Excel Funktionen

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In diesem Abschnitt werden einige Funktionen aufgeführt, die beim Strukturieren von Stammdaten in Excel nützlich sind:

Nützliche Excel-Funktionen

Hier eine Auswahl nützlicher Excel-Funktionen:

SUMME

SUMME summiert Felder und Feldbereiche

Beispiel: Es sei: A1 = 1, B2 = 2, C3 = 3, C4 = 4, D3 = 5, D 4 = 6 

 =SUMME(A1;B2;C3-D4)

Das Ergebnis lautet 21

WENN

WENN prüft Bedingungen

Beispiel: Es sei A1 = 1, B2 = 2, C3 = 3 

 WENN(A1=1;B2;C3)

Das Ergebnis lautet 2

UND/ODER

UND und ODER verknüpfen Bedingungen

Beispiel: Es sei A1 = 1, B2 = 2 

 UND(A1=1;B2=2)

Das Ergebnis lautet WAHR 

 ODER(A1=1;B2=1)

Das Ergebnis lautet FALSCH

VERKETTEN

VERKETTEN fügt Zeichenketten zusammen

Beispiel: Es sei: A1 = "Hallo", B2 = "Welt" 

 =VERKETTEN(A1;" ";B2)

Das Ergebnis lautet Hallo Welt

WENN + VERKETTEN

Das Verketten wird durch Bedingungen gesteuert

Beispiel: Es soll eine numerische Anzahl (1..5) im Feld A1 angewendet werden, um Spalten (A1, .. F1) zu verketten 

 =WENN(A1 = 1; VERKETTEN(B1); 
    WENN(A1 = 2; VERKETTEN(B1; " "; C1); 
      WENN(A1 = 3; VERKETTEN(B1; " "; C1; " "; D1); 
        WENN(A1 = 4; VERKETTEN(B1; " "; C1; " "; D1; " "; E1); 
          WENN(A1 = 5; VERKETTEN(B1; " "; C1; " "; D1; " "; E1; " "; F1);
          "")
        )
      )
    )
  )

WECHSELN

WECHSELN ersetzt Teile von Zeichenketten

Beispiel: Es sei: A1 = "Hallo Welt", B2 = "Welt" 

 =WECHSELN(A1;B2;"";1)

Das Ergebnis lautet Hallo

GLÄTTEN

GLÄTTEN entfernt führende oder angehängte Leerzeichen

Beispiel: Es sei: A1 = " Welt" 

 =GLÄTTEN(A1)

Das Ergebnis lautet Welt

RUNDEN

RUNDEN ermöglicht das kaufmännische Runden von Nachkommastellen. Mit ABRUNDEN wird immer abgerundet, mit AUFRUNDEN immer Aufgerundet.

Beispiel: Es sei: A1 = 3,14159265359 

 =RUNDEN(A1; 2)

Das Ergebnis lautet 3,14 

 =AUFRUNDEN(A1; 2)

Das Ergebnis lautet 3,15 

 =ABRUNDEN(A1; 2)

Das Ergebnis lautet 3,14

GROSS2

GROSS2 formatiert Groß/Kleinschreibung

Beispiel: Es sei: A1 = "HALLO" 

 GROSS2(A1)

Das Ergebnis lautet Hallo

LINKS

LINKS extrahiert das erste Wort in einer Zelle.

Es sei: A1 = "Hallo Welt" 

 LINKS(<Zelle>;SUCHEN(" ";<Zelle>)-1)

Das Ergebnis lautet Hallo

TEIL

Um ein weiteres Wort zu extrahieren, kann TEIL verwendet werden. Im Beispiel wird das zweite Wort extrahiert. 

 TEIL(<Zelle>;FINDEN(" ";<Zelle>)+1;FINDEN(" ";<Zelle>;FINDEN(" ";<Zelle>)+1)-FINDEN(" ";<Zelle>)-1)

Das Ergebnis lautet WELT

SVERWEIS

SVERWEIS sucht nach Wertepaaren

Beispiel: Es sei A1 ein Wert und B2-D4 ein Wertebereich. 

 SVERWEIS(A1; B2-D4; 2; FALSCH)

Das Ergebnis ist der aus D2-D4, in dessen Bereich B2-D4 ein identischer Wert zu A1 enthalten ist

Excel-Werkzeuge

Hier eine Auswahl nützlicher Excel-Werkzeuge:

Inhalte einfügen

Fügt den Inhalt der Zwischenablage in einem gewünschten Format ein.

Beispiel: Werte aus Formeln direkt einsetzen.

Suchen/Ersetzen

"Suchen/Ersetzen" sucht in markierten Feldern nach Zeichenketten oder Teilketten und kann diese auch ersetzen.

Beispiel:

" " durch " " kann rekursiv verwendet werden, um doppelte Leerzeichen zu eliminieren

Text in Spalten

"Text in Spalten" kann Zeichenketten eines Feldes zerlegt und in die Spalten rechts des Feldes verteilen. Dabei können Trennzeichen angegeben werden.

Beispiel:

"Kasten 24 x 0,33" kann in "Kasten", "24", " x ", "0,33" zerlegt werden.

Gültigkeit

Gültigkeit kann Dateneingaben filtern. Es können Wertebereiche definiert werden oder Beschränkungen mit "Jeder Wert" aufgehoben werden.

AutoFilter

"AutoFilter" ermöglichen das Filtern von Spalten durch Auswahlboxen.

Daten sortieren

"Daten sortieren" ermöglicht das Sortieren aller Spalten.

Fenster fixieren

"Fenster fixieren" ermöglicht das Anheften der obersten Zeile(n) und damit eine verbesserte Übersicht in langen Tabellen.


Tastaturkombinationen

Die folgenden Tastenkombinationen vereinfachen Formatierung und Zeilenbearbeitung.

Taste Funktion
Strg + 1 Format-Dialog aufrufen
Strg + 2 Fettschrift
Strg + 3 Kursivschrift
Strg + 4 Untersteichen
Strg + 5 Durchstreichen
Strg + <leer> Ganze Zeile markieren
Strg + - Markierte Zeile löschen


Taste Funktion
Strg + ⇑ + % Als Prozentwert formatieren
Strg + ⇑ + ! Als Dezimalzahl (-#.##0,00) formatieren
Strg + ⇑ + $ Als Währungswert (-#.##0,00 €) formatieren
Strg + ⇑ + & Als Standardwert formatieren
Strg + . Aktuelles Datum (DD.MM.YYYY) einfügen
Strg + ⇑ + . Aktuelle Uhrzeit (HH:MM) einfügen

Fehler und Probleme bei der Excel-Nutzung

In den folgenden Abschnitten werden typische Probleme mit Excel beschrieben. Die Informationen sollten Datenverluste verhindern.

Rundungsfehler

Rundungsfehler entstehen bei zu wenigen Nachkommastellen im Zellformat.

Bei sehr langen Gleitkommazahlen sollte die Genauigkeit der Zelle passend formatiert werden.

Rechenfehler

Insbesondere die falsche Auslegung von "Punkt vor Komma" sind ein häufiges Problem.

Terme sollten möglichst kleinteilig in Klammern gesetzt werden.

Sortieren

Excel grenzt die Auswahl der Spalten ein, wenn eine Spalte keine Überschrift trägt und/oder keine Zellen innerhalb der Spalte Inhalte haben. Vor dem Sortieren muss daher immer sichergestellt werden, dass der gesamte Datenbereich in die Sortierung einbezogen wird. Ist dies nicht der Fall, werden Spalten dann nicht vollständig sortiert und die Daten sind danach nicht mehr konsistent.

Es ist also ratsam, die Ansicht der Tabelle vor dem Sortieren so weit zu verkleinern, so dass man den gesamten Datenbereich überblickt.

AutoFilter

Der Autofilter kann zu Abstürzen führen, daher sollten Dokumente vor der Einrichtung oder dem Entfernen gesichert werden. Der Autofilter zeigt zwar die Filterergebnisse als Block an, die ausgeblendeten Zeilen oder Spalten sind jedoch weiterhin vorhanden. Dies führt zu Fehlern bei Operationen nach dem Markieren, beispielsweise sind Summen nicht korrekt oder beim Einfügen von Informationen werden auch ausgeblendete Zellen ersetzt.

Kopieren und Einfügen sollte bei aktivem Autofilter nur für einzelne Zellen eingesetzt werden.

Führende Null

Zahlen werden immer ohne führende "0" geschrieben, was bei Telefonnummern zu Problemen führt, da die führende "0" der Vorwahl entfernt wird. Es ist jedoch keine gute Lösung, die Zelle als Text zu formatieren, Sonderformate wie BLZ oder PLZ auszuwählen oder eine Mindestlänge, beispielsweise "00000" für Postleitzahlen, vorzugeben, da beim Speichern diese Information verloren geht, wenn die Speicherung beispielsweise als CSV-Datei erfolgt.

Um Nummernwerte mit führender "0" zu speichern, sollten diese mit zusätzlichen Zeichen innerhalb der Zeichenkette versehen werden

Beispielsweise können in Telefonnummern Vorwahlen durch "-" vom Ortsnummernbereich getrennt werden.

Lange Zahlen

Ebenfalls höchst Problematisch sind lange Zahlen. Diese Werte werden automatisch in eine wissenschaftlicher Notation, beispielsweise "1,58575E+14", anstatt "158575433884422". Beim Sichern dieser Werte gehen Informationen verloren, so dass beispielsweise EAN-Barcodes nicht verfälscht werden. Das Speichern funktioniert dann, beim nächsten Laden der Datei werden die Werte aber wieder in der wissenschaftlichen Notation dargestellt.

Die Spalten müssen also nach dem Laden der Datei jedes Mal erneut als Zahl formatiert werden

Das Verändern von Zelleninhalten kann auch zu Verlust anderer Informationen führen.

Aus diesem Grund dürfen DATEV-Buchungsstapel nicht in Excel bearbeitet werden

Zeilenumbrüche

Excel erlaubt Zeilenumbrüche, diese kann man währen der Eingabe mit ALT+INHALT einfügen.

Der Import eines mehrzeiligen Feldes ist nicht möglich!

Um Zeilenumbrüche zu entfernen, kann die Ersetzen-Funktion verwendet werden:

  1. Suchen/Ersetzen mit Strg + H aufrufen
  2. Im Feld Ersetzen von ALT GR + 0 → 1 → 0 eingeben
  3. Das Feld Ersetzen durch leer belassen oder ein Leerzeichen eingeben.
  4. Die Schaltfläche Alles Ersetzen drücken
Es muss ALT GR gedrückt werden, nicht ALT. Die Ziffern müssen über den Nummernblock bei gedrückter ALT GR eingegeben werden.

Dateiformate

Excel versucht zu verhindern, dass Dokumente im Format CSV oder XLS gespeichert werden. Es wird auf Kompatibilitätsprobleme oder Verlust von Daten hingewiesen. Kompatibilitätsprobleme sind jedoch bisher nie aufgetreten, wenn man ältere Formate verwendet.

Naturgemäß werden Formeln und Formate beim Sichern als CSV nicht gespeichert
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