Anforderungen an Branchenlösungen

Wann lohnt sich eine branchenspezifische Lösung?

Getränkehändler müssen bei der Anschaffung abwägen, ob sich eine Branchenlösung für die Getränkebranche für sie lohnt - bei der Entscheidung für ein Rechnungsprogramm für den Getränkehandel punkten Systeme, die einfach zu verstehen sind und einen Mix selbst gestrickter Lösungen durch Einsparungspotenzial und Mehrwert ablösen.

Ein überraschend großer Anteil der Getränkehändler verwendet auch heute noch Papier und Zettel für die Auftragsbearbeitung. Wird ein Computer eingesetzt, muss das Tagespensum an Rechnungen mit Standardlösungen (beispielsweise von Lexware), oder schlimmer, mit Excel und Word geschrieben werden. Aber auch Nutzer von branchenspezifischen Lösungen plagen sich mit uralter DOS Software oder Computerprogrammen, die nicht besonders anwenderfreundlich sind und im besten Falle „einigermaßen“ funktionieren.

Fragt man nach dem Warum, erhält man als Antwort durchaus nachvollziehbare Argumente: Lösungen speziell für den Getränkehandel kosten viel Geld und sind kompliziert. Bei der Suche machen es die Hersteller dem Interessenten nicht leicht: Eine Demoversion ist oftmals nicht verfügbar, die Broschüren sind zwar nett anzusehen, helfen aber nicht wirklich weiter. Und der Außendienst kommt hauptsächlich zum Verkaufen zum Interessenten, schert sich also nicht wirklich um Bedarf und Bedürfnisse des Getränkespezialisten.

Getreu dem Motto „Lieber den Spatz in der Hand als die Taube auf dem Dach“ bleibt man da lieber bei seiner bisherigen Arbeitsweise. Lieferscheine auf Vordrucken per Hand eintragen, Rechnungen mit Excel schreiben. Kopie an den Steuerberater, fertig. Dabei spräche vieles für eine passende Software, denn Getränkehändler haben spezielle Anforderungen, die von speziellen Computerprogrammen abgedeckt werden könnten: Ein typischer Lieferauftrag für einen Kunden enthält oftmals die gleichen Artikel wie die letzte Bestellung, es wird regelmäßig geliefert; Routineaufgaben, die perfekt für den Einsatz eines Computers geeignet sind.

Dagegen ist die Individualität von Kunden schon eher eine Anforderung: Viele Sonderkonditionen, wechselnde Lieferadressen, Projekte auf Kommissionsbasis, dazu die notwendige Rückmeldung der Umsätze an die Industrie. Wer sich die notwendigen Informationen für jeden Kunden merken möchte, benötigt schon die Gedächtniskapazität eines Elefanten.

Betrachtet man die Arbeitssituation eines Getränkehändlers, der bisher auf den Einsatz einer Branchenlösung verzichtet, bietet sich häufig das gleiche Bild: Die Arbeitsbelastung führt zu Überstunden beziehungsweise langen Arbeitsabenden; Aufgaben werden verschleppt, schlimmstenfalls vergessen, Rechnungen gehen spät raus, es passieren Fehler, Kunden sind unzufrieden. Hohe Kosten entstehen durch Mitarbeiter, die unproduktive Arbeit (denn darum handelt es sich bei organisatorischen Tätigkeiten) ausführen. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater besteht aus dem Austausch von Papier mit der Folge von hohen Honorarforderungen.

Verbesserungen durch Branchenlösungen – wo setzen sie an?

Der Einsatz einer branchenspezifischen Lösung führt zu nachhaltigen Verbesserungen: Aufträge werden schneller erfasst und verarbeitet, Konditionen und individuelle Kundenvorgaben werden durch den Computer verwaltet und korrekt zugeordnet. Aufgaben und Termine sind mit Erinnerungen versehen, nichts geht verloren, es passieren keine Fehler mehr. Gerade bei regelmäßigen Arbeiten verhilft eine gute Branchenlösung zu einer gleichbleibend hohen Effektivität.

Die Produktivität kann weiter gesteigert werden, wenn für komplexere Anforderungen wie Kommissionen und Vermietung ebenfalls geeignete Werkzeuge vorhanden sind. Auswertungen, insbesondere die aufwendigen Brauereimeldungen, werden elegant für GetPort aufbereitet oder direkt an die GEDAT übermittelt. Der Steuerberater erhält die notwendigen Daten per DATEV, so dass der Aufwand für die Buchhaltung sinkt und erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden.

Die Kür besteht beispielsweise aus Funktionen, die den Rechnungsversand per E-Mail ermöglichen und damit die Kosten für die Rechnungsstellung senken. Lastschrifteinzug mit SEPA, Kassenbucht, Schwundbuch runden ein sinnvolles Paket ab. Je nach Situation und Bedarf des Unternehmens können durch die passende Lösung erhebliche Einsparpotentiale ausgeschöpft werden: Angesichts eines immer härteren Wettbewerbs und der Herausforderung zukünftiger Entwicklungen ein Thema, das unbedingt angegangen werden sollte. Stellt sich letztendlich die Frage, wie man die geeignete Branchenlösung findet. Die schwierigste aller Fragen. Beantworten kann diese wohl nur ein kompetenter Berater. Angesichts des eher dürftigen Kenntnisstandes zu Branchenthemen scheiden der Computerhändler an der Ecke und der Steuerberater aus. Letzterer wird sich angesichts des zu erwartenden Honorarschwunds durch die Einsparungen auch kaum bemühen, zukunftsorientiert zu beraten. Auch der gute Bekannte, der sich mit allem auskennt, ist keine Hilfe.

Bleiben die Hersteller mit ihren mehr oder weniger transparenten Angeboten. Als Faustformel gilt: Gibt es eine belastbare Preisliste oder ein konkretes Angebot, eine Demoversion, die man in Ruhe ausprobieren kann und ein vernünftiges, bezahlbares Wartungspaket, scheint es sich zumindest um einen seriösen Anbieter zu handeln. Sollte dieser bei einem Gespräch weniger den Fokus auf den Verkaufserfolg, sondern auf die bedarfsorientierte Beratung legen, kann man das als Silberstreif werten. Und wenn die Referenzen stimmen, kann man wohl davon ausgehen, dass die Chancen, zufrieden und erfolgreich mit „seiner“ zukünftigen Lösung zu arbeiten, gut stehen.

Welche typischen Branchenlösungen erwartet der Getränkehandel?

Entwickler von Branchensoftware für den Getränkehandel stehen vor der Herausforderung, den Getränkehändlern aus einer Hand ein Instrument für die wichtigsten und typischen Vorgänge im Geschäft zu geben. Aufträge annehmen, Lieferungen und Auslieferung planen, Kundendaten verwalten, Leergut verrechnen, die Buchhaltung führen, Brauereimeldungen erstellen und versenden, Artikel anlegen und verändern - dies sind nur ein paar der Basisfunktionen, die man von einem optimalen Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystem erwartet. Wenn man sich für eine Rechnungssoftware entscheidet und sich vom gewohnten EDV-Mix verabschiedet, braucht man vielleicht auch ein integriertes oder kompatibles Kassensystem, zielt auf den bequemen Einzug offener Posten via SEPA, managt die Rechnungstellung über den günstigen Versand per E-Mail. Es gibt Branchenlösungen, die dem Getränkehändler auch im Mahnwesen viel Mühe und Zeit ersparen, zumal sie für den mehrstufigen Mahnprozess vorbereitete Textvorlagen und Gebührenrechner im Rechnungsprogramm mitliefern. Speziell im Getränkehandel gilt es, die Berechnung von Pfand einfach zu berechnen und zuzuordnen - je nachdem, ob es sich um gewerbliche oder private Verkäufe handelt!

FAKTURA-X ist ein solches Rechnungsprogramm für den Getränkehandel. Es wartet mit einem durchdachten, einfach zu bedienenden System von Buchhaltung, Warenwirtschaft, Stammdatenverwaltung und Kassensystem auf, das sich seit über 15 Jahren bewährt und die Erfahrungen und Erwartungen der Getränkehändler in neuen Lösungen umsetzt.

Beratung und kostenfreie Demoversion: 0800 12501050

Erfahren Sie mehr über FAKTURA-X Auftrag

Welche Funktionen biete die Branchenlösung FAKTURA-X?

Zur Stammdatenerfassung kommen angenehme Funktionen in Auftragserfassung, Warenwirtschaft, Grafik und Druck, Auswertung und Dokumentation, Kassensystem etc. - alles Dinge, die dem Getränkehändler die Arbeit erleichtern, der gestern noch bis spät am Abend seine Rechnungen mit Hilfe von Word und Excel getippt, gedruckt und eingetütet hat.

Mit der übersichtlichen Stammdatenverwaltung erledigen Sie diese Vorgänge in kurzer Zeit:

• Neue Artikel lassen sich schnell anlegen.
• Gebinde aus Kasten und Flaschen können Sie in einem Arbeitsschritt erstellen.
• Sie arbeiten mit hoher Stammdatenqualität.
• Sie setzen die Kassentastaturbelegung einfach durch visuelle Anleitung um. **
• Sie unterscheiden einfach zwischen gewerblichen und privaten Kunden.
• Bequeme Zahlungsbedingungen samt Bankeinzug oder Barzahlung stehen zur Wahl.
• Mit der Vertragsverwaltung behalten Sie den Überblick.
• Sie erledigen mit Dokumentenmanagement zügig die Korrespondenz.
• Sie können Ihre kundenspezifischen Preise einfach verwalten.

Zur effizienten Auftragserfassung gehören diese Funktionen:

• Leistungsfähige Suchfunktion für einfaches Erfassen ohne Artikelnummer.
• Schnellerfassung, Favoriten und Vorlagen für noch mehr Zeitersparnis.
• Flexibles Verändern von Preisen, Mengen oder Verschieben von Positionen in einen anderen Auftrag.
• Kommissionen und Festbelieferung ganz einfach.
• Unterstützung für Telefonverkauf, Teil-Lieferungen und regelmäßige Rechnungen.
• Unterscheidung von Gewerbe- und Privatkunden.
• Rechnungen als E-Mail versenden.
• Offene Posten mit SEPA einziehen.
• Dreistufiges Mahnwesen mit anpassbaren Formulierungen und Gebührenberechnung.

Clevere Warenwirtschaft:

• Ermittlung des Bedarfs und Übernahme von Bestellvorschlägen.
• Bestellungen mit Konditionsvergleich und Auswahl des optimalen Lieferanten.
• Pfandausgleich, Gratisabzug, Rechnungseingangskontrolle.
• Übernahme des Belegs in die Buchhaltung.
• Einfache und übersichtliche Inventuren.
• Mehr Übersicht durch ein integriertes Schwundbuch.
• Mobile Datenerfassung mit Gebinde-Unterscheidung.
• Zähllisten- und Lagerwertlisten drucken.

Komfortable Ausgabe durch das grafische Drucksystem:

• Voreinstellung von Druckern, Kopien oder alternative Ausgabe an Telefax oder E-Mail.
• Alle Einstellungen vor dem Druck veränderbar: Auswahl von Druckern und Kopien.
• Versand als E-Mail und Telefax, Export.
• Alternative Auswahl von Sonderformularen oder kundenspezifischen Formularen.
• Umfangreicher grafischer Formulareditor.
• Automatische Archivierung als PDF.
• Export nach Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML oder PDF, Rohdaten als CSV.
• Druckvorschau mit Suchfunktion.

Service umfangreicher Auswertungen:

• Umsatz und Ertragsauswertungen mit flexiblen Filterfunktionen.
• Betriebswirtschaftliche Analysen, Umsatzanalysen mit Hitliste.
• Grafische Statistiken, beispielsweise Balken, Verlaufskurven, Tortendiagramme.
• Export von Rohdaten zur Weiterverarbeitung, beispielsweise in Excel.
• Spezielle Auswertungen für den Getränkehandel: Fortschreibung und Brauereimeldung.
• GEDAT- und GEVA- Schnittstelle.
• Protokollfunktionen und Fiskalspeicher.**

Alles aus einer Hand durch ein integriertes Kassensystem**:

• Flexible Oberfläche mit bis zu 40x40 Direkttasten und 16 statischen Favoriten, insgesamt 3.232 Artikel per Knopfdruck kassieren.
• Intelligente Suchfunktionen.
• Scanner-Unterstützung - auch für Gutscheine, Pressecodes, Pfandbons und Pfandautomaten.
• Einfache Bedienung durch logische Benutzerführung.
• Sicherheit durch Benutzerverwaltung mit effizienter Rechteverwaltung und Überwachung.
• Schneller Kassierwechsel, einstellbare Sicherheitssperre.
• Gebindeautomatik mit Kombikistenfunktion, Anbruch und Flasche/Kiste.
• Protokolle, Bondruck manuell oder automatisch, Bonarchiv-
• Abrechnungsassistent.

Durchdachtes Vermietungstool**:

• Leistungsfähige Verwaltung von Garnituren und Gasen.
• Mietberechnung pauschal oder ab einer bestimmten Mietdauer einstellbar.
• Kaution pauschal oder abhängig von der Mietdauer einstellbar.
• Zusammenfassung von Mietartikeln zu Sets.
• Verbrauchsartikel zuweisbar.
• Inventurnummern mit Inventur-Etikett-Druck.
• Verzeichnis für Dokumentationen und Artikelgeschichte.
• Grafischer Verleihkalender für einfache Planung von Verleihzeiträumen nach Artikelzustand filterbar.
• Anbindung an Webshop, Exchange und GoogleCalendar möglich.

Sicheres Arbeiten durch Technik und Unterstützung:

• Leistungsfähige, echte Windowsanwendung mit solidem technischen Fundament,effizienter Datenbank und vollständiger Datensicherung.
• Schnelle Einarbeitung durch eine leicht verständliche Benutzerumgebung, ein umfangreiches Hilfesystem und flexible Arbeitsumgebung.
• Direkte und schnelle Herstellerunterstützung mit integrierten Updates, DSL-gestützte Fernwartung und einem persönlichen Ansprechpartner.

Weitere Informationen zur FAKTURA-X Kasse finden Sie auf www.faktura-x.de

Für die Beratung zu den Anforderungen an Kassensysteme erhalten stehen wir Ihnen gerne telefonisch unter (0 800) 12 50 10 50 oder per E-Mail an kontakt@unitedengineering.de zur Verfügung.

Erklärungen: *) empfohlen, **) kostenpflichtige Option, ***) vorbereitet