Kasse: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 18. November 2018, 18:30 Uhr

(Hauptseite → Kassensystem (Menü) → Sie sind auf der Seite: Kasse)

Der Kassendialog kann im Menü Kassensystem → Kassieren oder mit Strg + F8 aufgerufen werden.

Die grundlegenden Eigenschaften zu Preisgruppe und Preisberechnung Brutto/Netto werden im zugehörigen Kundenkonto der Kasse eingestellt. Welches Kundenkonto mit der Kasse verknüpft ist, kann im Hauptmenü Optionen → Einstellungen im Register Administration eingesehen werden. Diese Verknüpfung ist notwendig, damit die Einstellungen der Kasse aus einem Kundenkonto abgeleitet werden können.

Sollten Sie bei der Benutzung der Kasse auf Probleme stoßen, klicken Sie hier.

Der Kassendialog

Der Kassendialog

1. Die Anzeige

2. Die Kategorietasten

3. Die Direkttasten

4. Die Favoritentasten

5. Der Protokollbereich

6. Die Gebindetasten

7. Die Funktionstasten

8. Der Menübereich

9. Die Banknotentasten

10. Der Ziffernblock

11. Minus

12. Multiplikator

13. Kontentasten

Die Anzeige (1) befindet sich am oberen Rand des Dialogs.
In der ersten Zeile des Anzeigebereichs werden während des Kassierens Artikelnummer und -bezeichnung des ausgewählten Artikels angezeigt. Beim Abschluss eines Kassiervorgangs werden Informationen zum Zahlbetrag und Wechselgeld angezeigt.

In den mittleren Zeilen werden die Einzel- und Gesamtpreise der jeweils ausgewählten Ware und das dazugehörige Pfand angezeigt und die aktuelle Zwischensumme wird ausgewiesen.

In der untersten Zeile des Anzeigebereichs wird der aktuelle Betriebszustand des Kassensystems angezeigt. Wenn ein Betriebsmodus vom Standard abweicht, wird die Anzeige gelb eingefärbt. Nach einem Kassiervorgang wird automatisch wieder der Standardmodus eingestellt. Die Gebindeanzeige ist immer gelb eingefärbt. Die Preisgruppenanzeige wird dem aktuellen Preistyp entsprechend in verschiedenen Farben eingefärbt.

Unterhalb der Anzeige sind 40 Kategorietasten (2) zur Auswahl der 40 Direkttasten (3) angeordnet. Am unteren Rand befinden sich 16 Favoritentasten (4).

Die Belegung der Direkttasten (3) erfolgt im Warenstamm; die der Favoritentasten (4) unter Optionen →

Einstellungen → Kassensystem → Tastatur.

Im Protokollbereich (5) werden alle registrierten Artikelposten des aktuellen Kassiervorgangs angezeigt. Über Ansicht kann ein weiteres Protokollfenster geöffnet werden, in dem das zu den Artikelposten gehörige Pfand aufgelistet ist.

Unterhalb des Protokollbereichs sind die Gebindetasten (6), die Funktionstasten (7) und der Menübereich (8) angeordnet.
Darunter befinden sich Banknotentasten (9).
Im untersten Teil befinden sich der Ziffernblock (10) mit Minus- (11) und Multiplikatorfunktion (12) sowie die Kontentasten (13).

Menübereich des Kassendialogs

Der Menübereich des Kassendialogs

Im Menübereich am rechten Rand des Kassendialogs können zentrale Kassenoperationen durchgeführt werden.

Mit Login oder Strg + F12 kann der derzeitige Kassierer abgemeldet und das Kassensystem gesperrt werden. Um weiterzuarbeiten, muss ein Anwender eine erneute Anmeldung durchführen^[1].

Mit Ende oder Strg + W kann der Kassierdialog beendet werden. Dies ist nicht möglich, wenn ein Kassiervorgang aktiv ist.

Mit Protokoll oder Strg + F11 können Kassenprotokoll und Kassenauswertungen geöffnet werden.

Mit Abschluß oder Strg + F10 kann die Kassenabrechnung gestartet werden.

Mit Lade kann die Kassenlade geöffnet werden.

Mit Support oder Strg + H wird die Fernwartung aufgerufen.

Mit Druck, Strg + P oder F10 kann der Bondruck gestartet werden.

Registrieren

Für Registrierung der Anwendung, siehe Lizenzierung.

Als Registriervorgang wird das Aufnehmen aller Artikel eines Kassiervorgangs bezeichnet. Nach der Registrierung wird der Kassiervorgang abgeschlossen.
Das Registrieren erfolgt im Kassendialog, der im Menü Kassensystem → Kassieren oder mit Strg + F8 aufgerufen werden kann. Es existieren mehrere Möglichkeiten Artikel zu registrieren.

Wird ein Artikel kassiert, der nur an Kunden ab einem bestimmten Alter verkauft werden darf, warnt das Kassensystem den Kassierer und vereinfacht die Altersprüfung durch die Angabe des zuletzt möglichen erlaubten Geburtsdatums^[2].

Registrieren mit Gebindetasten und Kategorien

Mit den Gebindetasten (6) wird eingestellt, ob Teil- oder Großgebinde registriert werden.

Sofern die Gebindetaste FLASCHE aktiviert wurde, werden beim Registriervorgang Teilgebinde erfasst.

Wenn KISTE aktiviert ist, wird aus dem Barcode oder der Artikelnummer des Teilgebindes das zugehörige Großgebinde abgeleitet und registriert.

Die Gebindetaste ANBR. (Anbruch) wird in Kombination mit einem Multiplikator eingesetzt, um unvollständig gefüllte Kisten zu erfassen. Dabei wird zu den erfassten Flaschen ein Rahmen zugerechnet. Die Anbruchfunktion ermöglicht das Zufügen von nur einem Artikel (in beliebigen Mengen). Weitere Flaschen können nur manuell zugefügt werden. Der berechnete Rahmen wird aus der Verknüpfung des zugewiesenen Pfandartikels des Großgebinde ermittelt.

Die Gebindetaste KOMBI ermöglicht in Kombination mit einem Multiplikator die Zusammenstellung eines Großgebindes aus mehreren Artikeln in unterschiedlicher Menge. Der Inhalt des Großgebindes des ersten erfassten Artikels bestimmt die Anzahl der möglichen Artikel und den zugehörigen Rahmen des Kombigebindes. Das Pfand jeder Flaschen wird aus den zugewiesenen Pfandartikeln ermittelt. Der Artikelpreis ergibt sich aus dem anteiligen Kistenpreis der Flaschen.

Als Grundsatz gilt, dass im Modus „Kiste“ und „Kombi“ der Großgebindepreis verwendet wird, im Modus „Flasche“ und „Anbruch“ der Teilgebindepreis.

Ob die Gebindetasten nach dem Erfassen eines Postens oder nach der Betätigung von TOTAL auf das Standardgebinde zurückgesetzt werden, kann unter Optionen →

Einstellungen → Kassensystem konfiguriert werden.

Im Kassendialog sind bis zu 1.600 Artikel in Kategorien sortiert. Jede der 40 Kategorietasten (2) ermöglicht den Zugriff auf 40 Artikel, die den Direkttasten (3) zugewiesen sind.

Wählen Sie zunächst das gewünschte Gebinde (6) aus.
Um einen Artikel einmal aus einer Kategorie zu registrieren, klicken Sie auf eine Kategorietaste (2) und dann auf eine Direkttaste (3).
Um einen Artikel mehrfach aus einer Kategorie zu registrieren,
klicken Sie auf eine Kategorietaste (2), dann auf eine Direkttaste (3) und wiederholt auf die Direkttaste (3), oder
geben Sie die Anzahl über den Ziffernblock (10) ein, aktivieren die Multiplikatortaste (12)^[3], klicken auf eine Kategorietaste (2) und dann auf eine Direkttaste (3), oder
klicken Sie auf eine Kategorietaste (2), dann auf eine Direkttaste (3), und betätigen anschließend die Wiederholen-Taste, um den zuvor registrierten Artikel noch einmal zu registrieren.Referenzfehler: Für ein <ref>-Tag fehlt ein schließendes </ref>-Tag. gesichert werden.

Der eingegebene Preis kann auch permanent den bisherigen Preis ersetzen^[4]. Dazu muss der gewünschte Artikel in der Protokolltabelle angewählt und der neue Preis mit Preis oder Strg + E gesichert werden.

Storno

Bis zum Abschluss des Kassiervorgangs kann der Vorgang mit Auftrag stornieren abgebrochen und verworfen werden.

Warteschleife

Ein aktiver Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit in die Warteschleife versetzt werden, sofern diese noch nicht belegt ist.

Die Übertragung wird mit HOLD durchgeführt. Die Taste wird weiß eingefärbt und im Statusbereich wird „HOLD“ gelb eingefärbt; der aktive Kassiervorgang ist nun geparkt. Es kann nun ein neuer Kassiervorgang gestartet werden.

Ein geparkter Kassiervorgang kann mit HOLD wieder aktiviert werden, wenn kein anderer Vorgang aktiv ist. Ein laufender Vorgang muss zunächst storniert oder abgeschlossen werden. Nach der Reaktivierung steht die Warteschleife wieder zur Verfügung.

Bei aktiver Warteschleife kann der Kassendialog nicht beendet werden. Zum Beenden des Kassendialogs muss ein geparkter Auftrag also reaktiviert und storniert oder abgeschlossen werden.

Buchungskonten

Die Kontenschaltflächen können während des Kassiervorgangs jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden^[5].

Die Schaltfläche NETTO schaltet zwischen Privat- und Gewerbekunden um. Wenn die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „NETTO“ gelb eingefärbt sind, werden auf dem Kassenbon Posten und Summen als Nettowerte ausgegeben sowie die Umsatzsteuer ausgewiesen. Bei der Pfandberechnung wird im Modus „Netto“ Mehrwertsteuer auf den Pfandumsatz aufgeschlagen. Beim erneuten Drücken der Taste, werden die Eigenschaften des Kassenkontos wieder aktiviert.

Die Schaltfläche KUNDE ermöglicht die Zuweisung von Kundeneigenschaften auf den Kassiervorgang. Damit werden die Eigenschaften Gewerbekunden, Pfandberechnung und Preisgruppe sowie Sonder- und Aktionspreise anhand des gewählten Kundendatensatzes zugewiesen. Bei Aktivierung ist die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „KUNDE“ gelb eingefärbt. Die Zuweisung des Kunden kann vor dem Drücken der Taste durch Eingabe der Kundennummer oder anhand des Suchdialogs nach dem Drücken der Taste erfolgen. Beim erneuten Drücken der Taste nach dem Zuweisen eines Kunden wird das Kassenkonto wieder aktiviert.

Die Schaltfläche EC schaltet zwischen Bar- und EC Cash-Zahlung um. Wenn die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „EC“ gelb eingefärbt sind, wird auf dem Kassenbon die Zahlweise „EC Cash“ ausgegeben und die Kassenlade nicht geöffnet. Beim erneuten Drücken der Taste werden die Eigenschaften des Kassenkontos wieder aktiviert.

Registrierung von Pfand

Das Kassensystem kann mit Pfand in den Modus „Pfandregistrierung“ versetzt werden, um zurückgegebenes Pfand zu registrieren. Die Kategorietasten werden ausgeblendet, die Pfandtasten und das Pfandprotokoll eingeblendet.

Der Kassendialog im Pfandmodus

Das Registrieren von Pfand kann durch das Anwählen des gewünschten Pfandartikels erfolgen. Die Minusfunktion wird automatisch aktiviert. Multiplikatoren, Suchfunktion und Gebindetasten^[6] sind wie bei der Warenregistrierung verfügbar.

Die Option Multiplikator automatisch unter Optionen →

Einstellungen → Kassensystem → Optionen hat im Pfandmodus keine Funktion. Um einen Pfandartikel mehrfach zu registrieren, muss also die Multiplikatortaste manuell betätigt werden.

Pfandcoupons entwerten

Während eines Kassiervorgangs können Pfandcoupons jederzeit entwertet werden, indem wahlweise der Barcode auf dem Coupon gescannt wird oder die Couponnummer eingetippt wird. Pfandcoupons können nur einmal entwertet werden. Nach der Eingabe des Coupons darf der Auftrag nicht mehr storniert werden.

Automatencoupons entwerten

Das Erfassen von Pfandcoupons aus einem externen Pfandrücknahmesystem, beispielsweise aus einem Automaten, ist möglich, wenn die Kennung des Rücknahmesystems und der Couponwert auf dem Coupon hinterlegt werden. Der Rücknahmecoupon muss nach der Erfassung vernichtet werden, da er nicht gegen mehrfaches Erfassen gesichert werden kann.

Die Ausgleichsfunktion

Die Ausgleichsfunktion ermöglicht das Gegenrechnen des Pfandanteils eines Artikels beim Registrieren. Dabei wird der Pfandartikel berechnet, anschließend wieder abgezogen und dem Pfandlager zugerechnet.

Die Funktion kann mit Ausgleich während eines Kassiervorgangs jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden.

Während der aktiven Phase wird für alle registrierten Posten der Ausgleich berechnet.

Die Ausgleichsfunktion muss aktiviert werden, bevor ein Artikel mit Pfandausgleich erfasst wird!

Vorgang abschließen

Der Abschluss eines Vorgangs wird durch das Aufrufen der Zwischensumme eingeleitet.

Zwischensumme

Die Zwischensumme kann mit ZWISCHENSUMME oder / aufgerufen werden. Es wird der Gesamtwert des Auftrags angezeigt. Bei Barzahlung kann nun der Zahlbetrag des Kunden eingegeben werden, damit die Kasse das Wechselgeld berechnet.

Der Modus „Zwischensumme“ bietet letztmalig die Möglichkeit, Kunden oder Konten zu ändern, den Auftrag weiterzuführen oder abzubrechen.

Pfandcoupons

Wird während einem Kassiervorgang ausschließlich Pfand zurückgenommen, wird durch das Drücken der Taste ZWISCHENSUMME oder / entsprechend den Voreinstellungen

automatisch ein Pfandcoupon gedruckt, oder
die Kassenlade zur Auszahlung des Guthabens geöffnet, oder
nach Rückfrage wahlweise ein Pfandcoupon gedruckt oder die Kassenlade geöffnet.

Der Auftrag wird automatisch abgeschlossen, ohne dass TOTAL gedrückt werden muss.

Nach der Ausgabe des Pfandcoupons oder dem Öffnen der Kassenlade kann anschließend wie gewohnt ein Kassenbon gedruckt werden.

Total

Mit TOTAL oder / wird der Vorgang abgeschlossen und der Zustand der Kontentasten ausgewertet. Bei Barzahlung wird die Kassenlade geöffnet und, sofern der Zahlbetrag des Kunden eingegeben wurde, das Wechselgeld berechnet und angezeigt. Der Vorgang kann nicht mehr bearbeitet werden. Es kann ein neuer Vorgang gestartet oder der Kassendialog mit Ende geschlossen werden.

Zahlung

Funktionsüberblick

Die Zahlungs-Funktion ermöglicht die Registrierung von Ein-und Auszahlungen an der Kasse, die nicht durch den Kassenverkauf von Artikeln bedingt sind. So können zum Beispiel schnell und unkompliziert Zahlungen auf offene Kundenrechnungen entgegengenommen werden, oder der/die Kassierende kann einen Lieferanten direkt in Bar bezahlen.

Zur Buchung von Barzahlungen bestehen drei Möglichkeiten:

über das Kassenmodul
Über den Zahlungsmanager in der Auftragsverwaltung
über das Buchungsregister im Buchhaltungsmodul

Der Vorteil der Funktion im Kassenmodul liegt darin, dass Zahlungen an der Kasse schneller verwaltet werden können, ohne dass eine höhere Zugangsberechtigung erforderlich ist.

Abwicklung von Zahlungen

Ein Klick auf Zahlung oberhalb der Zwischensumme-Taste öffnet den Zahlungsdialog. Damit die Funktion genutzt werden kann, muss der aktuelle Vorgang abgeschlossen oder storniert werden.

Wählen Sie zunächst, ob eine Ein- oder Auszahlung verbucht werden soll.
Geben Sie den gewünschten Betrag ein.
Spezifizieren Sie die vom Kunden gewünschte Zahlungsart, indem sie zwischen BAR und EC wählen. Bei Auszahlungen besteht keine EC-Option.
Geben Sie den Zahlungszweck an.
Wenn die Nummer der Rechnung^[7] bekannt ist, an die die Zahlung verbucht werden soll, hinterlegen Sie diese im Eingabefeld Text und bestätigen sie mittels Auftrag.
Wenn die Nummer der Rechnung nicht bekannt ist, starten Sie über Kunde (bzw. Lieferant bei Auszahlungen) die Suchfunktion. Wählen Sie zunächst den betreffenden Kunden/Lieferanten und dann eine offene Rechnung aus.

Wenn noch keine entsprechende Rechnung vorhanden ist oder Sie diese nicht auffinden können, wählen Sie die Option Unbekannt. Hinterlassen Sie in Text eine Beschreibung, mit deren Hilfe der Zweck der Zahlung später nachvollzogen werden kann.
Über Sichern lässt sich die Zahlung bestätigen und endgültig verbuchen.

Eine Zahlung kann, sobald sie gesichert wurde, aus dem Kassiermodul heraus nicht rückgängig gemacht werden.

Die Angabe des Zahlungszwecks als unbekannt ist nur in wenigen Ausnahmesituationen sinnvoll, wenn keine Rechnung in der Datenbank hinterlegt ist.

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn

ein Kunde Ihnen bereits im voraus Geld für eine Leistung hinterlegen möchte
Sie einen (Klein-)Lieferanten direkt vor Ort bar bezahlen möchten

In diesen Fällen muss die Zahlung im Nachhinein einer Rechnung zugeordnet werden.

In allen anderen Fällen empfiehlt sich jedoch die Zuordnung einer Rechnung über Auftrag bzw. Kunde/Lieferant bei Registrierung der Zahlung. Nach erfolgter Zuordnung wird der gezahlte Betrag automatisch mit dem Rechnungssaldo verrechnet und ein eventueller Überschuss als Guthaben hinterlegt.

Nachträgliche Zuordnung von Zahlungen

Als Unbekannt deklarierte Zahlungen werden nicht auf dem Konto Bar oder Bank verbucht, sondern verbleiben zunächst auf einem Zwischenkonto. Das Standardziel ist das Konto "Geldtransit".

Bei intensiver Nutzung ist es sinnvoll, aus Gründen der Übersichtlichkeit ein eigenes Buchungskonto zuzuweisen. Dies ist unter

Einstellungen→ Kassensystem → Optionen → Buchhaltung über den Auswahldialog Zahlungen an Buchungskonto übergeben möglich. Zum Anlegen eines neuen Buchungskontos siehe auch: Hilfstabellen

Um nachträglich eine Einzahlung einer Rechnung zuzuordnen,

öffnen Sie den betreffenden Auftrag in der Auftragsverwaltung.
rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.

Um nachträglich eine Auszahlung einer Rechnung zuzuordnen,

öffnen Sie über Lieferanten das Lieferantenverzeichnis
wählen Sie den Lieferanten aus der Liste und navigieren zum Register Bestellung
wählen Sie den Filter Gebuchte Posten
rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.

Nun können Sie sich über die Schaltfläche rechts neben dem Betrags-Eingabefeld oder über Zuordnen in der Navigationsleiste alle Zahlungen unbekannten Zwecks anzeigen lassen.

Wählen Sie die Relevante aus und bestätigen Sie mit Sichern. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.

Generell sollten Zahlungen zeitnah zugeordnet werden. Haben Sie für diese ein eigenes Buchungskonto angelegt, lassen sich unter

Buchhaltung→ Kontenbücher die Einträge dieses Kontos herausfiltern. So können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Zahlungen verschaffen, deren Zweck noch nicht definiert ist.

Tastaturbedienung

Der Kassendialog kann teilweise durch Tastaturbefehle bedient werden. Funktionen können nur mit Tastaturbefehlen aufgerufen werden, wenn der aktive Benutzer über die entsprechenden Benutzerrechte verfügt.

Taste	Schaltfläche	Funktion
`A`..`Z`		Zeichen
`0`..`9`	0 .. 9	0 .. 9
`,`	,	Komma aktivieren/deaktivieren
`-`	-	Minus aktivieren/deaktiveren
`*`	*	Multiplikator aktiveren/deaktivieren
`/`	ZWISCHENSUMME, TOTAL	Zwischensumme oder Total
`↵`	Finden bzw. Wiederholen	Artikel finden bzw. Aktion wiederholen
`Entf`	Posten löschen	Ausgewählten Posten löschen
`Einfg`	Preis ersetzen	Preis ersetzen
`Esc`	CLEAR	Anzeige zurücksetzen
`STRG`+`A`	Auftrag stornieren	Auftrag stornieren
`STRG`+`H`	Support	Fernwartung starten
`STRG`+`W`	Ende	Kassendialog beenden
`STRG`+`L`	PFAND	Pfandmodus umschalten
`STRG`+`P`	Druck	Kassenbon drucken
`STRG`+`K`	KUNDE	Kunden finden
`STRG`+`B`	Barcode	Barcode im Artikelstamm ändern
`STRG`+`E`	Preis	Preis im Artikelstamm ändern
`STRG`+`⇑`+`I`	Ansicht	Protokolltabellen anzeigen
`F1`	FLASCHE	Gebinde auf Flasche schalten
`F2`	KISTE	Gebinde auf Kiste schalten
`F3`	KOMBI	Gebinde auf Kombi schalten
`F4`	ANBRUCH	Gebinde auf Anbruch schalten
`F5`	AUSGL	Ausgleichsfunktion ein/ausschalten
`F6`	PFAND	Pfandmodus ein/ausschalten
`F7`	VK wechseln	Preisgruppe wechseln
`F8`	HOLD	Warteschleife umschalten
`F9`	Finden bzw. Wiederholen	Artikel finden bzw. Aktion wiederholen
`F10`	Druck	Kassenbon drucken
`F11`	EC	Konto Bar/EC- Cash umschalten
`F12`	NETTO	Privat- und Gewerbekunden umschalten
`STRG`+`F9`	Abschluß	Kassenabrechnung starten
`STRG`+`F10`	Protokoll	Kassenprotokolle anzeigen
`STRG`+`F12`	Login	Kasse sperren/Benutzeranmeldung

Weiter zu Kassenabrechnung