Aufträge automatisieren

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Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie kundenspezifische Auftragsvorlagen einsetzen können, um die Bestellannahme zu vereinfachen. Zusätzlich erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Funktion Telefonverkauf.

Die Verarbeitung von Vorlagen kann in den Modulen Schnellerfassung oder Telefonverkauf erfolgen.

Erstellen einer Vorlage

Aus jedem bestehendem Auftrag kann eine Vorlage erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung mit Aufträge in der Seitenleiste oder über die Funktionstaste F1.
2. Öffnen Sie einen bestehenden Auftrag. Alternativ erstellen Sie per Klick auf Neu einen neuen und erfassen die gewünschten Artikel.
3. Rufen Sie die Funktion Vorlage erstellen im Optionsmenü rechts der Schaltfläche Sichern auf.
4. Ein Speicherdialog wird geöffnet. Lassen Sie den Speicherort unverändert und bestätigen Sie den Vorgang mit Speichern.

Für die automatische Schnellerfassung muss der Name der Vorlage gleich der Kundennummer des Kunden sein. Wenn sie stattdessen mehrere Vorlagen für einen Kunden anlegen möchten, ist eine aufschlussreichere Benennung sinnvoll.

Schnellerfassung

Wurde eine Vorlage mit der Kundenummer als Dateinamen gesichert, kann auf diese auch mit der Schnellerfassung zugegriffen werden. Dabei wird die gesamte Vorlage in einen neuen Auftrag eingefügt, der automatisch dem Kunden zugeordnet wird, dessen Kundennummer dem Dateinamen entspricht.

Das Modul kann über Aufträge → Schnellerfassung oder die Funktionstaste Strg + F1 aufgerufen werden. Ein Dateidialog wird geöffnet.

Der Öffnen-Dialog der Schnellerfassung

Es muss eine Vorlage ausgewählt werden, die eine Kundennummer als Namen aufweist. Die Auftragserfassung wird geöffnet, der Kunde aus dem Dateinamen der Vorlage ausgewählt, ein neuer Auftrag angelegt und die Vorlage verarbeitet. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.

Telefonverkauf

Im Modul Telefonverkauf werden Kunden gelistet, für die eine regelmäßige Bestellannahme vorgesehen ist. Das Modul kann im Menü Aufträge → Telefonverkauf oder über die Tastenkombination Strg + F2 aufgerufen werden und besteht aus den Registern Kunden und Favoriten. Im Kundenregister ist im Bereich Aufgaben die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.

Die regelmäßige Bestellung wird im Kundendatensatz aktiviert. Hier können Sie auch Intervall und Wochentag definieren, an dem die Bestellung jeweils aufgenommen werden soll.

Telefonliste

Die Aufgabenansicht Telefonliste zeigt alle Kunden an, die an dem jeweiligen Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.

Das Bestelldatum kann bei Bedarf in der Seitenleiste geändert werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld Anrufzeit geändert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Kunden aus, stellen Sie eine neue Zeit ein und drücken Sie auf . Im Memofeld können Notizen festgehalten werden. Diese werden in den Kundenstamm übertragen.

Um die Bestellung des Kunden aufzunehmen, wählen Sie den dazugehörigen Eintrag aus der Tabelle an. Mit Neu oder Strg + N kann dann ein neuer Auftrag erstellt und wie üblich erfasst werden. Alternativ kann mit Öffnen oder Strg + O eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.

Bestellhistorie

Die Aufgabenansicht Bestellhistorie ermöglicht eine Übersicht derjenigen Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.

Im Dialog Telefonverkauf wird dazu in der Optionsgruppe Aufgaben die Option Bestellhistorie ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld Grenzdatum eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung vor dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.

Favoriten

Eine Übersicht über die Favoriten der Kunden ist im Register Favoriten verfügbar. Wählen Sie dazu zunächst einen Kunden in der Bestellhistorie des Registers Kunden aus.

Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit Drucken oder Strg + P eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden, um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option Sortiment drucken im Optionsmenü rechts von Drucken zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.

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Fußnoten: