Aufträge anlegen und bearbeiten

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In den folgenden Abschnitten wird das Erstellen, Finden und Bearbeiten von Aufträgen erläutert.

Auftrag anlegen

1. Auftragsbearbeitung öffnen

2. Kunden wählen

3. Auftrag anlegen

Um einen neuen Auftrag zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung mit Aufträge in der Seitenleiste oder F1.
2. Wählen Sie einen Kunden mit über das Menü (neben der Auftragsnummer in der Seitenleiste) oder Strg + K aus.
3. Erstellen Sie mit Neu (im Navigationsbereich des Auftragsregisters) oder Strg + N einen neuen Auftrag. Wählen Sie die Einstellungen für den Auftrag und bestätigen Sie mit OK oder ↵.

Der neue Auftrag wurde angelegt. Es können nun Waren erfasst werden.

Beachten Sie außerdem folgendes bei der Auftragserstellung:

Der Dialog Auftrag anlegen

• Die Einstellung Limit restriktiv anwenden im Konfigurationsmodul legt fest, ob ein Auftrag angelegt werden kann, wenn das Saldolimit des Kunden überschritten wurde. Wird das Limit restriktiv angewendet, kann bei Limitüberschreitung des Kunden kein Auftrag angelegt werden. Ansonsten wird eine Warnmeldung ausgegeben, wenn das Limit überschritten wurde, der Auftrag kann nach Bestätigung des Hinweises angelegt werden. Ist das Limit zu mehr als 75% ausgeschöpft, wird ebenfalls eine Warnung ausgegeben, die jedoch nur bestätigt werden muss.

• Welchen Status ein neu angelegter Auftrag besitzt, wird von der Voreinstellung Auftrag als ... anlegen im Konfigurationsmodul bestimmt. Der Status kann auf Angebot, Bestellung oder Lieferschein festgelegt sein. Diese Voreinstellung kann auch während des Anlegens geändert werden. Wählen Sie dazu im Dialog Auftrag anlegen (rechtes Bild) den gewünschten Status aus und klicken Sie auf .

• Ist im Kundendatensatz die Option Regelmäßige Rechnung aktiviert, bietet die Anwendung unter Terminrechnung automatisch ein Rechnungsdatum für den neuen Auftrag an. Das Datum wird durch die Intervalloption des Kundendatensatzes voreingestellt. Die Option kann auch manuell aktiviert und ein Rechnungsdatum ausgewählt werden. Für einen einfachen Auftrag kann die Option abgewählt werden.

• Sind die Schaltflächen [+1] hinter den Datumsfeldern für Bestellung, Lieferung und Rechnung aktiv, werden die entsprechenden Datumsangaben automatisch um einen Kalendertag vom aktuellen Datum erhöht, wenn der entsprechende Auftragsstatus aktiviert wird. Die Option kann im Konfigurationsmodul automatisch voreingestellt werden. Die Funktion kann mit der Schaltfläche [0] hinter den Datumsfeldern deaktiviert werden. Bei Terminrechnungen ist das Vordatieren des Rechnungsdatums nicht möglich.

Aufträge finden

Um Aufträge anhand ihrer Auftragsnummer, Lieferscheinnummer oder Rechnungsnummer zu finden, kann der Suchdialog Auftrag finden verwendet werden. Dieser wird durch Drücken von Strg + F , Strg + Alt + F oder durch Klicken auf (hinter den Anzeigefeldern von Auftragsnummer, Lieferscheinnummer und Rechnungsnummer) aufgerufen. Durch Drücken von ↩ oder Klicken auf OK wird nach der eingegebenen Nummer gesucht und der dazugehörige Auftrag ausgewählt.

Beim Verwenden der Schaltflächen beeinflusst die Wahl der Schaltfläche lediglich die Voreinstellung des Suchdialogs. Sie können im Suchdialog das Suchkriterium (AU/LF/RE) noch ändern. Dies gilt auch für beide Tastenkombinationen.

Auch nach einer erfolgreichen Suche schließt sich der Suchdialog nicht von selbst. Klicken Sie hierzu nach der Suche auf Abbruch

Durch Drücken von F3 wird der Suchdialog Lieferschein geöffnet, der für die Pfandrückerfassung konzipiert ist: Bleibt die Option Pfanderfassung aktiviert, wird im Anschluss sofort der Dialog Pfand erfassen aufgerufen. So können Sie die vom Kunden erhaltenen Pfandartikel registrieren und vor der Rechnungsstellung berücksichtigen.

Der Bereich Auftrag in der Seitenleiste bietet verschiedene Suchoptionen an.

Der Suchdialog

Der Suchdialog Lieferschein (F3)

Zusätzlich kann mit der Option Auftragsliste hinter der Auftragsnummer in den Aufträgen des aktuellen Kunden geblättert werden.

Auftragsliste

Eine Liste aller Aufträge des aktuellen Kunden kann durch einen Klick auf die Auftragsnummer, Übersicht oder Strg + G geöffnet werden.

Die Ansicht kann mit dem Auswahlfeld Statusfilter gefiltert werden. In der Voreinstellung „Alle“ werden alle Aufträge des aktuellen Kunden angezeigt. Durch das Anwählen eines Eintrags in der Tabelle wird der Auftrag in der Auftragsverwaltung angezeigt. Die Liste kann mit OK oder ↩ geschlossen werden.

Statuswechsel

Um den Status eines Auftrages zu bearbeiten, kann durch Klick auf das Anzeigefeld Status, dem Bearbeiter neben dem Anzeigefeld Status , mit der Schaltfläche Sichern oder Strg + S der Statusdialog geöffnet werden.

Wählen Sie hier den gewünschten Status und bestätigen Sie mit OK.

Um den Arbeitsprozess zu beschleunigen, können Sie alternativ

• mit den Auftrag in den jeweiligen Status versetzen und das zugehörige Dokument (Angebot, Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung) sofort drucken
• mit den Auftrag in den jeweiligen Status versetzen und automatisch eine E-Mail mit dem zugehörigen Dokument an den Kunden weiterleiten
• mit den Auftrag als Rechnung deklarieren und sofort den Zahlungseingang verbuchen.

Beim Wechsel in den Status Lieferung wird ein Dialog zur Bestätigung der Lieferscheinnummer angezeigt, sofern diese bearbeitet werden kann. Ist die Option im Konfigurationsmodul deaktiviert, wird kein Dialog angezeigt.

Achtung! Nach einem Wechsel in den Status Rechnung kann der Auftrag nicht weiter bearbeitet werden. Das Zurückstufen ist ebenfalls nicht mehr möglich. Der Auftrag kann lediglich gemahnt, abgeschlossen oder storniert werden.

Beim Wechsel in den Status Rechnung wird eine Warnmeldung ausgegeben, sofern diese Warnung nicht im Konfigurationsmodul deaktiviert wurde oder vor dem Statuswechsel die Option Lieferschein rückerfasst im Informationsbereich der Auftragsverwaltung aktiviert wurde. Diese Funktion soll verhindern, dass eine nicht überprüfte (d.h. rückerfasste) Lieferung versehentlich in den Status Rechnung versetzt wird, da der Auftrag dann nicht mehr bearbeitet werden kann.

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Fußnoten: