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===Vorlagen===
Formulierungen in E-Mails mit Auftragsdokumenten werden automatisch in die E-Mail eingefügt. Anstatt der Standardformulierungen können für den Versand von Angeboten, Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Mahnungen individuelle Vorlagen verwendet werden.


Es können Vorlagen für den Versand von Angeboten, Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen hinterlegt werden. Für die Gestaltung der Vorlagen werden Textdateien (TXT) verwendet, deren Dateipfade in den Eingabefeldern eingetragen werden können.
Die Texte werden als Textdateien (TXT) gespeichert, die Dateipfade werden in den Eingabefeldern eingetragen.


Im Eingabefeld „Standardschriftart“ kann eine Vorgabe für Schriftart und Schriftgröße gemacht werden. Im Feld dahinter kann die Schriftgröße festgelegt werden. Die Schaltfläche [[Datei:Editieren.png|link=]] hinter dem Eingabefeld der Schriftgröße ermöglicht die Auswahl einer Schriftart aus einem Dialog. Schriftschnitte<ref>Fettdruck, Kursiv, Unterstrichen</ref> werden als Vorgabewerte nicht unterstützt.
====Variablen in Vorlagen====
In individuellen Vorlagen können Variablen eingefügt werden, die zusätzliche Texte bei Bedarf zufügen.


Sie können auswählen, ob sie eine E-Mail als HTML-Format versenden wollen, indem sie ein Häkchen setzen. HTML ist die Abkürzung von Hypertext Markup Language und bezeichnet eine textbasierte Auszeichnungssprache zur Strukturierung elektronischer Dokumente wie Texte mit Hyperlinks, Bildern und anderen Inhalten. Gegenüber der reinen Text-E-Mail haben sie im HTML-Format den Vorteil, dass sie die Schriftgröße, Schriftart und Formatierungen festlegen können. Allerdings muss der Empfänger HTML aktiviert haben, ansonsten wird der Text beim Empfänger unformatiert dargestellt.
{{Tipp1|Automatische Formulierungen werden automatisch mit den Ergänzungen versehen.}}


Im Eingabefeld „Signatur" können Sie eine Signatur hinterlegen, die in den Mailvorlagen integriert wird. Hier können HTML-Signaturen mit Logos verbunden werden, die im Internet gespeichert sind. Alternativ kann eine Standardsignatur in E-Mails ergänzt werden, die aus den Betriebsdaten erzeugt wird und die Felder „Firma“, „Zusatz1“, „Zusatz2“, „Straße“, „PLZ + Ort“, „Telefon“ und „Telefax“ enthält. Um die Standardsignatur zu verwenden, muss die Option „Standardsignatur verwenden" hinter den Eingabefeldern der ''Vorlagen'' aktiviert werden.
$ERechHinweis


Sie haben außerdem die Möglichkeit auch ein Logo aus dem Internet in Ihre HTML-Signatur einzufügen, indem Sie den Link des Bildes einfügen. Voreingestellt ist die Verlinkung auf eine Datei mit dem Namen "logo.jpg" im Hauptverzeichnis des Webservers "$Home", auf dem sich die Website des Unternehmen befindet:
Wenn eine Rechnung im Format X-Rechnung versendet wird, wird dieser Text zugefügt: ''Der Beleg im Format X-Rechnung als XML-Datei wird gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU ausgefertigt und entspricht EN 16931. Sie müssen die Datei prüfen und archivieren.''


  <href="http://$Home/"><img alt="$Name1" src="http://$Home/logo.jpg" border="0"></a>
Wenn eine Rechnung im Format ZUGFeRD versendet wird, wird dieser Text zugefügt: ''Der Beleg im Format ZUGFeRD als PDF-Datei wird gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU ausgefertigt und entspricht EN 16931. Sie müssen die Datei prüfen und archivieren.''
 
$PFortHinweis
 
Wenn einer Rechnung eine Pfandfortschreibung zugefügt wird, wird dieser Text zugefügt: ''Des Weiteren befindet sich im Anhang die aktuelle Pfandfortschreibungstabelle''
 
$ShipmentLink
 
Wenn für eine Lieferung eine Sendungsnummer vorliegt, wird dieser Text zugefügt: ''Sie können die Sendung unter <SENDUNGSNUMMER> verfolgen.''
 
===HTML===
E-Mails können im HTML-Format<ref>HTML ist die Abkürzung von Hypertext Markup Language und bezeichnet eine textbasierte Auszeichnungssprache zur Strukturierung elektronischer Dokumente wie Texte mit Hyperlinks, Bildern und anderen Inhalten.</ref> versendet werden, indem die Option {{Menü|E-Mail in HTML-Format senden}} aktiviert wird.
 
{{Hinweis|Gegenüber reinen Texten, kann im HTML-Format die Schriftgröße, Schriftart und Formatierungen frei gewählt werden. Allerdings muss der Empfänger die Darstellung mit HTML-Auszeichnungen aktiviert haben, ansonsten wird der Text beim Empfänger unformatiert dargestellt.}}
 
Im Eingabefeld „Standardschriftart“ kann im HTML-Format eine Schriftart eingestellt werden. Im Feld dahinter kann die Schriftgröße festgelegt werden. Die Schaltfläche [[Datei:Editieren.png|link=]] hinter dem Eingabefeld der Schriftgröße ermöglicht die Auswahl einer Schriftart aus einem Dialog. Die Schriftschnitte Fettdruck, Kursiv und Unterstrichen werden als Vorgabewerte nicht unterstützt.
 
===Signatur===
Um die Standardsignatur zu verwenden, muss die Option „Standardsignatur verwenden" hinter den Eingabefeldern der ''Vorlagen'' aktiviert werden.
Alternativ kann eine individuelle Signatur hinterlegen, die in den Mailvorlagen integriert wird. Hier können HTML-Signaturen mit Logos verbunden werden, die im Internet gespeichert sind. Alternativ kann eine Standardsignatur in E-Mails ergänzt werden, die aus den Betriebsdaten erzeugt wird und die Felder „Firma“, „Zusatz1“, „Zusatz2“, „Straße“, „PLZ + Ort“, „Telefon“ und „Telefax“ enthält.
 
====Variablen in Signaturen====
In individuellen Signaturen können Variablen eingefügt werden, die Firmenangaben zufügen.
 
{| class="wikitable" style="text-align:left"
! style="background:#DCDCDC" | Variable
!! style="background:#DCDCDC" | Inhalt
!! style="background:#DCDCDC" | Information
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Benutzer
| style="background:#FFFFFF" | Name des Benutzers
| style="background:#FFFFFF" | Nur bei aktiver Benutzerverwaltung
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Name1
| style="background:#FFFFFF" | Name der Firma
| style="background:#FFFFFF" |
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Name2
| style="background:#FFFFFF" | Zusatz der Firma
| style="background:#FFFFFF" |
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Strasse
| style="background:#FFFFFF" | Straße
| style="background:#FFFFFF" |
|-
| style="background:#FFFFFF" | $LKZ
| style="background:#FFFFFF" | Landeskennzeichen
| style="background:#FFFFFF" |
|-
| style="background:#FFFFFF" | $PLZ
| style="background:#FFFFFF" | Postleitzahl
| style="background:#FFFFFF" |
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Ort
| style="background:#FFFFFF" | Ort
| style="background:#FFFFFF" |
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Website
| style="background:#FFFFFF" | Website
| style="background:#FFFFFF" | Nur wenn vorhanden
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Telefon
| style="background:#FFFFFF" | Telefon
| style="background:#FFFFFF" |
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Telefax
| style="background:#FFFFFF" | Telefax
| style="background:#FFFFFF" | Nur wenn vorhanden
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Registereintrag
| style="background:#FFFFFF" | Telefax
| style="background:#FFFFFF" | Nur wenn vorhanden
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Inhaber
| style="background:#FFFFFF" | Inhaber oder Geschäftsführer
| style="background:#FFFFFF" |
|-
| style="background:#FFFFFF" | $Info
| style="background:#FFFFFF" | Informationszeile
| style="background:#FFFFFF" | Nur wenn vorhanden
|}
 
{{Tipp1|Die Angaben sind im Register "Firma" in den Einstellungen hinterlegt und können dort geändert werden.}}
 
====Logo====
Soll ein Logo aus dem Internet in die HTML-Signatur eingefügt werden, muss der Link des Bildes eingefügt werden. Voreingestellt ist die Verlinkung auf eine Datei mit dem Namen "logo.jpg" im Stammverzeichnis des Webservers "$Home", auf dem sich die Website des Unternehmen befindet:
 
  <href="https://$Home/"><img alt="$Name1" src="https://$Home/logo.jpg" border="0"></a>
 
{{Tipp1|Die Angabe kann durch weitere Unterverzeichnisse und einen anderen Dateinamen für das Logo angepasst werden.}}
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