FAQ

FAQ (= Frequently Asked Questions, zu deutsch: Häufige Fragen)

Umgang mit Fehlermeldungen

Auch wenn Fehlermeldungen manchmal unverständlich auf Sie wirken, für uns sind sie wertvolle Hinweise auf Ursachen! Daher sollten Sie eine Fehlermeldung nicht einfach bestätigen, sondern an uns weiterleiten. Zu Programmfehlern können Sie hier einen Artikel lesen.

Bitte senden Sie identische Fehlermeldungen nicht mehrfach an den Kundendienst. Der Kundendienst arbeitet nicht schneller, wenn er die gleiche Fehlermeldung mehrfach erhält. Es besteht jedoch das Risiko, dass durch mehrfach gesendete, identische E-Mails der Spamschutz im E-Mailsystem aktiviert wird und Ihre Nachrichten dann nicht mehr zugestellt werden!

Fehlermeldungen an den Kundendienst senden

Mit der aktuellen Version von FAKTURA-X ist dies recht einfach: Sie erhalten bei Fehlermeldungen aus FAKTURA-X die Möglichkeit, die Meldung an den Kundendienst weiterzugeben. Wenn Sie dies tun wollen, müssen Sie im folgenden Dialog einige Fragen beantworten:

Der Dialog Fehlermeldung einsenden

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• Erstellen Sie eine Beschreibung, die Auskunft darüber gibt, welche Funktion unter welchen Bedingungen das Problem erzeugt hat.
• Geben Sie an, ob Sie die Meldung immer wieder bei der gleichen Prozedur erhalten, das betroffene Modul oder das Programm versuchsweise neu gestartet haben oder im Zweifelsfall den Computer neu gestartet haben.
• Geben Sie an, ob das Problem anhaltend auftritt oder zum ersten Mal.

Das System kann den Fehler mit der Fehlermeldung dann an den technischen Kundendienst weiterleiten.

Sie können zusätzlich mit Ihrem Mobilfunkgerät den Bildschirm abfotografieren, falls der Kundendienst noch Fragen zum Problem hat oder die Fehlerbeschreibung nicht ausreichend ist.

Bevor Sie einen Fehler melden, versuchen Sie zunächst, das Problem selbst zu beseitigen:

• Prüfen Sie, ob Eingaben und Voreinstellungen plausibel sind.
• Prüfen Sie, ob das Problem durch die Anwendung ausgelöst wird oder durch eine andere Systemkomponente oder ein angeschlossenes Gerät.
• Prüfen Sie, ob der Fehler durch einen Neustart der Anwendung gelöst wird.

Fehlermeldungen kopieren

1. Drücken Sie Strg + C, um die Meldung in die Zwischenablage zu kopieren.
2. Bestätigen Sie die Meldung.
3. Öffnen Sie im Menü Hilfe → Kritik & Anregungen.
4. Wählen Sie die Art der Meldung und das Modul aus.
5. Klicken Sie in das Feld "Beschreibung".
6. Drücken Sie Strg + V, um die Meldung in das Textfeld zu übertragen.
7. Geben Sie an, wie der Fehler aufgetreten ist. Je genauer Ihre Beschreibung ist, desto schneller können wir das Problem erkennen.
8. Senden Sie die Meldung ab.

Fehlermeldungen fotografieren

Fotografieren Sie die Fehlermeldung einfach mit Ihrem Mobilfunkgerät vom Bildschirm ab.

E-Mail Probleme

Bei der Konfiguration von E-Mailverbindungen treten häufig Fragen auf, die in diesem Abschnitt beantwortet werden.

Grundlegendes zu E-Mail

Der Versand von E-Mailnachrichten ähnelt dem Versand eines Briefes. Es gibt aber auch Unterschiede.

Die Stationen eines Briefs:

• Ein Brief wird mit Papier und Stift geschrieben und kuvertiert, damit ihn niemand während des Transport lesen kann.
• Der Brief wird in einen Briefkasten eingeworfen. Ab jetzt ist der Postdienstleister zuständig.
• Der Brief wird vom Postdienstleister zum Empfänger transportiert und in dessen Briefkasten eingeworfen.
• Der Empfänger öffnet das Kuvert und liest den Brief.

Die Stationen einer E-Mail

• Eine E-Mail wird in einem E-Mail Client geschrieben (beispielsweise Outlook, Thunderbird, FAKTURA-X). Die E-Mail wird für den Versand verschlüsselt, damit sie niemand während des Transport lesen kann.
• Die E-Mail wird an einen SMTP-Versandserver übergeben. Ab jetzt ist der Versandserver zuständig.
• Die E-Mail wird an einen POP3 oder IMAP-Empfangsserver transportiert. Ab jetzt ist dieser Empfangsserver zuständig.
• Der Empfänger lädt die E-Mail von dem Empfangsserver verschlüsselt und liest sie in einem E-Mail Client (beispielsweise Outlook, Thunderbird, jedoch nicht FAKTURA-X).

FAKTURA-X übernimmt die Funktion eines versendenden E-Mailclients, bietet also Funktionen für das Schreiben der E-Mail und den Versand der E-Mail an den SMTP-Server.

• FAKTURA-X empfängt keine Nachrichten.
• FAKTURA-X ist kein SMTP-, IMAP- oder POP3-Server.
• FAKTURA-X nutzt keinen anderen E-Mailclient (beispielsweise Outlook, Thunderbird).

Diese grundlegenden Fakten müssen berücksichtigt werden. Wenn E-Mails empfangen werden sollen, wird ein externer E-Mailclient benötigt. Bei Störungen der Mailserver muss der Dienstanbieter des Servers kontaktiert werden. Der Kundendienst von FAKTURA-X kann in diesem Fall nicht helfen.

Einrichtung

Für die korrekte Funktion muss FAKTURA-X in die Lage versetzt werden, sich korrekt mit den SMTP-Server des E-Mailsystems zu verbinden, um E-Mails zu übertragen.

Die Konfiguration der E-Mailkommunikation werden zentral verwaltet und können im Register "Kommunikation" des Einstellungsmodul bearbeitet werden:

• So starten Sie die Einstellungen
• So rufen Sie das Register Kommunikation auf
• Hier finden Sie die Einstellungen für die E-Mail Kommunikation

Checkliste

Für die Konfiguration der E-Mailkommunikation benötigen Sie folgende Angaben, die Ihnen Ihr Dienstleister, der Ihre E-Mailadressen verwaltet.

Die Angaben in diesem Bereich müssen absolut korrekt sein! Das betrifft sowohl den Namen des SMTP-Servers, die Ports und die SSL-Konfiguration, als auch die Zugangsdaten, also Benutzername und Passwort.

E-Mail Client

FAKTURA-X versendet E-Mails direkt an den eingestellten SMTP-Server.

Es besteht keinerlei Abhängigkeit von einer eventuell installierten E-Mail Anwendung wie Outlook oder Thunderbird. Der E-Mailversand wird ausschließlich von der Anwendung selbst organisiert.

Name des SMTP-Mailservers

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Eine Auswahl von bekannten Mailservernamen und deren Einstellungen finden Sie [hier]

Sie müssen den korrekten SMTP-Server Ihres Dienstanbieters verwenden.

Port und SSL-Verschlüsselung

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Häufige Portangaben sind:

• 25 (ohne SSL)
• 465 (mit SSL)
• 587 (mit oder ohne SSL)
• 995 (mit TLS oder SSL)

Die Angaben zur korrekten SSL- und Portkonfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.

Benutzername und Passwort

Diese Angabe erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

Beachten Sie bei der Eingabe der Zugangsdaten auch Groß- und Kleinschreibung. Die Angaben zur korrekten SMTP-Konfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.

Die Angaben zur korrekten SSL- und Portkonfiguration erhalten Sie ausschließlich von Ihrem E-Mailanbieter.

Absender

Als Absender-E-Mailadresse wird die E-Mailadresse verwendet, die im Register "Firma" als E-Mailkontakt angegeben wurde.

Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden, also üblicherweise mit dem SMTP-Servername übereinstimmen, ansonsten scheitert der Versand von E-Mails!

Kopieempfänger

Die Angabe des Kopieempfängers ist optional.

Tipps

Im Folgenden haben wir einige Erfahrungen zusammengestellt, die bei speziellen Anbietern zu Problemen führen können.

Telekom

Bei E-Mailadressen von T-Online ist das Passwort in der Regel nicht mit dem Passwort für die Online-Abfrage von E-Mails identisch. T-Online verlangt für die Abfrage von E-Mails mit externen Programmen die Erstellung eines separaten Passworts. Die Benutzerkennung ist die E-Mailadresse des Hauptbenutzers.

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange muss vor der Nutzung mit FAKTURA-X so konfiguriert werden, so dass Microsoft Exchange die SMTP-Anfragen von FAKTURA-X akzeptiert. Dies muss der Microsoft Exchange-Administrator durchführen.

Google Mail

Google Mail kann nicht mit OAuth 2.0 konfiguriert werden, weil dies nicht von FAKTURA-X unterstützt wird.

Fehlermeldungen

Im folgenden werden einige Fehlermeldungen beschrieben und erläutert.

Could not load ssl library

Die Anwendung versucht, die notnweigen SSL-Bibliotheken zu laden, aber das Betriebssystem verbietet den Zugriff auf die Datei.

Ursache: Stark veraltete Anwendungsversion (älter als 9.20)

Lösung: Aktualisieren Sie FAKTURA-X. Ein aktuelles Update sollte das Problem beseitigen. Alternativ können Sie versuchen, die Nachricht noch einmal zu senden. In der Regel ist der zweite Versuch erfolgreich.

Diese Meldung wird von FAKTURA-X gemeldet

Error connecting with SSL

Der Verbindungsaufbau mit SSL scheitert, weil Microsoft die Kommunikation über SSL 1.0 ausgeschaltet hat. Es wird ein Verbindungsaufbau mit SSL 2.3 oder höher verlangt.

Ursache: Stark veraltete Anwendungsversion (älter als 9.20)

Lösung: Aktualisieren Sie FAKTURA-X. Ein aktuelles Update sollte das Problem beseitigen.

Diese Meldung wird von SMTP-Server gemeldet

Password incorrect

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet

Connection closed Gracefully

Der Server akzeptiert die Zugangsdaten nicht, oder ein Antivirenprogramm blockiert die Verbindung.

Lösung: Prüfen Sie die Zugangsdaten, also Benutzername und Passwort. Die Absenderadresse muss vom SMTP-Server akzeptiert werden. Sofern ein separates Antivirenprogramm verwendet wird, schalten Sie dieses vorübergehend testweise aus. Sollte das Problem mit abgeschaltetem Antivirenprogramm nicht mehr auftreten, müssen Sie das Antivirenprogramm anders konfigurieren oder entfernen.

Diese Meldung wird vom SMTP-Server gemeldet

Fehlermeldung nach dem Versand einer E-Mail

nach dem Versand einer E-Mail kann es zu einer Fehlermeldung kommen, diese unspezifische Meldung lautet "Zugriffsverletzung bei Adresse [...] in Modul [...]. Lesen von Adresse [...]."

Bitte senden Sie diese Fehlermeldung nicht an den Kundendienst!

Die Meldung entsteht, wenn der Versand der E-Mail durchgeführt wurde, die Verbindung mit dem SMTP-E-Mailserver aber noch nicht beendet wurde. Wenn in dieser Phase das Modul, aus dem die Nachricht versendet wurde, geschlossen wird, erscheint die Fehlermeldung.

Hintergrund ist, dass der Dialog für den E-Mailversand bereits geschlossen wurde, nachdem der Versand durchgeführt wurde, jedoch bevor die Verbindung mit dem SMTP-E-Mailserver beendet wurde.

Die Meldung hat keine Auswirkungen. Die Anwendung kann danach normal und ohne Einschränkungen weitergenutzt werden. Die Meldung kann mit [OK] quittiert werden.

Die Meldung steht in keinem Bezug zum erfolgreichen Versand der E-Mailnachricht. Sofern keine weitere Meldung erscheint, ist der Versand also ordnungsgemäß ausgeführt worden.

Auftragsdokumente per E-Mail versenden

Wenn für den Versand von Auftragsdokumenten als PDF-Anhang einer E-Mail andere Formulare verwendet werden sollen, als beim Ausdrucken, können für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen abweichende Vorlagen zugewiesen werden.

Dies kann genutzt werden, wenn ansonsten beim Ausdruck vorgedrucktes Briefpapier verwendet wird

Um solche Vorlagen zu verwenden, müssen diese ggf. erstellt werden und an jedem Arbeitsplatz zugewiesen werden:

1. Rufen Sie die die Einstellungen im Menü Optionen → Einstellungen auf
2. Rufen Sie das Register Formulare auf
3. Rufen Sie das Unterregister E-Mail auf

Im Register E-Mail werden die Formulare zugewiesen. Üblicherweise unterscheidet sich der Name des E-Mailoptimierten Formulars durch den Zusatz "Mail", also "AngebotMail.qr2" anstatt "Angebot.qr2", "BestellungMail.qr2" anstatt "Bestellung.qr2", sowie "RechnungNMail.qr2" anstatt "RechnungN.qr2".

Dieser Zusatz wird analog für alle Einträge angewendet

Sichern Sie die Änderungen.

Druckerprobleme

Im folgenden werden Lösungen zu häufiger auftretende Problemen beim Drucken erläutert:

Grundlegendes

Die Druckdienste im Windows-System wurden in den letzten Jahren häufiger von Microsoft verändert und nicht immer sind diese Änderungen vorteilhaft.

Wenn ein Drucker zu Windows zugefügt, geändert oder entfernt wurde, muss FAKTURA-X anschließend neu gestartet werden und die Druckerzuweisungen müssen überprüft werden

Typische Probleme

Zusammenfassen von Druckern

Bei der Installation mehrerer Treiber für einen Drucker oder bei Druckern, die sowohl einen Drucker- als auch einen Telefaxtreiber enthalten, fasst Windows diese Drucker in einem Geräteeintrag zusammen. Für die Einstellungen der jeweiligen Treiber muss der Drucker unter Windows-Einstellungen ausgewählt werden; mit "Verwalten" kann man dann die Einstellungen der verschiedenen Geräteinstanzen ändern. Das ist unpraktisch, aber bereits seit Windows 7 Praxis bei Microsoft.

Der Drucker ist einmal im System hinterlegt, aber in FAKTURA-X gibt es mehrfache Einträge

Freigeben von freigegebenen Druckern

Probleme verursacht auch das Freigeben von Druckern, die nicht an dem freigebenden Computer angeschlossen sind, sondern als Netzwerkdrucker oder freigegebener Drucker eingebunden und dann wiederum freigegeben werden. Solche Konstruktionen sollten unbedingt vermieden werden. Ein Drucker sollte nur dann freigegeben werden, wenn das Gerät am Computer angeschlossen ist und unbedingt auch von anderen Computern genutzt werden soll.

Freigegebene Drucker sollten mit eindeutigen, kurzen Freigabenamen bezeichnet werden

Verwaiste Einträge in der Druckerliste

Drucker, die nicht mehr vorhanden sind oder genutzt werden, sollten entfernt werden. Der Druckerzoo wird sonst unübersichtlich.

Vor dem Entfernen eines Druckers muss geprüft werden, ob noch Druckaufträge in der Warteschleife dieses Drucker vorhanden sind. Druckaufträge müssen gelöscht werden, bevor der Drucker entfernt wird

Drucker offline

Wenn der Drucker nicht druckt, ist er möglicherweise "offline", also ausgeschaltet, nicht bereit oder unter Windows als "Offline" deklariert. Eventuell liegt ein Papierstau vor es ist kein Papier im Vorratsbehälter.

Prüfen Sie zunächst das Gerät, dann die Druckfunktion von Windows und erst dann die Anwendungssoftware

Standarddrucker falsch festgelegt

Der Standarddrucker sollte nicht von Windows, sondern vom Anwender selbst verwaltet werden. Es ist sinnvoll, dass der für alle Anwendungen typischerweise verwendete Drucker, meist ein Laserdrucker mit Blanko-Papier, als Standarddrucker eingestellt wird, da es einfacher ist, in FAKTURA-X abweichende Druckerzuweisungen einzustellen, als für alle anderen Anwendungen.

Probleme mit dem Nadeldruck

Das bekannteste Problem ist die falsche Papierlänge, so dass der Druck auf Folgeseiten zu früh oder zu spät startet. Es sollte geprüft werden, welches Papierformat eingestellt ist. Typisch ist der "Deutsche Standard Endlos" mit einer Länge von 306mm. Das genutzte Papier muss ebenfalls dieses Format aufweisen.

Probleme mit dem Bondruck

1. Ist der Drucker eingeschaltet? Wenn der Drucker nicht eingeschaltet ist oder nicht mit Strom versorgt wird, leuchtet keine Statusanzeige.

• Schließen Sie den Drucker an die Stromversorgung an und schalten Sie ihn ein.
• Wenn der Drucker trotz gesicherter Stromversorgung nicht eingeschaltet werden kann, ist er eventuell defekt und muss repariert oder getauscht werden.

2. Ist der Drucker betriebsbereit? Wenn am Drucker nicht nur die grüne Statusanzeige, sondern auch eine gelbe oder rote Anzeige aufleuchtet, deutet dies auf ein Problem hin.

• Bei einen Papierstau muss feststeckendes Papier entfernt werden.
• Bei fehlendem Papier muss Papier nachgefüllt werden.

3. Ist der Drucker korrekt zugewiesen? Wenn der Drucker betriebsbereit ist, aber der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht korrekt.

• Sie können diese Zuweisung im Register Formulare des Einstellungsmoduls ändern.

4. Ist der Drucker mit dem Computer verbunden? Wenn der Drucker nicht korrekt am Computer angeschlossen ist, kann er nicht genutzt werden.

• Prüfen Sie, ob die Kabelverbindung zwischen Computer und Drucker besteht.
• Prüfen Sie, ob das Anschlusskabel defekt ist.
• Bei Netzwerkdruckern oder Funkdruckern prüfen Sie, ob die Anschlusseinstellungen im Gerätemanager korrekt eingerichtet sind.

Druckerlisten in FAKTURA-X

FAKTURA-X weist die Drucker anhand einer Liste zu, deren Einträge durchnummeriert sind. Wir ein Drucker entfernt oder zugefügt, verschiebt sich die Liste.

Wenn also der Ausdruck auf einem falschen Drucker erfolgt, ist die Zuweisung des Druckers nicht mehr korrekt. Die Druckerzuweisungen müssen geprüft und angepasst werden.

Vor dem Zufügen, Ändern oder Entfernen von Druckern im System sollte FAKTURA-X beendet und anschließend neu gestartet werden.

Wenn die Anzahl der Drucker sich geändert hat, wird beim Start der Anwendung wird eine Warnung ausgegeben.

Diese Warnung wird aber nicht ausgegeben, wenn die Anzahl der Drucker gleich geblieben ist, weil die gleiche Anzahl Drucker entfernt und zugefügt wurde.

Wenn die Warnung erscheint, wird das Konfigurationsmodul gestartet. Sie können die Zuweisung der Drucker im Register Formulare des Konfigurationsmodul überprüfen und ändern.

Auch wenn anstatt eines Ausdrucks der Speicherort für eine XPS-Datei angeben werden soll, sind die Zuweisungen des Druckers nicht mehr korrekt, da ein Drucker im System zugefügt wurde.

Dies wird automatisch nach Windows-Update geschehen. Ein bekanntes Beispiel ist der Microsoft XPS-Drucker, der automatisch im System installiert wird. Die Zuweisung der Drucker kann im Register Formulare des Einstellungsmoduls überprüfen und geändert werden.

Der Windows-Druckdienst

Der Windows-Druckdienst stürzt gelegentlich ab oder bleibt in einer Endlosschleife hängen. Dies ist auch erkennbar, weil der Computer plötzlich ausgelastet ist und der Druckdienst viel Prozessorzeit beansprucht.

Den Zustand des Druckdienstes kann man durch Starten des Taskmanagers herausfinden, drücken Sie Strg + Alt + Entf und wählen Sie "Task-Manager". Klicken Sie auf die Spalte "CPU" im Tabellenkopf und prüfen Sie die Einträge. Wenn der Druckdienst "Spoolersubsystem" mit einem hohen CPU-Anteil arbeitet, können Sie ihn anwählen und mit Task beenden beenden. Normalerweise startet der Dienst selbständig neu, in einigen Fällen muss Windows neu gestartet werden.

Grundsätzlich gilt: "Wenn's nicht mehr tut, reboot". Im Zweifelsfall kann man den Computer also neu starten und dann prüfen, ob das Problem gelöst ist.

Einzelplatz- und Netzwerkdrucker

Drucker sollten als Netzwerkdrucker angeschlossen werden, also nicht als USB-Geräte. So vermeidet man Änderungen und Störungen mit dem Drucker durch das Ein- und Ausstöpseln von USB-Geräten. Zudem ist der Drucker ohne separaten Freigabe für alle Computer in der Arbeitsgruppe verfügbar.

Druckermodelle

Im Folgenden werden spezifische Empfehlungen oder Problemgeräte benannt.

HEWLETT-PACKARD Drucker

Drucker und Multifunktionssysteme von HP werden ausdrücklich nicht empfohlen. Die Treiber sind von sehr schlechter Qualität. Es ist möglich, dass FAKTURA-X Netzwerkdrucker aufgrund des HP-Treibers nicht nutzen kann. Diese Inkompatibilität ist nachweislich eine Folge der schludrigen Treiberentwicklung bei Hewlett-Packard.

Wenn Sie einen HP-Drucker verwenden und der Druck aus FAKTURA-X nicht möglich ist, kann der Kundendienst Ihnen kostenpflichtig helfen. Eine Garantie für den Erfolg einer Hilfestellung ist nicht möglich. Sollte keine Abhilfe möglich sein, muss der Drucker getauscht werden.

KYOCERA Drucker

Laserdrucker und Multifunktionssysteme von Kyocera werden in vielen Behörden verwendet, weil die Geräte langlebig sind, niedrige Druckkosten aufweisen, gute Treiber bereitstehen und die Funktionalität professionellen Ansprüchen genügt. Daher sehen wir Kyocera als Standard für die Verwendung mit FAKTURA-X an.

Der Kundendienst konfiguriert KYOCERA-Drucker kostenfrei, sofern diese bei uns erworben wurden

Einige Empfehlungen zu Kyocera Druckern:

• Es sollten immer die Druckertreiber von Kyocera verwendet werden, also NICHT die Windows-Treiber. So vermeidet man Probleme mit dem Windows-Druckdienst
• Das Gerät sollte mit der von Kyocera als CD-ROM mitgelieferten Installationsroutine eingerichtet werden.
• Empfehlenswert ist der KX-Treiber von Kyocera. Dieser kann die Funktionen des Druckers optimal nutzen.
• Die Einrichtung des Anschlusses sollte mit der IP-Adresse des Druckers durchgeführt werden, NICHT als WSD-Anschluss. So vermeidet man Probleme mit dem Windows-Druckdienst.

Geräte von Kyocera sollten ausschließlich mit Originaltoner vom Hersteller verwendet werden.

EPSON Drucker

Der Hersteller Epson bietet Drucker für spezielle Einsatzbereiche.

Für diese Empfehlung sind lediglich die Nadeldrucker und die Bondrucker relevant. Für sonstige Produkte von Epson wird keine explizite Empfehlung ausgesprochen.

Nadeldrucker

Epson Nadeldrucker können durch eine gute Windowsunterstützung schnell drucken und lassen sich gut anpassen. Dies gilt insbesondere für Endlospapier. Wichtig:

• Es muss immer der Druckertreiber von Epson verwendet werden, damit die Geschwindigkeit des Druckers uneingeschränkt genutzt werden kann.

Der Kundendienst konfiguriert EPSON-Drucker kostenfrei, sofern diese bei uns erworben wurden.

Bondrucker

Epson Bondrucker können durch eine gute Windowsunterstützung schnell drucken. Wichtig:

• Es muss immer der neueste Druckertreiber von Epson verwendet werden, damit die Geschwindigkeit des Druckers uneingeschränkt genutzt werden kann.

Der Kundendienst konfiguriert EPSON-Drucker kostenfrei, sofern diese bei uns erworben wurden.

Behandlung von Pfand und Umsatzsteuer

Eine Besonderheit stellt die Umsatzsteuerberechnung von Pfand dar. Grundsätzlich wird das Pfand mit der vollen Umsatzsteuer beaufschlagt. Im Privatkundenbereich gilt jedoch die Gepflogenheit, dass Pfand ohne Mehrwertsteuer abgegeben und auch zurückgenommen wird. Das führt bei Steuerberatern oft zu Irritationen. Hier einige Beispiele:

Fall	Pfandbezug von Lieferant	Verkauf	Rückkauf	Rückgabe an Lieferant	MwSt. Saldo	Ertrag
1	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Gewerbekunde 33,00 + 6,27 = 39,27	von Gewerbekunde -33,00 + -6,27 = -39,27	33,00 + 6,27 = 39,27	0,00	0,00
2	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Privatkunde 33,00 + 0,00 = 33,00	von Privatkunde -33,00 + -0,00 = -33,00	33,00 + 6,27 = 39,27	0,00	0,00
3	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Gewerbekunde 33,00 + 6,27 = 39,27	von Gewerbekunde -66,00 + -12,54 = -72,54	66,00 + 12,54 = 72,54	39,27	0,00
4	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Privatkunde 33,00 + 0,00 = 33,00	von Privatkunde -66,00 + -0,00 = -66,00	66,00 + 12,54 = 72,54	39,27	6,27
5	-33,00 + -6,27 = -39,27	an Privatkunde 27,73 + 5,27 = 33,00	von Privatkunde -55,46 + -10,54 = -66,00	66,00 + 12,54 = 72,54	33,00	5,27

Im vierten Fall muss Umsatzsteuer in Höhe von 6,27 € an die Finanzbehörden abgeführt werden.

Durch die nachträgliche Änderung des Pfandwerts im fünften Fall mit „Integration“ der Mehrwertsteuer vermindert sich die Umsatzsteuer zugunsten des Ertrags. Dieser Effekt darf gemäß UStAE Abs. 10.1 von Getränkehändlern genutzt werden.

Buchungssatz gemäß Haufe

Eine Buchungssatz mit Leergutbuchung ohne USt. beim Verkauf sieht lt. Haufe so aus:

Betrag	Buchungskonto (SKR03/04)	Info
8,06 €		Brutto Umsatz inkl. Leergut
4,00 €	8400/4400	Erlöse an USt. V
0,76 €	1776/3806	Ust. V
3,30 €	8540/4520	Erlöse Leergut

Stellungnahme des Deutschen Industrie und Handelskammertags

Zu dieser Thematik hat der Deutsche Industrie und Handelskammertag (DIHK, F6 Finanzen und Steuern) im Jahr 2004 eine Stellungnahme veröffentlicht.

Demnach ist der Lösungsansatz des DIHK, dass ohne gesonderten Ausweis der Steuer das Pfand, mit dem die Verpackung von der Herstellerstufe bis zum Einzelhandel belegt ist, ein Betrag, der die Umsatzsteuer enthält, darstellt. Verbleibende Pfandbeträge beim Verkäufer sind, wenn sie ohne ausgewiesene Umsatzsteuer berechnet wurden, als Bruttobetrag aufzufassen und die Umsatzsteuer ist vom Händler aus dem Pfandbetrag herauszurechnen. In einem vereinfachten Verfahren bleiben die in Rechnung gestellten und bei Rückgabe des Leerguts rückgewährten Pfandbeträge bei der laufenden Umsatzbesteuerung zunächst unberücksichtigt und werden am Ende des Kalenderjahres als Saldo ermittelt. Ein Pfandüberschuss wird im letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres der Umsatzsteuer unterworfen, ein Saldo zugunsten des Abnehmers wird als steuerpflichtige Lieferung von Leergut behandelt (Unternehmereigenschaft vorausgesetzt). Der Abnehmer des Pfandgutes kann die auf den Saldo entfallende Steuer als Vorsteuer abziehen, wenn sie ihm gesondert in Rechnung gestellt ist. Auch die Verrechnung der Leergutrücknahme mit der Vollgutlieferung bei jeder Rechnung wird von der Finanzverwaltung anerkannt. Der Umsatzsteuer unterliegt dann nur der Netto-Rechnungsbetrag. Die Vereinfachung muss beim Finanzamt beantragt werden.

Pfandzahlungen sind Betriebseinnahmen. Für fällige spätere Pfandrückzahlungen ist eine Rückstellung zu bilden, und zwar in der Höhe, wie mit der Zahlung tatsächlich zu rechnen ist. Für Rückholungen von Leergut ist keine Rückstellung zu bilden. Für selbst verauslagte Pfandgelder ist eine Forderung auf Rückerstattung zu aktivieren. Forderungen und Rückstellungen dürfen nicht saldiert werden.

Angaben des Bundesfinanzministeriums

Der Lösungsansatz der Finanzverwaltung: Die Rückzahlung von Pfand ist auf allen Handelsebenen und insbesondere beim Geschäft mit dem Endabnehmer, denn hier ist es eben von ausschlaggebender Bedeutung, ganz simpel eine Entgeltminderung. Sprich der Umsatz und damit die Umsatzsteuer werden reduziert. Die Frage der Vorsteuer und einer ordnungsgemäßen Rechnung stellt sich erst gar nicht. Auch ist das Pfand, wie hier ausgeführt wurde, kein durchlaufender Posten im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wäre es nämlich ein durchlaufender Posten, würden die Pfanddifferenzen die immer entstehen, umsatzsteuerlich nicht erfasst.

Kassenbons

In diesem Abschnitt werden häufige Fragen zum Thema Kassenbon beantwortet.

Ist der Ausdruck eines Kassenbons verbindlich vorgeschrieben?

Die Aussage des Bundesfinanzministeriums als gesetzgebende Behörde im Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland ist eindeutig:

Die „Bonpflicht“ wird als Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO) bezeichnet. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen. Die Belegausgabepflicht gilt auch für Registrierkassen, die der Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO unterliegen. Die Belege dieser Registrierkassen müssen nicht den Anforderungen des § 6 KassenSichV entsprechen.

Grundlage ist das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016. Das "Kassengesetz“ führte die Pflicht zur Ausgabe von Belegen zum 1. Januar 2020 ein. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Die Funktion zur Erzwingung des Bondrucks ist also rechtlich vorgeschrieben

Was bedeuten die Buchstaben und Zahlencodes am Ende des Kassenbon?

Auf Kassenbons werden verschiedene Informationen abgedruckt, die für den Endverbraucher nutzlos sind und nur bei Prüfungen der Rechtssicherheit der Kasse ausgewertet werden. Ausgegeben werden Sicherheitsmerkmale, beispielsweise

• Anfangszeitpunkt und Endzeitpunkt des Kassiervorgangs
• Seriennummer der Sicherheitseinrichtung
• Name des Kassensystems
• Code zur Zuordnung des Kassiervorgangs (ein sogenannter Hash)

Bei einer Prüfung müssen der Hash und auf dem kassenbon mit dem zugeordneten Kassiervorgang im Protokollspeicher übereinstimmen und auf der TSE gepeichert sein.

Alle diese Informationen sind rechtlich vorgeschrieben

Muss ein QR-Code auf Kassenbons gedruckt werden?

Nein, der Ausdruck des QR-Codes ist nicht vorgeschrieben. Der QR-Code würde die gleichen Informationen enthalten, wie die im Klartext abgedruckten Sicherheitsmerkmale. Dadurch könnten diese Informationen von eimnem Mobilgerät eingelesen werden. Das ist aber, wie gesagt, nicht vorgeschrieben.

Um Papier zu sparen, verzichtet das Kassensystem auf den QR-Code

Fragen zu Lieferungen und Rechnungen

In diesem Abschnitt werden häufige Fragen zum Thema Auftragserfassung beantwortet und auch die notwendigen Voreinstellungen im Kundendatensatz erläutert.

Terminrechnungen anlegen

Wenn mehrere Lieferungen/Teillieferungen zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen, ist dies am einfachsten, wenn bei Neuanlage des Auftrags die Option Terminrechnung aktiviert wird.

Die Option bewirkt, dass vor jeder Erfassung eine neue Teillieferung angelegt oder vorhandene Teillieferungen ausgewählt und bearbeitet werden können.

Ausführliche Informationen stehen hier.

Für jede Teillieferung können optional Lieferdatum und Lieferadresse festgelegt werden. Das Rechnungsdatum wird voreingestellt und die Anwendung erinnert daran, es kann aber ebenfalls jederzeit geändert werden.

Alle anderen Funktionen sind identisch mit einem einfachen Auftrag

Sofern also für einen Auftrag mehrere Teillieferungen geplant sind, sollte die Funktion Terminrechnung genutzt werden.

Weitere Informationen stehen hier.

Ist für einen Kunden grundsätzlich vorgesehen, mehrere Lieferungen pro Auftrag durchzuführen oder beispielsweise Monatsrechnungen zu erstellen, sollten dazu Regeln für Bestellaufnahme, Lieferung und Rechnung beim Kunden hinterlegt werden.

Ausführliche Informationen stehen hier.

Sind diese Einstellungen hinterlegt, wird die Option Terminrechnung automatisch vorgewählt.

Wenn diese Vorgaben beim Kunden korrekt hinterlegt sind, vereinfacht dies die Auftragsanlage und erspart Korrekturen.

Teillieferungen ergänzen

Wenn ein Auftrag als Terminrechnung deklariert ist, wird neben dem geplanten Rechnungsdatum ein Uhr-Symbol angezeigt.

Um zu einer vorhandenen Terminrechnung eine Teillieferung zuzufügen, muss lediglich Ware erfassen gewählt werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.

Die Vorgehensweise entspricht dem Anlegen von Artikelposten in einem einfachen Auftrag.

Wird anstelle dessen jedoch die Schaltfläche Neu genutzt, bietet die Anwendung eine Auswahl an:

• Soll die vorhandene Terminrechnung durch eine neue Teillieferung ergänzt werden, kann mit Ja geantwortet werden. Die Anwendung bietet dann an, wahlweise einen neue Teillieferung anzulegen oder eine bestehende Teillieferung weiter zu bearbeiten.
• Soll ein neuer Auftrag erstellt werden (keine Teillieferung), kann mit Nein geantwortet werden. Die Anwendung legt dann einen neuen Auftrag an, der als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung oder Terminrechnung ausgeführt werden kann.

Es ist also möglich, neben einer Terminrechnung weitere Aufträge anzulegen.

Einfache Rechnungen oder Terminrechnungen

Grundsätzlich ist die beste Vorgehensweise, schon beim Anlegen eines Lieferauftrags diesen als Terminrechnung zu erstellen. Die einzige Besonderheit ist, dass vor jeder Erfassung ausgewählt werden muss, ob eine neue Teillieferung angelegt werden soll, oder eine bestehende Teillieferung bearbeitet werden soll. Ansonsten bestehen keine funktionalen Einschränkungen.

Ein einfacher Auftrag ist aber dann die richtige Wahl, wenn ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung erstellt werden soll. Außerdem entfallen die Rückfragen zu Teillieferungen, so dass der einfache Auftrag etwas schneller bearbeitet werden kann.

Einfache Rechnung in Terminrechnung wandeln

Wie ein einfacher Auftrag nachträglich in eine Terminrechnung gewandelt werden kann, wird in diesem Abschnitt beschrieben.

Das nachträgliche Wandeln eines einfachen Auftrages in eine Terminrechnung ist vergleichsweise aufwändig und sollte nur in Ausnahmen durchgeführt werden. Es ist wesentlich einfacher, direkt eine Terminrechnung anzulegen.

Einfachen Auftrag umwandeln

Ein einfacher Auftrag kann nur in eine Terminrechnung gewandelt werden, wenn er als Lieferung deklariert ist!

So wird's gemacht:

1. Rufen Sie den Auftrag auf. Es muss sich um einen einfachen Auftrag handeln, der als Lieferung deklariert ist.
2. Wählen Sie die Schaltfläche hinter "Teillieferung" in der Seitenleiste. Die Auswahl Seitenleiste ist nicht aktiv, die Schaltfläche dahinter kann jedoch gedrückt werden.
3. Wählen Sie Auftrag in Terminrechnung wandeln

Der Auftrag ist nun als Terminrechnung deklariert. Die bestehende Lieferung ist die erste Teillieferung. Das Datum der Teillieferung und das Datum der Terminrechnung können geändert werden.

Bestehende Lieferungen als Teillieferung in einen Terminrechnung verschieben

Eine bestehende Lieferung kann nur in einen Terminrechnung verschoben werden, wenn

1. die zu verschiebende Lieferung als Lieferung deklariert ist.
2. die Terminrechnung, in die eine Lieferung verschoben werden soll, als Lieferung deklariert ist.

So wird's gemacht:

1. Rufen Sie die Terminrechnung auf, in die eine Lieferung verschoben werden soll. Diese ist der Zielauftrag.
2. Wählen Sie die Schaltfläche und dann die Menüoption Artikel erfassen.
3. Wählen Sie im Dialog "Neue Teillieferung zum" und geben Sie das Lieferdatum der neuen Teillieferung an.
4. Geben Sie als Artikelnummer ein Ausrufezeichen "!" ein, hinterlegen Sie einen beliebigen Text im Dialog "Texteingabe" und sichern Sie die Eingabe. Dies ist notwendig, damit die neue Teillieferung nicht automatisch wieder entfernt wird, weil sie leer ist. Sie können alternativ auch einen Artikel erfassen.
5. Beenden Sie den Dialog "Erfassen".
6. Wechseln Sie in die Lieferung, die verschoben werden soll.
7. Wählen Sie nun jeden Posten, der verschoben werden soll, einzeln an.
8. Im Kontextmenü, welches mit der rechten Maustaste eingeblendet wird, wählen Sie Diesen Posten anderem Auftrag zuordnen.
9. Wählen Sie die Ziellieferung und den gewünschten Teilauftrag.

Zugehöriges Pfand eines Artikelposten wird automatisch verschoben. Freie Pfandposten müssen manuell verschoben werden.

Dieser Vorgang muss für jeden Posten durchgeführt werden!

Es ist oftmals einfacher, eine Teillieferung neu zu erfassen und die bestehende Lieferung danach zu leeren.

Bar Kassieren oder Rechnung senden

Es ist in der Auftragsverwaltung nicht notwendig, zwischen Barkunden und Rechnungskunden zu unterscheiden. Die Vorgehensweise bei der Anlage einer Lieferung für einen Kunden ist in beiden Fällen identisch.

Dies ermöglicht eine einfache Arbeitsweise, die immer identisch ist

Es ist allerdings notwendig, dass die Konditionen eines Kunden korrekt definiert sind. Diese werden im Kundenstamm eingestellt.

Wie die Konditionen eingestellt werden, steht hier

Wenn die Konditionen eines Kunden nicht korrekt eingestellt sind, kommt es zu unerwünschten Ergebnissen. Die Konditionen sollten also bei der Anlage des Kunden sorgfältig kontrolliert und korrekt eingestellt werden.

Die Einstellung Bar (Nachnahme) hat folgende Auswirkungen:

• Ist die Option aktiv, muss der Kunde Ware direkt bar bei Lieferung bezahlen.
• Er erhält einen Lieferschein mit Rechnungsnummer und Rechnungswerten.
• Die Art der Rechnungsstellung ist von der Gewerbeeigenschaft abhängig.
• Der Auslieferungsfahrer kann Pfandrücknahmen auf dem Beleg notieren und verrechnen.

Ist die Option nicht aktiv, erhält der Kunde einen normalen Lieferschein ohne Rechnungsdaten.

Neben der Option Bar (Nachnahme) sind auch die Angaben zur Zahlweise und zum Zahlungsziel relevant. Diese sollten nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen.

Die Einstellungen sollten vor dem Anlegen des ersten Auftrages noch einmal geprüft werden!

Gewerbekunde oder Privatkunde

Es ist in der Auftragsverwaltung nicht notwendig, zwischen Privatkunden und Gewerbekunden zu unterscheiden. Die Vorgehensweise bei der Anlage einer Lieferung für einen Kunden ist in beiden Fällen identisch.

Dies ermöglicht eine einfache Arbeitsweise, die immer identisch ist

Es ist allerdings notwendig, dass die Konditionen eines Kunden korrekt definiert sind. Diese werden im Kundenstamm eingestellt.

Wie die Konditionen eingestellt werden, steht hier

Wenn die Konditionen eines Kunden nicht korrekt eingestellt sind, kommt es zu unerwünschten Ergebnissen. Die Konditionen sollten also bei der Anlage des Kunden sorgfältig kontrolliert und korrekt eingestellt werden.

Die Einstellung Gewerbe (Netto) hat folgende Auswirkungen:

• Ist die Option aktiv, ist der Kund ein Gewerbekunde
• Er erhält Belege mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
• Pfand wird mit Mehrwertsteuer berechnet.
• Die Art der Rechnungsstellung ist abhängig von Eigenschaft "Bar"

Ist die Option nicht aktiv, ist der Kund ein Privatkunde. Pfand wird ohne Mehrwertsteuer berechnet und Preise werden mit enthaltener Mehrwertsteuer ausgegeben.

Neben der Option Gewerbe (Netto) ist auch die Auswahl der Preisgruppe relevant. Diese muss sollte nicht im Widerspruch zu der Einstellung stehen.

Die Einstellungen sollten vor dem Anlegen des ersten Auftrages noch einmal geprüft werden!