Importvorlage
Durch die Nutzung der Importvorlage ist das effiziente Erstellen eines vollständigen Artikelstamms mit zugehörigen Hilfstabellen möglich.
Eine einfache Vorlagendatei kann als CSV-Datei im Register "Artikelstamm generieren" im Modul Stammdatenimport der Anwendung erzeugt werden.
Eine Excel-Mappe mit weitergehenden Funktionen kann hier heruntergeladen werden.
Bearbeitung und Sichern
Fehlerquellen
Der Import schlägt fehl, wenn:
- die Importvorlage nicht den Formatvorschriften entspricht
- ein Importdatensatz falsche Formate enthält
- ein Importdatensatz nicht die korrekte Anzahl der Felder enthält
- in einem Feld ein Semikolon enthalten ist
- in einem Feld ein ungültiger Werte enthalten ist
Formatvorschriften
Folgende Regeln gelten für den Import:
- Vorhandene Datensätze werden beim Import übersprungen
- Der Zeichensatz muss dem ANSI- Standard entsprechen
- Als Trennzeichen für Felder muss das Semikolon ; verwendet werden
- Unstrukturierte Binärwerte (Grafiken und Memofelder) können nicht importiert werden
- Zeilenumbrüche können zu Fehlern führen
- Eingabe außerhalb des Wertebereichs können falsch interpretiert werden.
- Zahlen dürfen keine Tausender-Trennzeichen enthalten, Dezimaltrenner muss das Komma sein.
Formate Importspalten
Die folgende Tabelle enthält eine die Formate der Importspalten
Spalte | Datentyp | Hinweise |
---|---|---|
Warengruppe | Zeichen | max. 80 |
Marke | Zeichen | max. 80 |
Artikel | Zeichen | max. 80 |
Zusatz | Zeichen | max. 10 |
Flasche/Fass | Dezimalzahlen | ohne Einheit |
Kasten | ganze Zahlen | |
Einheit | Zeichen | max. 10 |
Ableiten | Auswahl | Ja/Nein |
Barcode | Zeichen | max. 20 |
MwSt | Auswahl | Voll/Halb,0 |
Pfand | ganze Zahlen | |
Gewicht | Dezimalzahlen | ohne Einheit |
Kategorie | Zeichen | max. 20 |
Reihe | Auswahl | 1-5 |
Fremd Nr. 1 | Zeichen | max. 20 |
Fremd Nr. 2 | Zeichen | max. 20 |
Preis | Dezimalzahl | Ohne Einheit |
Flaschenpreis | Dezimalzahl | Ohne Einheit |
Lieferant | Zeichen | max. 20 |
Bestell Nr. | Zeichen | max. 20 |
Einkaufspreis | Dezimalzahl | Ohne Einheit |
Erläuterungen Importspalten
In den folgenden Abschnitten werden die Tabellenspalten ausführlich erläutert.
Warengruppe
Die Warengruppe bildet später die ersten ein bis zwei Ziffern der Artikelnummer. Die Anzahl der Warengruppen sollte sorgfältig geplant werden. Da keine Untergruppen vorgesehen sind, kann es einerseits sinnvoll sein, die Warengruppen feiner zu unterteilen. Andererseits ist die Codierung der Warengruppe in der Artikelnummer für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden kann. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.
Die Vergabe der übergeordneten Bezeichnung steht vorne, die Unterart dahinter. Zumindest die Vergabe einer einzelnen Warengruppe für bestimmte Marken, die sehr umfangreich sind, ist sinnvoll: Für Coca Cola und Pepsi Cola beispielsweise. Überdies sind die Produkte von Coca Cola teilweise nicht mit dem Markennamen zu verknüpfen.
Unterteilt werden sollten Artikel, die nicht dem normalen Mehrwertsteuersatz unterliegen, keine Lagerartikel sind oder thematisch mit bestimmten Zwecken zusammenhängen, beispielsweise Lebensmittel (umsatzsteuerermäßigt), Briefmarken (umsatzsteuerbefreit), Dienstleistungen (keine Lagerartikel), Vermietung (kein Verkauf, sondern Bereitstellung) oder Transportkosten (Nebenleistungen).
Artikelbezeichnung
Artikelbezeichnungen werden nach dem Import aus den Feldern Marke + Bezeichnung (+ Zusatz) erstellt. Die Marke wird darüber hinaus zusätzlich in einem separaten Feld gespeichert.
Marke
Die Marke bildet die zweite Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern der Artikelnummer. Mit dem Markenbegriff ist nicht die Firmierung des Herstellers gemeint. Also beispielsweise "Volvic", nicht "Danone Sportswater Deutschland GmbH". Die Codierung der Marke in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden kann. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.
Bezeichnung
Die Bezeichnung bildet später die dritte Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern. Mit der Bezeichnung sind alle wesentlichen Informationen des Artikels gemeint, die nicht die Darreichungsform betreffen. Die Codierung der Bezeichnung in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Suchbegriff verwendet werden kann. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht
Zusatz
Der Zusatz hat keinen direkten Einfluss auf die Artikelnummer. Sie beeinflussen teilweise die Gebindekennziffer. Der Zusatz kann direkt als Suchbegriff verwendet werden kann. Im Zusatz werden Informationen hinterlegt, welche die Unterscheidung von Artikeln vereinfachen, jedoch keine qualitativen Unterschiede des Artikels darstellen, beispielsweise "PET" oder "Gourmet".
Inhalt und Einheit
Der Inhalt wird in den Feldern Flasche/Fass und Kasten angegeben. Die Bezeichnung des Gebindes wird in Einheit angegeben. Ob aus einem Großgebinde ein Teilgebinde abgeleitet werden soll wird im Feld Ableiten vermerkt.
Flasche oder Fass
Bei allen Gebinden, die Teilgebinde enthalten, wird der Inhalt eines Teilgebindes angegeben, beispielsweise "0,33" für eine Flasche mit 0,33l Inhalt. Enthält ein Artikel keine Teilgebinde, wird der Inhalt des Artikels angegeben, beispielsweise "30" für ein Fass mit 30,00l Inhalt.
Kasten
Im Feld Kasten wird dann die Anzahl der Teilgebinde im Großgebinde angegeben, beispielsweise "24" für einen Kasten mit 24 Flaschen.
Einheit
Die Angaben für Großgebinde müssen "Fass", "Kasten" oder "Sixpack" lauten, die Angabe von Einzelgebinden oder anderen Verpackungsformen ist frei wählbar.
Teilgebinde ableiten
Bei allen Gebinden, die Teilgebinde enthalten, kann die Ableitung des Teilgebindes als eigenständiger, mit dem Großgebinde verknüpfter Artikel beim Import durchgeführt werden. Dabei wird dem Teilgebinde die Eigenschaft Lagerartikel der Wert "Nein" zugeordnet. Alle anderen Artikel mit einer Lieferantenverknüpfung werden als Lagerartikel deklariert.
Der Flaschenpreis, sofern angegeben, wird dem Teilgebinde zugeordnet, ansonsten aus dem Kastenpreis abgeleitet.
Ableiten
Die Ableitung wird durchgeführt, wenn Ableiten mit "Ja" gefüllt wird.
Bei bestimmten Gebindetypen ist die Ableitung jedoch problematisch, beispielsweise Sixpacks, Kästen mit Sixpacks oder 11er Kästen. Diese Gebinde werden in der Regel nur am Stück verkauft. Insbesondere bei der Erfassung von Barcodes von Teilgebinden dieser Artikel kommt es zu falschen Zuordnungen.
Die Ableitung sollte dann nicht durchgeführt werden, dazu muss Ableiten auf "Nein" gesetzt werden.
Barcode
Der acht- oder dreizehnstellige EAN-Barcode kann für die leichtere Erfassung insbesondere im Kassensystem eingetragen werden. Die Angabe ist optional.
Der Barcode des Artikels geht beim Ableiten auf das Teilgebinde über, da dort der Barcode vorhanden ist. Durch die Verknüpfung des Teilgebinde mit dem zugehörigen Großgebinde kann der Barcode auch beim Erfassen von Großgebinden genutzt werden.
Mehrwertsteuer
Die Zuordnung eines Artikels zu einem Mehrwertsteuersatz kann als "Voll", "Halb" und "0" erfolgen. Als "Voll" gilt der normale Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 19%), als "Halb" der ermäßigte Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 7%) und "0" für von der Mehrwertsteuer befreite Artikel.
Pfand
Die Zuordnung eines Mehrwegartikels zu einem Pfandartikel kann durchgeführt werden, indem entweder die vollständige Pfandnummer des Pfandartikels angegeben wird.
Automatische Ableitung
Um eine automatische Ableitung zu ermöglichen, muss bei Kästen ausschließlich die erste Ziffer der Pfandnummer angegeben werden. Diese Ziffer ist dann gleichbedeutend mit der Flaschensorte des Gebinde.
Beim Verwenden des mitgelieferten Pfandstamms bedeuten die ersten Ziffern der Pfandnummer:
- 1: Flasche 0,08 €
- 2: Flasche 0,10 €
- 3: Flasche 0,15 €
- 4: Flasche 0,20 €
- 5: Flasche 0,25 €
- 6: Flasche 0,30 €
- 7: Flasche 0,35 €
- 8: frei
- 9: Sondergebinde
Die Anzahl der Flaschen im Kasten ergeben die Ziffern zwei und drei. Ein Kasten mit 24x0,08 € hat also die Pfandnummer 124, wobei die erste Ziffer "1" auf den Flaschentyp mit 0,08 € hinweist, die folgenden Ziffern "24" auf die Anzahl der Flaschen im Kasten. Mit dem Standardrahmen 1,50 € ergibt sich ein Pfandwert des Gebinde in Höhe von 3,42 €.
Als Sondergebinde werden alle Gebinde bezeichnet, die nicht Flasche oder Kasten sind, beispielsweise Fässer, Rahmen, Paletten, Trays, Sixpacks, DPG-Packs, etc.
Gewicht
Das Gewicht kann als Dezimalzahl eingegeben werden. Die Angabe ist optional. Bei Teilgebinden wird das Gewicht des Teilgebinde abgeleitet.
Kassentasten
Bei Verwendung des Kassensystems kann die Zuordnung der Kassentasten hinterlegt werden. Dazu muss jedem Artikel, der auf der Kassentastatur angezeigt werden soll, eine von 40 Kategorien und innerhalb der jeweiligen Kategorie eine von fünf Tastenreihen zugewiesen werden.
Kategorie
Geben Sie in dem Feld den Namen der Kategorie ein, dem der Artikel zugeordnet werden soll. Es können 40 Kategorien definiert werden. Die Namen der Kategorien dürfen 20 Zeichen enthalten.
Reihe
Geben Sie in dem Feld eine Zahl von eins bis fünf an.
Es können fünf Reihen pro Kategorie zugeordnet werden. In jede Reihe können bis zu acht Artikel in einer Reihe angezeigt werden. Die Sortierung innerhalb der Reihe ist alphabetisch und wird vom System automatisch durchgeführt.
Fremdnummern
Zwei Felder stehen für die Aufnahme von Artikelnummern aus Altsystemen oder Nummern für die Zusammenarbeit mit Fremdunternehmen bereit.
Preisgruppen
Jede Preisgruppe besteht aus zwei Spalten. Der Basispreis wird in der ersten Spalte angegeben, bei Flaschen in Kästen können in der zweiten Spalte optional Flaschenpreise angegeben werden.
Wenn Einzelflaschenpreise nicht angegeben werden, werden sie beim Import automatisch aus dem zugehörigen Kastenpreis berechnet.
Preis
In der ersten Spalte einer Preisgruppe werden die Preise von Artikeln eingegeben. Bei Kästen wird in der ersten Spalte der Kastenpreis eingegeben.
Flaschenpreis
Bei Kästen können hier optional Flaschenpreise angegeben werden.
Sortimente
Für den Aufbau von Lieferantensortimenten können jedem Artikel mehrere Lieferanten zugeordnet werden.
Zu jedem Lieferanten können die zugehörige Bestellnummer und der Einkaufspreis angegeben werden.
Wird für einen Artikel kein Lieferant angegeben, wird dem Artikel ein Einkaufspreis von 0,01 € zugeordnet und die Artikelnummer dem generischen Lieferanten zugeordnet. Des Weiteren wird die Eigenschaft „Lagerartikel“ des Artikels auf „Nein“ gesetzt.
Lieferant
In das Feld wird die Lieferantennummer eingegeben.
Bestellnummer
In das Feld wird die Artikelnummer des Lieferanten angegeben.
Einkaufspreis
In das Feld wird die Artikelnummer des Lieferanten angegeben.
Tabelle konvertieren
Wenn alle Daten in die Tabelle eingegeben wurden, muss die Importdatei im CSV-Format gespeichert werden. Als Trennzeichen für Felder muss das Semikolon ; verwendet werden, als Trennzeichen darf kein anderes Zeichen [1] angegeben werden.
(Administrationsfunktionen → Sie sind auf der Seite: Importvorlage)
Fußnoten:
- ↑ Beispielsweise Apostroph oder Hochkomma