglich.

Um einen Eintrag aus der Tabelle zu entfernen, kann der Eintrag angewählt und mit Loeschen.png Löschen oder Strg + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch[3] gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden. Die Dokumentenverwaltung kann mit Ende.png Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Sortiment

Im Register Sortiment kann das Lieferprogramm des aktuellen Lieferanten eingesehen und bearbeitet werden. Ein Artikel kann, sofern er von mehreren Lieferanten bezogen wird, in der Warenverwaltung den entsprechenden Lieferanten zugeordnet werden.

Das Sortiment eines Lieferanten

Es können nur Artikel verknüpft werden, die bereits im Warenstamm angelegt wurden. Um einen neuen Artikel zum Sortiment des aktuellen Lieferanten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Starten Sie das Anlegen mit Neu.png Neu im Navigationsbereich oder Strg + N.
  2. Geben Sie im Eingabefeld Art. Nr. die interne Artikelnummer des gewünschten Artikels an und bestätigen Sie mit . Wird die Nummer falsch oder unvollständig eingegeben, öffnet sich ein Suchdialog. Wählen Sie den gewünschten Artikel aus.
  3. Geben Sie die externe Artikelnummer des Lieferanten im Eingabefeld Bst. Nr. ein.
  4. Geben Sie unter Bst. Bezeichn. eine Bezeichnung für den Artikel ein. Sie können die Schaltfläche Uebernehmen.png (Artikelbezeichnung übernehmen) hinter dem Eingabefeld verwenden, um wahlweise den Suchbegriff oder den Artikeltext des Artikels aus dem Warenstamm zu übernehmen. Sie können auch eine neue Bezeichnung eingeben.
  5. Geben Sie im Eingabefeld Staffel die übliche Bestellmenge für den Artikel ein. Diese Menge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
  6. Geben Sie im Eingabefeld Minimum die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel ein. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein. Mit der Schaltfläche Touren.png können Sie den Artikel sofort für die Bestellung beim aktuellen Lieferanten vormerken und in der Bestellverwaltung verarbeiten.
  7. Geben Sie den Einkaufspreis des Artikels bei diesem Lieferanten im Eingabefeld Netto EK ein.
  8. Speichern Sie die Eingaben mit Sichern.png Sichern oder Strg + S.

Bestellung

Nachdem die Bedarfsprüfung durchgeführt und die Bestellpositionen erfasst wurden, wird im Register Bestellung die Bearbeitung von Lieferantenbestellungen durchgeführt. Hier werden die bereits vorbereiteten und aktiven Bestellung des ausgewählten Lieferanten angezeigt. In diesem Register können Bestellposten editiert oder entfernt werden und Bestellungen aktiviert, überwacht und nach Wareneingang gebucht und abgeschlossen werden.

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Bestellfilter
Bestellstatus
Bestellsummen
Lieferstatusdialog aufrufen
Pfandposten hinzufügen
Tabellenansicht

Die Anzeige der Bestellposten kann in der Seitenleiste des Registers gefiltert werden. Dabei kann die Tabellenansicht auf eine bestimmte Bestellung eingeschränkt werden, indem in das gleichnamige Eingabefeld eine Bestellnummer eingegeben und der Filter mit der Schaltfläche Login.png hinter dem Eingabefeld aktiviert wird. Um die Anzeige zurückzusetzen, kann der Filter mit der Schaltfläche Beenden.png ausgeschaltet werden.

Bestellungen an einen Lieferanten werden anhand des Bestellstatus gefiltert. Der Anzeigefilter bietet für jeden möglichen Status eine Option. Die Anzeige der Bestellsummen darunter gibt die Gesamtsumme aller Bestellposten im jeweiligen Bestellstatus wieder.

In der Navigation stehen in Abhängigkeit vom Anzeigefilter Buchungsoptionen oder der Bestelldruck zur Verfügung.

Bestellposten bearbeiten

Es können keine neuen Artikelposten zugefügt werden. Es ist jedoch möglich, Posten zu bearbeiten und Pfandposten hinzuzufügen.

Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.

Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von Waren.png auf Pfeilrunter.png oder machen Sie einen Rechtsklick Rmb.png in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden.

Pfandartikel können mit der Schaltfläche Pfand.png neben dem Anzeigefeld Pfand oder mit Strg + L hinzugefügt werden.[4]

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden. Der Posten muss zunächst angewählt werden. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von Waren.png auf Pfeilrunter.png oder machen Sie einen Rechtsklick Rmb.png in die Tabelle.

Lieferantenbest lieferanten gratisabzug.png

Im Dialog kann die Gratismenge angegeben werden. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellungen aktivieren

Um Bestellposten zu aktivieren, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden. Mit Touren.png Bestellen oder Strg + P werden die nicht bestellten Posten je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt, als Text oder Orderdatei per E-Mail zugestellt.

Bestellungen überwachen

Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um den Status eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + A angewählt werden. Der Statusdialog wird geöffnet.

Lieferantenbest lieferanten status.png

Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Bisherigen Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.

Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.

Wareneingänge

Um Wareneingänge zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren oder Strg + G in den Status „geliefert“ versetzt werden.

Wenn alle Bestellposten als geliefert deklariert und in Bestand gebucht werden sollen, kann dies durch die Schaltfläche Sichern.png Eingang durchgeführt werden.

Wareneingang buchen

Um gelieferte Waren einzubuchen, muss der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Artikel einzubuchen, muss dieser in der Tabelle angewählt und die Schaltfläche Preise.png Buchen betätigt werden. Das Buchen von Bestellposten erhöht den Warenbestand um die bestellte Stückzahl.

Aktualisieren der Einkaufspreise

Sofern sich der Einkaufspreis des Artikels beim Lieferanten der aktuellen Bestellung vom hinterlegten Einkaufspreis im Warenstamm unterscheidet, wird ein Hinweis eingeblendet.

Lieferantenbest lieferanten preis.png

Die Option Artikelstamm prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des Warenstamms.

Dieser Preis sollte als Grundlage für die Kalkulation der Verkaufspreise genutzt werden.

Die Option Lieferantensortiment prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des aktuellen Lieferanten.

Eine Änderung der Verkaufspreise wird nicht vorgenommen.

Die Aktualisierung der Einkaufspreise kann in drei Stufen automatisiert werden:

Mit der Option Vor jeder Preisänderung rückfragen wird - sofern sich der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung vom Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment unterscheidet - ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Mit der Option Höhere Preisänderung automatisch aktualisieren wird - sofern der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung höher ist, als der Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment - automatisch aktualsiert. Bei einem niedrigerem Einkaufspreis wird ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Diese Option vereinfacht die automatische Weitergabe von Preiserhöhungen, ohne der Gefahr der Übernahme von niedrigeren (Angebots)preisen.

Mit der Option Alle Preise automatisch aktualisieren werden alle Einkaufspreise im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment automatisch aktualisiert.

Einkaufsrechnung prüfen

Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Dazu wird der Dialog "Einkauf buchen" aufgerufen.

Einkauf-buchen.png



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Fußnoten:

  1. Details über TAPI entnehmen Sie der Dokumentation des Betriebssystems.
  2. Alternativ können Bankleitzahl und Kontonummer in den jeweiligen Feldern eingegeben und die IBAN mit Vkpreis.png berechnet werden.
  3. Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!
  4. Das Zufügen von Pfand kann auch in der Bedarfsverwaltung durchgeführt werden. Dabei kann ein Lieferant ausgewählt werden, der das Pfand zurückerhält. Im Register Bestellung der Lieferantenverwaltung muss der Lieferant vor der Pfanderfassung ausgewählt werden.