Kundenstamm

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Im Kundenstamm werden u.a. Kundenaufträge verwaltet. Das Kundenmodul kann über Stammdaten → Kunden, durch die Schaltfläche Kunden in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F8 aufgerufen werden. Die Erfassung von Adress- und Teledaten sowie Bankverbindung und Zahlungskonditionen funktioniert bei Kunden und Lieferanten identisch und wird in diesem Abschnitt erläutert.

Wie ein neuer Kunde angelegt wird, wird hier ausführlich erklärt.

Eingabe

Die spezifischen Einstellmöglichkeiten für den Kundenstamm

Folgende Einstellmöglichkeiten sind nur für den Kundenstamm verfügbar:

• Es kann ein prozentualer Aufschlag auf die regulären Verkaufspreise eingestellt werden.
• Im Auswahlfeld Preisgruppe kann dem Kunden eine der verfügbaren Preisgruppen zugeordnet werden.
• Sofern der Kunde Gruppenpreise erhält, kann im Auswahlfeld Gruppenpreise einer der verfügbaren Gruppenpreise zugeordnet werden.
• Um die für den Kunden hinterlegten Sonderpreise zu nutzen, muss die Option Sonderpreise aktiviert werden.
• Die Option Mengenrabatt aktiviert die Rabattfunktion während der Auftragserfassung, wenn Mengenrabatte bei Artikeln hinterlegt sind.
• Die Option Warengruppenrabatt Fix aktiviert den Warengruppenrabatt während der Auftragserfassung, wenn für eine Warengruppe Rabatte hinterlegt sind.
• Die Option Barkunde (Nachnahme) aktiviert den Druck von Belegen für Nachnahmelieferung. Diese enthalten alle Rechnungswerte und können genutzt werden, wenn der Kunde Warenlieferungen bei Erhalt bar bezahlen muss.
• Die Option Nettokunde (Gewerbe) schaltet den Druck der Auftragserfassung auf Nettobelege um. Diese Option sollte für gewerbliche Kunden unbedingt aktiviert werden. Für Privatkunden wird die Option ausgeschaltet, damit diese Bruttobelege erhalten. Die Option aktiviert auch den Aufschlag von Mehrwertsteuer auf Pfand für gewerbliche Kunden. Bei deaktivierter Option wird keine Mehrwertsteuer auf Pfand berechnet.
• Die Option Lagerkunde (Bestand) aktiviert die Bestandsverwaltung während der Erfassung von Aufträgen für den Kunden. Diese kann deaktiviert werden, wenn beispielsweise ein Abholmarkt nicht aus dem Bestand des Großhandels beliefert, jedoch vom Großhandel abgerechnet wird und Lagerbewegungen sonst doppelt im Lagerbestand gebucht würden.
• Die Option Frachtkosten berechnen aktiviert die Kalkulation der Transportkosten für einen Auftrag nach den Vorgaben im Konfigurationsmodul.
• Die Option Pfand berechnen aktiviert die Berechnung von Pfand in Aufträgen. Ist die Option deaktiviert, wird das Pfand nur gelistet, die Pfandwerte bleiben bei der Summenbildung in Aufträgen aber unberücksichtigt.
• Die Optionen für regelmäßige Bestellung, Lieferung und Rechnung ermöglichen durch die Angabe von Intervallen eine weitgehende Vorkonfiguration und Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben. Wird eine der Optionen aktiviert, muss eine Wiederholungsregel angegeben werden. Dazu kann mit der Schaltfläche der Intervalldialog geöffnet werden.
• Die Option Regelmäßige Bestellung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig angerufen wird, um Bestellungen aufzunehmen. Der Kunde wird in die Liste für den Telefonverkauf aufgenommen. Im Eingabefeld Uhrzeit kann der Zeitpunkt eingegeben werden, zu dem der Kunde angerufen werden soll.
• Die Option Regelmäßige Lieferung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig beliefert wird. Die Option wird bei der Vorwahl des Liefertermins in der Auftragserfassung verwendet.
• Die Option Regelmäßige Rechnung kann aktiviert werden, wenn der Kunde regelmäßig Rechnungen erhält. Bei Anlage eines neuen Auftrages wird ein Termin für die Rechnungsstellung vorgemerkt und ein Auftrag erstellt, der aus beliebig vielen Teillieferungen bestehen kann. Regelmäßige Bestellungen und Rechnungen werden im Aufgabenmanager angezeigt.
• Im Dropdown-Menü zur Option Tour kann dem Kunden eine bestimmte Tour zugewiesen werden.
• In das Eingabefeld DB Nr. kann eine alternative Kundennummer eingegeben werden, die als Debitorennummer im DATEV- oder GEVA (SGL 188)-Export genutzt werden kann.

Verträge

Die Vertragsverwaltung ermöglicht die Überwachung von regelmäßigen Zahlungseingängen bei Dauerschuldverhältnissen von Kunden, beispielsweise Mietverträgen. Mit Verträge im Navigationsbereich des Kundendatensatzes wird die Vertragsübersicht geöffnet:

Der Dialog Veträge

Im Eingabefeld Titel wird ein Name des Vertrags eingegeben, beispielsweise Pacht Bistro. Im Eingabefeld Dokument kann eine Datei zugeordnet werden, beispielsweise eine Kopie des Pachtvertrags als Portable-Dokument-File (PDF). Im Eingabefeld Artikel wird ein Artikel aus der Warenverwaltung verknüpft. Dies ist notwendig, damit beispielsweise ein Umsatzsteuersatz zum Vertrag zugeordnet werden kann. Die Eingabefelder Beginn und Ende müssen mit Vertragsbeginn und Vertragsende gefüllt werden. Im Eingabefeld Gebühr wird der Zins eingetragen, dieser ist abhängig vom Auswahlfeld Intervall entweder monatlich oder jährlich fällig.

Im Auswahlfeld Zahlweise kann eingestellt werden, ob die Gebühr per Lastschrift oder Abbuchung eingezogen wird, oder vom Kunden per Überweisung ausgeglichen wird. Bei Lastschrift oder Abbuchung müssen die Bankdaten des Kunden vorliegen.

Das Informationsfeld Status zeigt an, ob gültige Bankdaten hinterlegt wurden. In den Anzeigefeldern Termin, Umsatz und Saldo werden nächste Zahlung, bisheriger Umsatz und offene Gebühren angezeigt.

Ein neuer Vertrag kann mit Neu oder Strg + N angelegt werden. Die Bearbeitung eines bestehenden Vertrages wird mit Editieren oder Strg + E durchgeführt. Die Bearbeitung wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Ein bestehender Vertrag kann mit Löschen oder Strg + D entfernt werden. Der Dialog kann mit Ende oder Strg + W geschlossen werden.

Umsatzstatistik

Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren des Kunden innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit Umsatz im Navigationsbereich des Kundendatensatzes geöffnet.

Der Dialog Umsatzstatistik

Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss ein Zeitraum für die Statistik angegeben und ein Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Zusätzlich steht eine Selektion der Gratiswaren (d.h. Waren, die kostenlos abgegeben wurden) und ein Artikelfilter zur Verfügung.

Die Statistik wird mit Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere bei Berücksichtigung von Strukturartikeln, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.

Mit werden die getätigten Filterangaben zurück auf die Voreinstellungen gesetzt.

Eine Umsatzstatistik kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Brauereimeldungen

Im Register Brauereimeldung des Umsatzdialoges können Brauereimeldungen für spezielle Umsatzrückmeldungen erstellt werden.

1. Art.-NR eingeben oder Hersteller wählen

2. Meldetermin oder Intervall angeben

Sichern

In Brauereimeldungen werden Waren nicht in Stückzahlen sondern als Volumen in Litern ausgegeben. Es werden nur Waren ausgewertet, die zuvor mit dem aktuellen Kunden verknüpft wurden. Um einen Meldeposten zuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie in der Optionsgruppe Neuer Eintrag die Artikelnummer des Artikels im Eingabefeld Art Nr. an. Bei unvollständigen oder falschen Nummern wird ein Suchdialog geöffnet.
2. Geben Sie den gewünschten Meldetermin an. Dies kann entweder ein bestimmter Tag eines Monats oder ein regelmäßiges Intervall sein.

Klicken Sie auf Sichern. Der Artikel ist hinterlegt. Um einen Artikel aus der Liste zu entfernen, wird dieser in der Tabelle ausgewählt und mit Löschen oder Strg + D entfernt.

Um eine Brauereimeldung für den aktuellen Kunden zu erstellen, kann der Intervallfilter justiert und das Meldeintervall bestimmt werden. Das Meldeintervall wird in Abhängigkeit der letzten Brauereimeldung voreingestellt. Dabei wird der Folgetag des Endzeitraumes der letzten Meldung als Startwert, der heutige Tag als Endwert eingestellt. Das Intervall kann nach Wunsch angepasst werden. Sofern keine Waren von einem Hersteller im Lager sind, wird das Programm eine Fehlermeldung ausgeben. Durch drücken von ↩ kehren sie zum ursprünglichen Bildschirm zurück.

Mit Start kann die Meldung erstellt und durch Druck ausgedruckt werden.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, alle Artikel eines Herstellers in einem Arbeitsschritt zufügen, indem in der Optionsgruppe Neuer Eintrag ein Hersteller aus der Auswahlliste Hersteller ausgewählt und auf Sichern geklickt wird. Des Weiteren kann eine Zusammenstellung von Meldeartikel als Vorlage hinterlegt werden. Durch Sichern oder Strg + S wird die derzeitige Zusammenstellung des aktuellen Kunden aus der Tabelle als Vorlagendatei(CSV) im Vorlagenordner abgelegt. Durch Öffnen oder Strg + O kann eine Vorlage geladen und dem aktuellen Kunden zugewiesen werden.

Meldungen mehrerer Kunden lassen sich durch das gesonderte Brauereimeldungsmodul erstellen und nach GEDAT exportieren.

Sonderpreise

Ein Kunde kann für jeden Artikel einen individuellen Sonderpreis erhalten, der von der Anwendung während der Erfassung automatisch angezeigt wird. Die Sonderpreisverwaltung für den aktuellen Kunden wird durch die Preise im Navigationsbereich geöffnet:

1. Artikelnummer angeben

2. Sonderpreis eingeben

1. Geben Sie die Artikelnummer des Artikels an. Bei unvollständigen oder falschen Nummern wird automatisch der Suchdialog geöffnet.
2. Geben Sie einen Sonderpreis ein. Ist für den gewählten Artikel bereits ein Sonderpreis hinterlegt worden, wird dieser beim Sichern ersetzt. Der Preis kann auch durch Kalkulation als Spanne oder Umwandlung von Brutto in Netto berechnet werden. Geben Sie dazu die gewünschte Spanne in Prozent oder den gewünschten Bruttopreis in das Eingabefeld ein, klicken Sie auf hinter dem Eingabefeld und wählen Sie die gewünschte Option aus.
3. Aktivieren Sie die Option Brutto, wenn der Preis bei Preisänderungen mit Mehrwertsteuer optimiert werden soll.
4. Aktivieren Sie die Option fixieren, wenn der Artikel bei Preisänderungen nicht berücksichtigt werden soll. Diese Option bewirkt, dass eine automatische Preisänderung im Preisverwaltungsmodul nicht auf diesen Artikel angewendet wird, es sei denn, die fixierten Preise werden explizit im Preisverwaltungsmodul in die Änderung einbezogen.

Um den Sonderpreis zu hinterlegen, wählen Sie Sichern oder Strg + S. Ein Preis wird aus der Liste mit Löschen oder Strg + D entfernt.

Sonderpreise können auch während der Erfassung zugefügt werden, wenn ein freier Preis während der Erfassung eingegeben wird. Sonderpreise, die während der Erfassung zugefügt oder verändert werden, werden als nicht fixiert und nettobezogen gesichert.

Um zu Prüfen, ob ein Sonderpreis für den aktuellen Kunden hinterlegt wurde, kann durch die Eingabe der Artikelnummer im Feld Prüfen nach dem Artikel gesucht werden. Ist ein Sonderpreis vorhanden, wird dieser, gekennzeichnet mit "SP" angezeigt, ansonsten wird der Standardpreis des Kunden angezeigt.

Mit Druck oder Strg + P kann eine individuelle Kundenpreisliste gedruckt werden. Es stehen zusätzliche Druckoptionen zur Verfügung:

Zusätzliche Druckoptionen

Ist Sonderpreise des Kunden drucken aktiviert, werden nur diejenigen Artikel in der Liste ausgegeben, die mit einem Sonderpreis ausgezeichnet sind. Sind die Optionen Gesamtliste des Kunden drucken oder Favoritenliste des Kunden drucken aktiviert, wird eine komplette Artikelliste mit allen Artikeln im Warenstamm oder die Favoritenliste mit den bisher bezogenen Artikeln des Kunden gedruckt. Dabei werden die Preise der Artikel entsprechend der vorgewählten Preisgruppe des Kunden ausgewählt und in der Liste eingefügt. Ist für einen Artikel ein Kundensonderpreis vorhanden, ersetzt die Anwendung den Standardpreis durch den angegebenen Sonderpreis.

Formulare

Es besteht die Möglichkeit, für jeden Kunden individuelle Vorlagen für den Belegdruck zu hinterlegen. Durch einen Klick auf Formulare wird ein Dialog geöffnet:

Formulare können durch im Explorer gesucht und ausgewählt werden. Mit wird das gewählte Formular in den Reportgenerator geladen und kann dort bearbeitet werden. Um ein gewähltes Formular zu aktivieren, muss der Haken hinter dem Eingabefeld des Formulars gesetzt werden.

Die Bearbeitung der kundenspezifischen Formularverweise muss mit Sichern abgeschlossen werden.

Export nach DATEV

Nach dem Erstellen eines Kundendatensatzes bietet die Anwendung den Export des Kundendatensatzes im Textformat an. Diese kann von einem Buchhaltungssystem importiert werden. Neben dieser Exportoption können einzelne Datensätze auch nach der Anlage oder der gesamte Kundenstamm als Textdatei exportiert werden.

Um einen oder mehrere Datensätze zu exportieren, kann durch einen Rechtsklick auf die Schaltfläche (Datensatz duplizieren, hinter der Kundennummernanzeige im Infobereich des Kundenmoduls) ein Optionsmenü geöffnet werden, dass die Optionen Datensatz als Vorlagendatei exportieren und Alle Datensätze als Vorlagendatei exportieren anbietet:

Bestätigen Sie gegebenenfalls die Warnung "Soll ein DATEV-Exportdatensatz angelegt werden?". Anschließend muss ein Speicherort gewählt werden. In dem darauffolgenden Dialog können dann die benötigten Felder ausgewählt werden:

Der Dialog Exportkonfiguration

Das Steuerkreuz des Dialogs ermöglicht die Übernahme von Tabellenfeldern in die Exportdatei und die Sortierung der Exportreihenfolge. Die zentrale Taste des Steuerkreuzes fügt ein Leerfeld in die Liste der angezeigten Felder ein. Mit Sichern wird die Konfiguration gespeichert und der Export gestartet.

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Fußnoten: