Artikel erfassen

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Erster Schritt

In der Voreinstellung „Initialstatus“ des Konfigurationsmoduls wurde festgelegt, welchen Status der Auftrag nach der Erfassung hat. Der Status kann auf „Angebot“, „Bestellung“ oder „Lieferung“ festgelegt sein. Ist der Initialstatus auf „Lieferung“ voreingestellt, wird die Lieferscheinnummer abgefragt und kann mit „OK“ oder ↵ bestätigt werden.

Um Artikel zu erfassen, doppelklicken Sie in die Artikeltabelle oder starten Sie die Erfassung mit Strg + A. Die Pfanderfassung kann mit einem Doppelklick in die Pfandtabelle oder Strg+L gestartet werden.

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Um einen Artikel zu erfassen, gehen Sie wir folgt vor:

1. Geben Sie eine Artikelnummer in das Eingabefeld „Art. Nr.“ des Erfassungsdialogs ein und bestätigen Sie mit ↵. Bei unvollständigen Artikelnummern oder einem Suchbegriff wird der Suchdialog gestartet
2. Geben Sie im Eingabefeld „Anzahl“ die gewünschte Bestellmenge ein und bestätigen Sie mit ↵
3. Bestätigen Sie den vorgegebenen Preis mit ↵

Sichern Sie den erfassten Posten mit „Sichern" oder ↵.

Der Artikelposten wurde erfasst. Die Felder des Erfassungsdialogs werden gelöscht und das Eingabefeld „Art. Nr.“ wird wieder aktiviert.

Wenn der Auftragsstatus vor der Erfassung als „Bestellung“ oder „Lieferschein“ deklariert wurde und der Artikel nicht in ausreichender Menge im Lager vorhanden ist, wird eine Warnmeldung ausgegeben. Diese Meldung kann mit ↵ bestätigt werden, wenn der Artikel dennoch erfasst werden soll.

Ist ein Artikel als Mehrwegartikel deklariert, erfasst die Anwendung automatisch den verknüpften Pfandartikel. Ist die Verknüpfung jedoch fehlerhaft, wird eine Warnmeldung ausgegeben. In diesem Fall wird der Artikel ohne das Pfand erfasst. Die Erfassung sollte dann abgebrochen werden um den Fehler im Artikelstamm zu korrigieren.

Preisänderungen

Sofern die Restriktionen für die Preiseingabe oder den Preisgruppenwechsel im Konfigurationsmodul nicht aktiviert sind, können auch Preise einer anderen Preisgruppe gewählt oder freie Preise eingegeben werden9^[1]:

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A. Durch Anwahl der Option „Eingeben“ oder ↑ wird das Eingabefeld für freie Preise eingeblendet
B. Durch Anwahl der Option „Preis auswählen“ oder ↓ wird der Standardpreis in der Preisgruppentabelle angewählt. Es kann nun ein Preis aus einer anderen Preisgruppe ausgewählt werden.

Sichern Sie den erfassten Posten mit „SICHERN“ oder ↵.

Im Eingabefeld „VK Netto“ kann auch ein Bruttopreis eingegeben werden und im Optionsmenü „Brutto in Netto umwandeln“ hinter dem Eingabefeld oder Strg+I entsprechend dem Mehrwertsteuersatz des Artikels in den Nettopreis umgewandelt werden.

Im Eingabefeld „VK Netto“ kann auch ein prozentualer Aufschlag zur Berechnung eines Nettopreises eingegeben werden und im Optionsmenü „Prozentualer Aufschlag“ hinter dem Eingabefeld oder Strg+J als prozentualer Aufschlag auf den Einkaufspreis des Artikels aufgeschlagen und als Nettoverkaufspreis in das Eingabefeld eingetragen werden.

Nach der Eingabe eines freien Preises wird beim Sichern des Artikelpostens ein Dialog eingeblendet, der die Möglichkeit bietet, den eingegebenen Preis als kundenspezifischen Sonderpreis zu sichern. Ist zu diesem Zeitpunkt für den Artikel bereits ein Sonderpreis für den Kunden hinterlegt, kann der Sonderpreis durch den neu erstellten Preis überschrieben werden.

Sonderpreise können im Dialog „Sonderpreise“ der Kundenverwaltung bearbeitet werden.

Wird das Eingabefeld „VK Netto“ übersprungen, kann aus den verfügbaren Preisgruppen ein alternativer Preis ausgewählt werden.

Die zunächst aktive Preisgruppe entspricht der Voreinstellung im aktuellen Kundendatensatz. Diese Voreinstellung wird automatisch überschrieben, wenn ein Kundensonderpreis für den Artikel hinterlegt wurde. In diesem Fall wird der Sonderpreis als fünfter Preis angezeigt und aktiviert. Die Preisgruppenzuordnung kann im Eingaberegister der Kundenverwaltung bearbeitet werden.

Teilgebindeerfassung

Der Erfassungsdialog verfügt über eine Funktion zur Erfassung von Gebindekombinationen aus Gebinde und Teilgebinde. Diese Funktion ermöglicht beispielsweise die Erfassung von 2 Kästen und 4 Flaschen, wobei lediglich die Artikelnummer des Kastens eingegeben werden muss.

Diese Funktion kann nur genutzt werden, wenn der entsprechende Artikel „Kasten“ im Artikelstamm mit einer Verknüpfung zu einem Teilgebinde versehen wurde.

Um die Teilgebindeerfassung durchzuführen, muss zunächst die Artikelnummer eines Großgebinde im Eingabefeld „Art. Nr.“ eingegeben werden. Im Eingabefeld „Anzahl“ werden zwei Werte, getrennt durch einen Schrägstrich, also im Beispiel „2/4“, eingegeben. Der erste Wert repräsentiert die Anzahl der Großgebinde, der zwei Wert die Anzahl des Untergebindes des Postens.

Die zweite Anzahl wird automatisch aus dem Eingabefeld entfernt und zwischengespeichert. Nach dem Sichern des Großgebindes wird automatisch die Artikelnummer des zugeordneten Teilgebindes im Eingabefeld „Art. Nr.“ eingetragen und die Anzahl des Teilgebinde im Eingabefeld „Anzahl“ eingetragen. Die Eingabe kann sowohl positive als auch negative Werte und auch Kombinationen aus positiven und negativen Werten enthalten. Eine Eingabe „-5/5“ oder eine „10/-3“ ist also möglich.

Artikelinformationen

Während der Erfassung werden Informationen angezeigt, welche für die Kalkulation des Artikelpreises genutzt werden können. Die Anzeigefelder in der Übersicht:

Anzeigefeld	Information
EK Netto	Einkaufspreis des Artikels
VK Brutto	Bruttoentsprechung des aktiven Artikelpreises
Mengenrabatt	Anzeige der gültigen Rabattgruppe als Betrag oder Prozentwert
WG- Rabatt	Anzeige des gültigen Warengruppenrabatts als Prozentwert
Artikelspanne	Anzeige der Artikelspanne als Betrag (VK – EK)
Postenspanne	Anzeige der Postenspanne als Betrag (VK – EK x Anzahl)
Gesamtspanne	Anzeige der bisherigen Spanne ohne den aktuellen Artikel als Betrag
Mittlere Spanne	Anzeige der mittleren Auftragsspanne ohne den aktuellen Artikel als Prozentwert
Bestand	Derzeit verfügbarer Lagerbestand
Bestellt	Angabe über das Datum einer aktivierten Lieferantenbestellung des Artikels

Entsprechend der Einstellungen im Konfigurationsmenü können Artikelinformationen teilweise ausgeblendet sein.

Die Angaben über den Mengenrabatt und des Warengruppenrabatts werden unter dem Eingabefeld „VK Netto“ zusätzlich als Absolutbetrag ausgegeben, sondern die entsprechenden Optionen aktiviert sind.

Die Informationsanzeigen sind farbcodiert. Eine grüne Einfärbung zeigt an, dass der Bestand über dem Sollbestand liegt beziehungsweise dass ein Betrag positiv ist. Eine gelbe Einfärbung der Bestandsangabe weist auf Unterschreitung des Soll- Bestandes hin. Felder mit Rabattwerten werden ebenfalls gelb eingefärbt, da sie die Spanne mindern. Negativbestände und negative Spannen werden rot eingefärbt.

Einfügen von Informationen

Während der Erfassung können Informationszeilen eingefügt werden. Diese Informationszeilen erscheinen im Auftrag an der Position, an der sie eingefügt wurden. Um eine Information zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

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Geben Sie ein Ausrufezeichen „!“ in das Eingabefeld „Art. Nr.“ ein. Der Texteingabedialog wird geöffnet
Geben Sie den gewünschten Text ein

Bestätigen sie mit „OK“ oder ↵

Die Information über dem Eingabefeld zeigt an, wie viele Zeichen eingegeben werden können. Ab einer festgelegten Länge wird der eingegebene Text in die Felder „Suchbegriff“ und „Bezeichnung“ in der Warentabelle verteilt.

Optional können in die Textzeile Datum und Uhrzeit durch das Optionsmenü hinter dem Eingabefeld eingefügt werden.

Um mehrere Zeilen Text einzugeben, kann die Prozedur beliebig oft wiederholt werden.

Artikelbeschreibungen

Die Produktinformationen des Artikels können ebenfalls in den Auftrag übernommen werden und stehen dann auch für den Belegdruck zur Verfügung^[2].

Der prinzipielle Nachteil beim Abdruck der Produktinformationen liegt im erhöhten Platzbedarf der Posten. Dadurch werden weniger Posten pro Druckseite ausgegeben.

Wenn die Datenfelder „Bild“ und „Memo“ im Warenstamm deaktiviert wurden, werden die Schaltflächen nicht angezeigt.

Der vorhandene Text kann mit der Schaltfläche „Neu“ unter dem Informationsfeld gelöscht und ein neuer Text eingegeben werden, es können auch Datum und Uhrzeit oder einen Text aus der Zwischenablage eingefügt werden. Um den Text in den Auftrag einzufügen, muss die Option „In Posten übernehmen“ aktiviert werden^[3].

Bestellinformationen

Ist ein Bestelldatum für den aktuellen Artikel verfügbar, kann durch einen Klick auf die Datumsangabe ein Informationsdialog geöffnet werden.

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Der Dialog zeigt eine Übersicht über laufende Lieferantenbestellungen des aktuellen Artikels. Es werden relevante Informationen zu Bestellstatus und freien Bestellmengen angezeigt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellmengen im Eingabefeld „sperren“ mir einer Kennzeichnung zu versehen, die als Information in der Bestellverwaltung oder bei der Erfassung anderer Aufträge angezeigt werden. Die Sperre hat nur informativen Charakter. Auch gesperrte Mengen können erfasst werden.

Direktfakturierung

Um einen Artikel zu erfassen, der nicht im Sortiment angelegt wurde, kann die Direktfakturierung verwendet werden.

Diese Funktion ist eine Hilfe für den gelegentlichen Einsatz. Artikel, die mehr als einmal erfasst werden müssen, sollten grundsätzlich im Warenstamm der Anwendung angelegt werden, da sie dann auch in Auswertungen berücksichtigt werden. Der Dialog kann mit der Schaltfläche „Direktartikel“ oder durch die Eingabe „.“ Im Eingabefeld „Art. Nr.“ aufgerufen werden.

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Um einen Direktartikel zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

Geben Sie einen Suchbegriff, also ein Schlagwort für den Artikel im Eingabefeld „Suchbegriff“ ein.
Geben Sie eine Artikelbezeichnung für den Artikel im Eingabefeld „Text“ en.
Geben Sie eine Anzahl im Eingabefeld „Anzahl“ ein.
Geben Sie einen Nettoeinkaufspreis im Eingabefeld „EK Netto“ ein. Die Anwendung kalkuliert die Rohspanne durch die Division der Verkaufspreise durch den Einkaufspreis. Der Einkaufspreis darf also nicht „0“ sein. Geben Sie für den Artikel mindestens „0,01“ ein.
Wählen Sie einen Mehrwertsteuersatz aus dem Auswahlfeld „MwSt. Satz“ aus.
Auf Wunsch können Sie einen prozentualen Aufschlag auf den Einkaufspeis im Eingabefeld „Aufschlag“ angeben, damit ein Verkaufspreis berechnet wird. Das Eingabefeld „VK Netto“ zeigt den errechneten Verkaufspreis an.
Auf Wunsch können Sie den Verkaufspreis im Eingabefeld „VK Netto“ bearbeiten. Der Preis kann neu eingegeben oder durch die Schaltfläche „Brutto in Netto umwandeln“ hinter dem Eingabefeld als Bruttoverkaufspreis verwendet werden.

Speichern Sie den Posten mit „SICHERN“.

Der Dialog wird geschlossen und sie können die Erfassung weiterführen. Wenn für die korrekte Verarbeitung des Postens auszufüllende Felder nicht gefüllt sind, wird der Posten nicht gespeichert.

Struktur erfassen

Bei einer herkömmlichen Eingabe wird der Artikel in der angegebenen Menge erfasst. Bei Strukturartikeln werden jedoch die Strukturbestandteile entsprechend der Postenmengen in der Strukturverwaltung erfasst und mit der eingegebenen Strukturmenge multipliziert.

Die Strukturbestandteile werden wie einfache Posten gelistet, sofern die Anzeige in der Struktur nicht deaktiviert wurde. Treten bei der Erfassung der Strukturbestandteile Fehlbestände auf, wird nach Abschluss der Strukturerfassung ein Warndialog ausgegeben.

Artikelstrukturen werden immer erfasst. Da der Warndialog keine detaillierten Informationen über die fehlenden Strukturbestandteile enthält, müssen die Fehlbestände im Inventurregister der Warenverwaltung überprüft werden.

Favoritenfunktion

Um die Erfassung wiederkehrender Aufträge zu beschleunigen, können für Kunden Favoriten hinterlegt werden. Diese Favoriten werden mit der eingegebenen Anzahl gesichert und können bei der Erfassung abgerufen werden. Dabei ist die Anzahl nach dem Abrufen veränderbar, bevor der Posten gespeichert wird.

Das Übernehmen eines Favoriten kann durch einen Doppelklick auf den gewünschten Eintrag oder durch Anwählen und Einfg durchgeführt werden.

Um Favoriten zu hinterlegen, kann nach Eingabe eines Artikels und der gewünschten Anzahl das Optionsmenü der Favoritentabelle aufgerufen werden und der Posten als Favorit eingefügt werden. Dies muss vor dem Speichern eines Postens durchgeführt werden.

Das Optionsmenü der Favoritentabelle bietet weiterhin die Möglichkeit, Favoriten zu bearbeiten oder aus der Liste zu entfernen.

Die Sortierung der Favoriten kann im Optionsmenü der Favoritenverwaltung oder durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften der Favoritentabelle zwischen Artikelnummer, Bezeichnung und Erstellungsreihenfolge umgeschaltet werden. <!-##################################################-->

Favoriten zufügen

Um Favoriten aufzunehmen, kann vor Beginn der Erfassung die Option „Als Favorit sichern“ oder aktiviert werden. Diese Option kann im Register „Einstellungen“ des Konfigurationsmoduls vorgewählt werden. Bestehende Favoriten werden nicht ersetzt oder verändert. Die Favoriten können auch bei der Funktion „Telefonverkauf“ verwendet werden.

Ein Artikel kann auch manuell nach Angabe von Artikelnummer und Anzahl im Optionsmenü der Favoritenerfassung oder mit <Strg+S> in die Favoritenliste aufgenommen werden. <!-##################################################-->

Favoriten bearbeiten

Die Vorgabe der Anzahl eines Favoriten kann im Optionsmenü oder mit <Strg+E> bearbeitet werden. Ein Favorit kann mit Entf gelöscht werden. <!-##################################################-->

Favoritenerfassung

Favoriten können vollautomatisch mit „Alle Favoriten erfassen“ im Optionsmenü oder Strg+A erfasst werden. Dabei werden die Mengen übernommen. Eine Bearbeitung ist nach der Erfassung in der Warentabelle möglich. Favoriten können auch als Vorlagendatei gesichert werden.

Eine sequenzielle Erfassung mit Änderung der Mengen bei der Eingabe ist mit der Favoritenerfassung möglich. Um diese durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

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Aktivieren Sie die Schaltfläche „Favoritenerfassung“ in der Gruppe „Erfassungsmodus“.
Wählen Sie in der Favoritenliste einen Eintrag ab dem erfasst werden soll mit einem Doppelklick aus.
Geben Sie die Anzahl ein. Wenn Sie den vorgegebenen Wert verwenden wollen, drücken Sie „ENTER“. Wenn Sie einen Artikel überspringen möchten, geben Sie „0“ ein.

Nach der Eingabe der Anzahl wird der Posten mit ↵ gesichert und der nächste Favorit aus der Favoritenliste aufgerufen.

Die Favoritenerfassung wird auf diese Weise bis zum Ende der Liste durchgeführt. Sie kann mit „Schnelle Erfassung“ oder „Normale Erfassung“ in der Gruppe „Erfassungsmodus“ oder durch das Schließen des Erfassungsdialogs abgebrochen werden. <!-##################################################-->

Schnelle Erfassung

Bei der Schnellen Erfassung wird Auswahl des Artikels und Eingabe der Anzahl der Posten gesichert. Die Aktivierung erfolgt mit der Schaltfläche links neben der Favoritenerfassung in der Gruppe „Erfassungsmodus“. Optionen zur Preisauswahl bestehen nicht, sämtliche Preisoptionen werden automatisiert umgesetzt. Die Schnelle Erfassung kann mit kann mit [Normale Erfassung] in der Gruppe „Erfassungsmodus“ oder durch das Schließen des Erfassungsdialogs abgebrochen werden.

Vorlagen

Neben der Favoritenfunktion ermöglichen Vorlagen eine schnelle Erfassung gleichartiger Aufträge. Vorlagen werden aus bestehenden Aufträgen abgeleitet. Um eine Vorlage zu erstellen, muss ein bestehender Auftrag ausgewählt werden und dann durch die Optionsschaltfläche hinter der Schaltfläche „Sichern“ gesichert werden.

Als Dateiname für die Vorlage wird standardmäßig die Artikelnummer des Kunden angeboten. Wird diese Einstellung übernommen, steht der Auftrag auch für eine Schnellerfassung zur Verfügung.

Um eine Vorlage zu laden, muss ein Auftrag angelegt werden, der Erfassungsdialog gestartet werden und die Vorlage über die Schaltfläche „Öffnen“ des Erfassungsdialogs geladen werden.

Nach dem Laden der Vorlage wird der Inhalt der Vorlage sofort erfasst. Die Bearbeitung der Posten ist nach der Erfassung möglich.

Posten bearbeiten

Die Erfassung wird durch die Schaltfläche „Ende“ des Dialogs oder <Esc> abgeschlossen. Danach können Posten weiterbearbeitet werden^[4]. <!-##################################################-->

Mengenänderung

Um die Menge eines Postens zu bearbeiten wählen Sie den Posten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Optionsmenü „Anzahl ändern“ oder wählen Sie den Artikel an und öffnen Sie den Änderungsdialog mit Einfg.

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Der Mengendialog zeigt den aktuellen Lagerbestand an und ermöglicht so die Berücksichtigung der verfügbaren Bestände bei einer Mengenänderung. Die Eingabe des gewünschten Bestandes wird im Eingabefeld durchgeführt. Der Dialog kann mit „“OK oder ↵ geschlossen werden. Sollte die Postenmenge die verfügbaren Bestände überschreiten, wird eine Warnung angezeigt.

Ist der bearbeitete Posten ein Mehrwegartikel mit einer Pfandverknüpfung, wird angeboten, die Menge des Pfandartikels ebenfalls zu ändern. Diese Meldung kann mit „JA“ oder ↵ bestätigt werden, wenn das Pfand ebenfalls angepasst werden soll.

Die Bearbeitung kann mit „“OK oder ↵ gespeichert werden. Für Pfand ist eine Mengenänderung ebenfalls möglich. Der Dialog zeigt dann die Option „Bestandsänderung im Pfandlager buchen“ an. Ist die Option aktiviert, wird die Differenz der Mengenänderung im Pfandlager gebucht. <!-##################################################-->

Informationstexte ändern

Um Texte zu bearbeiten, kann analog verfahren werden. Der Änderungsdialog bietet dann in zwei Zeilen die Möglichkeit, den Text zu bearbeiten.

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Die Bearbeitung kann mit „OK“ oder ↵ gespeichert werden. <!-##################################################-->

Posten löschen

Um einen Posten zu löschen, wählen Sie den Posten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Optionsmenü „ARTIKEL LÖSCHEN“ oder wählen Sie den Artikel an drücken Sie Entf.

Ist der zu löschende Posten ein Mehrwegartikel mit einer Pfandverknüpfung, wird angeboten, den Pfandartikel ebenfalls aus der Pfandtabelle zu löschen. Diese Meldung kann mit „JA“ oder ↵ bestätigt werden, wenn das Pfand ebenfalls entfernt werden soll. Der Bestand des Artikels wird automatisch im Warenlager zurückgebucht. Das Pfandlager wird nicht verändert. <!-##################################################-->

Preis ändern

Um einen Preis zu ändern, kann dieser durch die Option „Preis ändern“ oder Strg + Einfg bearbeitet werden.

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Im Eingabefeld kann auch ein Bruttopreis eingegeben werden. Geben Sie den Preis ein und aktivieren Sie die Option „ALS BRUTTOWERT OPTIMIEREN“ hinter dem Eingabefeld oder Strg+I. Der eingegebene Preis wird entsprechend dem Mehrwertsteuersatz des Artikels in den Nettopreis umgewandelt und als Nettoverkaufspreis in das Eingabefeld eingetragen.

Der neue Preis wird mit „OK“ oder ↵ gespeichert. Die Postensumme wird neu berechnet. <!-##################################################-->

Posten übergeben

Um einen Posten an einen anderen Auftrag zu übergeben, wählen Sie den Posten mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Optionsmenü „Posten anderem Auftrag zuordnen“ oder wählen Sie den Artikel an drücken Sie Strg + Alt + A. Im Dialog „Posten verschieben“ werden in Abhängigkeit von Status des derzeitigen Auftrags alle möglichen Aufträge des aktuellen Kunden angezeigt, an die der Posten übergeben werden kann. Posten können nur an Aufträge im gleichen Status (Angebot, Bestellung und Lieferschein) übergeben werden.

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Durch Auswahl des gewünschten Zielauftrages und „OK“ oder ↵ wird der Posten übertragen. Sofern es sich um einen Mehrwegartikel handelt, wird der Pfandanteil ebenfalls übertragen.