Bedarf

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Das Lieferantenbestellsystem bietet ein leistungsfähiges System zur Bedarfsprüfung, zum Erfassen und zum Verwalten von Lieferantenbestellungen.

Einfache Bedarfsprüfung

Eine einfache Bedarfsprüfung kann durch Ausdruck der Liste „Bestand“ in der Listenansicht der Warenverwaltung erfolgen. Die Liste enthält eine Übersicht über alle Artikel, mit den Differenzen zwischen Bestand und Mindestbestand. Die Liste dient als Vorlage für Bestellungen. Die Bestandsliste ist ein Sonderformular, welches im Lieferumfang der Anwendung enthalten ist.

Diese einfache Bedarfsprüfung ermöglicht eine schnelle Übersicht über Fehlbestände. Die Liste kann im Reportgenerator angepasst werden.

Diese Form der Bestandsprüfung ermöglicht jedoch keine Lieferantenzuordnung, Lieferantenbestellung und Buchung des Wareneinganges.

Automatische Bedarfsprüfung

Um Lieferantenbestellungen weitgehend zu automatisieren, kann die automatische Bedarfsprüfung und das Lieferantenbestellwesen genutzt werden.

Die Lieferantenbestellung wird in drei Schritte unterteilt. Zunächst wird die Bedarfsprüfung durchgeführt und die Bestellpositionen werden erfasst. Im zweiten Schritt werden die Bestellungen den einzelnen Lieferanten zugeordnet und aktiviert. Nach der Aktivierung werden die Bestellungen verwaltet und nach dem Wareneingang gebucht und abgeschlossen.

Um die Funktionalität des Lieferantenbestellsystems nutzen zu können, müssen für alle Lagerartikel Lieferanten verknüpft werden. Das Lieferantenbestellsystem greift nicht auf den „Hauptlieferanten“ des Warenstammes zu, sondern benötigt mindestens eine Lieferantenzuordnung im Dialog „Lieferanten“ der Warenverwaltung.

Vor dem eigentlichen Bestellvorgang wird zunächst eine Bedarfsprüfung durchgeführt. Das Modul wird im Hauptmenü „Warenwirtschaft“, durch die Schaltfläche [Bedarf] in der Seitenleiste der Anwendung oder F4 gestartet.

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Die Bedarfsprüfung besteht aus zwei Tabellen. In der oberen Tabelle werden Bestellposten angezeigt, in der unteren werden Bestellvorschläge von der Anwendung angeboten.

Die Ansicht der Bestellpostentabelle kann durch den Statusfilter in der Seitenleiste umgeschaltet werden. Es werden entweder die erfassten (aber nicht bestellten) oder die bestellten (aber nicht gelieferten) Positionen angezeigt.

Mit dem Lieferantenfilter kann die Ansicht zusätzlich auf einen bestimmten Lieferanten eingeschränkt werden. Dazu muss die Lieferantennummer des Lieferanten eingegeben werden. Der Filter kann mit [Filter aktivieren] hinter dem Eingabefeld eingeschaltet und durch [Filter deaktivieren] ausgeschaltet werden.

Bestellungen erfassen

Bestellungen können anhand der Vorschläge in der unteren Tabelle automatisch übernommen werden. Dabei werden keine Bearbeitungsoptionen angeboten.

Um Vorschläge einzeln zu erfassen und dabei Mengen und Lieferantenzuordnung direkt zu beeinflussen, kann der Dialog „Bestellung erfassen“ verwendet werden.

Vorschläge übernehmen

Bei der automatischen Übernahme der Vorschläge werden die aus der Bestandsdifferenz errechneten Bestellmengen ohne Berücksichtigung der Mindestmengen des zugehörigen Lieferanten übernommen. Die Bestellposten werden dem jeweils ersten zugeordneten Lieferanten zugewiesen. Die Bestellmengen können nach der Übernahme geändert werden, die Lieferantenzuordnung jedoch nicht.

Durch einen Doppelklick in die Vorschlagstabelle oder Strg+B können alle Vorschläge automatisch als Bestellposten erfasst werden.

Der Erfassungsdialog

Die Erfassung von Bestellposten erfolgt im Dialog „Bestellung erfassen“. Dieser wird mit [Artikel erfassen] hinter dem Anzeigefeld „Ware Netto“ in der Seitenleiste des Bestellregisters, mit einem Doppelklick in die Bestellposten oder mit Strg+A geöffnet.

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Zunächst muss im Eingabelfeld „Art. Nr.“ eine Artikelnummer eingegeben werden. Bei der Eingabe von unvollständigen oder falschen Artikelnummern wird automatisch die Suchfunktion gestartet. Alternativ können mit [Nächster Vorschlag] hinter dem Eingabefeld „Art. Nr.“ die Positionen der Bestellvorschläge verarbeitet werden.

Als nächstes wird ein Lieferant aus der Auswahlbox „Lieferant“ ausgewählt. Ist dem ausgewählten Artikel kein Lieferant zugeordnet, kann der Bestellposten nicht zugeordnet werden. In diesem Fall ist die Lieferantenauswahlbox leer.

Die Bestellkonditionen des gewählten Lieferanten werden angezeigt. Dabei wird eine Auswahl der Sollmenge, die durch die Bestandsdifferenz errechnet wurde, der Mindestmenge, die für den gewählten Lieferanten hinterlegt wurde und einer frei editierbaren Menge angeboten. Nach Auswahl einer Vorgabe oder Eingabe einer freien Menge kann der Bestellposten mit [Sichern] gespeichert werden.

Die Bestellposten sind nach der Erfassung bereits zu den jeweiligen Lieferanten zugeordnet und können bearbeitet und aktiviert werden.

Wareneingang buchen

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Fußnoten: