Lieferantenstamm

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Im Lieferantenstamm werden u.a. Lieferantenbestellungen verwaltet. Die Lieferantenverwaltung kann im Menü Stammdaten → Lieferanten, durch die Schaltfläche in der Seitenleiste oder die Funktionstaste F9 aufgerufen werden. Die Erfassung von Adress- und Teledaten sowie Bankverbindung und Zahlungskonditionen funktioniert bei Kunden und Lieferanten identisch und wird im Abschnitt Lieferanten und Kunden erläutert.

Eingabe

Die spezifischen Einstellmöglichkeiten für den Lieferantenstamm

Folgende Einstellmöglichkeiten sind nur für den Lieferantenstamm verfügbar:

• Ist die Option GEDAT Lieferant gewählt, so können für den Lieferanten die entsprechende GEDAT-Identifikation und GLN eingetragen werden.
• Die Optionen unter Bestellweg bestimmen die Ausgabe der Lieferantenbestellungen.
• Unter Barlieferant (Nachnahme) wird gewählt, ob Transaktionen mit dem Lieferanten bar bzw. per Nachnahme vergütet werden.
• Mithilfe der Optionsgruppe Frachtkosten berechnen können die Frachtkosten eines Lieferanten einbezogen werden.
• In das Eingabefeld Kunde kann eine Verknüpfung zu einem bestehenden Kundendatensatz eingefügt werden. Dadurch kann im Dialog Umsatzanalysen die Berechnung von Rückvergütungsanforderungen durchgeführt werden.
• In das Eingabefeld KR Nr. kann eine alternative Lieferantennummer eingegeben werden, die als Kreditorennummer im DATEV-Export genutzt werden kann.

Umsatzstatistik

Umsatzstatistiken ermöglichen einen Überblick über die bezogenen Waren bei dem Lieferanten innerhalb eines Zeitraumes. Der Umsatzdialog wird mit Umsatz im Navigationsbereich geöffnet.

Der Dialog Umsatzstatistik

Um eine Umsatzstatistik zu erstellen, muss der Zeitraum für die Statistik angegeben und der Statistiktyp ausgewählt werden. Es können Umsätze oder Erträge dargestellt werden. Des Weiteren steht eine Selektion der Gratiswaren zur Verfügung.

• Bei der Auswahl Verkauf werden alle Umsätze aus dem Liefersortiment des Lieferanten ermittelt. Ob der Lieferant die Waren auch geliefert hat, ist dabei unerheblich. Daher sollte die Auswahl Verkauf insbesondere bei Herstellern angewendet werden.
• Bei der Auswahl Einkauf werden alle Bestellungen des Lieferanten ermittelt. Ob die Waren auch verkauft wurden, ist dabei unerheblich.

Die Statistik wird mit Start erstellt. Die Zusammenstellung kann, insbesondere wenn Strukturartikeln zu berücksichtigen sind, einige Zeit beanspruchen. Ein Fortschrittsdialog zeigt den Verarbeitungsstatus an. Dieser Prozess kann nicht unterbrochen werden.

Eine Umsatzstatistik kann mit Druck oder Strg + P ausgedruckt werden.

Eine Besonderheit in der Lieferantenverwaltung ist die Verwendung der Umsatzdaten für die Erstellung von Rückvergütungsanforderungen. Dazu muss in der Gruppe Rückvergütung des Umsatzdialogs ein Artikel hinterlegt werden, der für die Rechnungserstellung genutzt werden kann. Auf der Preisbasis dieses Artikels wird dann anhand der Wahl des Faktors Umsatz, Volumen oder Masse in der Gruppe Export die Rückvergütungssumme berechnet. Mit der Schaltfläche (Rückvergütung in Auftrag übernehmen) hinter dem berechneten Gesamtbetrag wird ein Auftrag mit dem verknüpften Debitorenkonto des Lieferanten erstellt und die Rückvergütung erfasst.

Sortiment

Im Register Sortiment kann das Lieferprogramm des aktuellen Lieferanten eingesehen und bearbeitet werden. Ein Artikel kann, sofern er von mehreren Lieferanten bezogen wird, in der Warenverwaltung den entsprechenden Lieferanten zugeordnet werden. Alternativ kann das Sortiment eines Lieferanten in der Lieferantenverwaltung gepflegt werden.

Das Sortiment eines Lieferanten

Es können nur Artikel verknüpft werden, die bereits im Warenstamm angelegt wurden. Um einen neuen Artikel zum Sortiment des aktuellen Lieferanten zuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie das Anlegen mit Neu im Navigationsbereich oder Strg + N.
2. Geben Sie im Eingabefeld Art. Nr. die interne Artikelnummer des gewünschten Artikels an und bestätigen Sie mit ↩. Wird die Nummer falsch oder unvollständig eingegeben, öffnet sich ein Suchdialog. Wählen Sie den gewünschten Artikel aus.
3. Geben Sie die externe Artikelnummer des Lieferanten im Eingabefeld Bst. Nr. ein.
4. Geben Sie unter Bst Bezeichn. eine Bezeichnung für den Artikel ein. Sie können die Schaltfläche (Artikelbezeichnung übernehmen) hinter dem Eingabefeld verwenden, um wahlweise den Suchbegriff oder den Artikeltext des Artikels aus dem Warenstamm zu übernehmen. Sie können auch eine neue Bezeichnung eingeben.
5. Geben Sie im Eingabefeld Staffel die übliche Bestellmenge für den Artikel ein. Diese Menge kann als Standardwert in Bestellungen verwendet werden.
6. Geben Sie im Eingabefeld Minimum die zugelassene Mindestbestellmenge für den Artikel ein. Dies kann beispielsweise die kleinste Verpackungseinheit sein. Mit der Schaltfläche Artikel bestellen hinter dem Eingabefeld "Minimum" können Sie den Artikel sofort für die Bestellung beim aktuellen Lieferanten vormerken und in der Bestellverwaltung verarbeiten.
7. Geben Sie den Einkaufspreis des Artikels bei diesem Lieferanten im Eingabefeld Netto EK ein.
8. Speichern Sie die Eingaben mit Sichern oder Strg + S.

Bestellung

Nachdem die Bedarfsprüfung durchgeführt und die Bestellpositionen erfasst wurden, wird Im Register „Bestellung“ die Bearbeitung von Lieferantenbestellungen durchgeführt. Hier werden die bereits vorbereiteten und aktiven Bestellung des ausgewählten Lieferanten angezeigt. In diesem Register können Bestellposten editiert oder entfernt werden und Bestellungen aktiviert, überwacht und nach Wareneingang gebucht und abgeschlossen werden.

Die Anzeige der Bestellposten kann in der Seitenleiste des Registers gefiltert werden. Dabei kann die Tabellenansicht auf eine bestimmte Bestellung eingeschränkt werden, indem in das gleichnamige Eingabefeld eine Bestellnummer eingegeben und der Filter mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld aktiviert wird. Um die Anzeige zurückzusetzen, kann der Filter mit der Schaltfläche ausgeschaltet werden.

Bestellungen an einen Lieferanten werden anhand des Bestellstatus gefiltert. Der Anzeigefilter bietet für jeden möglichen Status eine Option. Die Anzeige der Bestellsummen darunter wird nicht gefiltert. Es wird immer die Gesamtsumme aller vorhandenen Bestellposten angezeigt.

In der Navigation stehen in Abhängigkeit vom Anzeigefilter Buchungsoptionen oder der Bestelldruck zur Verfügung.

Bestellposten bearbeiten

Im Register „Bestellungen“ der Lieferantenverwaltung können keine neuen Artikelposten zugefügt werden. Es ist jedoch möglich, Posten zu bearbeiten und Pfandposten zuzufügen.

Um nicht bestellte Posten vor der Bestellung zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden.

Es besteht nun die Möglichkeit, Bestellposten zu bearbeiten. Mittels Rechtsklick in der Tabelle kann das Optionsmenü angezeigt werden, welches die passenden Optionen „Posten löschen“ oder „Anzahl ändern“ anbietet. Bearbeitet wird der jeweils durch die Anwendung in der Tabelle hervorgehobene Artikel. Ein Bestellposten kann auch mit Entf entfernt oder Einfg editiert werden.

Pfandartikel können mit der Schaltfläche oder mit Strg + L hinzugefügt werden.

Gratiswaren erfassen

Sofern ein Teil der Warenlieferung vom Lieferanten gratis geliefert wird, kann die entsprechende Teilmenge des Bestellpostens als Gratisware deklariert werden. Der Posten muss zunächst angewählt werden. Die Bearbeitung wird in einem Dialog durchgeführt, der durch die Auswahl „Gratisposten abziehen“ im Menü, dass durch die Optionsschaltfläche hinter dem Anzeigefeld „Ware“ eingeblendet werden kann, oder Strg + Entf aufgerufen werden kann.

Im Dialog kann die Gratismenge angegeben werden. Die Gratismenge darf die Postenmenge nicht überschreiten.

Bestellungen aktivieren

Um Bestellposten zu aktivieren, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Erfasste Posten“ eingestellt werden. Mit Bestellen oder Strg + P werden die nicht bestellten Posten je nach Voreinstellung beim jeweiligen Lieferanten ausgedruckt, gefaxt, als Text oder Orderdatei per E-Mail zugestellt.

Bestellungen überwachen

Um bestellte Posten zu überwachen, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um den Status eines bestellten Postens zu editieren, kann im Optionsmenü der Bestelltabelle die Option „Lieferstatus editieren“ oder Strg + A angewählt werden. Der Statusdialog wird geöffnet.

Der Lieferstatusdialog ermöglicht die Definition und Auswahl einer informativen Beschreibung zum Lieferstatus des Bestellpostens. So kann ein Bestellposten, dessen Liefertermin vom Lieferanten bestätigt wurde, mit dem Status „Termin bestätigt“ ausgezeichnet werden. Zusätzlich kann das Lieferdatum im Eingabefeld unter dem Statusfeld angegeben werden.

Diese Informationen werden im Bestellposten angezeigt und können auch in der Erfassung eingesehen werden. Dadurch können detaillierte Auskünfte zu Bestellungen an Kunden weitergegeben werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Bestellposten mit einem Sperrvermerk zu versehen. Dies kann genutzt werden, wenn bestellte Ware teilweise für Kunden reserviert wurde.

Eine weitere Option im Kontextmenü der Anzeigetabelle ermöglicht das Entfernen eines Bestellpostens. Diese Option kann auch mit Entf aktiviert werden.

Wareneingänge

Um Wareneingänge zu bearbeiten, muss zunächst der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Bestellposten als geliefert zu markieren, kann dieser angewählt und mit der Kontextmenüoption „Artikel als geliefert markieren“ oder Strg + G in den Status „geliefert“ versetzt werden.

Wenn alle Bestellposten als geliefert deklariert und in Bestand gebucht werden sollen, kann dies durch die Schaltfläche Eingang durchgeführt werden.

Wareneingang buchen

Um gelieferte Waren einzubuchen, muss der Anzeigefilter auf „Bestellte Posten“ eingestellt werden. Um einen einzelnen Artikel einzubuchen, kann dieser in der Tabelle angewählt und durch die Option neben der Schaltfläche Buchen gebucht werden. Das Buchen von Bestellposten erhöht den Warenbestand um die bestellte Stückzahl.

Aktualisieren der Einkaufspreise

Nach dem Einbuchen der Bestelleingänge im Lager werdern Einkaufspreise aktualisiert und die Eingangsrechnung geprüft. Dazu muss der Anzeigefilter auf "Gelieferte Posten" eingestellt werden. Der Buchungsvorgang erfolgt im Dialog "Einkaufspreise aktualisieren" und wird mit der Schaltfläche Buchen gestartet.

Die Option "Artikelstamm" prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des Warenstamms.

Dieser Preis sollte als Grundlage für die Kalkulation der Verkaufspreise genutzt werden.

Die Option "Lieferantensortiment" prüft den Einkaufspreis im Artikeldatensatz des aktuellen Lieferanten.

Eine Änderung der Verkaufspreise wird nicht vorgenommen.

Die Aktualisierung der Einkaufspreise kann in drei Stufen automatisiert werden:

Mit der Option "Vor jeder Preisänderung rückfragen" wird, sofern sich der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung vom Einkaufspreis in Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment unterscheidet, ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Mit der Option "Höhere Preisänderung automatisch aktualisieren" wird, sofern der Einkaufspreis des Artikels der aktuellen Bestellung höher ist, als der Einkaufspreis in Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment, automatisch aktualsiert. Bei einem niedrigerem Einkaufspreis wird ein Hinweis mit Preisangaben eingeblendet und abgefragt, ob der bestehende Preis geändert werden soll.

Diese Option vereinfacht die automatische Weitergabe von Preiserhöhungen ohne die Gefahr der Übernahme von niedrigeren (Angebots)preisen.

Mit der Option "Alle Preise automatisch aktualsieren" werden alle Einkaufspreise in Artikelstamm und/oder Lieferantensortiment automatisch aktualsiert.

Einkaufsrechnung prüfen

Nach der Überprüfung der Einkaufspreise kann der Rechnungsbeleg geprüft und in der Kreditorenbuchhaltung hinterlegt werden. Dazu wird der Dialog "Einkauuf buchen" aufgerufen".

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