Importvorlage

Durch die Nutzung der Importvorlage ist das effiziente Erstellen eines vollständigen Artikelstamms mit zugehörigen Hilfstabellen möglich.

Eine einfache Vorlagendatei kann als CSV-Datei im Register "Artikelstamm generieren" im Modul Stammdatenimport der Anwendung erzeugt werden.

Eine Excel-Mappe mit weitergehenden Funktionen kann hier heruntergeladen werden.

Bearbeitung und Sichern

Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als Zahl mit 0 Dezimalstellen definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.

Der Import des Artikelstamms aus der Importvorlage wird auf der Seite einen Artikelstamm generieren erläutert.

Fehlerquellen

Der Import schlägt fehl, wenn:

• die Importvorlage nicht den Formatvorschriften entspricht.
• ein Importdatensatz falsche Formate enthält.
• ein Importdatensatz nicht die korrekte Anzahl der Felder enthält.
• in einem Feld ein Semikolon enthalten ist.
• in einem Feld ein ungültiger Wert enthalten ist.

Formatvorschriften

Folgende Regeln gelten für den Import:

• Vorhandene Datensätze werden beim Import übersprungen.
• Der Zeichensatz muss dem ANSI- Standard entsprechen.
• Als Trennzeichen für Felder muss das Semikolon ; verwendet werden.
• Unstrukturierte Binärwerte (Grafiken und Memofelder) können nicht importiert werden.
• Zeilenumbrüche können zu Fehlern führen.
• Eingaben außerhalb des Wertebereichs können falsch interpretiert werden.
• Zahlen dürfen keine Tausender-Trennzeichen enthalten, Dezimaltrenner muss das Komma (,) und darf nicht der Punkt (.) sein.

Formate Importspalten

Die folgende Tabelle enthält die Formate der Importspalten:

Spalte	Datentyp	Hinweise
Warengruppe	Zeichen	max. 80
Marke	Zeichen	max. 80
Artikel	Zeichen	max. 80
Zusatz	Zeichen	max. 10
Flasche/Fass	Dezimalzahlen	ohne Einheit
Kasten	ganze Zahlen
Einheit	Zeichen	max. 10
Ableiten	Auswahl	Ja/Nein
Barcode	Zeichen	max. 20
MwSt	Auswahl	Voll/Halb,0
Pfand	ganze Zahlen
Gewicht	Dezimalzahlen	ohne Einheit
Kategorie	Zeichen	max. 20
Reihe	Auswahl	1-5
Fremd Nr. 1	Zeichen	max. 20
Fremd Nr. 2	Zeichen	max. 20
Preis	Dezimalzahl	ohne Einheit
Flaschenpreis	Dezimalzahl	ohne Einheit
Lieferant	Zeichen	max. 20
Bestell Nr.	Zeichen	max. 20
Einkaufspreis	Dezimalzahl	ohne Einheit

Erläuterung der Importspalten

In den folgenden Abschnitten werden die Tabellenspalten ausführlich erläutert.

Warengruppe

Die Warengruppe bildet später die ersten ein bis zwei Ziffern der Artikelnummer. Die Anzahl der Warengruppen sollte sorgfältig geplant werden. Da keine Untergruppen vorgesehen sind, kann es einerseits sinnvoll sein, die Warengruppen feiner zu unterteilen. Andererseits ist die Codierung der Warengruppe in der Artikelnummer für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden kann. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.

Als Kompromiss kann gelten, dass Warengruppen zwei Eigenschaften enthalten sollten, beispielsweise "Limonade Coca Cola", "Bier Alkoholfrei" oder "Brunnen Schorlen".

Die Vergabe der übergeordneten Bezeichnung steht vorne, die Unterart dahinter. Zumindest die Vergabe einer einzelnen Warengruppe für bestimmte Marken, die sehr umfangreich sind, ist sinnvoll. Ein Beispiel hierfür wäre Coca Cola und Pepsi Cola. Überdies sind die Produkte von Coca Cola teilweise nicht mit dem Markennamen zu verknüpfen.

Unterteilt werden sollten Artikel, die nicht dem normalen Mehrwertsteuersatz unterliegen, keine Lagerartikel sind oder thematisch mit bestimmten Zwecken zusammenhängen, beispielsweise Lebensmittel (umsatzsteuerermäßigt), Briefmarken (umsatzsteuerbefreit), Dienstleistungen (keine Lagerartikel), Vermietung (kein Verkauf, sondern Bereitstellung) oder Transportkosten (Nebenleistungen).

Artikelbezeichnung

Artikelbezeichnungen werden nach dem Import aus den Feldern Marke + Bezeichnung (+ Zusatz) erstellt. Die Marke wird darüber hinaus zusätzlich in einem separaten Feld gespeichert.

Marke

Die Marke bildet die zweite Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern der Artikelnummer. Mit dem Markenbegriff ist nicht die Firmierung des Herstellers gemeint. Also beispielsweise "Volvic", nicht "Danone Sportswater Deutschland GmbH". Die Codierung der Marke in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Filter verwendet werden können. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.

Die Marke sollte so eingetragen werden, wie sie im Namen des Produkts verwendet wird, beispielsweise "Becks", nicht "Beck’s".

Markennamen sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Marke nicht doppelt registriert wird.

Bezeichnung

Die Bezeichnung bildet später die dritte Zifferngruppe bestehend aus zwei bis vier Ziffern. Mit der Bezeichnung sind alle wesentlichen Informationen des Artikels gemeint, die nicht die Darreichungsform betreffen. Die Codierung der Bezeichnung in der Artikelnummer ist für das Suchen und Filtern nicht relevant, da diese Eigenschaften direkt als Suchbegriff verwendet werden können. Die Codierung ermöglicht das positionsgenaue Einfügen von neuen Artikeln und verbessert so die Übersicht.

Die Bezeichnung sollte keinesfalls Angaben über die Marke oder Einheit enthalten, dazu ist ein gesondertes Feld vorhanden, die dafür genutzt werden, beispielsweise "Pils", nicht jedoch "Krombacher Pils" oder "Pils 0,33 l". Ebenso sollten Verpackungsmaterial und Darreichungsformen nicht in der Bezeichnung erscheinen, beispielsweise "Gourmet" oder "PET".

Gleichartige Bezeichnung sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Bezeichnung nicht doppelt registriert wird, beispielsweise sollte es durchgehend "Pils" oder "Pilsener" heißen, nicht "Pils" und "Pilsener" im Wechsel.

Zusatz

Der Zusatz hat keinen direkten Einfluss auf die Artikelnummer. Sie beeinflussen teilweise die Gebindekennziffer. Der Zusatz kann direkt als Suchbegriff verwendet werden kann. Im Zusatz werden Informationen hinterlegt, welche die Unterscheidung von Artikeln vereinfachen, jedoch keine qualitativen Unterschiede des Artikels darstellen, beispielsweise "PET" oder "Gourmet".

Der Zusatz sollte keinesfalls Angaben enthalten, die auf Verschiedenartigkeit hindeuten, beispielsweise "Medium" und "Still". Er enthält hingegen Angaben, die in der Bezeichnung nicht verwendet werden, um die Gleichartigkeit von Artikeln für den Import erkennbar zu machen. Angaben im Zusatz werden später im Artikelstamm der Bezeichnung zugefügt. Der Zusatz wird also nur für den Import verwendet.

Inhalt und Einheit

Der Inhalt wird in den Feldern Flasche/Fass und Kasten angegeben. Die Bezeichnung des Gebindes wird in Einheit angegeben. Ob aus einem Großgebinde ein Teilgebinde abgeleitet werden soll wird im Feld Ableiten vermerkt.

Flasche oder Fass

Bei allen Gebinden, die Teilgebinde enthalten, wird der Inhalt eines Teilgebindes angegeben, beispielsweise "0,33" für eine Flasche mit 0,33l Inhalt. Enthält ein Artikel keine Teilgebinde, wird der Inhalt des Artikels angegeben, beispielsweise "30" für ein Fass mit 30,00l Inhalt.

Es dürfen nur Dezimalzahlen eingegeben werden. Die Zahl der Nachkommastellen darf variieren, die Angabe einer Maßeinheit ist nicht erlaubt.

Kasten

Im Feld Kasten wird dann die Anzahl der Teilgebinde im Großgebinde angegeben, beispielsweise "24" für einen Kasten mit 24 Flaschen.

Es dürfen nur ganze Zahlen eingegeben werden.

Einheit

Die Angaben für Großgebinde müssen "Fass", "Kasten" oder "Sixpack" lauten, die Angabe von Einzelgebinden oder anderen Verpackungsformen ist frei wählbar.

Gleichartige Bezeichnung sollten immer gleich geschrieben werden, damit eine Bezeichnung nicht doppelt registriert wird, beispielsweise sollte es durchgehend "Packung" oder "Karton" heißen, nicht "Packung" und "Karton" im Wechsel. Auch unterschiedliche Abkürzungen sind problematisch, "Pkg" und "Pack.".

Teilgebinde ableiten

Bei allen Gebinden, die Teilgebinde enthalten, kann die Ableitung des Teilgebindes als eigenständiger, mit dem Großgebinde verknüpfter Artikel beim Import durchgeführt werden. Dabei wird dem Teilgebinde die Eigenschaft Lagerartikel der Wert "Nein" zugeordnet. Alle anderen Artikel mit einer Lieferantenverknüpfung werden als Lagerartikel deklariert.

Der Flaschenpreis, sofern angegeben, wird dem Teilgebinde zugeordnet, ansonsten aus dem Kastenpreis abgeleitet.

Ableiten

Die Ableitung wird durchgeführt, wenn Ableiten mit "Ja" gefüllt wird.

Bei bestimmten Gebindetypen ist die Ableitung jedoch problematisch, beispielsweise Sixpacks, Kästen mit Sixpacks oder 11er Kästen. Diese Gebinde werden in der Regel nur am Stück verkauft. Insbesondere bei der Erfassung von Barcodes von Teilgebinden dieser Artikel kommt es zu falschen Zuordnungen.

Die Ableitung sollte dann nicht durchgeführt werden, dazu muss Ableiten auf "Nein" gesetzt werden.

Barcode

Der acht- oder dreizehnstellige EAN-Barcode kann für die leichtere Erfassung insbesondere im Kassensystem eingetragen werden. Die Angabe ist optional.

Bei der Konvertierung von CSV- Dateien in Excel- Tabellen werden Barcodes als längere Zifferngruppen angesehen und in der wissenschaftlichen Notation als Exponentialzahl, beispielsweise "1,2354E+20" dargestellt. Beim Speichern gehen dabei jedoch Teile der Information verloren. Das Format der betroffenen Spalten muss daher vor JEDEM Speichern als Zahl mit 0 Dezimalstellen definiert werden. Es ist daher ratsam, nur im nativen Excel-Tabellenformat zu arbeiten.

Der Barcode des Artikels geht beim Ableiten auf das Teilgebinde über, da dort der Barcode vorhanden ist. Durch die Verknüpfung des Teilgebinde mit dem zugehörigen Großgebinde kann der Barcode auch beim Erfassen von Großgebinden genutzt werden.

Mehrwertsteuer

Die Zuordnung eines Artikels zu einem Mehrwertsteuersatz kann als "Voll", "Halb" und "0" erfolgen. Als "Voll" gilt der normale Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 19%), als "Halb" der ermäßigte Steuersatz (Stand 2019 in Deutschland: 7%) und "0" für von der Mehrwertsteuer befreite Artikel.

Pfand

Die Zuordnung eines Mehrwegartikels zu einem Pfandartikel kann durchgeführt werden, indem entweder die vollständige Pfandnummer des Pfandartikels angegeben wird.

Wird die Nummer vollständig angegeben, erfolgt keine Ableitung des Teilgebinde.

Automatische Ableitung

Um eine automatische Ableitung zu ermöglichen, darf bei Kästen ausschließlich die erste Ziffer der Pfandnummer angegeben werden. Diese Ziffer ist dann gleichbedeutend mit der Flaschensorte des Gebinde.

Beim Verwenden des mitgelieferten Pfandstamms bedeuten die ersten Ziffern der Pfandnummer:

• 1: Flasche 0,08 €
• 2: Flasche 0,10 €
• 3: Flasche 0,15 €
• 4: Flasche 0,20 €
• 5: Flasche 0,25 €
• 6: Flasche 0,30 €
• 7: Flasche 0,35 €
• 8: frei
• 9: Sondergebinde

Die Anzahl der Flaschen im Kasten ergeben die Ziffern zwei und drei. Ein Kasten mit 24x0,08 € hat also die Pfandnummer 124, wobei die erste Ziffer "1" auf den Flaschentyp mit 0,08 € hinweist, die folgenden Ziffern "24" auf die Anzahl der Flaschen im Kasten. Mit dem Standardrahmen 1,50 € ergibt sich ein Pfandwert des Gebinde in Höhe von 3,42 €.

Durch diese Systematik lassen sich alle Gebinde mit einem Standardrahmen problemlos anlegen.

Als Sondergebinde werden alle Gebinde bezeichnet, die nicht Flasche oder Kasten sind, beispielsweise Fässer, Rahmen, Paletten, Trays, Sixpacks, DPG-Packs, etc.

Da Sondergebinde nicht abgeleitet werden, wird immer die komplette Pfandnummer angegeben.

Gewicht

Das Gewicht kann als Dezimalzahl eingegeben werden. Die Angabe ist optional. Bei Teilgebinden wird das Gewicht des Teilgebinde abgeleitet.

Es dürfen keine Einheiten eingegeben werden.

Kassentasten

Bei Verwendung des Kassensystems kann die Zuordnung der Kassentasten hinterlegt werden. Dazu muss jedem Artikel, der auf der Kassentastatur angezeigt werden soll, eine von 40 Kategorien und innerhalb der jeweiligen Kategorie eine von fünf Tastenreihen zugewiesen werden.

Kategorie

Geben Sie in dem Feld den Namen der Kategorie ein, dem der Artikel zugeordnet werden soll. Es können 40 Kategorien definiert werden. Die Namen der Kategorien dürfen 20 Zeichen enthalten.

Reihe

Geben Sie in dem Feld eine Zahl von eins bis fünf an.

Es können fünf Reihen pro Kategorie zugeordnet werden. In jede Reihe können bis zu acht Artikel in einer Reihe angezeigt werden. Die Sortierung innerhalb der Reihe ist alphabetisch und wird vom System automatisch durchgeführt.

Die Zahlen von eins bis fünf können also jeder der vierzig Kategorien jeweils achtmal zugefügt werden.

Eine Überschreitung von acht Artikel pro Reihe führt zu Fehlermeldungen in der Anwendung. Überzählige Artikel werden auf der Kasse nicht angezeigt.

Fremdnummern

Zwei Felder stehen für die Aufnahme von Artikelnummern aus Altsystemen oder Nummern für die Zusammenarbeit mit Fremdunternehmen bereit.

Preisgruppen

Jede Preisgruppe besteht aus zwei Spalten. Der Basispreis wird in der ersten Spalte angegeben, bei Flaschen in Kästen können in der zweiten Spalte optional Flaschenpreise angegeben werden.

Insbesondere können in Preisgruppen für den Abholmarkt die Flaschenpreise im Verhältnis zu Kastenpreisen höher kalkuliert werden.

In der Überschrift der ersten Spalte jeder Preisgruppe muss der Name der Preisgruppe angegeben werden.

In der Überschrift der zweiten Spalte jeder Preisgruppe muss angegeben werden, ob die Preise in der Preisgruppe Brutto- oder Nettowerte sind.

Preise einer Preisgruppe können mit einer geeigneten Excel-Formel auch abhängig von einer anderen Preisgruppe berechnet werden, beispielsweise können Heimdienstpreise auch mit einem Aufschlag auf den Preis "Shop" kalkuliert werden.

Wenn Einzelflaschenpreise nicht angegeben werden, werden sie beim Import automatisch aus dem zugehörigen Kastenpreis berechnet.

In Preisgruppen für Kommissionen können Flaschenpreise im Verhältnis zu Kastenpreisen niedriger kalkuliert werden, um den Rückkauf von Kommissionen zu beaufschlagen.

Preis

In der ersten Spalte einer Preisgruppe werden die Preise von Artikeln eingegeben. Bei Kästen wird in der ersten Spalte der Kastenpreis eingegeben.

Flaschenpreis

Bei Kästen können hier optional Flaschenpreise angegeben werden.

Es dürfen nur Preise von Flaschen in Kästen hier eingegeben werden. Bei Einzelgebinden muss der Preis in der ersten Spalte der Preisgruppe eingetragen werden.

Sortimente

Für den Aufbau von Lieferantensortimenten können jedem Artikel mehrere Lieferanten zugeordnet werden.

Der Lieferant im ersten Eingabebereich wird beim zugehörigen Artikel als Hauptlieferant eingetragen. Dieser Lieferant wird dadurch bei Bestellungen als bevorzugter Lieferant voreingestellt und den GEDAT-Rückmeldungen zugeordnet. Außerdem wird der Einkaufspreis als Kalkulationsgrundlage im Artikelstamm hinterlegt.

Zu jedem Lieferanten können die zugehörige Bestellnummer und der Einkaufspreis angegeben werden.

Wenn mehr als drei Lieferanten pro Artikel eingegeben werden sollen, können beliebig viele weitere Bereiche angegeben werden. Jeder Bereich besteht aus den drei Spalten „Lieferant“, „Bestellnummer“ und „Einkaufspreis“.

Wird für einen Artikel kein Lieferant angegeben, wird dem Artikel ein Einkaufspreis von 0,01 € zugeordnet und die Artikelnummer dem generischen Lieferanten zugeordnet. Des Weiteren wird die Eigenschaft „Lagerartikel“ des Artikels auf „Nein“ gesetzt.

Lieferant

In das Feld wird die Lieferantennummer eingegeben.

Es ist sinnvoll, die Kundennummer beim Lieferanten einzutragen.

Die angegebene Nummer muss der Lieferantennummer im Lieferantenstamm entsprechen.

Das Feld muss gefüllt werden, sonst wird der Eintrag für den Lieferanten ignoriert.

Bestellnummer

In das Feld wird die Artikelnummer des Lieferanten angegeben.

Das Feld muss gefüllt werden, sonst wird der Eintrag für den Lieferanten ignoriert.

Einkaufspreis

In das Feld wird die Artikelnummer des Lieferanten angegeben.

Das Feld muss gefüllt werden, sonst wird der Eintrag für den Lieferanten ignoriert.

Bearbeitung von Rohdaten in Excel

In diesem Abschnitt werden einige Funktionen aufgeführt, die beim Strukturieren von Stammdaten in Excel nützlich sind:

Excel-Funktionen

Hier eine Auswahl nützlicher Excel-Funktionen:

SUMME

SUMME summiert Felder und Feldbereiche

Beispiel: Es sei: A1 = 1, B2 = 2, C3 = 3, C4 = 4, D3 = 5, D 4 = 6

=SUMME(A1;B2;C3-D4) ergibt dann: 21

VERKETTEN

VERKETTEN fügt Zeichenketten zusammen

Beispiel: Es sei: A1 = "Hallo", B2 = "Welt"

=VERKETTEN(A1;" ";B2) ergibt dann: "Hallo Welt"

WECHSELN

WECHSELN ersetzt Teile von Zeichenketten

Beispiel: Es sei: A1 = "Hallo Welt", B2 = "Welt"

=WECHSELN(A1;B2;"";1) ergibt dann: "Hallo "

GLÄTTEN

GLÄTTEN entfernt führende oder angehängte Leerzeichen

Beispiel: Es sei: A1 = " Welt"

=GLÄTTEN(A1) ergibt dann: "Welt"

RUNDEN

RUNDEN ermöglicht das kaufmännische Runden von Nachkommastellen. Mit ABRUNDEN wird immer abgerundet, mit AUFRUNDEN immer Aufgerundet.

Beispiel: Es sei: A1 = 3,14159265359

=RUNDEN(A1, 2) ergibt dann: 3,14 =AUFRUNDEN(A1, 2) ergibt dann: 3,15 =ABRUNDEN(A1, 2) ergibt dann: 3,14

GROSS2

GROSS2 formatiert Groß/Kleinschreibung

Beispiel: Es sei: A1 = "HALLO"

GROSS2(A1) ergibt dann: "Hallo"

SVERWEIS

SVERWEIS sucht nach Wertepaaren

Beispiel: Es sei A1 ein Wert und B2-D4 ein Wertebereich.

SVERWEIS(A1; B2-D4; 2; FALSCH) ergibt dann den Wert aus D2-D4, in dessen Bereich B2-D4 ein identischer Wert zu A1 enthalten ist

WENN

WENN prüft Bedingungen

Beispiel: Es sei A1 = 1, B2 = 2, C3 = 3

WENN(A1=1;B2;C3) ergibt dann "2"

UND/ODER

UND und ODER verknüpfen Bedingungen

Beispiel: Es sei A1 = 1, B2 = 2

UND(A1=1;B2=2) ergibt "WAHR" ODER(A1=1;B2=1) ergibt "FALSCH"

Excel-Werkzeuge

Hier eine Auswahl nützlicher Excel-Werkzeuge:

Inhalte einfügen

Fügt den Inhalt der Zwischenablage in einem gewünschten Format ein.

Beispiel: Werte aus Formeln direkt einsetzen.

Suchen/Ersetzen

Suchen/Ersetzen sucht in markierten Feldern nach Zeichenketten oder Teilketten und kann diese auch ersetzen.

Beispiel:

" " durch " " kann rekursiv verwendet werden, um doppelte Leerzeichen zu eliminieren

Text in Spalten

Text in Spalten kann Zeichenketten eines Feldes zerlegt und in die Spalten rechts des Feldes verteilen. Dabei können Trennzeichen angegeben werden.

Beispiel:

"Kasten 24 x 0,33" kann in "Kasten", "24", " x ", "0,33" zerlegt werden.

Gültigkeit

Gültigkeit kann Dateneingaben filtern. Es können Wertebereiche definiert werden oder Beschränkungen mit "Jeder Wert" aufgehoben werden.

AutoFilter

AutoFilter ermöglicht Filtern von Spalten durch Auswahlboxen.

Daten sortieren

Daten sortieren ermöglicht das Sortieren aller Spalten.

Fenster fixieren

Fenster fixieren ermöglicht das Anheften der obersten Zeile(n) und damit eine verbesserte Übersicht in langen Tabellen.