Sortiment importieren
Sofern Ihr Lieferant eine Datei mit Informationen über sein Liefersortiment für den Import bereitstellt, kann diese in die Anwendung eingelesen werden.
Vorbedingungen
Für einen erfolgreichen Import von Sortimenten müssen das Dateiformat und die Feldzuweisungen den Vorgaben entsprechen. Ansonsten kann die Anwendung die Daten nicht lesen oder nicht zuordnen.
Dateiformate
Die Importdatei muss im Format (CSV) vorliegen. Eine CSV Datei enthält die Feldinformationen als Text, die Felder werden durch ein Trennzeichen getrennt. Diese Dateien können mit einfachen Texteditoren oder mit Tabellenkalkulationsprogrammen, beispielsweise Microsoft Excel bearbeitet werden. Im wesentlichen muss die Datei folgende Bedingungen erfüllen:
- Trennzeichen (Delimitier) ist das Semikolon (";"). Das letzte Feld einer Zeile muss mit einem abschließenden Semikolon beendet werden. Weitere Delimitier, insbesondere Anführungszeichen (") sind nicht erlaubt (Zeichenketten dürfen aber Anführungszeichen enthalten).
- Alle Zahlen dürfen neben Zahlen nur Vorzeichen (-) und das Komma (,) als Dezimaltrennzeichen enthalten. Zifferngruppierung mit Leerzeichen oder Punkten sowie Währungszeichen sind zu entfernen.
- Vor dem Ausführen des Imports müssen eventuelle Überschriften und Leerzeilen entfernt werden
Eine gültige Datei enthält beispielsweise folgende Zeile:
- 123345;Warsteiner 20x0,5l Kasten;9,99;
- 234567;Warsteiner "Weihnachtsbier" 20x0,5l Kasten;9,99;
- 999999;Rückvergütung pro Liter;-1,00;
Beispiele für ungültige Zeilen:
- 123345;Warsteiner 20x0,5l Kasten;9,99 €; -> Zahlenwert enthält Währungskennzeichen
- 234567;Warsteiner "Weihnachtsbier" 20x0,5l Kasten;"9,99"; -> Zahlenwert enthält Anführungszeichen
- 999999;Rückvergütung pro Liter;-1,00 -> Zeile nicht mit Semikolon abgeschlossen
Feldzuweisungen
Der Importdialog bietet die Zuweisung der Felder Bestellnummer, EAN Barcode, Artikelnummer, Fremdnummer1/2, Bezeichnung, Mindestbestellmenge, Bestellstaffel und Einkaufspreis an. Die Felder Bestellnummer und Einkaufspreis sind fest vorgeschrieben, es muss weiterhin mindestens eines der Felder EAN Barcode, Artikelnummer oder Fremdnummer1/2 vorhanden sein. Die Angabe der Felder Bezeichnung, Mindestbestellmenge und Bestellstaffel ist optional.
Bestellnummer
Die Artikelnummer des Lieferanten. Die Angabe der Bestellnummer ist notwendig, um Artikel beim Lieferanten bestellen zu können. Bei bestehenden Sortimenten kann die Bestellnummer genutzt werden, um Daten zu aktualisieren.
EAN Barcode
Der eindeutige Barcode des Artikels. Bei Kästen muss immer der Barcode der Flasche angegeben werden (Ausnahme: es handelt sich um ein Sixpack). Bei neuen Sortimenten kann der EAN Barcode genutzt werden, um Sortimente dem Artikelstamm zuzuordnen.
Artikelnummer
Die eindeutige Artikelnummer im Warenstamm. Bei neuen Sortimenten kann die Artikelnummer genutzt werden, um neue Sortimente dem Artikelstamm zuzuordnen. In der Regel muss die Artikelnummer aber zuvor manuell in der Importdatei ergänzt werden.
Fremdnummer1/Fremdnummer2
Eine Fremdnummer im Warenstamm. Bei neuen Sortimenten kann die Artikelnummer genutzt werden, um Sortimente dem Artikelstamm zuzuordnen. Die kann genutzt werden, wenn Daten aus einem Altsystem importiert wurden. Hilfsweise kann auch die Bestellnummer des Lieferanten als Fremdnummer im Artikelstamm hinterlegt werden, um neue Sortimente dem Artikelstamm zuzuordnen.
Bezeichnung
Optionaler Artikeltext. Dieser kann importiert werden, ist kein Artikeltext angegeben, wird ersatzweise der Text aus dem Artikelstamm übernommen. Der Import kann durch die Angabe des Artikeltextes vereinfacht werden, da nach dem Einlesen ein Sichtvergleich der Bezeichnungen von Sortiment und Warenstamm möglich ist.
Mindestbestellmenge
Diese Angabe ermöglicht die Vorgabe über die Mindestmenge, die bei Bestellungen eingehalten werden muss. Ist es nicht vorhanden, wir der Standardwert "1" eingetragen.
Bestellstaffel
Diese Angabe ermöglicht die Vorgabe über die Bestellstaffel, die bei Bestellungen eingehalten werden muss. Ist es nicht vorhanden, wir der Standardwert "1" eingetragen.
Einkaufspreis
Der Einkaufspreis als Nettowert ohne Währungssymbol und Zifferngruppierung.
Import vorbereiten
Um den Import vorzubereiten ist es einmalig erforderlich, die Importfelder zuzuweisen.
Konfiguration für Importdateien erstellen
Die Importdateikonfiguration kann für jeden Lieferanten separat durchgeführt werden. Die Zuweisung muss bei jedem Lieferanten einmalig vor dem ersten Import durchgeführt werden. Sofern noch keine Konfiguration hinterlegt wurde, wird der Konfigurationsdialog automatisch angezeigt.
Ist bereits eine Konfiguration hinterlegt, kann diese durch die Schaltfläche 
eingesehen und bearbeitet werden.
Die Felder können in beliebiger Reihenfolge, entsprechend der Feldreihenfolge der Importdatei zugeordnet werden. Es können maximal 10 Felder zugewiesen werden. Leere Felder können mit "ignorieren" übersprungen werden.
Die Konfiguration muss mit 
Sichern gespeichert werden.
Datei öffnen
Um eine Importdatei zu verarbeiten, muss Sie zunächst mit 
oder Strg + O geöffnet werden. Wählen Sie im Öffnen-Dialog die gewünschte Datei aus und Bestätigen Sie mit "Öffnen".
Referenzfeld bestimmen
Ist noch kein Referenzfeld ausgewählt, muss dieses vor der Synchronisation erledigt werden. Dabei muss beachtet werden:
- Bestellnummern sind dann als Referenzfelder geeignet, wenn bereits ein Sortiment für den Lieferanten importiert wurde und dieses Sortiment aktualisiert werden soll. Die Aktualisierung bezieht dann nur bestehende Daten ein.
- Wenn neue Artikeldaten importiert werden sollen, muss der EAN Barcode oder ein Fremdnummernfeld als Referenzfeld genutzt werden. in den Feldern des Warenstamms müssen die entsprechenden Identnummern zuvor hinterlegt werden.
Daten synchronisieren
Zum Synchronisieren 
drücken. Die Daten werden nun zur Ansicht importiert und, soweit möglich, mit den Warenstammdaten verglichen und zugeordnet.
Sortiment einlesen
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Artikel überschreiben
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Inaktive Artikel ignorieren
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Aktualisierung ausführen
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