Bestellverwaltung

In der Bestellverwaltung können Bestellungen bei Lieferanten eingesehen und weiter verarbeitet werden. Die Bestellverwaltung ist daher an die Lieferantenverwaltung gekoppelt, hängt allerdings auch mit der Bedarfsprüfung zusammen. Das Modul kann über Stammdaten → Lieferanten → Bestellung aufgerufen werden.

Es existieren zwei Möglichkeiten für die Erfassung von Bestellposten: Um eine allgemeine Bedarfsprüfung durchzuführen und Bestellvorgänge bei verschiedenen Lieferanten durchzuführen, können die Bedarfsprüfung und der dazugehörige Erfassungsdialog genutzt werden. Alternativ kann auch direkt bei einem einzelnen Lieferanten bestellt werden; dies geschieht hier in der Bestellverwaltung. Außerdem werden in der Bestellverwaltung die bereits vorbereiteten und aktiven Bestellungen des ausgewählten Lieferanten angezeigt. Bestellposten können - abgesehen von der bereits erwähnten Erfassung - editiert oder entfernt und Bestellungen aktiviert, überwacht und nach Wareneingang gebucht und abgeschlossen werden.

Das Modul

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Bestellfilter

Bestellstatus

Bestellsummen

Lieferstatusdialog aufrufen

Pfandposten hinzufügen

Tabellenansicht

Die Anzeige der Bestellposten kann in der Seitenleiste des Registers gefiltert werden. Dabei kann die Tabellenansicht auf eine bestimmte Bestellung eingeschränkt werden, indem in das gleichnamige Eingabefeld eine Bestellnummer eingegeben wird. Alternativ kann mit einem in jenes Eingabefeld oder über das Optionsmenü die Bestellliste geöffnet und so die gewünschte Bestellung ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche wird der Filter und somit die Anzeige zurückgesetzt.

Bestellungen bei einem Lieferanten werden anhand des Bestellstatus gefiltert. Der Anzeigefilter bietet für jeden möglichen Status eine Option. Die Anzeige der Bestellsummen darunter gibt die Gesamtsumme aller Bestellposten im jeweiligen Bestellstatus wieder.

In der Navigation stehen in Abhängigkeit vom Anzeigefilter Buchungsoptionen oder der Bestelldruck zur Verfügung.

Bestellposten bearbeiten

Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.

Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann mit Anzahl ändern oder Einfg bzw. Preis ändern oder Strg + Einfg editiert und mit Posten löschen oder Entf entfernt werden.

Pfandartikel können mit der Schaltfläche neben dem Anzeigefeld Pfand oder mit Strg + L hinzugefügt werden.

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden. Der Posten muss zunächst angewählt werden. Wählen Sie im Optionsmenü Gratisposten abziehen oder drücken Sie Strg + Entf, um den Änderungsdialog aufzurufen. Um das Optionsmenü anzuzeigen, klicken Sie rechts von auf oder machen Sie einen Rechtsklick in die Tabelle.

Im Dialog kann die Gratismenge angegeben werden. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellungen aktivieren

Um Bestellposten zu aktivieren, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden. Mit Bestellen werden die erfassten Posten beim Lieferanten bestellt und als Orderdatei gesichert. Falls es mehrere Lager gibt, wird zuerst eine Auswahl der Lager präsentiert, aus der gewählt werden kann.

Bestellungen überwachen

Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um den Status eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option Lieferstatus editieren oder Strg + A angewählt werden. Der Statusdialog wird geöffnet.

Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status Termin bestätigt ausgezeichnet werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies ist nützlich, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde. Die Option Bisherigen Betrag ersetzen bezieht sich auf diesen Sperrvermerk. Ist diese Option aktiv, wird der alte Sperrvermerk überschrieben. Ansonsten wird die Stückzahl des neuen Sperrvermerks auf die bereits gesperrten Stücke aufaddiert.

Ist die Option Alle Positionen aktualisieren aktiv, beziehen sich die Änderungen, die Sie vornehmen nicht nur auf den von Ihnen ausgewählten Posten, sondern auf alle Posten, die sich in der Tabelle befinden.

Wareneingänge

Um Wareneingänge zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption Artikel als geliefert markieren oder Strg + G in den Status „geliefert“ versetzt werden.

Wenn alle Bestellposten als geliefert deklariert und in Bestand gebucht werden sollen, kann dies durch die Schaltfläche Eingang durchgeführt werden.

Die Bestände werden im Warenstamm aktualisiert, das Modul Warenstamm muss jedoch neu geladen werden, damit die Änderungen angezeigt werden.

Wareneingang buchen

Um gelieferte Waren einzubuchen, muss der Anzeigefilter auf „Gelieferte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Artikel einzubuchen, muss dieser in der Tabelle angewählt und die Schaltfläche Buchen betätigt werden. Das Buchen von Bestellposten erhöht den Warenbestand um die bestellte Stückzahl.

Aktualisieren der Einkaufspreise

Sofern sich der Einkaufspreis des Artikels beim Lieferanten der aktuellen Bestellung vom hinterlegten Einkaufspreis im Warenstamm unterscheidet, wird ein Hinweis eingeblendet.

Die Option Artikelstamm prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des Warenstamms.

Dieser Preis sollte als Grundlage für die Kalkulation der Verkaufspreise genutzt werden.

Die Option Lieferantensortiment prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des aktuellen Lieferanten.

Eine Änderung der Verkaufspreise wird nicht vorgenommen.

Die Aktualisierung der Einkaufspreise kann in drei Stufen automatisiert werden:

Mit der Option Vor jeder Preisänderung rückfragen wird - sofern sich der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung vom Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment unterscheidet - ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Mit der Option Höhere Preisänderung automatisch aktualisieren wird - sofern der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung höher ist, als der Einkaufspreis im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment - automatisch aktualsiert. Bei einem niedrigerem Einkaufspreis wird ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Diese Option vereinfacht die automatische Weitergabe von Preiserhöhungen, ohne der Gefahr der Übernahme von niedrigeren (Angebots)preisen.

Mit der Option Alle Preise automatisch aktualisieren werden alle Einkaufspreise im Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment automatisch aktualisiert.

Einkaufsrechnung prüfen

Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Dazu wird der Dialog "Einkauf prüfen und buchen" aufgerufen.

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Fußnoten: