E-Rechnung

Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen, das in Deutschland gewerbliche Kunden hat, elektronische Rechnungen erstellen UND verarbeiten können.

PDF-Dokumente oder Word-Dateien sind KEINE elektronischen Rechnungen!

Was ist eine E-Rechnung

Elektronische Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [Markup Language (XML)] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ZUGFeRD) oder als separate XML-Datei (beispielsweise als XRechnung) zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.

Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.

Das rein deutsche Hybridformat ZUGFeRD bietet zwar die Kombination von PDF und XML in einer Datei, ist aber nicht EU-konform. Auch EDI-Invoice entspricht derzeit nicht den gesetzlichen Vorgaben, hier könnte es noch Ergänzungen geben. Am Sichersten und daher empfehlenswert ist XRechnung, da diese im Grundsatz europaweit standardisiert ist und die deutsche Version mit anderen Länderversionen kompatibel ist.

Hat die E-Rechnung Vorteile?

Der Vorteil liegt in der wesentlich einfacheren Kontierung der Belege und damit der schnellen und fehlerfreien Erfassung in der Buchhaltung. Das spricht eindeutig für die elektronische Rechnung.

Word, Excel und Papier sind passé

Betriebe, die mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, müssen aktiv werden: Entweder erstellen Sie zu jeder Rechnung ab Januar 2025 beispielsweise bei einem Webdienst eine XRechnung – das erhöht den Aufwand bei der Rechnungsstellung aber um mehr als das Doppelte, ist also kaum praktikabel. Besser wäre eine Computeranwendung wie FAKTURA-X, welche diese Arbeit übernimmt. Dabei sollten Anwender aber nicht eine branchenneutrale Lösung wählen, sondern gleich den Schritt zu einer für den Getränkehandel passgenauen Softwarelösung wie FAKTURA-X machen. Diese Lösungen sind am Besten geeignet, um schnell und effizient Arbeit und Zeit zu sparen. Unterm Strich könnten dabei sogar Kosten eingespart werden.

Wann sollten Unternehmen aktiv werden?

Am Besten sofort, denn bis Ende September sollte eine Entscheidung getroffen und bis Dezember umgesetzt werden.

Auf Übergangslösungen oder Fristverlängerungen kann man natürlich setzen, aber professionell ist das nicht.