Debitoren

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Das Register Debitoren ist ein flexibel einsetzbares Journal. Es ermöglicht das Zusammenstellen verschiedener Übersichten von Aufträgen, Kassenumsätzen, Vertragsumsätzen sowie offenen Rechnungen und Mahnungen. Es befindet sich im Buchhaltungsmodul.

Dieses wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Das Register Debitoren

Debitor - von lateinisch debere "schulden" - bezeichnet im deutschen Rechnungswesen den Schuldner von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.

Aufträge

Das Debitorenjournal bietet Ihnen eine komfortable Möglichkeit, einen Überblick über alle Aufträge zu erhalten und diese zu verwalten.
Sie können hier:

• Aufträge anzeigen lassen
• Einen Zahlungseingang buchen (Nur bei vorhandener Rechnung möglich)
• Einen Auftrag für den Ausdruck vormerken
• Einen Auftrag in den Aufgabenmanager kopieren.

Das Buchhaltungsmodul, hier mit dem Register Aufträge

Ein Journal erstellen

Im Journal werden alle Geschäftsvorfälle erfasst. Dies geschieht in chronologischer Reihenfolge mit verschiedenen Angaben. Somit ist jeder Geschäftsvorfall einem Beleg beispielsweise einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung zugeordnet.
Sie können ein Journal erzeugen, das alle offenen und abgeschlossenen Rechnungen beinhaltet:

1. Wählen Sie ein Intervall für das Journal aus. Um das aktuelle Kalenderjahr einzustellen, kann aus der Auswahlliste Jahr ausgewählt werden.
2. Wählen Sie im Auswahlfeld Datum in der Filtergruppe die Option Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Rechnungsdatum im eingestellten Intervall liegt.
3. Wählen Sie im Auswahlfeld Status von den Eintrag Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status mindestens Rechnung ist.
4. Wählen Sie im Auswahlfeld Status bis den Eintrag Abgeschlossen aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status maximal Abgeschlossen ist.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start im Navigationsbereich. Das Journal wird erzeugt.

Journale können mit Druck oder Strg + P gedruckt werden. Journale können auch exportiert werden.

Intervall

In der Seitenleiste im Abschnitt Intervall können Sie einen Zeitraum auswählen, für den ein Journal erstellt werden soll.

Die Gruppe Intervall

Es gibt verschiedene Möglichkeiten den Zeitraum des Journals zu wählen:

• In den ersten beiden Feldern können das Start- und das Enddatum des Zeitraums ausgewählt werden.
• Mit Klick auf zwischen den ersten beiden Feldern kann die aktuelle Woche ausgewählt werden.
• Mit der Schaltfläche in der zweiten Zeile kann aus einer Vielzahl voreingestellter Konfigurationen ausgewählt werden.

1. Treffen Sie im linken Feld eine grobe Vorauswahl. Mit einem Doppelklick können Sie den aktuellen Monat auswählen.
2. Wählen Sie im rechten Feld das Jahr als Zeitraum aus. Mit einem Doppelklick können Sie das aktuelle Jahr auswählen.
3. Mit und können Sie den Zeitraum entsprechend der getroffenen Einstellungen nach hinten oder vorne verschieben.

Um das Vorgehen zu verdeutlichen wird beispielhaft am 26.02.2024 die Woche vom 12.02.2024 bis 18.02.2024 als Zeitraum eingestellt:

1. Im ersten Feld der zweiten Zeile wird Woche ausgewählt. In den Feldern der ersten Zeile wird der Zeitraum vom 26.02.2024 bis 03.03.2024 angezeigt.
2. Das Jahr ist bereits korrekt und muss daher nicht verändert werden.
3. Der gewünschte Zeitraum liegt zwei Wochen in der Vergangenheit, deshalb muss zweimal auf geklickt werden. Es ist nun der Zeitraum vom 12.02.2024 bis 18.02.20204 eingestellt.

Filter

Hier gibt es zusätzliche Möglichkeiten, die Einträge des Journals vorab anzupassen. In den Registern Aufträge, Kasse und Verträge finden sich verschiedene Filteroptionen. Für das Register Mahnungen sind keine Filter verfügbar.

Die Gruppe Filter

Im Register Aufträge stehen folgende Filteroptionen zur Verfügung:

• Im Feld Datum kann eingestellt werden, welches Auftragsdatum im gewählten Zeitraum liegen soll. Es kann z.B. ein Zeitraum festgelegt werden, in dem das Rechnungsdatum aller Einträge des Journals liegen soll.
  Wird die Option Keines unter Datum ausgewählt, so wird die Einschränkung eines Zeitraums aufgehoben und alle Aufträge angezeigt, die auf die gewählten Filteroptionen zutreffen. Ein zuvor eingestelltes Intervall wird somit nicht berücksichtigt.
• Die Felder Status von und Status bis grenzen die Aufträge bezogen auf ihren Status ein. Es werden alle Aufträge einschließlich der gewählten Grenzen angezeigt.
• Im Feld AU Kennung kann eine Auftragskennung ausgewählt werden. Diese muss für alle angezeigten Aufträge zutreffen. Um diese Einschränkung aufzuheben muss das Feld mittels Entf geleert werden..
• Im Feld KD Kennung kann eine Kundenkennung ausgewählt werden. Diese muss für alle angezeigten Aufträge zutreffen. Um diese Einschränkung aufzuheben muss das Feld mittels Entf geleert werden. .
• Sie können ausschließlich Aufträge eines bestimmten Kunden oder einer Kundenkategorie anzeigen. Hierzu muss im Eingabefeld KD Nr. die Kundennummer des gewünschten Kunden eingegeben werden. Drücken Sie auf , um nach der gewünschten Kundennummer zu suchen.

Journale können außerdem nach verschiedenen Kriterien sortiert werden:

• Kundennummer
• Auftragsnummer
• Lieferungsnummer
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeit (am ehesten fällige/überfällige Einträge oben)
• Bruttosumme (Eintrag mit der niedrigsten Bruttosumme oben)

Es ist zusätzlich möglich, zwei verschiedene Sortierungen gleichzeitig anzuwenden. Hierbei ist zu beachten, dass die erste Sortierung von der zweiten nicht beeinflusst wird. Ist im Feld KD Nr. ein Kunde ausgewählt, so ist nur die erste Sortierung aktiv.

Beispiel: Wird in der 1. Sortierung Kundennummer und in der 2. Sortierung Rechnungsdatum gewählt, so sortiert die Anwendung zunächst nach der Kundennummer. Gibt es zu einem Kunden mehrere Einträge, so werden diese nach dem Rechnungsdatum sortiert.Die Sortierung nach der Kundennummer bleibt dabei unverändert.

Detaillierte Umsatzdaten: Die Ausgabe kann um gegliederte Nettobeträge nach Umsatzsteuersatz und zusätzlichen Informationen wie Gewicht und Mengen erweitert werden. Diese Angaben werden für den Ausdruck und den Export nach CSV bereitgestellt. Sofern große Datenmengen ausgewertet werden sollen und die zusätzlichen Umsatzdetails nicht benötigt werden, sollte die Option deaktiviert werden, um die Verarbeitung zu beschleunigen.

Für das Exportieren eines Journals muss die Option Detaillierte Umsatzdaten aktiv sein!

Damit die Änderungen von Optionen und Filtern wirksam werden, muss das Journal mit Start aktualisiert werden.

Journalverknüpfungen

Das Optionsmenü

Wird ein Tabelleneintrag des Journals mit der rechten Maustaste angewählt, erscheint ein Optionsmenü. Alternativ lässt sich das Optionsmenü auch mit öffnen.

Die Menüoption Auftrag anzeigen öffnet den gewählten Auftrag in der Auftragsverwaltung.

Die Option Zahlungseingang buchen wechselt in das Register Zahlungen. Hier ist die Eingabe eines Zahlungseinganges für den gewählten Auftrag möglich.

Soll ein Auftrag erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden, kann er im Druckcontainer vermerkt werden. Dies ist mit Für Ausdruck vormerken möglich.

Sie können die angezeigten Aufträge auch in den Aufgabenmanager kopieren und dann mit einem Doppelklick aufrufen. Hierfür gibt es die Option Ergebnisse in Aufgabenmanager kopieren. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Aufgabenliste.

Journalvorlagen

Die Optionsschaltfläche rechts von Start öffnet ein Optionsmenü für die Auswahl häufig benötigter Journale:

Das Optionsmenü häufig benötigter Journalvorlagen

Vorlage	Status von	Status bis	Datum	Information
Offene Lieferungen	Lieferung	Lieferung	Lieferung
Offene Posten	Rechnung	Mahnung 3	<keines>
Mahnungen	Mahnung 1	Mahnung 3	<keines>
Umsätze	Rechnung	Abgeschlossen	Rechnung	USt.-Anmeldung/Soll-Versteuerung: Wird zu dem Zeitpunkt fällig, wenn eine Rechnung gestellt wird.
Realisierte Forderungen	Abgeschlossen	Abgeschlossen	Rechnung
Einnahmen	Abgeschlossen	Abgeschlossen	Abschluss	USt.-Anmeldung/Ist-Versteuerung: Wird zu dem Zeitpunkt fällig, wenn eine Rechnung bezahlt wird.

In den folgenden Journalvorlagen haben Einstellungen für Datum oder Status von/bis keine Auswirkungen.

• Nicht gedruckte Lieferscheine
• Nicht rückerfasste Lieferscheine
• Nicht gedruckte Rechnungen
• Buchungen
• Offene Posten im Zeitraum
• Zahlzielüberschreitungen

Die Vorlagen Offene Lieferungen bis Einnahmen können nach ihrer Anwendung zusätzlich durch die Filteroptionen angepasst werden.

Die Vorlagen beinhalten auch eine Sortierung. Beispielsweise werden Umsatzjournale nach aufsteigender Rechnungsnummer sortiert. Wenn Sie eine andere Sortierung anzeigen möchten, müssen Sie nach dem Aufrufen des Journals die Sortierung neu einstellen. Danach muss das Journal mit Start erneut erzeugt werden.

Ebenfalls kann im selben Dropdown Menü nach Buchungen, offenen Posten im Zeitraum oder Zahlzielüberschreitungen gesucht bzw. sortiert werden.

Das Optionsmenü zum Journalexport

Journalexport

Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV, DATEV, EDI und GEVA anbietet.

Um ein zuvor erstelltes Journal zu exportieren, muss die Option Detaillierte Umsatzdaten aktiviert sein. Ist sie inaktiv, wird beim Export eine Fehlermeldung ausgegeben. Mithilfe der Anwendung kann die Option aktiviert werden, um anschließend die Abfrage auszuführen.

Die Option Export nach Team Beverage kann bei Ihnen eine andere Bezeichnung haben. Dies ist abhängig von der genutzten Schnittstelle. Mögliche Bezeichnungen sind Export nach GEVA und Export nach SGL188.

Die Konfiguration der jeweiligen Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Kasse

Einen Überblick aller bereits getätigten Kassiervorgänge finden Sie im Register Kasse.

Das Register Kasse

Kassiervorgänge anzeigen

Um die Kassiervorgänge anzuzeigen, stellen Sie zunächst ein Intervall ein. Hier können Sie den Zeitraum auswählen, für den die Kassiervorgänge angezeigt werden sollen. Danach verwenden Sie Start, um die entsprechenden Kassiervorgänge in einer Übersicht anzuzeigen.

Unter Status können Sie auswählen, ob die gesuchten Kassiervorgänge entweder abgerechnet, storniert oder gewandelt sein sollen.

Kassiervorgänge können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden:

• Kundennummer
• Bon Nr.
• Nettosumme
• Datum

Zusätzlich können Sie Kassiervorgänge tageweise zusammenfassen.

Informationen zur Bedienung des Kassensystems erhalten Sie im Kassendialog unter Kassiervorgänge.

Mit einem Doppelklick auf einen Kassiervorgang kann das Kassenprotokoll aufgerufen werden. Alternativ führen Sie einen Rechtsklick mit anschließendem Klick auf Im Protokoll anzeigen aus.

Verträge

Im Register Verträge ist das Überwachen und Einziehen von Beiträgen aus Vertragsverhältnissen möglich.

Das Register Verträge im Buchhaltungsmodul

Verträge anlegen

Neue Verträge können im Kundenstamm angelegt werden. Bereits bestehende Verträge können mit dem Dialog Verträge verwalten editiert werden. Dieser findet sich im Kundenstamm unter Verträge. Er kann jedoch auch aus der Buchhaltung heraus aufgerufen werden. Dazu ist ein Doppelklick auf den Tabelleneintrag nötig.

Die Liste der aktuellen Verträge wird automatisch entsprechend den Optionen aktualisiert.

Verträge anzeigen

Um die Vertragsumsätze anzuzeigen, stellen Sie zunächst ein Intervall ein. Hier können Sie den Zeitraum auswählen, für den die Vertragsumsätze angezeigt werden sollen. Danach verwenden Sie Start, um die entsprechenden Vertragsumsätze in einer Übersicht anzuzeigen.

Sie können weitere Details eines bestimmten Vertrags einsehen. Machen Sie hierzu einen Doppelklick vor der gewünschten Vertragsnummer. Alternativ können Sie sich auch mit am oberen rechten Rand der Tabelle den Vertrag oder Kunden anzeigen lassen.

Das Fälligkeitsdatum kann im Dialog Verträge verwalten unter Zahlweise eingesehen werden. Es wird je nach eingestelltem Intervall jeweils jährlich oder monatlich fortgeführt. Es kann aber auch manuell geändert werden.

Journalexport

Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV, DATEV und EDI anbietet.

Mahnungen

Das Register Mahnwesen ermöglicht eine automatisierte Mahnabwicklung mit drei Mahnstufen. Hier können Sie die offenen und überfälligen Rechnungen einsehen. Außerdem können entsprechende Mahnschreiben generiert werden. Das Register befindet sich im Buchhaltungsmodul. Dieses wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Die Mahnziele werden für alle Kundenrechnungen unter Einstellungen → Administration geändert. Hier können Sie Mahngebühren und eventuelle Verzugszinsen für jede Mahnstufe separat definieren. Eine vollständige Dokumentation der zur Verfügung stehenden Optionen finden Sie hier.

Das Register Mahnwesen

Im Mahnwesen werden alle offenen Posten gelistet. Unter Optionen in der Seitenleiste können Sie die Anzeige auf bestimmte Mahnzustände beschränken. Um beispielsweise nur überfällige Rechnungen zu sehen, die noch nicht angemahnt wurden, wählen Sie die Optionen Offene Mahnungen 1 und 2 ab.

Im Informationsbereich in der Seitenleiste können Sie die Zahlungsziele der ausgewählten Rechnung einsehen. Status Soll gibt Auskunft über den Mahnstatus der Rechnung abhängig von den Geschäftskonditionen. Status ist zeigt dagegen den momentanen Zustand.

Eine überfällige Rechnung erfordert nicht zwingend eine sofortige Mahnung. Daher lässt sich ein Intervall zwischen dem Zahlungsziel und der ersten Mahnstufe einstellen.

In der Seitenleiste können Sie abweichende Mahngebühren und Verzugszinsen festlegen. Diese gelten nur für diesen Auftrag. Tragen Sie dazu einen neuen Wert in das jeweilige Vorgaben-Feld in der Seitenleiste ein und bestätigen Sie die Eingabe mit . Diese Einstellungen werden für die nächste Mahnstufe übernommen und automatisch im Mahnbescheid hinterlegt.

Der Eintrag von Mahngebühr und Verzugszinsen ist optional. Wenn Sie hier nichts eintragen, verwendet die Anwendung die in den Einstellungen hinterlegten Werte.

Mit einem Rechtsklick auf einen überfälligen Auftrag erhalten Sie folgende Optionen:

Das Optionsmenü Mahnungen

Einzelne Mahnungen erstellen

Um einen manuellen Mahnlauf durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie zunächst einen Eintrag aus der Tabelle aus .
2. Klicken Sie auf Start in der Navigationsleiste, um die Rechnung in den nächsthöheren Mahnstatus zu versetzen. Dies geschieht nur, falls das zugehörige Zahlungsziel überschritten wurde.
3. Nun können Sie die ausgewählte Mahnung mit einem Klick auf Druck ausdrucken.

Alternativ können Sie diesen Prozess beschleunigen. Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf den überfällige Auftrag. Es öffnet sich nun das Optionsmenü. Hier wählen Sie den Punkt Mahnstatus setzen und drucken aus.

Mehrere Mahnungen automatisiert erstellen

Die Mahnabwicklung kann auch automatisiert für alle Einträge durchgeführt werden. Hierfür stehen drei Optionen zur Verfügung. Über die Optionsschaltfläche hinter Start können Sie darauf zugreifen:

• Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen: Versetzt alle angezeigten Aufträge in den nächsten Mahnstatus.
• Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen und drucken: Druckt alle Mahnungen nach dem Mahnlauf aus.
• Mahnlauf für alle angezeigten Aufträge durchführen und für Ausdruck vormerken: Stellt die erzeugten Mahnungen in den Druckcontainer ein, anstatt sie sofort auszudrucken.

Offene-Posten-Liste für einen Kunden erzeugen

Wenn Sie eine Saldenaufstellung eines einzelnen Kunden erhalten möchten, können Sie ein ensprechendes Journal erstellen. Dieses enthält nur die Offene Posten eines einzelnen Kunden. Zusätzlich kann das Sonderformular Kontenabstimmung als Anschreiben für den Kunden ausgegeben werden:

1. Gehen Sie in den Reiter Aufträge.
2. Geben Sie im Feld KD Nr eine Kundennummer ein oder suchen Sie einen Kunden.
3. Wählen Sie mit der Schaltfläche hinter Start die Option Offene Posten.
4. Öffnen Sie den Druckdialog mit Drucken und wählen Sie das Sonderformular "Kontenabstimmung". Dieses findet sich unter Sonderformular aus Liste.

Journalexport

Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV, DATEV, GEVA und EDI anbietet.

Export nach CSV

Der Rohdatenexport kann über den Druckdialog gestartet werden. Dabei werden alle Daten der Drucktabelle exportiert. Zusätzlich kann jedoch ein spezifischer CSV-Export durchgeführt werden. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen ein beliebiges Journal oder erstellen Sie manuell ein individuelles Journal.
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach CSV".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben. Die Anwendung bietet anschließend an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die CSV-Datei kann dann gespeichert werden.

Export nach DATEV

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt. Es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach DATEV durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach DATEV".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben. Die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Konfiguration der DATEV-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Export nach GEVA

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt. Es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach GEVA durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach GEVA".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben. Die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Option Export nach GEVA kann bei Ihnen eine andere Bezeichnung haben. Dies ist abhängig von der genutzten Schnittstelle. Mögliche Bezeichnungen sind Export nach Team Beverage und Export nach SGL188.

Die Konfiguration der GEVA-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Export nach EDI

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt. Es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden. Um den Export nach EDI durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Aktivieren Sie Detaillierte Umsatzdaten.
3. Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Umsätze".
4. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach EDI".

Ist die Option "Detaillierte Umsatzdaten" nicht aktiviert, wird eine Fehlermeldung beim Export ausgegeben. Die Anwendung bietet dann an, die Option zu aktivieren und die Abfrage erneut auszuführen.

Die Konfiguration der EDI-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

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Fußnoten: