Stammdatenimport

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(Administrationsfunktionen → Sie sind auf der Seite Stammdatenimport)

Der integrierte Stammdatenimport ermöglicht das rationelle Einlesen von vorhandenen Datenstämmen und hilft bei der sogenannten Erstdatenübernahme. Der Stammdatenimport kann mit dem Menüpunkt Optionen→Administration→Stammdatenimport gestartet werden.

Einen Artikelstamm generieren
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Im Register „Artikelstamm generieren“ ist das Erstellen eines neuen Artikelstamms mit wenigen Daten möglich. Durch Kombination von Informationen werden beispielsweise automatisch Artikelnummern und Pfandverknüpfungen erstellt.
Um einen Artikelstamm zu erstellen muss im Auswahlfeld „Preisgruppen“ die Anzahl der gewünschten Preisgruppen eingestellt werden[1]. Mit Vorlagendatei erstellen wird eine Vorlagendatei (CSV) im Vorlagenordner der Installation generiert. Diese wird zur Bearbeitung geöffnet[2]. Die Feldvorgaben sind in der Vorlagendatei enthalten. Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:
Feld Erläuterungen
Warengruppe Name der Produktgruppe, beispielsweise „Biere“ oder „Coke“. Die Angabe sollte einem Eintrag in der Hilfstabelle "Warengruppen" entsprechen
Hersteller Name des Produzenten, beispielsweise „Becks“ oder „Coca Cola“
Artikel Name des Artikels, beispielsweise „Pils“ oder „Light“
Flasche Inhalt einer Flasche oder Fass in Liter, beispielsweise „50“ oder „1“
Kasten Anzahl der Flaschen in einem Kasten, beispielsweise „0“ oder „12“. Bei Fässern wird eine "0" eingetragen
Gebinde Typ des Gebindes, beispielsweise „Fass“ oder „Kasten“. Die Angabe sollte einem Eintrag in der Hilfstabelle "Einheiten" entsprechen
Barcode EAN- Produktcode
Lieferant Kundennummer des Betriebes beim Hauptlieferanten. Dies ist insbesondere der Lieferant, an den Umsatzdaten zurückgemeldet werden
Einkaufspreis Netto ohne Währungszeichen, beispielsweise „51,29“ oder „4,69“
MwSt. Mehrwertsteuersatz „Voll“, „Halb“ oder „0“
Pfand Erste Ziffer zugehöriger Pfandartikel, beispielsweise „6“ oder „3“. Die Angabe sollte der ersten Ziffer eines Pfandartikels in der Pfandtabelle entsprechen
Gewicht Kilogramm ohne Einheit, beispielsweise „75,00“ oder „15,25“
Preis Kasten[n] Nettopreis Kästen oder Fässer, beispielsweise „80,00“ oder „12,00“
Preis Flasche[n] Nettopreis für Flaschen, beispielsweise „0“ oder „0,90“. Wenn kein Flaschengebinde enthalten ist, wird eine "0" eingetragen.
Als Datentypen sind möglich:
Datentyp Erläuterungen
Zeichenkette(10) Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkt und Komma. Keine Sonderzeichen (Hochkomma, Anführungszeichen, Semikolon und Zeilenwechsel). Die maximale Zeichenanzahl wird in der Klammer angegeben
Ganzzahl Positive oder negative Zahlen ohne Nachkommastellen
Fließkommazahl Positive oder negative Zahlen mit beliebig vielen Nachkommastellen
Bei einigen Feldern ist eine gültige Eingabe nur innerhalb eines angegebenen Wertebereichs erlaubt.
Nach Fertigstellen einer Vorlagendatei kann diese für den Import zugewiesen werden. Nummernkreise für Artikelnummern werden wie folgt unterteilt:
  • Warengruppe: Sortierung nach Produktart, beispielsweise „1“ für “Biere“
  • Hersteller: Sortierung nach Hersteller, beispielsweise „01“ für „Becks“
  • Artikel: Sortierung nach Artikel, beispielsweise „01“ für „Pils“
Die Packungsgröße in Form der Gebindeendziffern wird durch die Anzahl der Flaschen in einem Kasten oder die Literzahl von Flaschen und Fässern generiert. Informationen zum Endziffernsystem sind im Benutzerhandbuch enthalten. Informationen zum Konzipieren eines Artikelnummernsystems sind im Benutzerhandbuch enthalten.
Die Importdatei wird eingelesen und die Importdaten angezeigt. Daten können direkt in der Tabelle bearbeitet werden.
Ein bestehender Artikelstamm kann optional mit Artikelstamm leeren gelöscht werden(!). Dies kann auch genutzt werden, um Demodaten aus der Installation zu entfernen.
Die eingelesenen Daten können nun im Artikelstamm gespeichert werden. Die Anwendung zeigt nach dem Sichern in der Liste unter Daten aufbereiten eine Zusammenfassung an.


Einen Stamm importieren
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Im Register „Stamm einlesen“ ist das Importieren von Waren und Kontakten möglich. Um Stammdaten zu importieren, muss im Auswahlfeld „Stammdatentyp“ ausgewählt werden, welcher Stamm importieren werden soll und dann mit Vorlagendatei erstellen eine Vorlagendatei (CSV) im Vorlagenordner der Installation erstellt werden. Diese wird zur Bearbeitung geöffnet. Die Feldvorgaben sind in der Vorlagendatei enthalten.
Als Datentypen sind möglich:
Datentyp Erläuterungen
Zeichenkette Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen, Punkt und Komma. Keine Sonderzeichen (Hochkomma, Anführungszeichen, Semikolon und Zeilenwechsel)Die maximale Zeichenanzahl wird in der Klammer angegeben
Ganzzahl Positive oder negative Zahlen ohne Nachkommastellen
Fließkommazahl Positive oder negative Zahlen mit beliebig vielen Nachkommastellen
Bei einigen Feldern ist eine gültige Eingabe nur innerhalb eines angegebenen Wertebereichs erlaubt.
Nach Fertigstellen einer Vorlagendatei kann diese für den Import zugewiesen werden. Die Importdatei kann nun eingelesen werden. Die Importdaten werden angezeigt und können in der Tabelle bearbeitet werden. Die Importdaten werden angezeigt und können in der Tabelle bearbeitet werden. Optional kann ein bestehender Datenstamm mit Stamm leeren gelöscht werden(!).
Die eingelesenen Daten können nun gespeichert werden. Die Anwendung zeigt nach dem Sichern in der Liste unter Daten aufbereiten eine Zusammenfassung an.


Probleme beim Import
Grundsätzlich gelten für Importdateien folgende Vorschriften:
  • Vorhandene Datensätze werden beim Import übersprungen
  • Entspricht die Importvorlage nicht den Formatvorschriften, wird der Import abgebrochen
  • Ist ein Importdatensatz fehlerhaft, wird der Import abgebrochen
  • Der verwendete Zeichensatz der Importdatei muss dem ANSI- Standard entsprechen, ASCII- Formate müssen zuvor konvertiert werden. Feldinhalte dürfen nicht durch Anführungszeichen oder andere Delimiter[3] eingeschlossen werden und dürfen auch keine solchen enthalten und müssen durch ein Semikolon, nicht aber durch ein Komma, getrennt werden
  • Bei doppelt vorhandenen Primärindizes, also identischen Artikelnummern oder Kundennummern in der Importdatei, wird der Import abgebrochen
  • Wenn Primärindizes Sonderzeichen enthalten, wird der Import abgebrochen
  • Wenn alphanumerische Felder mit mehrdimensionalen Zeichenketten gefüllt werden sollen, welche Zeilenvorschübe oder Steuerzeichen enthalten, wird der Import abgebrochen

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Fußnoten:

  1. ↑ Die Anzahl der Preisgruppen ist auch für den Import relevant und muss kontrolliert werden
  2. ↑ Dazu muss eine geeignete externe Anwendung, beispielsweise „Microsoft Excel“ installiert sein
  3. ↑ Beispielsweise Apostroph oder Hochkomma
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