Aufträge automatisieren: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 16. April 2019, 11:09 Uhr

(Aufträge → Auftragsverwaltung → Grundlagen der Auftragsverwaltung → Sie sind auf der Seite: Aufträge automatisieren)

Auf dieser Seite erhalten Sie Informationen dazu, wie Sie kundenspezifische Auftragsvorlagen einsetzen können, um die Bestellannahme zu vereinfachen. Zusätzlich erhalten Sie einen kurzen Überblick über die Funktion Telefonverkauf.

Die Verarbeitung von Vorlagen kann in den Modulen Schnellerfassung oder Telefonverkauf erfolgen.

Erstellen einer Vorlage

Um eine kundenspezifische Auftragsvorlage zu erstellen, muss in der Kundenverwaltung ein Kunde mit der aktivierten Option „Regelmäßige Bestellung“ ausgewählt werden. Nun kann im Register Auftrag ein Auftrag als Vorlage gespeichert werden.^[1] Hierzu wird die Funktion Vorlage speichern im Optionsmenü hinter der Schaltfläche Sichern im Auftragsregister aufgerufen.

Für die automatische Schnellerfassung muss der Name der Vorlage aus der Kundennummer des Kunden bestehen.

Schnellerfassung

Wird eine Vorlage mit der Kundenummer als Dateinamen gesichert, kann auf diese auch mit der Schnellerfassung zugegriffen werden. Dabei wird die gesamte Vorlage in einen neuen Auftrag eingefügt, der automatisch dem Kunden zugeordnet wird, dessen Kundennummer den Dateinamen ergibt.

Das Modul kann im Menü Aufträge → Schnellerfassung oder die Funktionstaste Strg + F1 aufgerufen werden. Ein Dateidialog wird geöffnet.

Auftauto schnellerfassung.png

Es muss eine Vorlage ausgewählt werden, die eine Kundennummer als Namen aufweist^[2]. Die Auftragserfassung wird geöffnet, der Kunde aus dem Dateinamen der Vorlage ausgewählt, ein neuer Auftrag angelegt und die Vorlage verarbeitet. Anschließend kann der Auftrag weiter bearbeitet werden.

Telefonverkauf

Im Modul Telefonverkauf werden Kunden gelistet, für die eine regelmäßige Bestellannahme vorgesehen ist. Das Modul kann im Menü Aufträge → Telefonverkauf oder über die Tastenkombination Strg + F2 aufgerufen werden und besteht aus den Registern Kunden und Favoriten. Im Kundenregister ist im Bereich Aufgaben die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.

Telefonliste

Die Ansicht Telefonliste zeigt alle Kunden an, die an dem jeweiligen Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.

Die Regelmäßige Bestellung wird im Kundendatensatz aktiviert. Hier können Sie auch Intervall und Wochentag definieren, an dem die Bestellung jeweils aufgenommen werden soll.

Das Bestelldatum kann bei Bedarf in der Seitenleiste geändert werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld Anrufzeit geändert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Kunden aus, stellen Sie eine neue Zeit ein und drücken Sie auf . Im Memofeld können Notizen festgehalten werden. Diese werden in den Kundenstamm übertragen.

Um die Bestellung des Kunden aufzunehmen, wählen Sie den dazugehörigen Eintrag aus der Tabelle an. Mit Neu oder Strg + N kann dann ein neuer Auftrag erstellt und wie üblich erfasst werden. Alternativ kann mit Öffnen oder Strg + O eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.

Bestellhistorie

Die Ansicht Bestellhistorie ermöglicht eine Übersicht derjeniger Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.

Im Dialog Telefonverkauf wird dazu in der Optionsgruppe Aufgaben die Option Bestellhistorie ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld Grenzdatum eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung vor dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.

Favoriten

Eine Übersicht über die Favoriten der Kunden ist im Register Favoriten verfügbar. Wählen Sie dazu zunächst einen Kunden in der Bestellhistorie des Registers Kunden aus.

Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit Drucken oder Strg + P eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden, um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option Sortiment drucken im Optionsmenü rechts von Drucken zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.

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Fußnoten:

↑ Für den Kunden muss bereits ein Auftrag hinterlegt sein
↑ Ist die im Dateinamen hinterlegte Kundennummer nicht vorhanden, wird die Schnellerfassung abgebrochen.

[1] Für den Kunden muss bereits ein Auftrag hinterlegt sein

[2] Ist die im Dateinamen hinterlegte Kundennummer nicht vorhanden, wird die Schnellerfassung abgebrochen.

[1]

[2]

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 ==Telefonverkauf==
-Im Modul ''Telefonverkauf'' werden Kunden, für die eine regelmäßige Bestellannahme vorgesehen ist, abhängig von den Vorgaben für Periodizität der regelmäßigen Bestellung gelistet. Das Modul kann im Menü {{Menü|Aufträge}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Telefon.png|link=]] Telefonverkauf}} oder über die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|F2}} aufgerufen werden und besteht aus den Registern ''Kunden'' und ''Favoriten''. Im Kundenregister ist im Bereich ''Aufgaben'' die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.
+Im Modul ''Telefonverkauf'' werden Kunden gelistet, für die eine regelmäßige Bestellannahme vorgesehen ist. Das Modul kann im Menü {{Menü|Aufträge}} &rarr; {{Menü|[[Datei:Telefon.png|link=]] Telefonverkauf}} oder über die Tastenkombination {{Taste|Strg}} + {{Taste|F2}} aufgerufen werden und besteht aus den Registern ''Kunden'' und ''Favoriten''. Im Kundenregister ist im Bereich ''Aufgaben'' die Umschaltung von Telefonliste und Bestellhistorie möglich.
 ===Telefonliste===
+Die Ansicht ''Telefonliste'' zeigt alle Kunden an, die an dem jeweiligen Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.
+{{Tipp1|Die ''Regelmäßige Bestellung'' wird im [[Besonderheiten des Kundenstamms#Konditionen|Kundendatensatz]] aktiviert. Hier können Sie auch Intervall und Wochentag definieren, an dem die Bestellung jeweils aufgenommen werden soll.}}
-Die Aufgabe ''Telefonliste'' zeigt alle Kunden an, die zu einem bestimmten Datum angerufen werden sollen, um Bestellungen zu erfassen.
+[[File:telefonverkauf_liste.png|gerahmt|ohne|link=]]
-[[File:auftauto_telefonverkauf.png|border|link=]]
+Das ''Bestelldatum'' kann bei Bedarf in der Seitenleiste geändert werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld ''Anrufzeit'' geändert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Kunden aus, stellen Sie eine neue Zeit ein und drücken Sie auf [[File:Sichern.png|link=]]. Im Memofeld können Notizen festgehalten werden. Diese werden in den [[Kundenstamm]] übertragen.
-Das Bestelldatum kann eingestellt werden. Die Sortierung erfolgt nach der Anrufzeit. Die Anrufzeit eines Kunden kann im Feld ''Anrufzeit'' geändert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Kunden aus, stellen Sie eine neue Zeit ein und drücken Sie auf [[File:Sichern.png|link=]]. Im Memofeld können Notizen festgehalten werden. Diese werden in den [[Kundenstamm]] übertragen.
+Um die Bestellung des Kunden aufzunehmen, wählen Sie den dazugehörigen Eintrag aus der Tabelle an. Mit {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|N}} kann dann ein neuer Auftrag erstellt und wie üblich erfasst werden. Alternativ kann mit {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Öffnen}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|O}} eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.
-Sofern ein Kunde für eine Bestellannahme angezeigt wird, kann dieser in der Tabelle ausgewählt. Mit {{Menü|[[Datei:Neu.png|link=]] Neu}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|N}} kann dann ein neuer Auftrag erstellt und wie üblich erfasst werden. Alternativ kann mit {{Menü|[[Datei:Oeffnen.png|link=]] Öffnen}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|O}} eine beliebige Auftragsvorlage ausgewählt und in einen neuen Auftrag erfasst werden.
 <!--**************************************************-->
 ===Bestellhistorie===
-Die Aufgabe ''Bestellhistorie'' ermöglicht die Übersicht von Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.
+Die Ansicht ''Bestellhistorie'' ermöglicht eine Übersicht derjeniger Kunden, die über einen längeren Zeitraum keine Bestellungen durchgeführt haben.
-[[File:auftauto_telefonverkauf_bestell.png|border|link=]]
+[[File:telefonverkauf_historie.png|gerahmt|ohne|link=]]
-Im Dialog ''Telefonverkauf'' wird dazu in der Optionsgruppe ''Aufgaben'' die Option ''Bestellhistorie'' ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld ''Grenzdatum'' eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung vor dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.
+Im Dialog ''Telefonverkauf'' wird dazu in der Optionsgruppe ''Aufgaben'' die Option ''Bestellhistorie'' ausgewählt und ein Datumswert im Auswahlfeld ''Grenzdatum'' eingestellt. Es werden nun alle Kunden angezeigt, deren letzte Bestellung '''vor''' dem Grenzdatum liegt. In der Tabelle werden die verstrichenen Tage angezeigt. Die Liste wird nach dieser Angabe sortiert. So können Kunden gefiltert werden, die lange nicht bestellt haben. Die Liste kann direkt für die telefonische Bestellannahme genutzt werden.
 <!--**************************************************-->
 ===Favoriten===
 Eine Übersicht über die [[Artikel erfassen#Favoritenfunktion|Favoriten]] der Kunden ist im Register ''Favoriten'' verfügbar. Wählen Sie dazu zunächst einen Kunden in der Bestellhistorie des Registers ''Kunden'' aus.
-[[File:auftauto_telefonverkauf_fav.png|border|link=]]
+[[File:telefonverkauf_favoriten.png|gerahmt|ohne|link=]]
 Soll die telefonische Bestellannahme nicht am Computer durchgeführt werden, kann mit {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Drucken}} oder {{Taste|Strg}} + {{Taste|P}} eine Telefonliste mit Kundenname, Telefonnummern und Anrufzeit gedruckt werden. Auf Wunsch kann auch das Favoritensortiment des Kunden mitgedruckt werden, um die handschriftliche Bestellannahme zu vereinfachen. Dazu steht die Option ''Sortiment drucken'' im Optionsmenü rechts von {{Menü|[[Datei:Drucken.png|link=]] Drucken}} zur Verfügung. Für jeden Kunden wird eine separate Druckseite ausgegeben, auf der das Sortiment gelistet wird.