Kasse
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Der Kassendialog kann im Menü Kassensystem → Kassieren oder mit Strg + F8 aufgerufen werden.
Die folgenden Seiten helfen Ihnen, die Anwendung zu installieren, zu konfigurieren und die wichtigsten Funktionen kennenzulernen.
Die grundlegenden Eigenschaften zu Preisgruppe und Preisberechnung Brutto/Netto werden im zugehörigen Kundenkonto der Kasse eingestellt.
Sollten Sie bei der Benutzung der Kasse auf Probleme stoßen, erhalten Sie hier Hilfestellung zu Störungsbeseitiung.
Die Erklärung des Kassensystems
Über die Hauptseite Kasse lassen sich folgende Seiten aufrufen:
Registrieren
Funktionstasten des Kassendialogs
Rabatte gewähren
Rabatte können immer nur auf den zuletzt registrierten Posten gewährt werden. Geben Sie dazu den gewünschten Prozentsatz über den Ziffernblock ein und drücken Sie auf %. Die Zwischensumme wird sofort aktualisiert.
Preisgruppe wechseln
Während des Registriervorgangs kann in eine andere Preisgruppe gewechselt werden. Mit VK Wechseln wird die jeweils nächste Preisgruppe in alphabetischer Reihenfolge aktiviert. Ein Preisgruppenwechsel wirkt sich nicht auf bereits erfasste Artikel aus. Der Name der aktuellen Preisgruppe wird in der untersten Zeile der Anzeige ausgegeben.
Ist ein anderer Preis anstatt des Standardpreises des Kassensystems ausgewählt, wird die Anzeige gelb eingefärbt. Ist ein Sonderpreis für einen Artikel hinterlegt, wird die Anzeige rot eingefärbt. Ein zeitlich begrenzter Aktionspreis wird grün eingefärbt.
Mit dem Wechsel der Preisgruppe werden Aktionspreise deaktiviert, die nicht für alle Preisgruppen zugewiesen sind. Die Preisgruppe wird nach dem aktuellen Vorgang auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt. Beim Wechsel des Kundenkontos wird die Preisgruppe des Kunden aktiviert. Dabei werden auch Sonder- und Aktionspreise des Kunden aktiviert.
Posten löschen
Nach dem Registrieren eines Artikels kann dieser bis zum Abschluss des Kassiervorgangs wieder gelöscht werden. Dazu muss der gewünschte Artikel in der Protokolltabelle angewählt und mit Posten löschen oder Entf gelöscht werden.
Anzeige zurücksetzen
Um die Anzeige zurückzusetzen, drücken Sie auf CLEAR.
Preis ersetzen
Der Preis eines Artikels kann geändert werden.
So wird's gemacht:
- Der letzte registrierte Artikel ist bereits ausgewählt. Wenn ein anderer Artikelpreis geändert werden soll, wählen Sie den gewünschten Artikel aus dem Protokollbereich aus.
- Geben Sie den neuen Preis über den Ziffernblock ein. Beachten Sie, dass das Komma korrekt gesetzt ist und der Preis richtig eingegeben wurde.
- Bestätigen Sie die Änderung mit der roten Funktionstaste Preis ersetzen oder EINFG.
Der Preis wird nun einmalig für den gewählten Artikel überschrieben.
Wenn der eingegebene Preis auch permanent den bisherigen Preis ersetzen soll, kann dies unmittelbar nach der Eingabe des geänderten Artikelpreises durchgeführt werden:
- Drücken Sie die silberne Taste Preis oder Strg + E.
- Bestätigen Sie den Hinweisdialog.
Der Preis des Artikels wird für die aktive Preisgruppe im Warenstamm geändert.
Storno
Bis zum Abschluss des Kassiervorgangs kann der Vorgang mit Auftrag stornieren abgebrochen und verworfen werden.
Warteschleife
Ein aktiver Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit in die Warteschleife versetzt werden, sofern diese noch nicht belegt ist.
Die Übertragung wird mit HOLD durchgeführt. Die Taste wird weiß eingefärbt und im Statusbereich wird „HOLD“ gelb eingefärbt; der aktive Kassiervorgang ist nun geparkt. Es kann nun ein neuer Kassiervorgang gestartet werden. Wichtig: Es kann immer nur ein Kassiervorgang gehalten werden.
Ein geparkter Kassiervorgang kann mit HOLD wieder aktiviert werden. Doch der laufende Kassiervorgang muss zunächst storniert oder abgeschlossen werden. Nach der Reaktivierung steht die Warteschleife wieder zur Verfügung.
Bei aktiver Warteschleife kann der Kassendialog nicht beendet werden. Zum Beenden des Kassendialogs muss ein geparkter Auftrag also reaktiviert und storniert oder abgeschlossen werden.
Buchungskonten
Die Kontenschaltflächen können während des Kassiervorgangs jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden[1].
Die Schaltfläche NETTO schaltet zwischen Privat- und Gewerbekunden um. Wenn die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „NETTO“ gelb eingefärbt sind, werden auf dem Kassenbon Posten und Summen als Nettowerte ausgegeben sowie die Umsatzsteuer ausgewiesen. Bei der Pfandberechnung wird im Modus „Netto“ Mehrwertsteuer auf den Pfandumsatz aufgeschlagen. Beim erneuten Drücken der Taste werden die Eigenschaften des Kassenkontos wieder aktiviert.
Kundenkonten
Die Schaltfläche KUNDE ermöglicht die Zuweisung von Kundeneigenschaften auf den Kassiervorgang. Damit werden die Eigenschaften Gewerbekunden, Pfandberechnung und Preisgruppe sowie Sonder- und Aktionspreise anhand des gewählten Kundendatensatzes zugewiesen. Bei Aktivierung ist die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „KUNDE“ gelb eingefärbt. Die Zuweisung des Kunden kann vor dem Drücken der Taste durch Eingabe der Kundennummer oder anhand des Suchdialogs nach dem Drücken der Taste erfolgen. Beim erneuten Drücken der Taste nach dem Zuweisen eines Kunden wird das Kassenkonto wieder aktiviert.
Mit der Schaltfläche Neu kann ein Kunde auch neu angelegt werden.
Bargeldlose Zahlung mit EC-Cash
Die Kasse unterstützt bargeldlosen Zahlungen und kann kartenlesegeräte direkt ansteuern. Wenn die Ansteuerung nicht aktiviert wurde, kann die Kasse bei der Zahlung manuell zwischen Bargeld oder bargeldlosen Zahlung unterschieden.
Kartenzahlung ohne Anbindung an ein Kartenterminal
Will der Kunde bargeldlos zahlen, kann jederzeit während des Kassiervorgangs mit EC zwischen Bargeldzahlung oder bargeldloser Zahlung umgeschaltet werden.
Wenn das bargeldlose Zahlen aktiviert wurde, ist [EC] weiß eingefärbt.
Der Kassiervorgangs wird mit TOTAL abgeschlossen.
Kartenzahlung mit Anbindung an ein Kartenterminal
In diesem Abschnitt wird die bargeldlose Zahlung mit Ansteuerung des Kartenterminals beschrieben:
Das Registrieren von Artikeln wird mit ZWISCHENSUMME abgeschlossen und die Bezahlung eingeleitet. Will der Kunde bargeldlos zahlen, wird mit EC der Zahlbetrag an das Kartenterminal übermittelt und die Kundenanzeige "EC" eingefärbt. Bei einer bargeldlosen Zahlung muss nun abgewartet werden, bis der Bezahlvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Ist der Vorgang erfolgreich, wird das System wieder freigegeben und der Kassenbon gedruckt. Bei bargeldloser Zahlung werden auf dem Kassenbon Kartentyp und Transaktionsinformationen ausgegeben. Die Kassenlade wird nicht geöffnet.
Probleme bei Kartenzahlung
In diesem Abschnitt werden mögliche Probleme beschrieben:
Wenn der Vorgang nicht abgeschlossen werden konnte, weil das Kartenlesegerät nicht reagiert hat, können Sie Folgendes tun:
- Mit Wiederholen können Sie einen neuen Versuch starten.
- Mit Manuell können Sie die Kartenzahlung ohne Ansteuerung des Kartenlesegeräts durchführen.
- Mit Abbrechen können Sie den Vorgang abbrechen, der Kunde bezahlt dann bar. In diesem Fall wird die Taste EC ausgeschaltet und auf Barzahlung umgeschaltet.
Wenn der Bezahlvorgang nicht abgeschlossen werden konnte, weil die Karte nicht lesbar ist, nicht schnell genug präsentiert wurde oder abgelehnt wurde, können Sie Folgendes tun:
- Mit Wiederholen können Sie einen neuen Versuch, auch mit einer anderen Karte, starten.
- Mit Manuell können Sie die Kartenzahlung ohne Ansteuerung des Kartenlesegeräts durchführen.
- Mit Abbrechen können Sie den Vorgang abbrechen, der Kunde bezahlt dann bar. In diesem Fall wird die Taste EC ausgeschaltet und auf Barzahlung umgeschaltet.
Registrierung von Pfand
Das Kassensystem kann mit Pfand in den Modus Pfandregistrierung versetzt werden, um zurückgegebenes Pfand zu registrieren. Die Kategorietasten werden ausgeblendet, die Pfandtasten und das Pfandprotokoll eingeblendet.
Das Registrieren von Pfand kann durch das Anwählen des gewünschten Pfandartikels erfolgen. Die Minusfunktion wird automatisch aktiviert. Multiplikatoren, Suchfunktion und Gebindetasten[2] sind wie bei der Warenregistrierung verfügbar.
Pfandrücknahmekasse
Die Pfanderfassung kann in den Einstellungen als Standardgebinde ausgewählt werden, das System kann dann als Pfandrücknahmekasse verwendet werden.
Mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + L kann die Pfanderfassung als Standardgebinde aktiviert werden. Das System kann dann bis zum erneuten Umschalten oder spätestens bis zum Beenden der Kasse als Pfandrücknahmekasse verwendet werden.
Pfandcoupons entwerten
Einfache Pfandcoupons können Während eines Kassiervorgangs jederzeit entwertet werden, indem wahlweise der Barcode auf dem Coupon gescannt wird oder die Couponnummer eingetippt wird. Pfandcoupons können nur einmal entwertet werden.
Hinterlegte Pfandcoupons mit einem Namen können automatisch entwertet werden, wenn diese Option aktiv ist. Es muss dann zu Beginn des Kassiervorgangs der Name eingegeben und HOLD gedrückt werden. Die Pfandrücknahme wird übernommen.
Automatencoupons entwerten
Das Erfassen von Pfandcoupons aus einem externen Pfandrücknahmesystem, beispielsweise aus einem Automaten, ist möglich, wenn die Kennung des Rücknahmesystems und der Couponwert auf dem Coupon hinterlegt werden. Der Rücknahmecoupon muss nach der Erfassung vernichtet werden, da er nicht gegen mehrfaches Erfassen gesichert werden kann.
Vorgang abschließen
Der Abschluss eines Vorgangs wird durch das Aufrufen der Zwischensumme eingeleitet.
Zwischensumme
Die Zwischensumme kann mit ZWISCHENSUMME oder / aufgerufen werden. Es wird der Gesamtwert des Auftrags angezeigt. Bei Barzahlung kann nun der Zahlbetrag des Kunden eingegeben werden, damit die Kasse das Wechselgeld berechnet.
Pfandcoupons
Wird während einem Kassiervorgang ausschließlich Pfand zurückgenommen, wird durch das Drücken der Taste ZWISCHENSUMME oder / entsprechend den Voreinstellungen
- automatisch ein Pfandcoupon gedruckt, oder
- die Kassenlade zur Auszahlung des Guthabens geöffnet, oder
- nach Rückfrage wahlweise ein Pfandcoupon gedruckt oder die Kassenlade geöffnet.
Der Auftrag wird automatisch abgeschlossen, ohne dass TOTAL gedrückt werden muss.
Nach der Ausgabe des Pfandcoupons oder dem Öffnen der Kassenlade kann anschließend wie gewohnt ein Kassenbon gedruckt werden.
Total
Mit TOTAL oder / wird der Vorgang abgeschlossen und der Zustand der Kontentasten ausgewertet. Bei Barzahlung wird die Kassenlade geöffnet und, sofern der Zahlbetrag des Kunden eingegeben wurde, das Wechselgeld berechnet und angezeigt. Der Vorgang kann nicht mehr bearbeitet werden. Es kann ein neuer Vorgang gestartet oder der Kassendialog mit Ende geschlossen werden.
Zahlung
Funktionsüberblick
Die Zahlungs-Funktion ermöglicht die Registrierung von Ein-und Auszahlungen, die nicht durch den Kassenverkauf von Artikeln bedingt ist. So können Kunden beispielsweise ihre offenen Rechnungen auch an der Kasse begleichen (Bar/EC möglich), oder der Kassierer kann einen Lieferanten direkt vor Ort in Bar auszahlen.
Abwicklung von Zahlungen
Damit die Funktion genutzt werden kann, muss der aktuelle Vorgang abgeschlossen oder storniert werden. Ein Klick auf Zahlung oberhalb der Zwischensumme-Taste öffnet den Zahlungsdialog.
Um eine Kassenzahlung zu registrieren,
- Wählen Sie zunächst, ob eine Einzahlung oder eine Auszahlung verbucht werden soll.
- Geben Sie den gewünschten Betrag ein.
- Aktivieren Sie die vom Kunden gewünschte Zahlungsart, indem sie zwischen BAR und EC wählen. Bei Auszahlungen besteht keine EC-Option.
- Geben Sie im Feld Text den Zahlungszweck an.
- Wenn die Rechnungsnummer bekannt ist, an die die Zahlung verbucht werden soll, tragen Sie diese im Eingabefeld Text ein und bestätigen Sie mittels Auftrag[3].
- Wenn die Nummer der Rechnung nicht bekannt ist, starten Sie über Kunde (bzw. Lieferant bei Auszahlungen) die Suchfunktion. Wählen Sie zunächst den betreffenden Kunden/Lieferanten und dann eine offene Rechnung aus.
- Wenn noch keine entsprechende Rechnung vorhanden ist oder Sie diese nicht auffinden können, wählen Sie die Option Unbekannt. Hinterlassen Sie im Eingabefald Text eine Beschreibung, über die der Zweck der Zahlung später nachvollzogen werden kann. (Lesen Sie mehr im folgenden Abschnitt Unbekannte Zahlungen)
- Bestätigen Sie die Zahlung mit Sichern.
Unbekannte Zahlungen
Die Angabe des Zahlungszwecks als unbekannt ist nur in wenigen Ausnahmesituationen sinnvoll, wenn keine Rechnung in der Datenbank hinterlegt ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde Ihnen bereits im voraus Geld für eine zukünftige Leistung hinterlegen möchte oder ein Lieferant direkt vor Ort in bar ausgezahlt werden soll. In diesen Fällen muss die Zahlung im Nachhinein einer Rechnung zugeordnet werden.
In allen anderen Fällen empfiehlt sich jedoch die Zuordnung einer Rechnung über Auftrag bzw. Kunde/Lieferant bei Registrierung der Zahlung. Nach erfolgter Zuordnung wird der gezahlte Betrag automatisch mit dem Rechnungssaldo verrechnet und ein eventueller Überschuss als Guthaben hinterlegt.
Nachträgliche Zuordnung von Unbekannten Zahlungen
Als Unbekannt deklarierte Zahlungen werden im Standardziel Geldtransit und nicht auf den Konten Bar oder Bank verbucht.
Der Dialog zur Zuordnung einer unbekannten Zahlung befindet sich im Buchungsmanager.
Um nachträglich eine Einzahlung einer Rechnung zuzuordnen,
- Öffnen Sie den betreffenden Auftrag in der Auftragsverwaltung auf der Startseite oben Links.
- Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.
- Wählen Sie unter An Konto die Option Geldtransit aus.
- Wählen Sie unter Eingang das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die Zahlung getätigt wurde.
Um nachträglich eine Auszahlung einer Rechnung zuzuordnen,
- Öffnen Sie über Stammdaten → Lieferanten das Lieferantenverzeichnis
- Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste und navigieren zum Register Bestellung.
- Wählen Sie den Filter Gebuchte Posten und wählen Sie den gewünschten Rechnungsposten an.
- Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.
Nun können Sie sich über die Schaltfläche rechts des Eingabefeldes Betrag oder per Zuordnen in der Navigationsleiste alle noch nicht zugeordneten Zahlungen anzeigen lassen.
Um eine der Zahlungen dem aktiven Auftrag zuzuordnen, wählen Sie die Relevante aus und bestätigen Sie mit Sichern. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.
Tastaturbedienung
Der Kassendialog kann teilweise durch Tastaturbefehle bedient werden. Funktionen können nur mit Tastaturbefehlen aufgerufen werden, wenn der aktive Benutzer über die entsprechenden Benutzerrechte verfügt.
Taste | Schaltfläche | Funktion |
---|---|---|
A..Z | Zeichen | |
0..9 | 0 .. 9 | 0 .. 9 |
, | , | Komma aktivieren/deaktivieren |
- | - | Minus aktivieren/deaktiveren |
* | * | Multiplikator aktiveren/deaktivieren |
/ | ZWISCHENSUMME, TOTAL | Zwischensumme oder Total |
↵ | Finden bzw. Wiederholen | Artikel finden bzw. Aktion wiederholen |
Entf | Posten löschen | Ausgewählten Posten löschen |
Einfg | Preis ersetzen | Preis ersetzen |
Esc | CLEAR | Anzeige zurücksetzen |
STRG+A | Auftrag stornieren | Auftrag stornieren |
STRG+H | Support | Fernwartung starten |
STRG+W | Ende | Kassendialog beenden |
STRG+L | PFAND | Pfandmodus umschalten |
STRG+P | Druck | Kassenbon drucken |
STRG+K | KUNDE | Kunden finden |
STRG+B | Barcode | Barcode im Artikelstamm ändern |
STRG+E | Preis | Preis im Artikelstamm ändern |
STRG+⇑+I | Ansicht | Protokolltabellen anzeigen |
F1 | FLASCHE | Gebinde auf Flasche schalten |
F2 | KISTE | Gebinde auf Kiste schalten |
F3 | KOMBI | Gebinde auf Kombi schalten |
F4 | ANBRUCH | Gebinde auf Anbruch schalten |
F5 | AUSGL | Ausgleichsfunktion ein/ausschalten |
F6 | PFAND | Pfandmodus ein/ausschalten |
F7 | VK wechseln | Preisgruppe wechseln |
F8 | HOLD | Warteschleife umschalten |
F9 | Finden bzw. Wiederholen | Artikel finden bzw. Aktion wiederholen |
F10 | Druck | Kassenbon drucken |
F11 | EC | Konto Bar/EC- Cash umschalten |
F12 | NETTO | Privat- und Gewerbekunden umschalten |
STRG+F9 | Abschluß | Kassenabrechnung starten |
STRG+F10 | Protokoll | Kassenprotokolle anzeigen |
STRG+F12 | Login | Kasse sperren/Benutzeranmeldung |
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Fußnoten: