Bestellverwaltung

In der Bestellverwaltung können Bestellungen bei Lieferanten eingesehen und weiter verarbeitet werden. Die Bestellverwaltung ist daher an die Lieferantenverwaltung gekoppelt, hängt allerdings auch mit der Bedarfsprüfung zusammen. Das Modul kann über Stammdaten → Lieferanten → Bestellung aufgerufen werden.

Es existieren zwei Möglichkeiten für die Erfassung von Bestellposten: Um eine allgemeine Bedarfsprüfung durchzuführen und Bestellvorgänge bei verschiedenen Lieferanten durchzuführen, können die Bedarfsprüfung und der dazugehörige Erfassungsdialog genutzt werden. Alternativ kann auch direkt bei einem einzelnen Lieferanten bestellt werden; dies geschieht hier in der Bestellverwaltung. Außerdem werden in der Bestellverwaltung die bereits vorbereiteten und aktiven Bestellungen des ausgewählten Lieferanten angezeigt. Bestellposten können - abgesehen von der bereits erwähnten Erfassung - editiert oder entfernt und Bestellungen aktiviert, überwacht und nach Wareneingang gebucht und abgeschlossen werden.

Das Modul

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Bestellfilter

Bestellstatus

Bestellsummen

Lieferstatusdialog aufrufen

Pfandposten hinzufügen

Tabellenansicht

Die Anzeige der Bestellposten kann in der Seitenleiste des Registers gefiltert werden. Dabei kann die Tabellenansicht auf eine bestimmte Bestellung eingeschränkt werden, indem in das gleichnamige Eingabefeld eine Bestellnummer eingegeben wird. Alternativ kann mit einem in jenes Eingabefeld oder über die Schaltfläche die Bestellliste geöffnet und so die gewünschte Bestellung ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche wird der Filter und somit die Anzeige zurückgesetzt.

Bestellungen bei einem Lieferanten werden anhand des Bestellstatus gefiltert. Der Anzeigefilter bietet für jeden möglichen Status eine Option. Die Anzeige der Bestellsummen darunter gibt die Gesamtsumme aller Bestellposten im jeweiligen Bestellstatus wieder.

In der Navigation stehen in Abhängigkeit vom Anzeigefilter Buchungsoptionen oder der Bestelldruck zur Verfügung.

Filter auf Erfasste Posten

Stellen Sie den Filter auf Erfasste Posten, um Bestellungen vorzunehmen oder um bereits erfasste - aber noch nicht bestellte - Posten zu bearbeiten.

Der Erfassungsdialog

Die Bestellung von Ware direkt beim Lieferanten ist in der Bestellverwaltung möglich. Dazu wird wie folgt vorgegangen:

1. Filter auf "Erfasste Posten" stellen
2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination STRG + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Alternativ kann auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü geöffnet und in diesem "Artikel erfassen" ausgewählt werden. Das Optionsmenü kann auch über die Schaltfläche rechts von Ware geöffnet werden.
3. Analog der Erfassung von Artikeln in der Auftragsverwaltung muss in das Eingabefeld Artikel eine Artikelnummer eingegeben werden. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
4. Geben Sie im Eingabefeld "Anzahl" die gewünschte Bestellmenge ein und bestätigen Sie mit ↩. Voreingestellt ist stets die Staffelmenge, die beim Lieferanten hinterlegt wurde.
5. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Ist der ausgewählte Artikel nicht Bestandteil im Sortiment des aktuellen Lieferanten, wird in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen und der Artikel nicht erfasst. Soll der Artikel in das Sortiment des Lieferanten aufgenommen werden, kann mit einem auf rechts vom Feld Bst. Nr. der Lieferanten zuordnen-Dialog geöffnet werden:

Es wird analog dem Lieferanten zuordnen-Dialog des Warenstamms vorgegangen:

1. Mit Neu im Navigationsbereich kann eine neue Lieferantenverknüpfung angelegt werden. Im Eingabefeld Lieferant wird die Identnummer des zuvor ausgewählten Lieferanten automatisch übernommen. Bestätigen Sie die Nummer mit ↩.
2. Im Eingabefeld Bst. Nr. wird die externe Artikelnummer des Lieferanten eingegeben. Bestätigen Sie die Nummer mit ↩.
3. Im Eingabefeld Netto EK wird der Einkaufspreis des Artikels bei dem entsprechenden Lieferanten eingegeben. Durch die Schaltfläche rechts vom Eingabefeld kann der Einkaufspreis an den Artikeldatensatz übergeben werden. Der Preis wird dann für die Artikelkalkulation verwendet.
4. Die Artikelbezeichnung für den Artikel kann mit der Schaltfläche (Artikelbezeichnung übernehmen) rechts vom Eingabefeld aus dem Warenstamm übernommen oder direkt eingegeben werden.
5. Im Eingabefeld Staffel wird die übliche Bestellmenge für den Artikel hinterlegt. Diese Sollmenge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
6. Im Eingabefeld Minimum wird die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel eingegeben. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein.

Die Eingaben werden mit Sichern gespeichert.

Pfandartikel erfassen

Die Erfassung von Pfand erfolgt analog zur Erfassung von Artikeln.

1. Filter auf "Erfasste Posten" stellen
2. Mit einem Doppelklick in die Tabelle oder der Tastenkombination STRG + A wird der Erfassungsdialog geöffnet. Alternativ kann auch mit einem Rechtsklick in die Tabelle das Optionsmenü geöffnet und in diesem "Artikel erfassen" ausgewählt werden. Über die Schaltfläche Pfand wird in die Pfanderfassung gewechselt. Mit der Tastenkombination STRG + L oder der Schaltfläche rechts von Pfand wird die Pfanderfassung direkt gestartet.
3. Analog der Erfassung von Pfandartikeln in der Auftragsverwaltung muss in das Eingabefeld Pfand eine Pfandnummer eingegeben werden. Bei unvollständigen Pfandnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet.
4. Die Anwendung zeigt die Pfandbezeichnung und den Bestand im Pfandlager an. Dieser Bestand wird als Rücknahme im Eingabefeld „Anzahl“ angeboten. Der Wert kann geändert oder mit ↩ übernommen werden. Wenn die Schaltfläche „Negatives Vorzeichen“ weiß eingefärbt ist, wird die eingegebene Anzahl automatisch mit einem Minuszeichen versehen und als Rücknahme gewertet.
5. Sichern Sie den erfassten Posten mit Sichern oder ↩.

Bestellposten bearbeiten

Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.

Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden. Über das Optionsmenü können bei Bedarf alle Posten gelöscht werden.

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden. Der Posten muss zunächst angewählt werden. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle.

Im Dialog kann die Gratismenge angegeben werden. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellungen aktivieren

Mit Bestellen werden die erfassten Posten beim Lieferanten bestellt, als Orderdatei gesichert und in den Status Bestellte Posten versetzt. Falls es mehrere Lager gibt, wird zuerst eine Auswahl der Lager präsentiert, aus der gewählt werden kann. Bestellungen können auch direkt abgeschlossen werden. Die erfassten Posten werden dadurch direkt in den Status Gebuchte Posten versetzt. Die Funktion Bestellung direkt abschließen wird hier erläutert.

Bestellungen überwachen

Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um den Status eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + A angewählt werden. Der Statusdialog wird geöffnet.

Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Bisherigen Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.

Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.

Wareneingänge

Um Wareneingänge zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren oder Strg + G in den Status „geliefert“ versetzt werden.

Wenn alle Bestellposten als geliefert deklariert und in Bestand gebucht werden sollen, kann dies durch die Schaltfläche Eingang durchgeführt werden.

Die Bestände werden im Warenstamm aktualisiert, das Modul Warenstamm muss jedoch neu geladen werden, damit die Änderungen angezeigt werden.

Wareneingang buchen

Um gelieferte Waren einzubuchen, muss der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Artikel einzubuchen, muss dieser in der Tabelle angewählt und die Schaltfläche Buchen betätigt werden. Das Buchen von Bestellposten erhöht den Warenbestand um die bestellte Stückzahl.

Aktualisieren der Einkaufspreise

Sofern sich der Einkaufspreis des Artikels beim Lieferanten der aktuellen Bestellung vom hinterlegten Einkaufspreis im Warenstamm unterscheidet, wird ein Hinweis eingeblendet.

Die Option Artikelstamm prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des Warenstamms.

Dieser Preis sollte als Grundlage für die Kalkulation der Verkaufspreise genutzt werden.

Die Option Lieferantensortiment prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des aktuellen Lieferanten.

Eine Änderung der Verkaufspreise wird nicht vorgenommen.

Die Aktualisierung der Einkaufspreise kann in drei Stufen automatisiert werden:

Mit der Option Vor jeder Preisänderung rückfragen wird - sofern sich der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung vom Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment unterscheidet - ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Mit der Option Höhere Preisänderung automatisch aktualisieren wird - sofern der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung höher ist, als der Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment - automatisch aktualsiert. Bei einem niedrigerem Einkaufspreis wird ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Diese Option vereinfacht die automatische Weitergabe von Preiserhöhungen, ohne der Gefahr der Übernahme von niedrigeren (Angebots)preisen.

Mit der Option Alle Preise automatisch aktualisieren werden alle Einkaufspreise im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment automatisch aktualisiert.

Einkaufsrechnung prüfen

Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Dazu wird der Dialog "Einkauf prüfen und buchen" aufgerufen.

Bestellung direkt abschließen

Die Funktion Bestellung direkt abschließen versetzt Posten einer Bestellung direkt in den Zustand gebucht, dies ist praktisch wenn Bestellungen nicht administriert, sondern direkt gebucht und abgeschlossen werden sollen. Dementsprechend kann diese Funktion für Bestellungen, die sich im Status erfasst, bestellt oder geliefert befinden, angewandt werden. Sie kann über die Schaltfläche rechts neben Bestellen (Filter auf Erfasste Posten), Eingang (Filter auf Bestellte Posten) bzw. Buchen (Filter auf gelieferte Posten) aufgerufen werden. Es besteht die Möglichkeit, sowohl die Liefermengen als auch die Artikelpreise vor dem Einbuchen zu prüfen.

Im Folgenden handelt es sich bei der - Taste nicht um die Sichern- Taste! Ein Klick auf die Sichern- Taste beendet den Dialog und die Bestellmengen können nicht mehr geprüft werden!

In dem Dialog Bestellmengen prüfen können - abgesehen von der Änderung bzw. Bestätigung von Liefermengen - auch weitere Artikel der Bestellung zugefügt werden. Das Feld Art. Nr. wird nur genutzt, um neue Posten hinzuzufügen. Ist dies gewünscht, kann hier die entsprechende Artikelnummer eingegeben werden. Bei unvollständigen Artikelnummern oder Eingabe eines Suchbegriffs wird ein Suchdialog gestartet. Geben Sie dann die gewünschte Anzahl ein und bestätigen Sie mit bzw. ↩. Der hinzugefügte Posten wird in der Postenliste blau markiert.

Soll die Bestellmenge eines bereits vorhandenen Posten bestätigt bzw. geändert werden, darf im Feld Art. Nr. nichts eingegeben werden. Wechseln Sie entweder mit der Maus oder mit ↩ in das Feld Anzahl. Die zuvor erfasste Anzahl ist bereits voreingestellt. Stimmt diese mit der tatsächlichen überein, bestätigen Sie mit bzw. ↩. Der geprüfte Posten wird in der Postenliste grün markiert. Wird im Feld eine andere Anzahl eingegeben und bestätigt, wird der geänderte Posten in der Postenliste rot markiert. In der Tabelle wird der nächste Posten automatisch ausgewählt.

Folgende Tabelle zeigt die Farbcodierung der Postenliste:

Farbe
Posten wurde...	... geprüft und Bestellmenge bestätigt	... geprüft und Bestellmenge geändert	... hinzugefügt	... noch nicht geprüft

Wurden alle Posten geprüft, können die Änderungen mit Sichern, ↩ bzw. Strg + S übernommen werden. Es ist auch möglich, den Dialog vorzeitig zu beenden, wenn bspw. nicht alle Bestellmengen geprüft werden sollen.

Im Anschluss besteht die Möglichkeit die Artikelpreise zu prüfen. Das Vorgehen entspricht dem des vorangegangenen Dialogs zur Prüfung der Bestellmengen. Weiterhin besteht die Möglichkeit bei einer Preisänderung die Einkaufspreise sowohl im Artikelstamm als auch im Lieferantensortiment zu aktualisieren.

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Fußnoten: