Zahlungen: Unterschied zwischen den Versionen
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==Buchen im Buchhaltungsmodul== | ==Buchen im Buchhaltungsmodul== | ||
Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register „Buchen“ des Buchhaltungsmoduls durchgeführt werden. | |||
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Zunächst muss mit einer Kunden-, Auftrags- oder Rechnungsnummer im Eingabefeld „KU/RE/AU Nr.“ ein Auftrag zur Buchung aufgerufen werden. Wird eine Kundennummer eingegeben, werden die offenen Rechnungen des Kunden in einem Dialog angezeigt. Nach dem Auswählen eines Auftrages kann dieser gebucht werden. | |||
Im Auswahlfeld „Buchungstext“ muss wahlweise ein gespeicherter Buchungstext oder ein freier Text eingegeben werden. | |||
Im Eingabefeld „Betrag“ wird der offene Restbetrag angezeigt. Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben eines Kunden in dessen Datensatz. | |||
Im Feld „Buchung“ kann das Buchungsdatum eingestellt werden. Im Feld „Eingang“ kann das Datum des Zahlungseingangs eingestellt werden. Es wird jeweils das Tagesdatum voreingestellt. | |||
Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, wird die Option „Abschließen“ automatisch aktiviert. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Abgeschlossen“ nach dem Buchen. | |||
Sofern als Buchungstext das Konto des Kassenbuches gewählt wurde, wird die Option „Im Kassenbuch buchen“ aktiviert. Die Option bewirkt das Übertragen der Einnahme an das Kassenbuch. Dabei wird der Steuersatz im Kassenbuch auf „0“ gesetzt, da gegen einen Auftrag gebucht wurde. | |||
Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option „skontieren“ aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. | |||
Die Eingabe kann mit [Sichern] gespeichert werden. | |||
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===Warnmeldung bei Buchungen=== | ===Warnmeldung bei Buchungen=== | ||
Die Anwendung warnt beim Abschluss von Aufträgen, sofern eine Differenz zwischen Buchungsbetrag und Rechnungssaldo besteht. | |||
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Damit soll verhindert werden, dass Aufträge versehentlich abgeschlossen werden. Da die Warnung auch bei Betragsdifferenzen angezeigt wird, die in der dritten Nachkommastelle auftreten und nicht angezeigt werden, kann die Meldung in diesem Fall nach Prüfung des eingegebenen Buchungsbetrages mit „Ja“ beantwortet werden. | |||
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==Buchen im Auftragserfassung== | ==Buchen im Auftragserfassung== | ||
Um einzelne Posten zu buchen, können diese in der Auftragserfassung aufgerufen und die Schaltfläche „Buchungsmanager starten“ hinter dem Bruttofeld oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|B}} in der Seitenleiste der Auftragserfassung betätigt werden. | |||
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Der Buchungsdialog entspricht weitestgehend dem Buchungsregister im Buchhaltungsmodul, jedoch kann nicht nach Kunden oder Aufträgen gesucht werden. | |||
Im Auswahlfeld „Buchungstext“ muss wahlweise ein gespeicherter Buchungstext oder ein freier Text eingegeben werden. | |||
Im Eingabefeld „Betrag“ wird der offene Restbetrag angezeigt. Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben eines Kunden in dessen Datensatz. | |||
Im Feld „Buchung“ kann das Buchungsdatum eingestellt werden. Im Feld „Eingang“ kann das Datum des Zahlungseingangs eingestellt werden. Es wird jeweils das Tagesdatum voreingestellt. | |||
Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, wird die Option „Abschließen“ automatisch aktiviert. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Abgeschlossen“ nach dem Buchen. | |||
Sofern als Buchungstext das Konto des Kassenbuches gewählt wurde, wird die Option „Im Kassenbuch buchen“ aktiviert. Die Option bewirkt das Übertragen der Einnahme an das Kassenbuch. Dabei wird der Steuersatz im Kassenbuch auf „0“ gesetzt, da gegen einen Auftrag gebucht wurde. | |||
Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option „skontieren“ aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. | |||
Die Eingabe kann mit [Sichern] gespeichert werden. | |||
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==Buchen von Sammelrechnungen== | ==Buchen von Sammelrechnungen== | ||
Sammelrechnungen werden in der Sammelrechnungsverwaltung abgeschlossen. Ist eine Sammelrechnung aktiviert, wird neben dem Anzeigefeld „Brutto“ die Schaltfläche {{Taste|Buchen}} angeboten. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Sammelrechnungsbetrag gebucht. | |||
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==Buchen von Einzügen== | ==Buchen von Einzügen== | ||
Bei der Durchführung von Einzügen im Register „SEPA“ des Buchhaltungsmoduls können Aufträge ebenfalls gebucht und abgeschlossen werden. Der Buchungstext von Einzügen lautet „SEPA“. | |||
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==Vertragsbeiträge== | ==Vertragsbeiträge== | ||
Bei der Durchführung von Einzügen oder Überweisungen im Register „Verträge“ des Buchhaltungsmoduls können Beiträge gebucht werden. Die Option bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz. Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich. | |||
Beiträge können auch zurückgebucht werden. Die Option bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz nach einer Rückbuchung. | |||
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==Manuelles Abschließen== | ==Manuelles Abschließen== | ||
Das manuelle Abschließen eines Auftrags sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Der abzuschließende Auftrag wird in der Auftragsverwaltung ausgewählt und im Statusdialog durch Eingabe von {{Taste|G}} auf der Tastatur und Bestätigen mit [OK] abgeschlossen. | |||
Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich. Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet „AUTO“. | |||
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===Stapelbuchen=== | ===Stapelbuchen=== | ||
Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü "Warenwirtschaft", durch die Schaltfläche [Stapelbuchen] in der Seitenleiste der Anwendung oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|F4}} gestartet. | |||
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Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe „Intervall“ ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt. | |||
Im Auswahlfeld „Buchungstext“ kann ein gespeicherter Buchungstext ausgewählt oder ein Text eingegeben werden. | |||
Optional kann durch den Filter „Zahlweise“ weiter eingeschränkt werden. Im Auswahlfeld „Zahlweise“ kann eine Definition ausgewählt oder ein Text eingegeben werden. Den Filter durch den Ein/Aus- Schalter hinter dem Auswahlfeld aktiviert oder deaktiviert. | |||
Wenn Skonti bei Buchungen berücksichtigt werden sollen, muss die Option „Skonto berücksichtigen“ aktiv sein. Wenn Aufträge nach der vollständigen Bezahlung automatisch abgeschlossen werden sollen, muss die Option „Auftrag abschließen“ aktiv sein. | |||
Der Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit [Start] aktiviert<ref>Die Beschriftung der Schaltfläche [Start] ändert sich dann zu [Stopp]</ref>. | |||
Um Buchungen zu verarbeiten, gehen Sie wie folgt vor: | |||
# Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld „Betrag“ eingetragen. Die Anzeigefelder „Skonto“ und Brutto“ zeigen die Rechnungsbeträge an | |||
# Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein | |||
Speichern Sie die Zahlung mit der [Sichern] hinter dem Eingabefeld oder {{Taste|Strg}}+{{Taste|S}}. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt. | |||
Der nächste Eintrag wird automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte „Skt.“ wird „Ja“ angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde. | |||
Um die Verarbeitung des Stapels abzubrechen, kann die Schaltfläche [Stopp] gedrückt oder der Dialog geschlossen werden. Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Bearbeitungsmodus automatisch gewechselt. | |||
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===Rückbuchungen=== | ===Rückbuchungen=== | ||
Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung die Option „zurückstufen“ angeboten. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung. | |||
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Um einen Auftrag zu stornieren kann in der Auftragsverwaltung im Kontextmenü der Auftragsnummer in der Seitenleiste oder die Option „Auftrag stornieren“ verwendet werden. | |||
Aufträge sollten nur in Ausnahmefällen und nur als Rechnungen storniert werden. Befindet sich der Auftrag noch nicht im Status Rechnung, können die enthaltenen Warenposten entfernt und der Auftrag weiter verwendet oder als Leerauftrag in den Status Rechnung gesetzt und durch Buchen abgeschlossen werden. | |||
Version vom 25. September 2014, 08:57 Uhr
(Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Zahlungen)
Im Folgenden werden die verschiedenen Optionen für das Buchen von Zahlungseingängen erläutert.
Buchen im Buchhaltungsmodul
Das Buchen von Zahlungseingängen kann im Register „Buchen“ des Buchhaltungsmoduls durchgeführt werden.
*screenshot*
Zunächst muss mit einer Kunden-, Auftrags- oder Rechnungsnummer im Eingabefeld „KU/RE/AU Nr.“ ein Auftrag zur Buchung aufgerufen werden. Wird eine Kundennummer eingegeben, werden die offenen Rechnungen des Kunden in einem Dialog angezeigt. Nach dem Auswählen eines Auftrages kann dieser gebucht werden.
Im Auswahlfeld „Buchungstext“ muss wahlweise ein gespeicherter Buchungstext oder ein freier Text eingegeben werden.
Im Eingabefeld „Betrag“ wird der offene Restbetrag angezeigt. Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben eines Kunden in dessen Datensatz.
Im Feld „Buchung“ kann das Buchungsdatum eingestellt werden. Im Feld „Eingang“ kann das Datum des Zahlungseingangs eingestellt werden. Es wird jeweils das Tagesdatum voreingestellt.
Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, wird die Option „Abschließen“ automatisch aktiviert. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Abgeschlossen“ nach dem Buchen.
Sofern als Buchungstext das Konto des Kassenbuches gewählt wurde, wird die Option „Im Kassenbuch buchen“ aktiviert. Die Option bewirkt das Übertragen der Einnahme an das Kassenbuch. Dabei wird der Steuersatz im Kassenbuch auf „0“ gesetzt, da gegen einen Auftrag gebucht wurde.
Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option „skontieren“ aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.
Die Eingabe kann mit [Sichern] gespeichert werden.
Warnmeldung bei Buchungen
Die Anwendung warnt beim Abschluss von Aufträgen, sofern eine Differenz zwischen Buchungsbetrag und Rechnungssaldo besteht.
*screenshot*
Damit soll verhindert werden, dass Aufträge versehentlich abgeschlossen werden. Da die Warnung auch bei Betragsdifferenzen angezeigt wird, die in der dritten Nachkommastelle auftreten und nicht angezeigt werden, kann die Meldung in diesem Fall nach Prüfung des eingegebenen Buchungsbetrages mit „Ja“ beantwortet werden.
Buchen im Auftragserfassung
Um einzelne Posten zu buchen, können diese in der Auftragserfassung aufgerufen und die Schaltfläche „Buchungsmanager starten“ hinter dem Bruttofeld oder Strg+B in der Seitenleiste der Auftragserfassung betätigt werden.
*screenshot*
Der Buchungsdialog entspricht weitestgehend dem Buchungsregister im Buchhaltungsmodul, jedoch kann nicht nach Kunden oder Aufträgen gesucht werden.
Im Auswahlfeld „Buchungstext“ muss wahlweise ein gespeicherter Buchungstext oder ein freier Text eingegeben werden.
Im Eingabefeld „Betrag“ wird der offene Restbetrag angezeigt. Die Informationsfelder zeigen die aktuellen Auftragswerte an, insbesondere wird hier auf Skontowerte hingewiesen. Werte können übernommen oder überschrieben werden. Es können Teilzahlungen, Überzahlungen oder Zahlungen aus einem vorhandenen Guthaben verwendet werden. Die Anwendung verwendet dazu ein Zwischenkonto, welches Guthaben ausweist und hinterlegt Guthaben eines Kunden in dessen Datensatz.
Im Feld „Buchung“ kann das Buchungsdatum eingestellt werden. Im Feld „Eingang“ kann das Datum des Zahlungseingangs eingestellt werden. Es wird jeweils das Tagesdatum voreingestellt.
Sofern der Zahlbetrag dem Restsaldo des Auftrages entspricht, wird die Option „Abschließen“ automatisch aktiviert. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Abgeschlossen“ nach dem Buchen.
Sofern als Buchungstext das Konto des Kassenbuches gewählt wurde, wird die Option „Im Kassenbuch buchen“ aktiviert. Die Option bewirkt das Übertragen der Einnahme an das Kassenbuch. Dabei wird der Steuersatz im Kassenbuch auf „0“ gesetzt, da gegen einen Auftrag gebucht wurde.
Wenn das Zahlungsdatum im Skontozeitraum des Auftrages liegt, wird die Option „skontieren“ aktiviert. Die Option kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.
Die Eingabe kann mit [Sichern] gespeichert werden.
Buchen von Sammelrechnungen
Sammelrechnungen werden in der Sammelrechnungsverwaltung abgeschlossen. Ist eine Sammelrechnung aktiviert, wird neben dem Anzeigefeld „Brutto“ die Schaltfläche Buchen angeboten. Durch Klicken der Schaltfläche wird der Sammelrechnungsbetrag gebucht.
Buchen von Einzügen
Bei der Durchführung von Einzügen im Register „SEPA“ des Buchhaltungsmoduls können Aufträge ebenfalls gebucht und abgeschlossen werden. Der Buchungstext von Einzügen lautet „SEPA“.
Vertragsbeiträge
Bei der Durchführung von Einzügen oder Überweisungen im Register „Verträge“ des Buchhaltungsmoduls können Beiträge gebucht werden. Die Option bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz. Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich.
Beiträge können auch zurückgebucht werden. Die Option bewirkt die Änderung von Vertragssaldo und Vertragsumsatz nach einer Rückbuchung.
Manuelles Abschließen
Das manuelle Abschließen eines Auftrags sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Der abzuschließende Auftrag wird in der Auftragsverwaltung ausgewählt und im Statusdialog durch Eingabe von G auf der Tastatur und Bestätigen mit [OK] abgeschlossen.
Teilzahlungen und Zahlungen mit Übertrag an das Kassenbuch sind nicht möglich. Der Auftrag wird abgeschlossen und der Rechnungsbetrag gebucht. Der Buchungstext des Statusdialogs lautet „AUTO“.
Stapelbuchen
Um das Buchen von Zahlungseingängen mehrerer Rechnungen zu beschleunigen, steht eine Stapelbuchungsfunktion zur Verfügung. Das Modul wird im Hauptmenü "Warenwirtschaft", durch die Schaltfläche [Stapelbuchen] in der Seitenleiste der Anwendung oder Strg+F4 gestartet.
*screenshot*
Zunächst muss der Buchungsstapel konfiguriert werden, indem in der Auswahlgruppe „Intervall“ ein Zeitraum eingestellt wird. Es werden nur Rechnungen zur Verarbeitung angeboten, deren Rechnungsdatum im angegebenen Zeitraum liegt.
Im Auswahlfeld „Buchungstext“ kann ein gespeicherter Buchungstext ausgewählt oder ein Text eingegeben werden.
Optional kann durch den Filter „Zahlweise“ weiter eingeschränkt werden. Im Auswahlfeld „Zahlweise“ kann eine Definition ausgewählt oder ein Text eingegeben werden. Den Filter durch den Ein/Aus- Schalter hinter dem Auswahlfeld aktiviert oder deaktiviert.
Wenn Skonti bei Buchungen berücksichtigt werden sollen, muss die Option „Skonto berücksichtigen“ aktiv sein. Wenn Aufträge nach der vollständigen Bezahlung automatisch abgeschlossen werden sollen, muss die Option „Auftrag abschließen“ aktiv sein.
Der Verarbeitung des Buchungsstapels wird mit [Start] aktiviert[1].
Um Buchungen zu verarbeiten, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus. Der offene Rechnungsbetrag wird in das Eingabefeld „Betrag“ eingetragen. Die Anzeigefelder „Skonto“ und Brutto“ zeigen die Rechnungsbeträge an
- Wenn ein anderer Betrag gebucht werden soll, geben Sie den Zahlungsbetrag in das Eingabefeld ein
Speichern Sie die Zahlung mit der [Sichern] hinter dem Eingabefeld oder Strg+S. Der ausgewählte Tabelleneintrag wird aus der Tabelle entfernt.
Der nächste Eintrag wird automatisch angewählt. Wenn der Zahlbetrag dem Buchungsbetrag entspricht, kann die Buchung durch einen Doppelklick auf den Tabelleneintrag durchgeführt werden. Der Auftrag wird gebucht, abgeschlossen und aus der Tabelle entfernt. In der Anzeigespalte „Skt.“ wird „Ja“ angezeigt, wenn der Auftrag mit Skonto in Rechnung gestellt wurde.
Um die Verarbeitung des Stapels abzubrechen, kann die Schaltfläche [Stopp] gedrückt oder der Dialog geschlossen werden. Ist der Stapel komplett verarbeitet, wird der Bearbeitungsmodus automatisch gewechselt.
Rückbuchungen
Ist ein Auftrag bereits als „Abgeschlossen“ deklariert, wird im Buchungsdialog der Auftragsverwaltung die Option „zurückstufen“ angeboten. Die Option bewirkt die Änderung des Auftragsstatus in „Rechnung“ nach einer Rückbuchung. Um einen Auftrag zu stornieren kann in der Auftragsverwaltung im Kontextmenü der Auftragsnummer in der Seitenleiste oder die Option „Auftrag stornieren“ verwendet werden.
Aufträge sollten nur in Ausnahmefällen und nur als Rechnungen storniert werden. Befindet sich der Auftrag noch nicht im Status Rechnung, können die enthaltenen Warenposten entfernt und der Auftrag weiter verwendet oder als Leerauftrag in den Status Rechnung gesetzt und durch Buchen abgeschlossen werden.
(Buchhaltung → Sie sind auf der Seite: Zahlungen)
Fußnoten:
- ↑ Die Beschriftung der Schaltfläche [Start] ändert sich dann zu [Stopp]