Lieferantenstamm
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Im Lieferantenstamm werden u.a. Lieferantenbestellungen verwaltet. Die Lieferantenverwaltung kann im Menü Stammdaten → 
Lieferanten, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F9 aufgerufen werden.
Eingabe
Adressdaten
Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.
Durch einen Klick auf 
(hinter dem Eingabefeld Anrede) stehen Optionen zum Kopieren der Einträge des Datensatzes in die Zwischenablage des Betriebssystems zur Verfügung. Die Daten können dann auch in anderen Anwendungen verwendet werden. Alternativ wird mit Strg + A die Postanschrift kopiert; mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + A werden zusätzlich die Teledaten in die Zwischenablage übertragen.
Zusatzadressen
Einem Datensatz können beliebig viele Adressen zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusätzliche Adressen“ verwaltet, welcher mit der Schaltfläche 
hinter dem Eingabefeld Vorname geöffnet wird.
Mit 
Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und durch Klick auf 
Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit 
Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Zusatzadressen können mit 
oder Strg + D gelöscht werden.
Zusatzadressen werden im Auswahlfeld Adresstyp, beispielsweise „Lieferung“ oder „Rechnung“ einem bestimmten Einsatzbereich zugeordnet. Ist für eine Kategorie keine Zusatzadresse hinterlegt, wird die Standardadresse für den Belegdruck verwendet. Ist eine einzelne Zusatzadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Standardadresse. Sind mehrere Zusatzadressen des gleichen Typs hinterlegt, wird vor dem Ausdruck ein Dialog mit den verfügbaren Zusatzadressen angeboten. Die Standardadresse wird bei Vorhandensein einer Zusatzadresse eines Adresstyps ignoriert. Soll sie jedoch wahlweise genutzt werden, muss sie als Kopie für den Adresstyp erstellt werden.
Um Adressen besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für die Adresse eingetragen. Mit der Schaltfläche 
hinter dem Eingabefeld Telefon wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle[1] übergeben.
Teledaten
Zusätzlich zu der Postanschrift sollten Telefon- und ähnliche Daten angegeben werden. Hierfür stehen die Felder Telefon, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, Internet (d.h. Internetadresse des Lieferanten), Ansprechpartner und Vertreter zur Verfügung.
Zusatzdaten
Einem Datensatz können beliebig viele Teledaten zugeordnet werden. Diese werden im Dialog „Zusatzdaten“ verwaltet, welcher mit (hinter dem Eingabefeld Ansprechpartner) geöffnet wird.
Mit Neu oder Strg + N kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Ein bestehender Datensatz kann durch
Auswahl in der Tabelle im rechten Bereich ausgewählt und einen Klick auf Editieren oder Strg + E bearbeitet werden. Die Bearbeitung einer Adresse wird mit Sichern oder Strg + S abgeschlossen. Datensätze können mit Löschen oder Strg + D gelöscht werden.
Um Datensätze besser unterscheiden zu können, wird im Eingabefeld Bezeichnung ein Name für den Kontakt eingetragen. Das Auswahlfeld Kategorie definiert die Art des Eintrages (Telefon, Telefax, E-Mail, Internet). Je nach Eintrag löst ein Klick auf die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld eine andere Aktion aus:
- Ist die Kategorie Telefon gewählt, wird die Telefonnummer an die TAPI-Schnittstelle übergeben.
- Ist die Kategorie Telefax gewählt, wird die Telefaxnummer in die Zwischenablage kopiert.
- Ist die Kategorie
E-Mail gewählt, wird das externe E-Mail-Programm gestartet. - Ist die Kategorie
Internet gewählt, wird der Internetbrowser gestartet.
Bankdaten
Die Bankdaten werden für Lastschriften und Überweisungen benötigt. Im Eingabefeld Steuer Nr. kann die Steuernummer, im Eingabefeld Bank der Name der Bank und im Eingabefeld IBAN [2] die Kontoverbindung eingetragen werden. Im Eingabefeld Bankeinzug kann eingestellt werden, ob eine Lastschriftermächtigung oder ein Abbuchungsauftrag vorliegt. Wird die Option Kein Einzug ausgewählt, ist SEPA deaktiviert.
Konditionen
- Im Eingabefeld Zahlweise kann eine Beschreibung der Zahlweise eingetragen oder aus den Vorlagen der Konfiguration übernommen werden.
- In den Eingabefeldern Nettotage und Skontotage können Zahlungsziele in Tagen eingetragen werden. Wird kein Zahlungsziel gewährt, sollte für Nettotage eine 0 eingetragen werden. Wird kein Skonto gewährt, sollte in Skontotage eine 0 eingetragen und der Skontosatz ebenfalls auf 0 gesetzt werden. Wird Skonto gewährt, kann der Skontosatz in Prozent eingetragen werden.
- In den Eingabefeldern Rabatt 1-5 können Rabattsätze in Prozent eingetragen werden und später in Aufträgen optional aktiviert werden. Soll ein Rabatt automatisch berechnet werden, kann dieser im Eingabefeld Rabatt Fix eingetragen werden.
- Ist die Option GEDAT Lieferant gewählt, so können für den Lieferanten die entsprechende GEDAT-Identifikation und GLN eingetragen werden.
- Die Optionen unter Bestellweg bestimmen die Ausgabe der Lieferantenbestellungen.
- Unter Barlieferant (Nachnahme) wird gewählt, ob Transaktionen mit dem Lieferanten bar bzw. per Nachnahme vergütet werden.
- Mithilfe der Optionsgruppe Frachtkosten berechnen können die Frachtkosten eines Lieferanten einbezogen werden.
- In das Eingabefeld Kunde kann eine Verknüpfung zu einem bestehenden Kundendatensatz eingefügt werden. Dadurch kann im Dialog Umsatzstatistik die Berechnung von Rückvergütungsanforderungen durchgeführt werden.
- In das Eingabefeld KR Nr. kann eine alternative Lieferantennummer eingegeben werden, die als Kreditorennummer im DATEV-Export genutzt werden kann.
Im Eingabefeld Limit kann eine individuelle Saldenbeschränkung für jeden Datensatz gesetzt werden. Wird kein Limit eingetragen ist der Verfügungsrahmen unbegrenzt. Setzt man "-1" ins Eingabefeld Limit des ausgewählten Kunden, wird das Anlegen eines neuen Auftrages für diesen Kunden nicht mehr möglich. Der Kunde wird dadurch gesperrt. Das Anzeigefeld Guthaben enthält Angaben über Guthaben beim Lieferanten nach Überzahlungen oder Gutschriften. Der Wert kann durch die Schaltfläche hinter dem Anzeigefeld bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt in einem Dialogfeld:
Wird die Option Wert ersetzen aktiviert, wird der bisherige Wert ersetzt, andernfalls wird die Differenz zur Eingabe berechnet.
Das Anzeigefeld Umsatz zeigt die bisher erzielten Umsätze.
Das Anzeigefeld Saldo am rechten oberen Rand des Moduls zeigt die Summe der offenen Posten. Das Anzeigefeld Limit zeigt den noch verfügbaren Betrag des festgelegten Limits.
Das Memofeld am rechten Rand des Registers kann genutzt werden, um Notizen zu hinterlegen.
Umsatzstatistik
Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren bei dem Lieferanten innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit 
Umsatz im Navigationsbereich geöffnet.
Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss der Zeitraum für die Statistik angegeben und der Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Des Weiteren steht eine Selektion der Gratiswaren zur Verfügung.
- Bei der Auswahl Verkauf werden alle Umsätze aus dem Liefersortiment des Lieferanten ermittelt. Ob der Lieferant die Waren auch geliefert hat, ist dabei unerheblich. Daher sollte die Auswahl Verkauf insbesondere bei Herstellern angewendet werden.
- Bei der Auswahl Einkauf werden alle Bestellungen des Lieferanten ermittelt. Ob die Waren auch verkauft wurden, ist dabei unerheblich.
Die Statistik wird mit 
Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere wenn Strukturartikel zu berücksichtigen sind, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.
Eine Umsatzstatistik kann mit 
Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.
Eine Besonderheit in der Lieferantenverwaltung ist die Verwendung der Umsatzdaten für die Erstellung von Rückvergütungsanforderungen. Dazu muss in der Gruppe Rückvergütung ein Artikel hinterlegt werden, der für die Rechnungserstellung genutzt werden kann. Auf der Preisbasis dieses Artikels wird dann anhand der Wahl des Faktors Umsatz, Volumen oder Masse in der Gruppe Export die Rückvergütungssumme berechnet. Mit der Schaltfläche 
(Rückvergütung in Auftrag übernehmen) hinter dem berechneten Gesamtbetrag wird ein Auftrag mit dem verknüpften Debitorenkonto des Lieferanten erstellt und die Rückvergütung erfasst.
Dokumentenverwaltung
Die Dateiverwaltung ermöglicht das schnelle Finden von Dateien, die einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet wurden. Damit wird eine Möglichkeit geschaffen, die Übersicht über stammdatenbezogene Dokumente zu vereinfachen und die Dokumentenablage im Unternehmen zu strukturieren. Die Übersicht kann über 
Dateien oder Strg + T geöffnet werden.
Die Dokumentenverwaltung zeigt alle registrierten Dateien in zwei Tabellen, in der oberen alle Dateien des aktuellen Kunden, in der unteren Tabelle alle keinem Kunden zugeordneten, d.h. allgemeinen Dateien. Die Tabellen können durch das Anklicken einer Spaltenüberschrift sortiert werden.
Um einen neuen Eintrag zur Tabelle zuzufügen, klicken Sie auf Eintrag oder Strg + N und wählen Sie eine beliebige Datei aus. Wird ein Eintrag in der Tabelle ausgewählt zeigt die Anwendung in der Statusanzeige an, welches Programm zur Bearbeitung der Datei vom Betriebssystem verknüpft wurde. Um eine Datei aus dem Tabellenverzeichnis zu öffnen, kann die Datei angewählt und durch 
Öffnen oder Strg + O verwendet werden. Die
Datei kann auch durch einen Doppelklick gestartet werden. Ist mit einer Datei keine Anwendung verknüpft, kann die Datei nicht geöffnet werden. In diesem Fall ist die Installation einer entsprechenden Anwendung für die Anzeige oder das Bearbeiten der Datei erforderlich.
Dateien des Typs RTF werden von der Anwendung mit dem integrierten Texteditor gestartet. Dieser Texteditor ermöglicht das Erstellen von Schreiben mit Briefbogen an den aktuellen Kunden und das Erstellen von Serienbriefen. Das Erstellen von Texten im Texteditor ist mit Text oder Strg + T möglich.
Um einen Eintrag aus der Tabelle zu entfernen, kann der Eintrag angewählt und mit Löschen oder Strg + D entfernt werden. Wird die daraufhin erscheinenden Rückfrage mit Nein beantwortet, so wird die Datei lediglich aus der Tabelle entfernt, aber nicht vom Datenträger gelöscht. Wenn die Datei hingegen physisch[3] gelöscht werden soll, muss der Warndialog mit Ja beantwortet werden. Die Dokumentenverwaltung kann mit 
Ende oder Strg + W geschlossen werden.
Sortiment
Im Register Sortiment kann das Lieferprogramm des aktuellen Lieferanten eingesehen und bearbeitet werden. Ein Artikel kann, sofern er von mehreren Lieferanten bezogen wird, in der Warenverwaltung den entsprechenden Lieferanten zugeordnet werden.
Es können nur Artikel verknüpft werden, die bereits im Warenstamm angelegt wurden. Um einen neuen Artikel zum Sortiment des aktuellen Lieferanten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten Sie das Anlegen mit Neu im Navigationsbereich oder Strg + N.
- Geben Sie im Eingabefeld Art. Nr. die interne Artikelnummer des gewünschten Artikels an und bestätigen Sie mit ↩. Wird die Nummer falsch oder unvollständig eingegeben, öffnet sich ein Suchdialog. Wählen Sie den gewünschten Artikel aus.
- Geben Sie die externe Artikelnummer des Lieferanten im Eingabefeld Bst. Nr. ein.
- Geben Sie unter Bst. Bezeichn. eine Bezeichnung für den Artikel ein. Sie können die Schaltfläche
(Artikelbezeichnung übernehmen) hinter dem Eingabefeld verwenden, um wahlweise den Suchbegriff oder den Artikeltext des Artikels aus dem Warenstamm zu übernehmen. Sie können auch eine neue Bezeichnung eingeben. - Geben Sie im Eingabefeld Staffel die übliche Bestellmenge für den Artikel ein. Diese Menge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
- Geben Sie im Eingabefeld Minimum die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel ein. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein. Mit der Schaltfläche können Sie den Artikel sofort für die Bestellung beim aktuellen Lieferanten vormerken und in der Bestellverwaltung verarbeiten.
- Geben Sie den Einkaufspreis des Artikels bei diesem Lieferanten im Eingabefeld Netto EK ein.
- Speichern Sie die Eingaben mit Sichern oder Strg + S.
Bestellung
Nachdem die Bedarfsprüfung durchgeführt und die Bestellpositionen erfasst wurden, wird im Register Bestellung die Bearbeitung von Lieferantenbestellungen durchgeführt. Hier werden die bereits vorbereiteten und aktiven Bestellung des ausgewählten Lieferanten angezeigt. In diesem Register können Bestellposten editiert oder entfernt werden und Bestellungen aktiviert, überwacht und nach Wareneingang gebucht und abgeschlossen werden.
Die Anzeige der Bestellposten kann in der Seitenleiste des Registers gefiltert werden. Dabei kann die Tabellenansicht auf eine bestimmte Bestellung eingeschränkt werden, indem in das gleichnamige Eingabefeld eine Bestellnummer eingegeben und der Filter mit der Schaltfläche 
hinter dem Eingabefeld aktiviert wird. Um die Anzeige zurückzusetzen, kann der Filter mit der Schaltfläche 
ausgeschaltet werden.
Bestellungen an einen Lieferanten werden anhand des Bestellstatus gefiltert. Der Anzeigefilter bietet für jeden möglichen Status eine Option. Die Anzeige der Bestellsummen darunter gibt die Gesamtsumme aller Bestellposten im jeweiligen Bestellstatus wieder.
In der Navigation stehen in Abhängigkeit vom Anzeigefilter Buchungsoptionen oder der Bestelldruck zur Verfügung.
Bestellposten bearbeiten
Es können keine neuen Artikelposten zugefügt werden. Es ist jedoch möglich, Posten zu bearbeiten und Pfandposten hinzuzufügen.
Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.
Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von 
auf 
oder machen Sie einen Rechtsklick 
in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden.
Pfandartikel können mit der Schaltfläche 
neben dem Anzeigefeld Pfand oder mit Strg + L hinzugefügt werden.[4]
Gratiswaren erfassen
Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden. Der Posten muss zunächst angewählt werden. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle.
Im Dialog kann die Gratismenge angegeben werden. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.
Bestellungen aktivieren
Um Bestellposten zu aktivieren, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden. Mit Bestellen oder Strg + P werden die nicht bestellten Posten je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt, als Text oder Orderdatei per E-Mail zugestellt.
Bestellungen überwachen
Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um den Status eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + A angewählt werden. Der Statusdialog wird geöffnet.
Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.
Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Bisherigen Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.
Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.
Wareneingänge
Um Wareneingänge zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren oder Strg + G in den Status „geliefert“ versetzt werden.
Wenn alle Bestellposten als geliefert deklariert und in Bestand gebucht werden sollen, kann dies durch die Schaltfläche Eingang durchgeführt werden.
Wareneingang buchen
Um gelieferte Waren einzubuchen, muss der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Artikel einzubuchen, muss dieser in der Tabelle angewählt und die Schaltfläche 
Buchen betätigt werden. Das Buchen von Bestellposten erhöht den Warenbestand um die bestellte Stückzahl.
Aktualisieren der Einkaufspreise
Sofern sich der Einkaufspreis des Artikels beim Lieferanten der aktuellen Bestellung vom hinterlegten Einkaufspreis im Warenstamm unterscheidet, wird ein Hinweis eingeblendet.
Die Option Artikelstamm prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des Warenstamms.
Die Option Lieferantensortiment prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des aktuellen Lieferanten.
Die Aktualisierung der Einkaufspreise kann in drei Stufen automatisiert werden:
Mit der Option Vor jeder Preisänderung rückfragen wird - sofern sich der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung vom Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment unterscheidet - ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.
Mit der Option Höhere Preisänderung automatisch aktualisieren wird - sofern der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung höher ist, als der Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment - automatisch aktualsiert. Bei einem niedrigerem Einkaufspreis wird ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.
Mit der Option Alle Preise automatisch aktualisieren werden alle Einkaufspreise im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment automatisch aktualisiert.
Einkaufsrechnung prüfen
Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Dazu wird der Dialog "Einkauf buchen" aufgerufen.
Weiter zu Pfandstamm
(Stammdatenverwaltung → Stammdatenmodule → Sie sind auf der Seite: Lieferantenstamm)
Fußnoten:
- ↑ Details über TAPI entnehmen Sie der Dokumentation des Betriebssystems.
- ↑ Alternativ können Bankleitzahl und Kontonummer in den jeweiligen Feldern eingegeben und die IBAN mit
berechnet werden.
- ↑ Die Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern vollständig gelöscht. Sie können daher nicht wiederhergestellt werden!
- ↑ Das Zufügen von Pfand kann auch in der Bedarfsverwaltung durchgeführt werden. Dabei kann ein Lieferant ausgewählt werden, der das Pfand zurückerhält. Im Register Bestellung der Lieferantenverwaltung muss der Lieferant vor der Pfanderfassung ausgewählt werden.