Kreditoren: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 17. November 2023, 20:32 Uhr

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Das Register Kreditoren ermöglicht die Anzeige aller Verbindlichkeiten und laufender Kosten. Der Begriff "Kreditor" ist in dem Kontext der "Lieferant" mit seinen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Das Register Kreditoren befindet sich im Buchhaltungsmoduls. Dieses wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Das Register Kreditoren

Über das Modul Kreditoren können Bestellungen durchgeführt werden.

Neue Lieferanten müssen im Lieferantenstamm angelegt werden, um sie hier zu nutzen.

Verbindlichkeiten

Hinweis: Dieser Teil des Artikels wird aktuell verbessert. Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Die Kreditorenbuchhaltung ermöglicht das Anzeigen und Bearbeiten von Verbindlichkeiten. Sie können sehr präzise auswählen, welche Verbindlichkeiten angezeigt werden sollen:

Wählen Sie ein Intervall aus. Damit können Sie den Zeitrahmen festlegen, für den Verbindlichkeiten angezeigt werden sollen.
Wählen Sie Filter aus. Hier können Sie zum Beispiel festlegen, dass Verbindlichkeiten mit einem Netto von 500,- oder mehr nicht angezeigt werden sollen.
Optional: Wählen Sie nun die Sortierung aus. Beachten Sie dabei, dass die 1. Sortierung von der 2. Sortierung nicht verändert wird.
Klicken Sie auf Start um die Verbindlichkeiten anzuzeigen.

Es stehen folgende Filteroptionen zur Verfügung: Datum, Status von, Status bis, Kostenart, Netto von, Netto bis, LF Kennung, LF Nr.. Unter Datum kann festgelegt werden, welches Datum im Intervall berücksichtigt werden soll.

Beispiel: Im Intervall wird der März 2023 eingestellt. Unter Datum wird Rechnung eingestellt. Status von und Status bis werden ebenfalls auf Rechnung gestellt. Unter Kostenart wird Porto eingegeben. Im Feld Netto von wird 20 eingegeben. Unter 1. Sortierung wird Rechnungsdatum und unter 2. Sortierung wird Bruttosumme eingestellt.
Damit ergibt sich: Es werden alle offenen Verbindlichkeiten mit der Kostenart "Porto" und einer Nettosumme von mindestens 20€ angezeigt. Es werden nur Verbindlichkeiten mit dem Rechnungsdatum aus dem März 2023 angezeigt. Die angezeigtn Ergebnisse sind nach ihrem Rechnungsdatum sortiert. Bei gleichem Rechnungsdatum erfolgt die Sortierung nach Bruttosumme.

Mit der Schaltfläche Start können die Verbindlichkeiten, nach den eingestellten Parametern, angezeigt werden. Bei der Sortierung kann zwischen dem Status (Rechnung oder abgeschlossen), dem Typ, dem Lieferanten, dem Rechnungsdatum und dem Fälligkeitsdatum gewählt werden.

Mit der Schaltfläche hinter LF Nr. kann nach der gewünschten Liefernummer gesucht werden. LF Kennung und LF Nr. können nicht gleichzeitig als Filter eingesetzt werden. Angaben in diesen Feldern müssen vollständig sein.

Damit die Änderungen von Optionen und Filtern wirksam werden, muss das Journal mit

Start aktualisiert werden.

Offene Rechnungen werden auf rot-orangenem Hintergrund dargestellt. Abgeschlossene Rechnungen werden auf grünem Hintergrund dargestellt. Fällige Rechnungen können direkt im Regsiter Verbindlichkeiten abgeschlossen werden. Dazu wählt man die Verbindlichkeit in der Liste mit der Maus aus und wählt nach einem Rechtsklick die Option Zahlungsausgang buchen.

Die Optionsschaltfläche rechts von Start öffnet ein Optionsmenü für die Auswahl häufig benötigter Verbindlichkeiten:

Das Optionsmenü

Vorlage	Datum	Status von	Status bis
Offene Verbindlichkeiten	Keines	Rechnung	Rechnung
Alle Verbindlichkeiten	Rechnung	Rechnung	Abgeschlossen
Erledigte Verbindlichkeiten	Fälligkeit	Abgeschlossen	Abgeschlossen
Bezahlte Verbindlichkeiten	Rechnung	Abgeschlossen	Abgeschlossen

Der Bearbeitungsmodus der ausgewählten Verbindlichkeit kann erneut geöffnet werden. Nach einem Rechtsklick (alternativ: oben rechts auf klicken), muss dazu die Schaltfläche Bestellung bearbeiten ausgewählt werden. In diesem Optionsmenü können außerdem Aufträge gelöscht oder in den Aufgabenmanager kopiert werden.

Das Bearbeitungsmenü

Verbindlichkeit aus Wareneinkauf erfassen

Klicken Sie auf Einkauf oder benutzen Sie die Tastenkombination Strg + N, um eine Eingangsrechnung aus Warenbezug zu erfassen.

Es öffnet sich der Dialog "Einkauf prüfen und buchen". Hier kann eine Eingangsrechnung erfasst werden. Dafür ist es notwendig, dass eine Belegnummer, eine Bestellnummer und eine Liefernummer angegeben werden. Außerdem kann optional ein Dokument zugeordnet werden.

Der Dialog Einkauf prüfen und buchen

So wird's gemacht:

Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung für die Eingangsrechnung an oder übernehmen Sie den Vorgabewert "Einkauf".
Geben Sie in Feld Lieferant den Namen oder die Lieferantennummer des Warenlieferanten ein. Die Eingabe kann mit hinter dem Feld Lieferant als Suchbegriff verwendet werden. Die Suchfunktion wird dann geöffnet.
Wenn ein Rechnungsdokument als Datei vorliegt, können Sie mit hinter dem Feld Dokument den Ordner "Finance" öffnen, in andere Ordner wechseln und ein Rechnungsdokument auswählen.
Das Dokument kann mit in einen anderen Ordner verschoben und umbenannt werden.
Mit wird das zugeordnete Dokument geöffnet. Sie können nun Informationen aus dem Beleg in den Dialog übernehmen.
Geben Sie in das Feld Bestellung die Nummer der Bestellung und in das Feld Lieferung die Lieferscheinnummer ein. Die Felder dürfen nicht leer sein, können aber mit beliebigen Werten gefüllt werden.
Geben Sie in das Feld Rechnung die Rechnungsnummer ein. Diese muss eindeutig sein. Falls keine Rechnungsnummer vorliegt, kann mit hinter dem Feld Rechnungsnummer eine eindeutige Belegnummer aus einem Zeitstempel erzeugt werden.
In den Feldern Zahlweise sind die hinterlegte Zahlweise des Lieferanten und das Buchungskonto eingetragen. Die Voreinstellungen können geändert werden.
Geben Sie in das Feld Bestelldatum, das Feld Lieferdatum und Belegdatum die korrekten Datumswerte ein, damit Zahlungsziele und Skonti korrekt berechnet werden.
Geben Sie in das Feld ZZ Netto das Zahlungsziel in Tagen ein. Bei Barzahlung kann der Wert "0" übernommen werden.
Geben Sie in das Feld ZZ Skonto das Zahlungsziel für Skonto in Tagen ein. Wenn kein Skonto gewährt wird, kann der Wert "0" übernommen werden.
Wenn Skonti gewährt werden, müssen diese summiert im Feld Skonto als Prozentwert eingegeben werden.
Wenn Rabatte gewährt werden, müssen diese summiert im Feld Rabatt als Prozentwert eingegeben werden.
Geben Sie im Feld Netto an V den Netto-Einkaufswert ein, der mit dem vollen Vorsteuersatz belegt wird.
Geben Sie im Feld Netto an H den Netto-Einkaufswert ein, der mit dem halben (verminderten) Vorsteuersatz belegt wird.
Geben Sie im Feld Netto an 0 den Netto-Einkaufswert ein, der vorsteuerbefreit ist.
Geben Sie im Feld Netto Pfand die Summe des bezogenen Leerguts ein.
Geben Sie im Feld Netto Fracht die Summe der Frachtkosten, Mautgebühren, Energiepauschalen und andere Kosten des Warenbezugs ein.
Die Erfassung wird mit Sichern gespeichert.

Zusatzfunktionen

Skonto oder Rabatt können im Feld Betrag eingegeben und mit der Prozentsatz des Skontos berechnet werden.
Anstatt der Nettowerte können auch Vorsteuerbeträge oder Bruttowerte in die Felder für Summen eingegeben und mit in einen Nettowert umgewandelt werden.
Nettowerte können mit von "Netto an V" abgezogen werden.
Vorsteuersätze können mit für den Beleg abgeändert werden.
Für die Vorsteuer der Fracht wird die Mehrwertsteuer der Hauptleistung angewendet, also die Vorsteuer der Ware, die überwiegend abgerechnet wurde.
Anhand der nach Vorsteuer sortierten Nettosummen wird der Bruttopreis automatisch berechnet.
Mit neben Sichern bietet die Option zum Sichern und direkt anschließendem Ausbuchen der Verbindlichkeit.

Kosten

Das Modul Kosten

Kosten sind eine Möglichkeit, einfache Vorlagen für wiederkehrende Verbindlichkeiten zu schaffen und diese gleichzeitig schon zur Verwaltung zu nutzen. Neue Kosten können in den Einstellungen unter Hilfstabellen angelegt werden.
Im Register Kreditoren können Sie mit Klick auf Neu, mit der Tastenkombination Strg + N oder mit neue Kosten anlegen.

Erstellen einer neuen Kostenvorlage

Für den Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 werden umfangreiche Kostenvorlagen mitgeliefert. Die Funktion dieser Standardkontenrahmen ist es durch die unterschiedliche Sortierung und Vergabe von vierstelligen Kontonummern eine Ordnung für alle relevanten Buchhaltungskonten vorzugeben. Dabei werden bei SKR03 die Konten nach Betriebsabläufe sortiert (Prozessgliederungsprinzip) und bei SKR04 erfolgt die Sortierung der Konten in Anlehnung an die Gliederung des Jahresabschlusses (Abschlussgliederungsprinzip). Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind am meisten verbreitet und für sämtliche Unternehmen anwendbar.

Diese können in den Hilfstabellen erweitert oder bearbeitet werden

Kostenart suchen

Um Kostenart zu suchen, kann ein Text oder eine Kontennummer im Feld "Kostenart" eingegeben werden. Es öffnet sich der Dialog "Sachkonto suchen".

Der Suchdialog Sachkonto suchen

Im Dialog kann nach Kostenarten gesucht werden. Der Dialog zeigt nur die Konten des ausgewählten Kontenrahmen an.

Die Sucheingabe kann im Feld Kontonummer und Kontotext gesucht werden. Die Ergebnisse werden in der Tabelle unter dem Suchfeld angezeigt und können durch einen Doppelklick auf einen Eintrag übernommen werden.

Fehlende Kosten können in den Hilfstabellen ergänzt werden

Beträge und Steuersätze

Nachdem der zugehörige Mehrwertsteuersatz ausgewählt und der Netto-Betrag eingetragen wurde, wird der Brutto-Betrag automatisch berechnet. Mit hinter Skonto und Rabatt kann der davor eingegebene Wert als Betrag betrachtet werden. Somit können Sie bequem z.B. einen Rabatt von 20€ in das Feld Rabatt eintragen und durch einen Klick auf werden 20€ vom Nettopreis abgezogen.

Nach einem Rechtsklick (oder alternativ: oben rechts auf klicken) können spezifische Kosten gefunden, bearbeitet oder gelöscht werden. Hier ist es ebenfalls möglich, die Sortierung zu wählen.

Um den Zahlungsausgang von Kosten zu buchen, müssen Sie mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Eintrag in der Liste das Optionsmenü öffnen. Mit einem Klick auf Kosten übernehmen können Sie die Kosten als Verbindlichkeit hinzufügen^[1]. Bei der Übernahme von Kosten kann die Kostenart, der Titel und der MwSt-Satz geändert werden. Mit hinter dem MwSt.-Auswahlfeld kann ein alternativer MwSt.-Satz eingegeben werden.

Dies ist nach MwSt.-Änderungen oder für besondere Mehrwertsteuersätze sinnvoll.

Kosten werden, sobald sie aktuell sind, in die Aufgabenliste übernommen.

Das Bearbeitungsmenü

Ein Feld, um Kosten zu suchen, findet sich unten links in der Gruppe Info.

Journale erstellen

Im Journal werden alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge mit verschiedenen Angaben erfasst. Somit ist jeder Geschäftsvorfall einem Beleg beispielsweise einer Eingangs- oder Ausgangsrechnung zugeordnet. Um ein Journal zu erzeugen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie ein Intervall für das Journal aus. Um das aktuelle Kalenderjahr einzustellen, kann aus der Auswahlliste Kalenderjahr ausgewählt werden.
Wählen Sie im Auswahlfeld Datum in der Filtergruppe die Option Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Rechnungsdatum im eingestellten Intervall liegt.
Wählen Sie im Auswahlfeld Status von den Eintrag Rechnung aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status mindestens Rechnung ist.
Wählen Sie im Auswahlfeld Status bis den Eintrag Abgeschlossen aus. Dadurch werden alle Aufträge ausgewählt, deren Status maximal Abgeschlossen ist.

Klicken Sie auf die Start im Navigationsbereich. Das Journal wird erzeugt.

Journalvorlagen

Die Optionsschaltfläche rechts von Start öffnet ein Optionsmenü für die Auswahl häufig benötigter Journale:

Vorlage	Status von	Status bis	Datum	Information
Offene Verbindlichkeiten	Rechnung	Mahnung 3	<keines>
Alle Verbindlichkeiten	Rechnung	Abgeschlossen	Rechnung	VSt.-Anmeldung (Soll-Versteuerung)
Erledigte Verbindlichkeiten	Abgeschlossen	Abgeschlossen	Rechnung
Bezahlte Verbindlichkeiten	Abgeschlossen	Abgeschlossen	Abschluss	VSt.-Anmeldung (Ist-Versteuerung)

Die Vorlagen beinhalten auch eine Sortierung, beispielsweise werden Journale mit aufsteigender Rechnungsnummer sortiert. Wenn Sie eine andere Sortierung anzeigen möchten, müssen Sie nach dem Aufrufen des Journals die Sortierung neu einstellen und das Journal mit

Start erneut erzeugen.

Journalfilter

Um Verbindlichkeiten aufgrund ihrer Höhe einzugrenzen, können in den Eingabefeldern "Netto von" und/oder "Netto bis" Grenzwerte eingegeben werden. Die Eingabe kann entweder in einem oder in beiden Feldern erfolgen, je nachdem, ob eine Untergrenze oder eine Obergrenze gesetzt werden soll.

Um ausschließlich Verbindlichkeiten in einem bestimmten Lieferanten oder einer Lieferantenkategorie anzuzeigen, kann in der Filtergruppe die Lieferantennummer des gewünschten Lieferanten im Eingabefeld LF Nr. oder die gewünschte Kategorie im Eingabefeld Kennung eingegeben werden. Geben Sie im Feld LF Nr. einen Teil der gewünschten Lieferantennummer ein und drücken Sie ↩, um nach der gewünschten Lieferantennummer zu suchen. Kennung und Lieferantennummer können nicht gleichzeitig als Filter eingesetzt werden. Angaben in diesen Feldern müssen vollständig sein.

Die Verbindlichkeiten innerhalb eines Journals können mit 1. Sortierung und 2. Sortierung entsprechend sortiert werden. Hierbei stellt die 1. Sortierung eine Art Vorsortierung dar.

Nach dem Ändern von Optionen muss das Journal mit Start aktualisiert werden.

Journaldruck

Journale können mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Journalexport

Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV und DATEV anbietet.

Export nach CSV

Der Rohdatenexport kann über den Druckdialog gestartet werden. Dabei werden alle Daten der Drucktabelle exportiert. Zusätzlich kann jedoch ein spezifischer CSV-Export durchgeführt werden:

Stellen Sie das Intervall ein.
Wählen Sie aus den Journalvorlagen ein beliebiges Journal oder erstellen Sie manuell ein individuelles Journal.
Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach CSV".

Die CSV-Datei kann anschließend gespeichert werden.

Export nach DATEV

Üblicherweise werden die Umsätze aus dem Monatszeitraum übermittelt, es können aber auch andere Umsatzzeiträume verwendet werden.

Stellen Sie das Intervall ein.
Wählen Sie aus den Journalvorlagen "Alle Verbindlichkeiten".
Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach DATEV".

Die Konfiguration der DATEV-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

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