Kundenbeziehungen

(Büro → Sie sind auf der Seite: Kundenbeziehungen)

Das Modul dient der Verwaltung und Dokumentation aller Kommunikationen zwischen Ihnen und Ihren Kunden. Es wird im Hauptmenü über Büro → Kundenbeziehungen oder durch ⇑+Strg+F2 gestartet.

Liste

Die Kundenbeziehungen, gezeigt ist das Register Liste

In dem Register Liste werden alle vorhandenen Kontakte angezeigt. Das Register dient der Suche nach Kontakten, um diese im Register Eingabe bspw. zu bearbeiten. Um einen bestimmten Kontakt zu finden, kann in der Gruppe Finden im Feld „Name“ nach dem Nachnamen des Kontaktes gesucht werden. Der gesuchte Kontakt wird automatisch angewählt.
Alternativ kann ein Kontakt über gesucht werden. Hier kann ein Kontakt auch über Ziffern (z.B. der Telefonnummer) gefunden werden.

Kunden in der Liste finden

Kunden können manuell ausgewählt werden. Nach einem Doppelklick auf einen Kunden, wird dieser im Register Eingabe angezeigt.

Um Kunden zu finden, kann die SQL-basierte Suchfunktion durch oder Strg + F im NavigationsbereichDer Navigationsbereich befindet sich unten rechts in der Anwendung. verwendet werden. Im Eingabefeld des Dialogs kann ein beliebiger Wert eingegeben werden (beispielsweise Vorname), die Suche wird durch die rechts neben dem Eingabefeld aktivierten Datenfelder gefiltert. Die Auswahl kann durch das Abwählen von Filtern eingeschränkt werden.

Die Suche wird durch Start oder ↵ gestartet. Die Ergebnisse werden in der Liste des Dialogs angezeigt. Nach der Suche kann mit den Pfeiltasten direkt durch die Ergebnisse navigiert werden. Durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf einen Listeneintrag oder ↵ wird der markierte Datensatz im Register angewählt.

Eingabe

Das Register Eingabe

In dem Register Eingabe können neue Kontakte erstellt und Details zu jedem Kundengespräch festgehalten werden.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, sich Notizen zu jedem Gespräch zu machen.

Neue Kundenbeziehungen anlegen

Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie in der Gruppe Navigation auf Neu oder Strg + N. Um einen bereits bestehenden Kontakt zu bearbeiten, klicken Sie auf Editieren. Mit Kunde kann ein bereits bestehender Kontakt als Kunde angelegt werden. Geben Sie im neuen Fenster in den Feldern „Suchbgr.“ und „Kennung“ die zutreffenden Werte ein. „KD Nr.“ und „DB Nr.“ sollten nicht geändert werden. Durch einen Klick auf OK wird der Kontakt als neuer Kunde angelegt.

Mehrere E-Mailadressen können durch Komma getrennt in das Feld eingetragen werden

Dateien öffnet die Dokumentenverwaltung.
Mit kann zwischen allen Kontakten navigiert werden.

Nun können die Adressdaten eingetragen werden. Bei Firmenanschriften bleibt das Feld Vorname leer, im Feld Zusatz kann ein Ansprechpartner oder eine Abteilung eingetragen werden. Durch diese Verfahrensweise wird sichergestellt, dass der relevante Adressteil „Name“ oder „Firmierung“ immer im Feld Name eingetragen wird.

In der Gruppe Status kann der Status des Kontaktes eingestellt werden. Außerdem kann dort nach jedem Gespräch festgehalten werden, wann der letzte Kontakt mit dem Kunden stattgefunden hat und für welches Datum der nächste Kontakt geplant ist und um was sich das Gesprächsthema handeln wird. Die Option „Aktiv“ gibt Auskunft darüber, ob der Kontakt weiterhin genutzt wird (d.h. in der Zukunft weiterhin kontaktiert wird) oder ob er nicht mehr kontaktiert werden muss (z.B. aufgrund eines Firmenwechsels). Im oberen Memo können allgemeine Notizen zum Kontakt festgehalten. Sollte ein Kontakt als Kunde angelegt werden, erscheinen diese Notizen auch in der Kundenverwaltung.

Notizen

In der Gruppe Notizen können Notizen zu Korrespondenzen aufgeschrieben werden. Klicken Sie auf , um eine neue Notiz anzulegen. Das Fenster „Notizen“ erscheint. Wurde in der Gruppe „Status“ zuvor ein Thema festgelegt, wird dieses übernommen. Um ihre Notizen zu sichern, klicken Sie auf Sichern.

Durch Sichern wird das Fenster nicht geschlossen. Notizen können somit während eines laufenden Gesprächs immer wieder zwischengespeichert werden. Um das Fenster zu schließen, klicken Sie auf Ende.

Ist eine Notiz ausgewählt, wird deren Inhalt im Memo rechts neben der Gruppe angezeigt. Mit können bereits geschriebene Notizen nachträglich bearbeitet werden. Um eine Notiz zu löschen, klicken Sie auf . Mit den Pfeiltasten kann zwischen den Notizen navigiert werden.

Bearbeiten von Kundenbeziehungen

Um Daten zu bearbeiten, muss nach der Anwahl der gewünschten Kundenbeziehung zunächst der Bearbeitungsmodus mit Editieren in der Navigationsleiste oder Strg + E aktiviert werden. Das Bearbeiten der Kennungen ist dialogbasiert durch in der oberen Informationsleiste rechts von der jetzigen Kennung möglich.

Die Bearbeitung muss mit Sichern in der Navigationsleiste oder Strg + S abgeschlossen werden.

Wiedervorlage

Das Register Wiedervorlage dient als Fristenkalender. So kann unter anderem eingesehen werden, welche Termine in naher Zukunft liegen.

Das Register Wiedervorlagen

Zuerst muss ein Datumsintervall festgelegt werden. Die Optionen im Feld „Datum“ beziehen sich auf den Zeitpunkt, der in der Tabelle angezeigt wird. Durch die Felder „Status“ und „Kennung“ kann die Selektion ggf. weiter eingeschränkt werden. Es kann außerdem eingestellt werden, ob alle oder nur aktive Kontakte angezeigt werden sollen. Des Weiteren lassen sich drei Sortierungsarten (mit absteigender Priorität) festlegen. Die Pfeiltasten stellen ein, ob die Daten in der Tabelle auf- oder absteigend angezeigt werden.

Mit Start wird die Selektion erstellt. Über die Pfeiltasten kann zwischen den Wiedervorlagen navigiert werden.