E-Rechnung: Unterschied zwischen den Versionen

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Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen. Ab 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen verarbeiten können.
Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen.


==Die Fakten==
=Termine=
* Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege im Format X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei).
* '''Seit dem 1. Januar 2025''' müssen alle Unternehmen elektronische '''Rechnungen annehmen''' und verarbeiten können
* '''Ab 1. Januar 2025''' müssen alle Unternehmen elektronische '''Rechnungen annehmen'''
* '''Der Versand von E-Rechnungen''' in den vorgeschriebenen Formaten '''an Gewerbekunden''' ist
* '''Der Versand von E-Rechnungen''' in den vorgeschriebenen Formaten '''an Gewerbekunden''' ist
**spätestens ab '''1. Januar 2027''' verbindlich für Unternehmen, die '''mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026''' erwirtschaften.
**spätestens ab '''1. Januar 2027''' verbindlich für Unternehmen, die '''mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026''' erwirtschaften.
**spätestens ab '''1. Januar 2028''' verbindlich für Unternehmen, die '''weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026''' erwirtschaften.
**spätestens ab '''1. Januar 2028''' verbindlich für Unternehmen, die '''weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026''' erwirtschaften.
*Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.
* Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.


{{Tipp1|FAKTURA-X wird ab Januar 2025 elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen können.}}
{{Tipp1|FAKTURA-X kann elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen}}
 
=Technische Grundlagen=
Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege. E-Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [[https://wikipedia.de/wiki/Extensible_Markup_Language|Extensible Markup Language (XML)]] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ''ZUGFeRD'') oder als separate XML-Datei (beispielsweise als ''XRechnung'') zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.
 
{{Tipp1|Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.}}


==Was ist eine E-Rechnung==
==Was ist eine E-Rechnung==
Elektronische Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [[https://wikipedia.de/wiki/Extensible_Markup_Language|Extensible Markup Language (XML)]] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ''ZUGFeRD'') oder als separate XML-Datei (beispielsweise als ''XRechnung'') zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.


{{Tipp1|Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.}}
E-Rechnungen können als X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei) ausgeführt werden. Das Hybridformat ''ZUGFeRD'' ist eine Kombination von PDF und XML als Container in einer Datei. Dieser Rechnungstyp wird nur in Deutschland verwendet. XRechnungen hingegen sind europaweit standardisiert. Hier wird lediglich eine XML-Datei erzeugt.
 
==Was ist keine E-Rechnung==
Die folgenden Formate sind nicht als E-Rechnung zugelassen:
 
* PDF-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
* Word-Dokumente oder Excel-Tabellen '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
* Bilddateien wie JPG, PNG, GIF etc.'''sind keine elektronischen Rechnungen'''
* EDI-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
 
{{Tipp1|EDI ist noch bis 31. Dezember 2027 zulässig, entspricht aber nicht den gesetzlichen Vorgaben für die E-Rechnung. Es ist möglich, dass dies noch geändert wird.}}
 
=Wie kann ein Unternehmen die rechtlichen Voraussetzungen erfüllen?=
Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen verarbeiten können. Folgende Lösungen sind möglich:


Das rein deutsche Hybridformat ''ZUGFeRD'' bietet zwar die Kombination von PDF und XML in einer Datei, ist aber nicht EU-konform. Auch EDI-Invoice entspricht derzeit nicht den gesetzlichen Vorgaben, hier könnte es noch Ergänzungen geben. Am Sichersten und daher empfehlenswert ist XRechnung, da diese im Grundsatz europaweit standardisiert ist und die deutsche Version mit anderen Länderversionen kompatibel ist.
* Eine Buchhaltungssoftware mit einer Funktion zum Darstellen von elektronischen Rechnungen. Grundsätzlich sollten alle gängigen Buchhaltungslösungen diese Funktionalität beherrschen.
* Ein Buchungsdatenservice, beispielsweise DATEV, der die Daten einlesen kann. Die anschließende Verarbeitung kann beim Steuerberater erfolgen.
* Ein Anzeigeprogramm oder ein Webservice, der E-Rechnungen anzeigen kann.  


==Was sind keine E-Rechnungen==
{{Tipp1|Eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht die Verarbeitung von E-Rechnungen und spart so Zeit und Aufwand und ist somit in den meisten Fällen die beste Option}}
<br />
{{Hinweis|Buchungsdatenservices bieten deutlich weniger Komfort und Transparenz. Anzeigeprogramme und Webservice bieten den geringsten Mehrwert und sind nur für kleine Belegaufkommen sinnvoll}},


*PDF-Dateien '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
*Word-Dokumente und Excel-Tabellen '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
*Bilddateien '''sind keine elektronischen Rechnungen'''
*EDI-Rechnungen '''sind keine elektronischen Rechnungen''', aber noch bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.


==Sind Word, Excel und Papier ab 2027 für die Rechnungserstellung nicht mehr erlaubt?==
Betriebe, die mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, können ab 2027 (2028) folgende Lösungen nutzen:
Betriebe, die mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, können ab 2027 (2028) folgende Lösungen nutzen:


Version vom 6. Februar 2025, 20:29 Uhr

Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen.

Termine

  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten können
  • Der Versand von E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten an Gewerbekunden ist
    • spätestens ab 1. Januar 2027 verbindlich für Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
    • spätestens ab 1. Januar 2028 verbindlich für Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
  • Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.
FAKTURA-X kann elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen

Technische Grundlagen

Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege. E-Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [Markup Language (XML)] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ZUGFeRD) oder als separate XML-Datei (beispielsweise als XRechnung) zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.

Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.

Was ist eine E-Rechnung

E-Rechnungen können als X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei) ausgeführt werden. Das Hybridformat ZUGFeRD ist eine Kombination von PDF und XML als Container in einer Datei. Dieser Rechnungstyp wird nur in Deutschland verwendet. XRechnungen hingegen sind europaweit standardisiert. Hier wird lediglich eine XML-Datei erzeugt.

Was ist keine E-Rechnung

Die folgenden Formate sind nicht als E-Rechnung zugelassen:

  • PDF-Dateien sind keine elektronischen Rechnungen
  • Word-Dokumente oder Excel-Tabellen sind keine elektronischen Rechnungen
  • Bilddateien wie JPG, PNG, GIF etc.sind keine elektronischen Rechnungen
  • EDI-Dateien sind keine elektronischen Rechnungen
EDI ist noch bis 31. Dezember 2027 zulässig, entspricht aber nicht den gesetzlichen Vorgaben für die E-Rechnung. Es ist möglich, dass dies noch geändert wird.

Wie kann ein Unternehmen die rechtlichen Voraussetzungen erfüllen?

Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen verarbeiten können. Folgende Lösungen sind möglich:

  • Eine Buchhaltungssoftware mit einer Funktion zum Darstellen von elektronischen Rechnungen. Grundsätzlich sollten alle gängigen Buchhaltungslösungen diese Funktionalität beherrschen.
  • Ein Buchungsdatenservice, beispielsweise DATEV, der die Daten einlesen kann. Die anschließende Verarbeitung kann beim Steuerberater erfolgen.
  • Ein Anzeigeprogramm oder ein Webservice, der E-Rechnungen anzeigen kann.
Eine gute Buchhaltungssoftware ermöglicht die Verarbeitung von E-Rechnungen und spart so Zeit und Aufwand und ist somit in den meisten Fällen die beste Option


Buchungsdatenservices bieten deutlich weniger Komfort und Transparenz. Anzeigeprogramme und Webservice bieten den geringsten Mehrwert und sind nur für kleine Belegaufkommen sinnvoll

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Betriebe, die mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, können ab 2027 (2028) folgende Lösungen nutzen:

  • Zu jeder Rechnung bei einem Webdienst manuell eine X-Rechnung erstellen
  • Eine Software für Rechnungserstellung mit E-Rechnungsoption anschaffen.

Weitere Informationen

Die E-Rechnung bietet Unternehmen handfeste Vorteile: Durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist.

ZUGFeRD oder XML?

Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile:

Eigenschaft X-Rechnung ZUGFeRD
Akzeptanz Europaweit nur Deutschland
strukturierte Rechnungsdaten ja ja
Für Menschen lesbar nein. nur maschinenlesbare XML Daten Ja, XML Dateien sind in ein PDF-Dokument eingebettet. Der PDF-Teil ist jedoch nicht rechtlich relevant!
Bereits jetzt bei deutschen Behörden akzeptiert ja eingeschränkt
Technischer Aufwand gering, nur eine XML Datei Aufwendig, PDF Erzeuger muss XML einbetten
Für beide E-Rechnungsformate gilt: Rechtlich ist der elektronische Informationsgehalt rechtlich relevant. Daraus folgt die Pflicht für Rechnungsempfänger, alle Rechnungen auf die Konformität als E-Rechnung zu prüfen!

E-Rechnungen in FAKTURA-X

FAKTURA-X wird E-Rechnungen vollständig unterstützen. Eine separate Software zum Ansehen, Prüfen oder Erstellen von E-Rechnungen ist nicht notwendig.

Eingangsrechnungen

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Bestellung an einen Lieferanten hinterlegen, reicht es für Eingangsrechnungsprüfung und Kontieren zukünftig aus, die Eingangsrechnung zuzuordnen – die Rechnungsinformationen werden dann automatisch verarbeitet, Einkaufspreise aktualisiert und die Rechnung kontiert.

Einkauf buchen

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Bestellung an einen Lieferanten hinterlegen, kann FAKTURA-X die Eingangsrechnung verarbeiten:

  1. E-Rechnung erkennen und Gültigkeit prüfen
  2. Eingangsrechnung den zugehörigen Sachkonten zuzuordnen
  3. Rechnungsinformationen verarbeiten
  4. Einkaufspreise aktualisieren und im Sortiment hinterlegen
  5. Rechnung als Verbindlichkeit kontieren
  6. SEPA-Überweisung erstellen
  7. Zahlungsausgang verbuchen und Verbindlichkeit abschließen
  8. Den Buchungsstapel für Monats- oder Jahresabschluss bereitstellen

Kosten buchen

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Kostenvorlage hinterlegen, kann FAKTURA-X die Eingangsrechnung verarbeiten:

  1. E-Rechnung erkennen und Gültigkeit prüfen
  2. Eingangsrechnung den zugehörigen Sachkonten zuzuordnen
  3. Rechnungsinformationen verarbeiten
  4. Rechnung als Verbindlichkeit kontieren
  5. SEPA-Überweisung erstellen
  6. Zahlungsausgang verbuchen und Verbindlichkeit abschließen
  7. Den Buchungsstapel für Monats- oder Jahresabschluss bereitstellen

Ausgangsrechnungen

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Ausgangsrechnung erstellen, können Sie diese:

  • als ZUGFeRD-Beleg an den Kunden senden
  • als X-Rechnung an den Kunden senden, neben der XML-Datei erhält der Kunde zusätzlich ein PDF Dokument.

Weitere Informationen zu E-Rechnungen

In den folgenden Abschnitten finden Sie nützliche Informationen zum Thema E-Rechnung.

Informationen im Wiki

Externe Quellen

Abgerufen von „https://wiki.fakturax.de/index.php?title=E-Rechnung&oldid=18607“