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Das Register Bücher des Buchhaltungsmoduls ist in die Register

• Kontenbücher
• Schwundbuch

unterteilt.

Das Register Bücher

Kontenbücher

Das Register Kontenbücher des Buchhaltungsmoduls ermöglicht die Anzeige aller getätigten Buchungen und und erlaubt Ihnen einen Überblick über den den Kassenstand. Zudem können Sie hier Umbuchungen von einem Konto auf ein anderes vornehmen und manuell neue Buchungen eintragen. Das Register wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Das Unterregister Kontenbücher

Kontenbuch anzeigen

Um ein Kontenbuch anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein Intervall für das Kontenbuch aus.
2. (De)Aktivieren Sie die Optionen Einnahmen und Ausgaben je nach Bedarf, um diese im Kontenbuch (nicht) anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start.

Was ist ein Kontenbuch?

Das Kassenbuch ist ein Protokoll über die Geldein- und ausgänge. Für den Steuerberater und das Finanzamt ist es eine wichtige Informationsquelle. Unternehmen, die ins Handelsregister eingetragen sind, sind verpflichtet ein Kassenbuch zu führen.

Anforderungen an das Kassenbuch

• In Tabellenform mit Angabe von Datum, Beleg und Beträgen
• Streng chronologisch zu führen
• Monatlich, mit Anfangs- und Endbestand
• Alle Einnahmen und Ausgaben müssen verzeichnet werden, ggf. mit Steueranteil
• Bestand darf niemals negativ sein!
• Belegreferenz (ohne Beleg keine Buchung!)
• Niemals korrigieren!

Für die Erstellung des Kontenbuchs bestehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten, die über die Seitenleiste zu erreichen sind:

Filter

Hier können Sie den Zeitraum einschränken, für den die Buchungen angezeigt werden. Standardmäßig werden nur die Buchungen des jeweiligen Tages miteinbezogen. Alternativ kann über die Auswahlliste eine monats-, quartals- oder jahresweise Auswertung eingestellt werden. Wenn Sie sich einen speziellen Zeitraum genauer ansehen möchten, ist die Einstellung von eigenen Start- und Enddaten über die Kalendermenüs möglich.

Konto

Hier können Sie auswählen, für welches Buchungskonto das Kontenbuch generiert werden soll. Alle Buchungskonten, die in den Einstellungen hinterlegt wurden, sind einzeln einsehbar. Sie können das Buchungskonto sowohl über seinen Namen (nach Text filtern) als auch über seine Nummer im Sachkontenrahmen (nach Konto filtern) auswählen. Standardmäßig ist Bar vorausgewählt.

Informationen

In der Gruppe Informationen wird der Kontenstand des ausgewählten Buchungskontos angezeigt.

• Anfangswert entspricht dem Geldbetrag, der sich zum Intervallsanfang auf dem Konto befand.
• Endwert hingegen entspricht dem Geldbetrag, der sich im Moment beziehungsweise zum Intervallsende auf dem Konto befindet.
• Veränderung entspricht dem Saldo des Buchungskontos für den gewählten Monat. Dieser Betrag gibt Aufschluss über die Summe aller Einnahhmen abzüglich der Summe aller Ausgaben.

Die ausgegebenen Werte beziehen immer sowohl Einnahmen als auch Ausgaben mit ein und sind diesbezüglich unabhängig von den Einstellungen in der Filter-Gruppe.

Tipp: Wenn Sie sich einen Überblick über alle Buchungsvorgänge aller Konten in dem gewählten Zeitraum verschaffen möchten, wählen Sie aus der Auswahlliste Konto die Option ALLE. In der Ansicht ALLE können Sie zusätzlich wählen, ob die Einträge rein chronologisch oder nach Konten gruppiert ausgegeben werden sollen.

Umbuchen

Der Umbuchen-Dialog im Kontenbuchregister

Diese Funktion ist immer dann nützlich, wenn Beträge auf ein anderes Konto umgebucht werden sollen. Dies ist beispielweise der Fall, wenn Sie Ihren Kasseninhalt auf die Bank einzahlen möchten.

Um den Umbuchungs-Dialog zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter der Rubrik Konto das Konto, aus dem umgebucht werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder drücken Sie STRG +N.
3. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster den Reiter Umbuchen.

Um eine Umbuchung vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie aus der Auswahlliste Umbuchen an das Konto, an das der Betrag umgebucht werden soll.
2. Geben Sie den gewünschten Betrag ein. Wenn Sie den gesamten Inhalt des Kontos umbuchen (also das Konto leeren) wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts des Eingabefeldes Betrag.
3. Bestätigen Sie die Umbuchung mit Sichern.

Die Option Transitkonto verwenden ermöglicht es, den Betrag zunächst auf das Transitkonto zu buchen. Zwei Stunden nach der Buchung wird der Betrag automatisch an das eigentliche Zielkonto gebucht.

Ein/Auszahlungen

Diese Funktion erlaubt das manuelle Eintragen von neuen Buchungen in dem jeweiligen Kontenbuch.

Für den alltäglichen Gebrauch ist der Weg über den Buchungsmanager sinnvoller.

Eine manuelle Eintragung ins Kontenbuch empfiehlt sich nur bei nicht regelmäßigen Transaktionen – beispielsweise ein einmaliges Geschäft mit einem Kunden oder Lieferanten, der nicht im Datenstamm hinterlegt ist. Achten Sie in diesem Fall auf eine aussagekräftige Benennung des Eintrags.

Der Ein/Auszahlungs-Dialog im Kontenbuchregister

Um den Ein/Auszahlungs-Dialog zu öffnen,

1. Wählen Sie in der Seitenleiste unter der Rubrik „Konto“ das Konto, aus dem umgebucht werden soll.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der Seitenleiste oder drücken Sie STRG + N.
3. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfenster den Reiter Ein/Auszahlungen.

Um nun eine Ein- oder Auszahlung vorzunehmen,

1. Ordnen Sie die Zahlung einem Beleg zu oder geben Sie einen freien Text ein. Soweit die dazugehörige Rechnung in der Anwendung hinterlegt ist, sollten Sie diese immer zuordnen.
2. Geben Sie den gewünschten Betrag ein und wählen Sie den zugehörigen Steuersatz.
3. Bestätigen Sie die Umbuchung mit Sichern.

Mit hinter Steuersatz können Sie den eingegeben Betrag als Netto berechnen lassen.

Eine Zahlung zuordnen

Um eine Zuordnung vorzunehmen, nutzen Sie die Schaltfläche rechts des Betrag-Eingabefeldes. Es stehen vier Zuordnugsoptionen zur Verfügung:

• Kunden zuordnen
• Lieferanten zuordnen
• Rechnung eines Kunden zuordnen
• Rechnung eines Lieferanten zuordnen

Wenn möglich, wählen Sie die Option Rechnung eines Kunden/Lieferanten zuordnen. In den sich öffnenden Suchdialogen können Sie nun einen Kunden bzw. Lieferanten und gegebenenfalls eine seiner offenen Rechnungen auswählen. Bestätigen Sie die Zuordnung per Klick auf OK.

Der Dialog Auftrag finden nach Klick auf und Auswahl eines Kunden/Lieferanten

Betrag und Steuersatz

Im Eingabefeld Betrag kann ein Brutto- oder Nettowert eingegeben werden. Nettowerte werden anhand des ausgewählten Steuersatzes automatisch in Bruttowerte umgerechnet. Der Steuersatz selbst muss anhand des Beleges ermittelt werden. Sofern ein Beleg Teilbeträge mit verschiedenen Steuersätzen enthält, muss jeder Teilbetrag einzeln gebucht werden. Wenn Sie hingegen eine Zahlung gegen eine bereits in der Anwendung hinterlegte Rechnung leisten, stellen Sie den Steuersatz auf 0. Der Steuerbetrag wurde in diesem Fall bereits gegen den Umsatz gebucht.

Drucken

Das Kontenbuch kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Export

Durch die Optionsschaltfläche rechts von Druck wird ein Menü angezeigt, welches den Export von Journalen nach CSV und DATEV ermöglicht.

Export nach CSV

Das Kontenbuch kann zur weiteren Verwendung in den einschlägigen Tabellenkalkulations-Programmen als .csv exportiert werden. Dabei übernimmt die Anwendung die verwendeten Filtereinstellungen und gibt nur die im Journal enthaltenen Buchungen als Datensätze aus.

Falls die Daten bei Import in Microsoft Excel oder OpenOffice Calc nicht korrekt angezeigt werden sollten, versuchen Sie, die Datei statt über den Windows Explorer noch einmal direkt über das anwendungsinterne Öffnen-Menü zu öffnen. In älteren Versionen ist es gegebenenfalls nötig, beim Import das Trennzeichen der Datensätze selbst einzustellen. In allen von der Anwendung exportierten .csv ist es das Semikolon (;).

Export nach DATEV

Wenn Sie das Kontenbuch separat nach DATEV exportieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Stellen Sie das Intervall ein.
2. Wählen Sie das Buchungskonto in der Seitenleiste.
3. Wählen Sie aus der rechts von Druck "Export nach DATEV".

Im Register Abschluss können Sie einen vollständigen DATEV-Monatsabschluss erzeugen und zentral verwalten. Der Export der einzelnen Buchhaltungsregister ist in diesem Fall nicht notwendig. Mehr Informationen zum DATEV-Exportprozess finden Sie auf der Seite DATEV-Schnittstelle.

Die Konfiguration der DATEV-Schnittstelle erfolgt in der Schnittstellenverwaltung. Dort wird auch die Übermittlung nach dem Export als E-Mail-Anhang konfiguriert. Ist ein Versand eingestellt, öffnet sich nach dem Export ein Dialog zum Versenden von E-Mails.

Schwundbuch

Im Schwundbuch können Differenzen zwischen Einkaufs- und Lagerbestand vermerkt werden. Die Verluste werden automatisch auf den Bestand im Waren- und Pfandstamm angerechnet.

Das Register Schwundbuch

Filtern und Eingrenzen

Um die Liste von Einträgen anzuzeigen, wählen Sie über den Filter in der Seitenleiste den gewünschten Zeitraum aus und drücken Sie auf Start. In der Gruppe Informationen im linken Bereich wird die Summe aller Verluste angezeigt.

Mit der Option Eingrenzen kann das Schwundbuch nach dem Inhalt des Felds Information gefiltert werden. Dies enthält in der Regel den vermerkten Grund des Verlusts.

Nach dem Ändern von Optionen muss die Liste mit der Schaltfläche Start aktualisiert werden.

Eintrag erstellen

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder Strg + N und geben Sie im sich öffnenden Dialog Verlust buchen die entsprechenden Informationen ein.

Der Dialog Verlust buchen

Geben Sie zunächst den verlorenen Artikel und die Anzahl an. Wird eine unvollständige Artikelnummer eingegeben, öffnet sich ein Suchdialog. Der Suchdialog kann auch mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld aufgerufen werden.

Nachdem Sie eine gültige Artikelnummer zugeordnet haben, können Sie unter Pfand auswählen, was mit dem Pfandwert der verlorenen Ware geschehen soll. Dies ist abhängig vom Grund des Verlusts:

• Wenn das Teilgebinde beschädigt wurde, der Rahmen aber noch intakt ist, wählen Sie die Option Teilgebinde -> Verlust, Rahmen -> Pfandlager. Dies ist die voreingestellte Funktion und stellt den häufigsten Fall dar. Besitzt der gewählte Artikel keine Teilgebinde, wird das gesamte Pfandgebinde als verloren gebucht.
• Wenn sowohl das Teilgebinde als auch der Rahmen beschädigt oder verloren sind, wählen Sie die Option Das Gebinde als Verlust buchen.
• Wenn Teil- und Großgebinde noch intakt sind, wählen Sie die Option Das Gebinde ins Pfandlager buchen. Dies ist beispielsweise bei Überschreitung des Mindesthaltbarkeitsdatums der Fall.

Zur Begründung des Verlusts kann unter Information ein freier Text eingegeben werden. Sind bereits freie Texte vorhanden, werden diese als Auswahl angeboten. Der Eintrag wird mit einem Klick auf Sichern in die Liste aufgenommen. Als Datum in der Liste wird das Buchungsdatum verwendet.

Hinweis: Gespeicherte Einträge im Schwundbuch können nicht mehr bearbeitet werden.

Das Schwundbuch kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

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Weiter zu Abschluss

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