Bestellverwaltung

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In der Bestellverwaltung können Bestellungen bei Lieferanten eingesehen und weiter verarbeitet werden. Die Bestellverwaltung ist daher an die Lieferantenverwaltung gekoppelt, hängt allerdings auch mit der Bedarfsprüfung zusammen. Das Modul kann über Stammdaten → Lieferanten → Bestellung aufgerufen werden.

Es existieren zwei Möglichkeiten für die Erfassung von Bestellposten: Um eine allgemeine Bedarfsprüfung durchzuführen und Bestellvorgänge bei verschiedenen Lieferanten durchzuführen, können die Bedarfsprüfung und der dazugehörige Erfassungsdialog genutzt werden. Alternativ kann auch direkt bei einem einzelnen Lieferanten bestellt werden; dies geschieht hier in der Bestellverwaltung. Außerdem werden in der Bestellverwaltung die bereits vorbereiteten und aktiven Bestellungen des ausgewählten Lieferanten angezeigt. Bestellposten können - abgesehen von der bereits erwähnten Erfassung - editiert oder entfernt und Bestellungen aktiviert, überwacht und nach Wareneingang gebucht und abgeschlossen werden.

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Bestellfilter

Bestellstatus

Bestellsummen

Lieferstatusdialog aufrufen

Pfandposten hinzufügen

Tabellenansicht

Die Seitenleiste

Die Anzeige der Bestellposten kann in der Seitenleiste des Registers gefiltert werden. Dabei kann die Tabellenansicht auf eine bestimmte Bestellung eingeschränkt werden, indem über die Schaltfläche eine Bestellnummer eingegeben wird. Der Dialog kann auch mit der Tastenkombination STRG + F geöffnet werden. Alternativ kann mit einem in das Feld Bestellung, über die Schaltfläche oder über die Tastenkombination STRG + G die Bestellliste geöffnet und so die gewünschte Bestellung ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche wird der Filter und somit die Anzeige zurückgesetzt.

Bestellungen bei einem Lieferanten werden anhand des Bestellstatus gefiltert. Der Anzeigefilter bietet für jeden möglichen Status eine Option. Die Anzeige der Bestellsummen darunter gibt die Gesamtsumme aller Bestellposten im jeweiligen Bestellstatus wieder.

Die Schaltfläche bietet - neben der Bestellliste - auch die Möglichkeit einen anderen Lieferanten mit einer bereits getätigten Bestellung zu beauftragen. Dies geschieht mit der Option „Auftrag anderem Lieferanten zuordnen“ (Tastenkombination STRG + ALT + K). Da bereits gelieferte Bestellungen logischerweise nicht mehr von einem anderen Lieferanten geliefert werden können, ist diese Neuzuordnung nur in den Filtern Erfasste und Bestellte Posten möglich. Außerdem kann über die Pfandfortschreibung geöffnet (Tastenkombination STRG + J) bzw. gedruckt (Tastenkombination STRG + ALT + J) werden. Die Pfandfortschreibung ist eine Statistik über alle an den Lieferanten zurückgegebene Pfandartikel. Über die Option „Auftrag löschen“ (Tastenkombination STRG + U) werden alle derzeit in der Bestelltabelle angezeigten Posten gelöscht.

Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Die Schaltfläche öffnet (genau wie ein Rechtsklick in die Tabelle) ein Optionsmenü, aus dem - abhängig vom eingestellten Filter - verschiedene Funktionen gewählt werden können. Über die Schaltfläche wird die Pfanderfassung geöffnet.

Diese beiden Schaltflächen und das Optionsmenü sind im Filter Gebuchte Posten nicht verfügbar.

Über die Schaltfläche rechts vom Feld Brutto oder die Tastenkombination STRG + B wird der Buchungsmanager geöffnet. Dieser wird hier - weiter unten auf dieser Seite - beschrieben.

In der Gruppe Informationen können die Nummer, der in der Postenliste momentan angewählten Bestellung, sowie das Bestell- und Lieferdatum der angewählten Bestellung eingesehen werden. Soll in der Postenliste ein bestimmter Artikel gefunden und angewählt werden, kann die entsprechende Artikelnummer in dem Feld Finden eingegeben und mit bestätigt werden.

Erfasste Posten

Stellen Sie den Filter auf Erfasste Posten, um Bestellungen vorzunehmen oder um bereits erfasste - aber noch nicht bestellte - Posten zu bearbeiten.

Der Erfassungsdialog

Die Bestellung von Ware direkt beim Lieferanten ist in der Bestellverwaltung möglich. Dazu wird wie folgt vorgegangen:

1. Filter auf "Erfasste Posten" stellen
2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination STRG + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Alternativ kann auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü geöffnet und in diesem "Artikel erfassen" ausgewählt werden. Das Optionsmenü kann auch über die Schaltfläche rechts von Ware geöffnet werden.
3. Analog der Erfassung von Artikeln in der Auftragsverwaltung muss in das Eingabefeld Artikel eine Artikelnummer eingegeben werden. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
4. Geben Sie im Eingabefeld "Anzahl" die gewünschte Bestellmenge ein und bestätigen Sie mit ↩. Voreingestellt ist stets die Staffelmenge, die beim Lieferanten hinterlegt wurde.
5. Bei Bedarf kann mit einem Doppelklick auf das Feld EK Netto der Einkaufspreis geändert werden. Ist die Option Als Standard aktiviert, wird der Einkaufspreis sowohl im Warenstamm als auch im Sortiment des Lieferanten aktualisiert. Eine Änderung der Verkaufspreise wird hierbei nicht vorgenommen.
6. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Ist der ausgewählte Artikel nicht Bestandteil im Sortiment des aktuellen Lieferanten, wird in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen und der Artikel nicht erfasst. Soll der Artikel in das Sortiment des Lieferanten aufgenommen werden, kann mit einem auf rechts vom Feld Bst. Nr. der Lieferanten zuordnen-Dialog geöffnet werden:

Es wird analog dem Lieferanten zuordnen-Dialog des Warenstamms vorgegangen:

1. Mit Neu im Navigationsbereich kann eine neue Lieferantenverknüpfung angelegt werden. Im Eingabefeld Lieferant wird die Identnummer des zuvor ausgewählten Lieferanten automatisch übernommen. Bestätigen Sie die Nummer mit ↩.
2. Im Eingabefeld Bst. Nr. wird die externe Artikelnummer des Lieferanten eingegeben. Bestätigen Sie die Nummer mit ↩.
3. Im Eingabefeld Netto EK wird der Einkaufspreis des Artikels bei dem entsprechenden Lieferanten eingegeben. Durch die Schaltfläche rechts vom Eingabefeld kann der Einkaufspreis an den Artikeldatensatz übergeben werden. Der Preis wird dann für die Artikelkalkulation verwendet.
4. Die Artikelbezeichnung für den Artikel kann mit der Schaltfläche (Artikelbezeichnung übernehmen) rechts vom Eingabefeld aus dem Warenstamm übernommen oder direkt eingegeben werden.
5. Im Eingabefeld Staffel wird die übliche Bestellmenge für den Artikel hinterlegt. Diese Sollmenge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
6. Im Eingabefeld Minimum wird die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel eingegeben. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein.

Die Eingaben werden mit Sichern gespeichert.

Pfandartikel erfassen

Die Erfassung von Pfand erfolgt analog zur Erfassung von Artikeln.

1. Filter auf "Erfasste Posten" stellen
2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination STRG + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Alternativ kann auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü geöffnet und in diesem "Artikel erfassen" ausgewählt werden. Über die Schaltfläche Pfand wird in die Pfanderfassung gewechselt. Mit der Tastenkombination STRG + L oder der Schaltfläche rechts von Pfand wird die Pfanderfassung direkt gestartet.
3. Analog der Erfassung von Pfandartikeln in der Auftragsverwaltung muss in das Eingabefeld Pfand eine Pfandnummer eingegeben werden. Bei unvollständigen Pfandnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
4. Die Anwendung zeigt die Pfandbezeichnung und den Bestand im Pfandlager an. Dieser Bestand wird als Rücknahme im Eingabefeld „Anzahl“ angeboten. Der Wert kann geändert oder mit ↩ übernommen werden. Wenn die Schaltfläche „Negatives Vorzeichen“ weiß eingefärbt ist, wird die eingegebene Anzahl automatisch mit einem Minuszeichen versehen und als Rückgabe an den Lieferanten gewertet.
5. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden. Der Posten muss zunächst angewählt werden. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle.

Im Dialog kann die Gratismenge angegeben werden. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellposten bearbeiten

Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.

Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden. Über das Optionsmenü können bei Bedarf auch alle Posten gelöscht werden.

Bestellungen aktivieren

Mit Bestellen werden die erfassten Posten beim Lieferanten bestellt, als Orderdatei gesichert und in den Status Bestellte Posten versetzt. Falls es mehrere Lager gibt, wird zuerst eine Auswahl der Lager präsentiert, aus der gewählt werden kann.

Über die Schaltfläche rechts von Bestellen lässt sich ein Optionsmenü öffnen. In diesem stehen zwei Funktionen zur Auswahl: eine abweichende Lieferadresse kann ausgewählt oder die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Durch die Funktion Bestellung direkt abschließen werden die erfassten Posten direkt in den Status Gebuchte Posten versetzt. Diese Funktion wird hier erläutert.

Bestellte Posten

Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden.

Sollen einer Bestellung weitere Artikel zugefügt werden, kann der Erfassungsdialog entweder über die Tastenkombination Strg + E oder über das Optionsmenü (Rechtsklick in die Tabelle) und Auswahl der Option Artikel erfassen gestartet werden. Eine Meldung weist Sie darauf hin, dass diese Bestellung bereits aktiviert ist und Sie alternativ auch eine neue Bestellung aufnehmen können. In jedem Fall wird der bereits bekannte Erfassungsdialog geöffnet.

Weiterhin besteht auch mit diesem Filter die Möglichkeit die Anzahl bzw. die Preise der Posten zu ändern, (alle) Posten zu löschen und Gratisposten abzuziehen. Die Vorgehensweisen zu den verschiedenen Funktionen entsprechen exakt denen im Filter „Erfasste Posten“.

Lieferstatus bearbeiten

Hilfreich bei der Überwachung von Bestellungen ist der Lieferstatus. Um diesen eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + E angewählt werden. Alternativ ist auch ein Doppelklick möglich. Der Statusdialog wird geöffnet.

Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann beispielsweise ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Bisherigen Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.

Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.

Wareneingänge

Um Wareneingänge zu buchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden.

Die Schaltfläche Eingang deklariert alle Bestellposten als geliefert und bucht diese im Bestand. Es besteht die Möglichkeit, die Liefermengen vor dem Einbuchen zu prüfen.

Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren oder Strg + G in den Status „geliefert“ versetzt werden.

Eine Überprüfung der Liefermenge ist hierbei nicht möglich.

Über die Schaltfläche rechts von Eingang lässt sich ein Optionsmenü öffnen. In diesem stehen drei Funktionen zur Auswahl: Ist die mobile Erfassung aktiviert und eingerichtet, können das Mobilgerät synchronisiert und dann Seriennummern erfasst werden.

Wie auch bei der Aktivierung einer Bestellung im Filter „Erfasste Posten“, kann die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier erläutert.

Überprüfung der Bestellmengen

Im Folgenden handelt es sich bei der - Schaltfläche nicht um die Sichern- Schaltfläche ! Ein Klick auf die Sichern- Schaltfläche beendet den Dialog und die Bestellmengen können nicht mehr geprüft werden!

In dem Dialog Bestellmengen prüfen können - abgesehen von der Änderung bzw. Bestätigung von Liefermengen - auch weitere Artikel der Bestellung zugefügt werden.

Ist dies gewünscht, kann im Feld Art. Nr. die entsprechende Artikelnummer eingegeben werden. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.

1. Geben Sie dann die gewünschte Anzahl ein und bestätigen Sie mit bzw. ↩.
2. Der neu hinzugefügte Posten wird in der Postenliste blau markiert.

Soll die Bestellmenge eines bereits vorhandenen Posten bestätigt bzw. geändert werden, kann die Artikelnummer des entsprechenden Posten im Feld Art. Nr. eingegeben und der Posten so in der Postenliste markiert werden. Alternativ kann der gewünschte Posten direkt in der Postenliste ausgewählt werden.

1. Wechseln Sie entweder mit der Maus oder mit ↩ in das Feld Anzahl.
2. Die zuvor erfasste Anzahl ist bereits voreingestellt. Stimmt diese mit der tatsächlichen überein, bestätigen Sie mit bzw. ↩.
3. Der geprüfte Posten wird in der Postenliste grün markiert. Wird eine andere Anzahl eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste rot markiert. Der nächste Posten in der Postenliste wird automatisch ausgewählt.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde...	... geprüft und Bestellmenge bestätigt	... geprüft und Bestellmenge geändert	... hinzugefügt	... noch nicht geprüft

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Sichern, ↩ bzw. Strg + S übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn beispielsweise nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Die Bestände werden im Warenstamm aktualisiert, das Modul Warenstamm muss jedoch neu geladen werden, damit die Änderungen angezeigt werden.

Gelieferte Posten

Um gelieferte Waren zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden.

Sollen einer Lieferung weitere Artikel zugefügt werden, kann der Erfassungsdialog entweder über die Tastenkombination Strg + E oder über das Optionsmenü (Rechtsklick in die Tabelle) und Auswahl der Option Artikel erfassen gestartet werden. Eine Meldung weist Sie darauf hin, dass diese Bestellung bereits aktiviert ist und Sie alternativ auch eine neue Bestellung aufnehmen können. In jedem Fall wird der bereits bekannte Erfassungsdialog geöffnet.

Weiterhin besteht auch in diesem Filter die Möglichkeit die Preise der Posten zu ändern, (alle) Posten zu löschen und Gratisposten abzuziehen. Die Vorgehensweisen zu den verschiedenen Funktionen entsprechen exakt denen im Filter „Erfasste Posten“. Außerdem kann der Lieferstatus - wie im Filter „Bestelle Posten“ - editiert werden.

Rechnungseingänge

Um eingegangene Rechnungen zu buchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden.

Eine Buchung der Rechnung zu der gesamten Bestellung wird über die Schaltfläche Buchen vorgenommen. Es besteht die Möglichkeit, die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen.

Um einen einzelnen Artikel zu buchen und den Buchungsmanager zu starten, muss dieser in der Tabelle angewählt und die Schaltfläche rechts von Gesamt betätigt werden. Alternativ kann der Buchungsmanager auch über die Tastenkombination STRG + B gestartet oder über die Schaltfläche im Menü ausgewählt werden.

Eine Überprüfung der Artikelpreise ist hierbei nicht möglich.

Befinden sich in der Postenliste Posten aus mehreren Bestellungen, wird in einer Meldung darauf hingewiesen.

Wie auch bei der Buchung eines Wareneingangs im Filter „Bestellte Posten“, kann die Bestellung direkt abgeschlossen werden. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier erläutert.

Überprüfung der Einkaufspreise

Im Folgenden handelt es sich bei der - Schaltfläche nicht um die Sichern- Schaltfläche ! Ein Klick auf die Sichern- Schaltfläche beendet den Dialog und die Einkaufspreise können nicht mehr geprüft werden!

In dem Dialog Einkaufspreise prüfen können die Einkaufspreise der gelieferten Posten bestätigt bzw. geändert werden.

1. Ein Artikel kann entweder direkt per Mausklick oder über Eingabe seiner Artikelnummer im Feld Art. Nr. in der Postenliste ausgewählt werden.
2. Wechseln Sie entweder mit der Maus oder mit ↩ in das Feld EK Netto. Der ursprüngliche Einkaufspreis ist bereits voreingestellt.
3. Stimmt diese mit dem tatsächlichen überein, bestätigen Sie mit bzw. ↩. Der geprüfte Posten wird in der Postenliste grün markiert. Wird ein anderer Preis eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste rot markiert.
4. Der nächste Posten in der Postenliste wird automatisch ausgewählt.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde...	... geprüft und Bestellmenge bestätigt	... geprüft und Bestellmenge geändert	... noch nicht geprüft

Sind die Optionen Artikelstamm und Lieferantensortiment aktiviert, wird der Einkaufspreis im Artikeldatensatz des Warenstamms und/oder der Einkaufspreis im Sortiment des aktuellen Lieferanten mit dem neuen Einkaufspreis überschrieben.

Eine Änderung der Verkaufspreise wird hierbei nicht vorgenommen.

In der Gruppe Automatik wird eingestellt, welche Art von Preisänderung noch einmal manuell bestätigt werden muss.

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Sichern, ↩ bzw. Strg + S übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn beispielsweise nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Überprüfung der Einkaufsrechnung

Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Der Dialog Rechnung einbuchen wird automatisch aufgerufen. Er entspricht dem Dialog Rechnung bearbeiten in der Kreditorenbuchhaltung

Der Dialog ermöglicht das Festhalten aller relevanter Rechnungsinformationen.

1. Geben Sie im Feld Name den Namen der Rechnung ein. Voreingestellt ist stets der Name „Einkauf“.
2. Im Feld Lieferant ist stets der Lieferant eingestellt, bei dem die Bestellung durchgeführt wurde. Falls nötig, kann dieser jedoch geändert werden.
3. Liegt eine digitale Rechnung (oder ein ähnliches Dokument) vor, kann diese im Feld Dokument über oder die Tastenkombination STRG + F im Windows Explorer gesucht werden.
4. Das Feld Bestellung zeigt die anwendungsinterne laufende Nummer der aktuellen Bestellung.
5. In den Feldern Lieferschein und Beleg müssen die entsprechenden Nummern eingetragen werden, da die Eingangsrechnung ohne diese nicht gespeichert werden kann. Die Anzeigefelder rechts daneben geben Informationen darüber, ob die Nummern in Ordnung sind.
6. Die Zahlweise und die Daten der Bestellung, Lieferung und des Belegs können falls nötig geändert werden.
7. In den Feldern ZZ Netto und ZZ Skonto werden die für diesen Lieferanten festgelegten Zahlungsziele angezeigt, können bei Bedarf jedoch geändert werden. Rechts davon wird das jeweilige Fälligkeitsdatum angezeigt.
8. Auch die Werte für Skonto, Rabatt, die jeweiligen Nettowerte an voller, halber und keiner Mehrwertsteuer sowie die Nettowerte des Pfandes und der Fracht können bei Bedarf angepasst werden. Mit werden bei Skonto und Rabatt die Werte aus dem rechts angezeigten Betrag berechnet. Bei den Nettowerten öffnet sich bei einem Klick auf ein Auswahlmenü: Die Eingabe kann entweder als Bruttowert (Tastenkombination STRG + I) oder als Mehrwertsteuer (Tastenkombination STRG + J) behandelt werden. Mit wird der Betrag vom Netto V abgezogen. Sollen mehrere Beträge vom Netto V abgezogen werden, können Sie dies bequem mit rechts vom Feld Netto an V vornehmen. In den rechten Anzeigefeldern werden die Beträge, die auf die Mehrwertsteuer abfallen, angezeigt.
9. Ist die Option ausbuchen aktiviert, öffnet sich im Anschluss der Buchungsmanager.
10. Schließen Sie den Rechnungseingang mit Sichern ab.

Gebuchte Posten

Zahlungsausgänge

Um ausgegangene Zahlungen zu buchen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Gebuchte Posten“ eingestellt werden.

Zahlungen werden im Buchungsmanager gebucht. Anderweitige Bearbeitungen der Bestellungen - wie in den drei anderen Filtern - sind nicht vorgesehen.

Der Buchungsmanager

Der Buchungsmanager steht immer zur Verfügung, unabhängig davon welcher Filter eingestellt ist. Allerdings verhält er sich im Filter Gebuchte Posten etwas anders, als in den anderen Filtermöglichkeiten. Der Buchungsmanager wird über die Schaltfläche rechts vom Feld Brutto oder die Tastenkombination STRG + B geöffnet.

Wird der Buchungsmanager in den Filtern Erfasst, Bestellt oder Geliefert gestartet, erscheint eine Meldung, die darauf hinweist, dass der Auftrag noch nicht als Rechnung deklariert wurde und deswegen alle Buchungen nur als Anzahlungen verwendet werden. Der Auftrag kann dementsprechend noch nicht abgeschlossen werden.

Der Buchungsmanager

Die Gruppe Statuswechsel nachdem der Auftrag abgeschlossen wurde

Der Buchungsdialog entspricht weitestgehend dem Buchungsregister im Buchhaltungsmodul, jedoch kann nicht nach Kunden oder Aufträgen gesucht werden.

Wählen Sie das gewünschte Buchungskonto aus und stellen Sie das Eingangs- und Buchungsdatum ein. Voreingestellt ist jeweils das Tagesdatum. Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option skontieren automatisch aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Im Eingabefeld Betrag wird der vom Kunden bezahlte Betrag eingegeben.

Unter Statuswechsel kann eingestellt werden, was mit dem Auftrag geschehen soll. Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, sollte die Option „abschließen“ aktiviert werden. Diese Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „abgeschlossen“ nach dem Buchen. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig, da auch die Option „beibehalten“ ausgewählt werden kann. „Beibehalten“ sollte ausgewählt werden, wenn der Zahlbetrag nicht dem Restsaldo des Auftrages entspricht, damit dieser nicht fälschlicherweise als „abgeschlossen“ gespeichert wird.

Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben, das Sie bei dem jeweiligen Lieferanten besitzen, in dessen Datensatz.

Buchungen werden stets in den zugehörigen Kontenbüchern gebucht.

Die Eingaben werden mit Sichern gespeichert.

Wurde ein Auftrag fälschlicherweise als „abgeschlossen“ gespeichert, kann dies mit der Option „zurückstufen“ rückgängig gemacht werden. Der Auftrag befindet sich dann wieder im Status „Rechnung“.

Bestellung direkt abschließen

Die Funktion Bestellung direkt abschließen versetzt Posten einer Bestellung direkt in den Zustand gebucht. Dies ist praktisch wenn Bestellungen nicht administriert, sondern direkt gebucht und ggf. abgeschlossen werden sollen. Dementsprechend kann diese Funktion für Bestellungen, die sich im Status erfasst, bestellt oder geliefert befinden, angewandt werden.

Die Funktion kann über die Schaltfläche rechts neben Bestellen (Filter auf Erfasste Posten), Eingang (Filter auf Bestellte Posten) bzw. Buchen (Filter auf gelieferte Posten) aufgerufen werden.

Es besteht die Möglichkeit, sowohl die Liefermengen als auch die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen. Die Einkaufsrechnung muss in jedem Fall überprüft werden.

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Fußnoten: