Bankaufträge

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Im Register Bankaufträge ist das Erstellen von elektronischen Überweisungen, Lastschriften und Abbuchungsaufträgen im SEPA-Format möglich. Es befindet sich im Buchhaltungsmodul. Dieses wird über Finanzen → Buchhaltung, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F5 aufgerufen.

Das Register Bankaufträge

Aufträge automatisch verarbeiten

Forderungen und Verbindlichkeiten erscheinen in diesem Register, wenn Bankdaten, Gutschriften und/oder SEPA-Mandate hinterelgt sind.

Vorbedingungen

Um SEPA-Dateien zu erzeugen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Kunden

Es müssen folgende Voraussetzungen bei Kunden gegeben sein:

• Die Kontodaten des Kunden müssen im Kundendatensatz fehlerfrei hinterlegt sein.
• Für Einzüge muss ein gültiges SEPA-Mandat des Kunden vorliegen. Die Art des Einzugs muss beim Kunden korrekt eingestellt sein.

Aufträge

Es müssen folgende Voraussetzungen bei Aufträgen gegeben sein:

• Es müssen Aufträge von Kunden mit korrekt hinterlegter Kontoverbindung (bei Gutschriften) oder SEPA-Mandat (bei Forderungseinzügen) vorhanden sein.

Firma

Es müssen folgende Voraussetzungen für die Firma gegeben sein:

• Es muss eine Gläubiger-Identnummer hinterlegt sein
• Es muss mindestens eine Bankverbindung hinterlegt und korrekt zugeordnet sein

Filter

Alle fälligen Aufträge werden in der Liste angezeigt. Ist die Liste nach einer Filteränderung leer, liegen keine Aufträge vor, die den Filterbedingungen entsprechen.

Datumsfilter

Es muss zunächst ein Datum und der Datumsfilter eingestellt werden:

• Wird ein Intervall bis zu einem Datum eingestellt, werden alle Aufträge bis zu diesem Datum ausgewählt.
• Wird ein Intervall ab zu einem Datum eingestellt, werden alle Aufträge nach diesem Datum ausgewählt.
• Wird ein Intervall an einem Datum eingestellt, werden alle Aufträge für das Datum ausgewählt.

Auftragsarten

Zum Auswählen der passenden Bankaufträge stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl:

• Gutschriften: Hiermit kann eingestellt werden, ob Gutschriften in der Auswahl berücksichtigt werden sollen.
• Anzahl und Summen: Hier können Sie ablesen, wie viele Aufträge des Typs Gutschrift angezeigt werden und wie hoch deren Gesamtsumme ist.

• Firmenlastschriften: Hiermit kann eingestellt werden, ob Firmenlastschriften in der Auswahl berücksichtigt werden sollen.

• Anzahl und Summen: Hier können Sie ablesen, wie viele Aufträge des Typs Firmenlastschrift angezeigt werden und wie hoch deren Gesamtsumme ist.

• Basis Lastschriften/Express Lastschriften: Hiermit kann eingestellt werden, ob Gutschriften in der Auswahl berücksichtigt werden sollen.

• Anzahl und Summen: Hier können Sie ablesen, wie viele Aufträge des Typs Basis Lastschriften/Express Lastschriften angezeigt werden und wie hoch deren Gesamtsumme ist.

• Zusammenfassen: Hiermit kann eingestellt werden, ob alle angezeigten Einzüge auf das späteste Datum der Einzüge gesetzt und dann in einer einzelnen SEPA-Datei zusammengefasst werden sollen.

Summen

• Anzahl und Summen: Hier können Sie ablesen, wie viele Aufträge angezeigt werden und wie hoch deren Gesamtsumme ist.

Optionen

Für die Ausgabe und Bearbeitung sind verschiedene Optionen einstellbar.

Bankauswahl

• Bank: Falls Sie zwei Bankverbindungen hinterlegt haben, können Sie hier die für den Vorgang zu verwendende auswählen.

Ausbuchen

Exportierte Aufträge können als bezahlt gebucht und abgeschlossen werden. Dies kann auf Wunsch automatisch für alle Aufträge oder nach Rückfrage für jeden einzelnen Auftrag durchgeführt werden.

• Ausbuchen schließt alle Aufträge ab
• Rückfragen lässt Sie für jeden Auftrag einzeln entscheiden
• Beibehalten belässt die Aufträge im Rechnungsstatus

Export

Der Export wird mit Start durchgeführt, die SEPA-Datei kann gespeichert und dann in Bankprogramme eingelesen oder an eine Bank übermittelt werden.

Einzüge und Gutschriften können zwar in einem Arbeitsgang exportiert werden, es werden aber für jede Auftragsart und jedes Auftragsdatum einzelne SEPA-Dateien erstellt.

Einzelaufträge

Mithilfe von Neu kann ein Einzelauftrag angelegt werden.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Zunächst müssen Sie das Konto auswählen, für das der Auftrag angelegt werden soll. Hierzu haben Sie die Wahl:
   • Firmenkonto : Das von Ihnen in den Einstellungen hinterlegte Konto.
   • Freie IBAN : Hier können Sie wie gewohnt IBAN und BIC eingeben.
2. Nun können Sie die Art des Auftrags bestimmen. Hierzu haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
   • Überweisung : Der unten angegebene Betrag wird dem Begünstigten überwiesen. Hierbei sollte auf eine fehlerfreie Durchführung geachtet werden, da ein Widerruf der Überweisung häufig nicht möglich ist.
   • Basis Lastschrift : Mit einem Lastschriftverfahren können Sie den unten festgelegten Betrag vom Kundenkonto einziehen. Die Vorlauffrist für erstmalige Lastschriften betrug fünf Tage, die von wiederkehrenden zwei. Dies wurde jedoch auf einen Tag für die erstmalige und wiederkeherende Lastschrift verkürzt.
   • Express Lastschrift : Hier galt früher eine verkürzte Vorlauffrist im Vergleich zur Basis Lastschrift. Heute sind beide Varianten eine Express Lastschrift. In der Regel kann bis zu acht Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden.
   • Firmenlastschrift : Auch hier gilt eine Vorlauffrist von einem Tag in allen Fällen. Der Unterschied zur Basis- bzw. Express Lastschrift ist die Widerrufsmöglichkeit.
3. Im Feld Name können Sie den Namen des Zahlers bzw. des Begünstigten eintragen. Alternativ können Sie auch auf neben der Auswahloption Name klicken und den Empfänger manuell suchen.
4. Handelt es sich nicht um eine Überweisung, so können Sie zusätzlich die Mandatsreferenz angeben. Haben Sie den Empfänger durch die Suchfunktion ausgewählt, so ist die voreingestellte Mandatsreferenz angegeben.
5. Handelt es sich nicht um eine Überweisung, so können Sie außerdem das SEPA-Mandat ausdrucken. Klicken Sie hierzu auf neben Mandat. Nun haben Sie die Möglichkeit, das Mandat per Telefax oder E-Mail zu verschicken, abzuspeichern oder einfach auszudrucken.
6. In den Feldern Bankleitzahl, BIC, Konto und IBAN können Sie die Kontodaten des Empfängers manuell eingeben. Durch klicken auf neben IBAN wird die IBAN aus den Angaben zu Bankleitzahl, BIC und Kontonummer automatisch ermittelt.
Haben Sie die Suchfunktion benutzt, um den Empfänger auszuwählen, so sind diese Felder bereits passend zu den Voreinstellungen des Empfängers ausgefüllt.
7. Nun können Sie im Feld Betrag einen beliebigen Betrag wählen, welcher überwiesen oder eingezogen werden soll.
8. Im Feld Text haben Sie die Möglichkeit dem Auftrag einen Text hinzuzufügen. Es bietet sich an, hier den Grund des SEPA-Mandats zu nennen.
9. Klicken Sie auf Sichern um den Bankauftrag der SEPA-Datei hinzuzufügen. Es können nun weitere Bankaufträge erstellt und der SEPA-Datei hinzugefügt werden .
10. Durch Klicken auf Start wird die SEPA-Datei erstellt und kann gespeichert werden. Sowohl der Speicherort, als auch der Dateiname können frei gewählt werden.

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Fußnoten: