Grundlagen der Auftragsverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 14. August 2024, 12:58 Uhr

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In dieser Anleitung lernen Sie einige Elemente und grundlegende Funktionen der Auftragsverwaltung kennen.

Um Schritt für Schritt durch die Anleitung zu gehen, können Sie am Ende der Seite auf die nächste Seite der Anleitung springen. Alternativ können Sie über die folgende Übersicht auf sämtliche, in der Anleitung behandelte, Seiten zugreifen:

Aufträge anlegen und bearbeiten, diese Seite befasst sich speziell mit der Auftragsanlage und dem Statusmodell.
Artikel erfassen, diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Artikeln
Pfandartikel erfassen, diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Pfand
Vermietartikel erfassen, diese Seite befasst sich speziell mit dem Erfassen von Mietartikeln
Konditionen, diese Seite befasst sich speziell mit Zahlungszielen, Zahlweisen und Abschlägen
Rechnungen, diese Seite befasst sich speziell mit der Rechnungserstellung
Aufträge stornieren, diese Seite befasst sich speziell mit dem Stornieren von Rechnungen
Auftragsinformationen, diese Seite befasst sich speziell mit Auftragsdetails, dem kopieren von Aufträgen, Versandfunktionen und Integration von Paypal und Amazon Payment für DATEV.
Aufträge automatisieren, diese Seite befasst sich speziell mit der Automatisierung von Bestellaufnahme, (Teil-)Lieferungen und Abrechnung von Terminrechnungen
Aufträge importieren, diese Seite befasst sich speziell mit dem Import von Bestellungen aus externen Systemen wie WebDrink, Shopware, Magento, Octopus, Kellox oder Gastivo.

Wenn Sie diese Anleitungen befolgt haben, wissen Sie, wie in FAKTURA-X (Einweg-, Mehrweg-, Pfand-/Vermiet-)Artikel erfasst, Aufträge angelegt und grundlegend bearbeitet und die Konditionen eines Auftrags eingestellt werden. Darüber hinaus werden Sie einiges zur Kalkulation von Auftragssummen und den verschiedenen Rechnungsformen gelernt haben.

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen zu den Elementen und Schaltflächen der Auftragsverwaltung und dem Statusmodell.

Elemente

Die Auftragsverwaltung

Im Infobereich (1) wird der aktuell aktive Kunde angezeigt. Alle angezeigten Aufträge in der Auftragsverwaltung beziehen sich immer auf den aktuellen Kunden. Wenn ein neuer Auftrag erstellt werden soll, muss daher zunächst der Kunde, für den der Auftrag erstellt werden soll, angewählt werden.
Die Seitenleiste (2) enthält Informationen und Bearbeitungsoptionen des aktuellen Auftrags.In Abhängigkeit von der Größe des Computerbildschirms werden einige Felder ausgeblendet, wenn nicht genügend Platz vorhanden ist. Diese können mit [>>] ein- und ausgeblendet werden. Über die Schaltflächen in der Seitenleiste können Funktionen der Auftragserfassung aufgerufen werden.
In den Postentabellen (3) werden die Artikelpositionen angezeigt. Im oberen Bereich sind Informationen zum Kunden sowie zur Rechnungs- und Lieferungsadresse zu finden. Rechts daneben finden sich Informationen zum Liefertermin inklusive einer wählbaren Zeitspanne und Standzeit des jeweiligen Auftrags, sofern diese Informationen vom Lieferanten verfügbar sind. Die linke Tabelle darunter enthält Warenposten des aktuellen Auftrags. Die rechte Tabelle enthält Pfandposten. Unter diesen beiden Tabellen ist die Tabelle für Mietposten angeordnet. Der Bereich Informationen zeigt Texte an, die für den jeweils aktiven Auftragsposten hinterlegt wurden.
Die Navigation (4) im unteren Fensterbereich enthält weitere Schaltflächen für die Auftragsanlage, Statusänderung und den Ausdruck.

Schaltflächen

In den folgenden Abschnitten werden die Funktionen der Schaltflächen in Seitenleiste und Navigation erläutert.

Schaltflächen in der Seitenleiste

Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Seitenleiste folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Das Kunden-Optionsmenü	links vom Feld Auftrag: Öffnet ein Kunden-Optionsmenü. Über dieses können Sie Nach einem Kunden suchen, für den Sie einen Auftrag erstellen möchten (`STRG` + `K`) Den bestehenden Auftrag einem anderen Kunden zuordnen (`STRG` + `ALT` + `K`). ^[1] rechts vom Feld Auftrag: Öffnet die Auftragsliste (`STRG` + `G`). Diese zeigt alle Aufträge des aktiven Kunden und ihren Status an. rechts vom Feld Lieferung: Zeigt die Route von der eigenen Filiale bis zu der Kundenadresse an. Diese Option nutzt den Online-Kartendienst Google Maps. rechts vom Feld Auftrag: Öffnet den Suchdialog zum Finden eines Auftrags anhand der Auftragsnummer (`STRG` + `F`). rechts vom Feld Lieferung: Öffnet den Suchdialog zum Finden eines Auftrags anhand der Lieferscheinnummer. rechts vom Feld Rechnung: Öffnet einen Suchdialog und ermöglicht das Finden eines Auftrags anhand der Rechnungsnummer. rechts vom Feld Rechnung: Storniert den Auftrag. Dies ist nur Im Status Rechnung möglich.

	rechts vom Feld Status: Öffnet den Dialog zum Ändern des Auftragsstatus(`STRG` + `S`). In den Feldern Bestellung, Lieferung und Rechnung können die zugehörigen Datumswerte eingestellt werden. Das Bestelldatum wird nach dem Erstellen eines Auftrages auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt, sofern die Option [0] hinter dem Datumsfeld aktiv ist. Ist die Option [+1] hinter dem Datumsfeld aktiv, dann wird das Bestelldatum auf den folgenden Kalendertag eingestellt. Beim Wechsel des Auftragsstatus in Lieferung wird analog das Lieferdatum^[2], beim Wechsel in Rechnung das Rechnungsdatum^[3] auf das aktuelle Tagesdatum oder den folgenden Kalendertag gesetzt.

	hinter dem Feld Rabatt: Öffnet den Dialog zum Hinzufügen oder Ändern des Auftragsrabatts. hinter dem Feld Skonto: Öffnet den Dialog zum Ändern der Zahlungsziele und Auftragsskonti. hinter dem Feld Ware Netto: Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für Artikelposten angeboten werden. Dieses Menü kann auch mit in die Artikeltabelle aufgerufen werden. Das Feld MwSt. V gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Einkaufswert mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird. Das Feld MwSt. H gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Einkaufswert mit dem halben Vorsteuersatz belegt wird. hinter dem Feld Pfand Netto: Blendet ein Optionsmenü ein, in dem verschiedene Bearbeitungsoptionen für die Pfanderfassung eingeblendet werden. Dieses Menü kann auch mit in die Pfandtabelle aufgerufen werden. hinter dem Feld Pfand Netto: Öffnet oder druckt die Pfandfortschreibung (`STRG` + `J`). Diese bietet einen Überblick über die im Geschäft mit dem jeweiligen Kunden ausgegebenen und zurückerhaltenen Pfandartikel. Das Feld MwSt. V unter dem Feld Pfand Netto gibt die Mehrwertsteuer an, wenn der Netto-Pfandwert mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird. hinter dem Feld Gesamt: Öffnet einen Dialog zum Einsehen verschiedener Auftragsinformationen wie bspw. Summen, Masse oder Gewinnspanne (`STRG` + `I`). Auch können Sie über dieses Menü aus dem Auftrag eine Vorlage erstellen (`STRG` + `ALT` + `S`). hinter dem Feld Brutto: Öffnet den Buchungsmanager, in dem Zahlungseingänge gebucht werden können (`STRG` + `B`). hinter der Option Für Autodruck vormerken: Öffnet den Druckcontainer, in dem der automatische Ausdruck mehrerer Dokumente gesteuert werden kann. hinter der Auswahl Teillieferung: Öffnet die Terminrechnungsverwaltung, über den Sie mehrere Teillieferungsaufträge verwalten können (`STRG` + `T`).

Weitere Informationen zum Auftrag

Im Bereich oberhalb der Postentabellen werden weitere Informationen zum Auftrag angezeigt und bearbeitet.

Die weiterführenden Optionen in der Auftragsverwaltung

Kennung

Im Auswahlfeld Kennung wird die Kennung des Kunden übernommen. Diese Vorauswahl kann durch die Auswahl oder Eingabe eines beliebigen Texts geändert werden.

Die Auswahl ist ansonsten rein informativer Natur.

Aufschlag

Im Auswahlfeld Aufschlag wird der eingestellte Aufschlag des Kunden übernommen. Diese Vorauswahl kann durch die Auswahl geändert werden. Ist für einen Aufschlag eine Warnung hinterlegt, wird diese beim Anlegen eines Auftrags einmalig angezeigt.

Um einen neuen Aufschlag anzulegen, müssen in der oberen Navigationsleiste über Optionen oder über die Tastenkombination Strg + F12 die Einstellungen geöffnet werden. Dann muss über das Register Hilfstabellen zum Register Aufschäge navigiert werden. Es öffnet sich folgendes Menü:

Das Menü Aufschläge im Register Hilfstabellen

Die Auswahl der spezifischen Aufschläge

Über die Schaltfläche Neu kann nun ein neuer Aufschlag hinterlegt werden. Unter Bezeichnung wird der entsprechende Name des Aufschlags eingetragen und im Menü Aufschlag wird die gewünschte Art der Aufschlagsberechnung ausgewählt. Im Feld Betrag kann der entsprechende Faktor bzw. Betrag pro gewünschter Einheit eingetragen werden. Dieser Wert findet sich später in der Spalte Kalkulation in der rechten Tabelle. Über die Schaltfläche Sichern werden die Einstellungen gespeichert und mit zurückgesetzt.

Bearbeiter

Im Auswahlfeld Bearbeiter wird der Name des letzten Bearbeiters eingetragen.

Ist die Benutzerverwaltung aktiv, wird hier automatisch die Kennung des aktuellen Benutzers hinterlegt, sobald der Auftrag verändert wird.
Ist die Benutzerverwaltung inaktiv, kann der Eintrag manuell erstellt werden.

Liefer- und Rechnungsadresse

Diese Auswahloptionen sind nur verfügbar, wenn im Kundendatensatz Zusatzadressen für Lieferung oder Rechnung hinterlegt wurden.

hinter dem Feld LF-Adresse öffnet eine Liste mit zusätzlichen Lieferadressen, die in den Kundenstammdaten hinterlegt sind. Die ausgewählte Lieferadresse wird beim Belegdruck statt der Basisadresse verwendet. Ist nur eine einzelne zusätzliche Lieferadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Basisadresse.

Bei Aufträgen, die aus mehreren Teillieferungen bestehen, kann für jede Teillieferung eine andere Lieferadresse angegeben werden. Beim Druck der Terminrechnung wird dann die zugehörige Lieferadresse bei jeder Lieferung vermerkt.

hinter dem Feld RE-Adresse öffnet eine Liste mit zusätzlichen Rechnungsadressen, die in den Kundenstammdaten hinterlegt sind. Die ausgewählte Rechnungsadresse wird beim Belegdruck statt der Basisadresse verwendet. Ist nur eine einzelne zusätzliche Rechnungsadresse vorhanden, ersetzt diese automatisch die Basisadresse.

Notiz

Im Eingabefeld Notizen können Informationen zu einem Auftrag zugefügt werden und optional für den Ausdruck verwendet werden, wenn die Option "Notiz" vor dem Eingabefeld aktiviert wird.

Wenn im Memo Deklarationen des Kundendatensatz Informationen hinterlegt sind, werden diese beim Anlegen eines neuen Auftrags automatisch im Eingabefeld hinterlegt und für den Ausdruck vorgemerkt.

Tourdaten

Im Bereich Tourdaten kann ein Auftrag zu einer Liefertour zugefügt oder die zugeordnete Tour gewechselt werden. Es kann nun ebenfalls eine Zeitspanne und ggf. eine Standzeit für eine Tour bzw. Lieferung angegeben werden.

Schaltflächen in den Tabellen

in der Überschrift der Artikelpostentabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Erfassung. Das Menü entspricht dem Menü hinter Ware Netto in der Seitenleiste.
in der Überschrift der Pfandpostentabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Erfassung. Das Menü entspricht dem Menü hinter Pfand Netto in der Seitenleiste.
in der Überschrift der Vermietungstabelle: Öffnet die zugehörigen Bearbeitungsoptionen der Mieterfassung.
in der Überschrift des Informationsbereichs: Öffnet ein Optionsmenü für das Einfügen von Datum, Zeit, Inhalten der Zwischenablage oder Artikelinformationen.

Schaltflächen in der Navigation

Für die Bearbeitung von Aufträgen stehen in der Navigationsleiste (am unteren Fensterrand) folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Neu legt einen neuen Auftrag an.
Editieren startet den Dialog zum Erfassen von Warenposten.
Sichern öffnet den Statusdialog zum Ändern des Auftragsstatus. Im zugehörigen Optionsmenü kann ebenfalls der Dialog Auftragsinformationen geöffnet werden oder Auftragsposten als Vorlage oder Begleitdatei exportiert werden.
Übersicht öffnet die Auftragsübersicht für den aktuellen Kunden.
Druck druckt den aktuellen Auftrag. Durch die Aktivierung von Vorschau kann der Ausdruck in die Druckvorschau umgeleitet werden.

Mit Ende oder Strg + W kann die Auftragsverwaltung geschlossen werden.

Spalten anpassen

Die Ansicht der Tabellen im Register kann auf verschiedene Arten angepasst werden. So können Spalten zur Anzeige hinzugefügt oder entfernt und die Breite der einzelnen Spalten verändert werden. Das Ändern von Spaltenbreiten wird durch Anfassen der Spaltenränder und Ziehen mit der Maus durchgeführt. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, öffnen Sie den Layout-Dialog mit einem Klick auf Layout in der Navigationsleiste. Bearbeitet werden können die Tabellen Ware, Pfand und Vermietung.

Der Dialog Layout, in diesem Fall mit den Basiseinstellungen

Mit den horizontalen Tasten des Steuerkreuzes werden Tabellenfelder in die rechte Liste, um sie anzuzeigen, oder in die linke Liste verschoben, um sie zu entfernen. Die Sortierung der Anzeigereihenfolge wird mit den vertikalen Schaltflächen geändert. Die Bearbeitung wird mit Sichern übernommen. Nach dem Schließen des Dialogs wird die Ansicht aktualisiert.

Das Statusmodell

Die Auftragsverwaltung basiert auf dem Statusmodell. Aufträge durchlaufen verschiedene Stati und befinden sich immer in einem definierten Zustand. Ein Auftrag ist demnach entweder ein Angebot, eine Bestellung, eine Lieferung, eine Rechnung, eine Mahnung oder abgeschlossen.

Um den Status eines Auftrages zu ändern, klicken Sie auf die Bezeichnung des Status’ in der Seitenleiste, auf Sichern in der Navigation oder drücken Sie Strg + S und wählen den gewünschten Status im Statusdialog aus.

Der Statusdialog

In der folgenden Tabelle werden die Statusoptionen dargestellt:

Vorgang	Angebot	Bestellung	Rechnung	Mahnung	Abgeschlossen	Storniert
Bestand buchen	Nein	Ja				Nein
Saldo Kunde	Nein		Ja		Nein
Umsatz Kunde	Nein				Ja	Nein
Umsatz Statistik	Nein		Ja			Nein
Touren planen	Nein	Ja		Nein
Auftrag editieren	Ja		Nein
Auftrag mahnen	Nein		Ja		Nein
Zahlung buchen	Nein		Ja		Nein
Auftrag stornieren	Ja				Nein	N/A

Ab dem Status Rechnung kann ein Auftrag nur angemahnt, abgeschlossen oder storniert werden. Ein abgeschlossener Auftrag kann allerdings durch eine Rückbuchung in den Status Rechnung zurückgestuft werden, wenn eine Zahlung zurückgebucht wird.. Mahnungen werden in Erinnerung, Mahnung und Zahlungsaufforderung unterteilt.

Ein Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit storniert werden. Der Lagerbestand wird durch ein Storno nicht zurückgebucht. Der Umsatz wird bei Storno nicht erhöht. Der Saldo des Kunden wird bei Abschluss oder Storno um den Rechnungsbetrag vermindert. Die Möglichkeiten zum Wechseln aus einem Status in einen anderen werden in der folgenden Tabelle dargestellt:

Vorgang	Angebot	Bestellung	Rechnung	Abgeschlossen	Storniert
Von Angebot bis Lieferung	Nein	Ja			Nein
Saldo Kunde	Nein		Ja	Nein
Umsatz Kunde	Nein			Ja	Nein
Umsatz Statistik	Nein		Ja		Nein

In der folgenden Tabelle werden weitere Statuseigenschaften, insbesondere die Druckzuweisungen dargestellt:

Status	Belegdruck Rechnungskunde	Belegdruck Nachnahmekunde	Index
Angebot	Angebot	Angebot	1
Bestellung	Auftragsbestätigung	Auftragsbestätigung	2
Lieferung	Lieferschein	Rechnung	3
Rechnung	Rechnung	Rechnung	4
Mahnung	Mahnung	Mahnung	5-7^[4]
Abgeschlossen	Rechnung	Rechnung	8
Storniert	-	-	9

Ist im jeweiligen Kundendatensatz die Option Nachnahme aktiviert, wird statt eines Lieferscheins eine Nachnahmerechnung gedruckt.
Ist im jeweiligen Kundendatensatz die Option Gewerbekunde deaktiviert, wird statt einer Nettorechnung eine Bruttorechnung gedruckt.

Wenn ein Auftrag im aktuellen Status bereits gedruckt wurde, wird sowohl hinter der Statusbezeichnung als auch im Statusdialog hinter den Statusoptionen eingeblendet.

Um eine Bestellung zu erfassen, wählen Sie zunächst einen Kunden aus und legen dann einen neuen Auftrag an. Entsprechend der Konfiguration der Anwendung und den Einstellungen des ausgewählten Kunden wird die Anwendung einige Aktionen automatisiert durchführen. Um den Einstieg in die Auftragserfassung zu vereinfachen, soll zunächst ein einfacher Auftrag erfasst werden. Zu einem späteren Zeitpunkt werden dann weitere Optionen erläutert.

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