E-Rechnung

Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen. Ab 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen elektronische Rechnungen verarbeiten können.

Die Fakten

• Elektronische Rechnungen sind computerlesbare Belege im Format X-Rechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei).
• Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen annehmen
• Der Versand von E-Rechnungen in den vorgeschriebenen Formaten an Gewerbekunden ist
  • spätestens ab 1. Januar 2027 verbindlich für Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
  • spätestens ab 1. Januar 2028 verbindlich für Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz in 2026 erwirtschaften.
• Die Pflicht zur Annahme von elektronischen Rechnungen gilt für alle deutschen Unternehmen, nicht jedoch für Unternehmen im Ausland oder Privatkunden.

FAKTURA-X wird ab Januar 2025 elektronische Rechnungen im Format X-Rechnung oder ZUGFeRD an Kunden ausgeben und von Lieferanten einlesen können.

Was ist eine E-Rechnung

Elektronische Rechnungen müssen strukturiert und maschinenlesbar sein. Dazu werden die Rechnungsinformationen von einer geeigneten Software in [Markup Language (XML)] erstellt, an den Empfänger übermittelt und dort von einer Computeranwendung verarbeitet. Die XML-Informationen können in eine PDF-Datei integriert werden (beispielsweise als ZUGFeRD) oder als separate XML-Datei (beispielsweise als XRechnung) zusätzlich zu einer PDF-Datei übermittelt werden.

Die PDF-Datei ist in diesem Fall für den Menschen, die XML-Informationen für den Computer.

Das rein deutsche Hybridformat ZUGFeRD bietet zwar die Kombination von PDF und XML in einer Datei, ist aber nicht EU-konform. Auch EDI-Invoice entspricht derzeit nicht den gesetzlichen Vorgaben, hier könnte es noch Ergänzungen geben. Am Sichersten und daher empfehlenswert ist XRechnung, da diese im Grundsatz europaweit standardisiert ist und die deutsche Version mit anderen Länderversionen kompatibel ist.

Was sind keine E-Rechnung

• PDF-Dateien sind keine elektronischen Rechnungen
• Word-Dokumente und Excel-Tabellen sind keine elektronischen Rechnungen
• Bilddateien sind keine elektronischen Rechnungen
• EDI-Rechnungen sind keine elektronischen Rechnungen, aber noch bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.

Sind Word, Excel und Papier ab 2027 für die Rechnungserstellung nicht mehr erlaubt?

Betriebe, die mit Excel, Word oder eventuell sogar noch mit Stift und Zettel Rechnungen schreiben, können ab 2027 (2028) folgende Lösungen nutzen:

• Zu jeder Rechnung bei einem Webdienst manuell eine X-Rechnung erstellen
• Eine Software für Rechnungserstellung mit E-Rechnungsoption anschaffen.

Weitere Informationen

Die E-Rechnung bietet Unternehmen handfeste Vorteile: Durch die strukturierten Informationen in E-Rechnungen wird das Kontieren von Eingangsrechnungen wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Die elektronische Rechnung wird in Zukunft den Austausch von Rechnungen in einheitlicher digitaler Form innerhalb der gesamten Europäischen Union ermöglichen. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Einrichtungen bereits seit 2020 gültig ist.

ZUGFeRD oder XML?

Die Rechnungsformate X-Rechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich deutlich. Hier die Vor- und Nachteile:

Eigenschaft	X-Rechnung	ZUGFeRD
Akzeptanz	Europaweit	nur Deutschland
strukturierte Rechnungsdaten	ja	ja
Für Menschen lesbar	nein. nur maschinenlesbare XML Daten	Ja, XML Dateien sind in ein PDF-Dokument eingebettet. Der PDF-Teil ist jedoch nicht rechtlich relevant!
Bereits jetzt bei deutschen Behörden akzeptiert	ja	eingeschränkt
Technischer Aufwand	gering, nur eine XML Datei	Aufwendig, PDF Erzeuger muss XML einbetten

Für beide E-Rechnungsformate gilt: Rechtlich ist der elektronische Informationsgehalt rechtlich relevant. Daraus folgt die Pflicht für Rechnungsempfänger, alle Rechnungen auf die Konformität als E-Rechnung zu prüfen!

E-Rechnungen in FAKTURA-X

FAKTURA-X wird E-Rechnungen vollständig unterstützen. Eine separate Software zum Ansehen, Prüfen oder Erstellen von E-Rechnungen ist nicht notwendig.

Eingangsrechnungen

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Bestellung an einen Lieferanten hinterlegen, kann FAKTURA-X reicht es für Eingangsrechnungsprüfung und Kontieren zukünftig aus, die Eingangsrechnung zuzuordnen – die Rechnungsinformationen werden dann automatisch verarbeitet, Einkaufspreise aktualisiert und die Rechnung kontiert.

Einkauf buchen

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Bestellung an einen Lieferanten hinterlegen, kann FAKTURA-X die Eingangsrechnung verarbeiten:

1. E-Rechnung erkennen und Gültigkeit prüfen
2. Eingangsrechnung den zugehörigen Sachkonten zuzuordnen
3. Rechnungsinformationen verarbeiten
4. Einkaufspreise aktualisieren und im Sortiment hinterlegen
5. Rechnung als Verbindlichkeit kontieren
6. SEPA-Überweisung erstellen
7. Zahlungsausgang verbuchen und Verbindlichkeit abschließen
8. Den Buchungsstapel für Monats- oder Jahresabschluss bereitstellen

Kosten buchen

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Kostenvorlage hinterlegen, kann FAKTURA-X die Eingangsrechnung verarbeiten:

1. E-Rechnung erkennen und Gültigkeit prüfen
2. Eingangsrechnung den zugehörigen Sachkonten zuzuordnen
3. Rechnungsinformationen verarbeiten
4. Rechnung als Verbindlichkeit kontieren
5. SEPA-Überweisung erstellen
6. Zahlungsausgang verbuchen und Verbindlichkeit abschließen
7. Den Buchungsstapel für Monats- oder Jahresabschluss bereitstellen

Ausgangsrechnungen

Wenn Sie in FAKTURA-X eine Ausgangsrechnung erstellen, wir diese zukünftig:

• Als ZUGFeRD-Beleg an den Kunden gesendet, sofern keine weiteren Angaben gemacht wurden.
• Als X-Rechnung an den Kunden gesendet, sofern die Leitweg-Identnummer angegeben wurde.

Weitere Informationsquellen zu E-Rechnungen

• [Informationen der IHK]
• [Informationen des Bundesverwaltungsministeriums]
• [Informationen des Bundesinnenministerium]