Kasse: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 8. Juli 2024, 12:44 Uhr

(Hauptseite → Kassensystem (Menü) → Sie sind auf der Seite: Kasse)

Der Kassendialog kann im Menü Kassensystem → Kassieren oder mit Strg + F8 aufgerufen werden.

Die folgenden Seiten helfen Ihnen, die Anwendung zu installieren, zu konfigurieren und die wichtigsten Funktionen kennenzulernen.

Die grundlegenden Eigenschaften zu Preisgruppe und Preisberechnung Brutto/Netto werden im zugehörigen Kundenkonto der Kasse eingestellt.

Welches Kundenkonto mit der Kasse verknüpft ist, kann im Hauptmenü Optionen → Einstellungen im Register Administration eingesehen werden. Diese Verknüpfung ist notwendig, damit die Einstellungen der Kasse aus einem Kundenkonto abgeleitet werden können.

Sollten Sie bei der Benutzung der Kasse auf Probleme stoßen, erhalten Sie hier Hilfestellung zu Störungsbeseitiung.

Einen Schnelleinstieg zur Kasse können Sie hier als PDF-Datei herunterladen und ausdrucken

Die Erklärung des Kassensystems

Über die Hauptseite Kasse lassen sich folgende Seiten aufrufen:

Registrieren

Funktionstasten des Kassendialogs

Die Funktionstasten

Rabatte gewähren

Rabatte können immer nur auf den zuletzt registrierten Posten gewährt werden. Geben Sie dazu den gewünschten Prozentsatz über den Ziffernblock ein und drücken Sie auf %. Die Zwischensumme wird sofort aktualisiert.

Preisgruppe wechseln

Während des Registriervorgangs kann in eine andere Preisgruppe gewechselt werden. Mit VK Wechseln wird die jeweils nächste Preisgruppe in alphabetischer Reihenfolge aktiviert. Ein Preisgruppenwechsel wirkt sich nicht auf bereits erfasste Artikel aus. Der Name der aktuellen Preisgruppe wird in der untersten Zeile der Anzeige ausgegeben.

Ist ein anderer Preis anstatt des Standardpreises des Kassensystems ausgewählt, wird die Anzeige gelb eingefärbt. Ist ein Sonderpreis für einen Artikel hinterlegt, wird die Anzeige rot eingefärbt. Ein zeitlich begrenzter Aktionspreis wird grün eingefärbt.

Mit dem Wechsel der Preisgruppe werden Aktionspreise deaktiviert, die nicht für alle Preisgruppen zugewiesen sind. Die Preisgruppe wird nach dem aktuellen Vorgang auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt. Beim Wechsel des Kundenkontos wird die Preisgruppe des Kunden aktiviert. Dabei werden auch Sonder- und Aktionspreise des Kunden aktiviert.

Posten löschen

Nach dem Registrieren eines Artikels kann dieser bis zum Abschluss des Kassiervorgangs wieder gelöscht werden. Dazu muss der gewünschte Artikel in der Protokolltabelle angewählt und mit Posten löschen oder Entf gelöscht werden.

Anzeige zurücksetzen

Um die Anzeige zurückzusetzen, drücken Sie auf CLEAR.

Preis ersetzen

Der Preis eines Artikels kann geändert werden.

Der Kassiervorgang darf noch nicht abgeschlossen sein

So wird's gemacht:

Der letzte registrierte Artikel ist bereits ausgewählt. Wenn ein anderer Artikelpreis geändert werden soll, wählen Sie den gewünschten Artikel aus dem Protokollbereich aus.
Geben Sie den neuen Preis über den Ziffernblock ein. Beachten Sie, dass das Komma korrekt gesetzt ist und der Preis richtig eingegeben wurde.
Bestätigen Sie die Änderung mit der roten Funktionstaste Preis ersetzen oder EINFG.

Der Preis wird nun einmalig für den gewählten Artikel überschrieben.

Pfandwerte können nicht geändert werden

Wenn der eingegebene Preis auch permanent den bisherigen Preis ersetzen soll, kann dies unmittelbar nach der Eingabe des geänderten Artikelpreises durchgeführt werden:

Drücken Sie die silberne Taste Preis oder Strg + E.
Bestätigen Sie den Hinweisdialog.

Der Preis des Artikels wird für die aktive Preisgruppe im Warenstamm geändert.

Preise können nicht ohne Änderung im Kassenauftrag geändert werden. Die dauerhafte Speicherung des geänderten Preises im Artikelstamm muss direkt nach der Änderung im Kassiervorgang durchgeführt werden und ist nachträglich nicht möglich

Preise können auch im Dialog Preiskonfiguration des Warenstamms geändert werden

Storno

Bis zum Abschluss des Kassiervorgangs kann der Vorgang mit Auftrag stornieren abgebrochen und verworfen werden.

Warteschleife

Ein aktiver Auftrag kann bis zum Abschluss jederzeit in die Warteschleife versetzt werden, sofern diese noch nicht belegt ist.

Die Übertragung wird mit HOLD durchgeführt. Die Taste wird weiß eingefärbt und im Statusbereich wird „HOLD“ gelb eingefärbt; der aktive Kassiervorgang ist nun geparkt. Es kann nun ein neuer Kassiervorgang gestartet werden. Wichtig: Es kann immer nur ein Kassiervorgang gehalten werden.

Ein geparkter Kassiervorgang kann mit HOLD wieder aktiviert werden. Doch der laufende Kassiervorgang muss zunächst storniert oder abgeschlossen werden. Nach der Reaktivierung steht die Warteschleife wieder zur Verfügung.

Bei aktiver Warteschleife kann der Kassendialog nicht beendet werden. Zum Beenden des Kassendialogs muss ein geparkter Auftrag also reaktiviert und storniert oder abgeschlossen werden.

Buchungskonten

Die Kontenschaltflächen können während des Kassiervorgangs jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden^[1].

Die Schaltfläche NETTO schaltet zwischen Privat- und Gewerbekunden um. Wenn die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „NETTO“ gelb eingefärbt sind, werden auf dem Kassenbon Posten und Summen als Nettowerte ausgegeben sowie die Umsatzsteuer ausgewiesen. Bei der Pfandberechnung wird im Modus „Netto“ Mehrwertsteuer auf den Pfandumsatz aufgeschlagen. Beim erneuten Drücken der Taste werden die Eigenschaften des Kassenkontos wieder aktiviert.

Kundenkonten

Die Schaltfläche KUNDE ermöglicht die Zuweisung von Kundeneigenschaften auf den Kassiervorgang. Damit werden die Eigenschaften Gewerbekunden, Pfandberechnung und Preisgruppe sowie Sonder- und Aktionspreise anhand des gewählten Kundendatensatzes zugewiesen. Bei Aktivierung ist die Schaltfläche weiß und die Statusanzeige „KUNDE“ gelb eingefärbt. Die Zuweisung des Kunden kann vor dem Drücken der Taste durch Eingabe der Kundennummer oder anhand des Suchdialogs nach dem Drücken der Taste erfolgen. Beim erneuten Drücken der Taste nach dem Zuweisen eines Kunden wird das Kassenkonto wieder aktiviert.

Mit der Schaltfläche Neu kann ein Kunde auch neu angelegt werden.

Das Anlegen eines Kunden im Kassenmodus wird hier erläutert

Bargeldlose Zahlung mit EC-Cash

Die Kasse unterstützt bargeldlosen Zahlungen und kann kartenlesegeräte direkt ansteuern. Wenn die Ansteuerung nicht aktiviert wurde, kann die Kasse bei der Zahlung manuell zwischen Bargeld oder bargeldlosen Zahlung unterschieden.

Kartenzahlung ohne Anbindung an ein Kartenterminal

In diesem Abschnitt wird die Auswahl der Zahlweise ohne Ansteuerung des Kartenterminal beschrieben

Will der Kunde bargeldlos zahlen, kann jederzeit während des Kassiervorgangs mit EC zwischen Bargeldzahlung oder bargeldloser Zahlung umgeschaltet werden.

Dies kann jederzeit während des Kassiervorgangs erfolgen, muss jedoch vor dem Drücken von TOTAL geschehen

Wenn das bargeldlose Zahlen aktiviert wurde, ist [EC] weiß eingefärbt.

Bei einer bargeldlosen Zahlung muss abgewartet werden, bis der Bezahlvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Erst danach darf TOTAL gedrückt werden

Der Kassiervorgangs wird mit TOTAL abgeschlossen.

Bei bargeldlosen Zahlung wird auf dem Kassenbon die Zahlweise „EC Cash“ ausgegeben und die Kassenlade nicht geöffnet

Kartenzahlung mit Anbindung an ein Kartenterminal

In diesem Abschnitt wird die bargeldlose Zahlung mit Ansteuerung des Kartenterminals beschrieben:

Das Registrieren von Artikeln wird mit ZWISCHENSUMME abgeschlossen und die Bezahlung eingeleitet. Will der Kunde bargeldlos zahlen, wird mit EC der Zahlbetrag an das Kartenterminal übermittelt und die Kundenanzeige "EC" eingefärbt. Bei einer bargeldlosen Zahlung muss nun abgewartet werden, bis der Bezahlvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Ist der Vorgang erfolgreich, wird das System wieder freigegeben und der Kassenbon gedruckt. Bei bargeldloser Zahlung werden auf dem Kassenbon Kartentyp und Transaktionsinformationen ausgegeben. Die Kassenlade wird nicht geöffnet.

Informationen zur Einrichtung Ihres ZVT-fähigen Gerätes finden Sie hier.

Probleme bei Kartenzahlung

In diesem Abschnitt werden mögliche Probleme beschrieben:

Wenn der Vorgang nicht abgeschlossen werden konnte, weil das Kartenlesegerät nicht reagiert hat, können Sie Folgendes tun:

Mit Wiederholen können Sie einen neuen Versuch starten.
Mit Manuell können Sie die Kartenzahlung ohne Ansteuerung des Kartenlesegeräts durchführen.
Mit Abbrechen können Sie den Vorgang abbrechen, der Kunde bezahlt dann bar. In diesem Fall wird die Taste EC ausgeschaltet und auf Barzahlung umgeschaltet.

Wenn der Bezahlvorgang nicht abgeschlossen werden konnte, weil die Karte nicht lesbar ist, nicht schnell genug präsentiert wurde oder abgelehnt wurde, können Sie Folgendes tun:

Mit Wiederholen können Sie einen neuen Versuch, auch mit einer anderen Karte, starten.
Mit Manuell können Sie die Kartenzahlung ohne Ansteuerung des Kartenlesegeräts durchführen.
Mit Abbrechen können Sie den Vorgang abbrechen, der Kunde bezahlt dann bar. In diesem Fall wird die Taste EC ausgeschaltet und auf Barzahlung umgeschaltet.

Registrierung von Pfand

Das Kassensystem kann mit Pfand in den Modus Pfandregistrierung versetzt werden, um zurückgegebenes Pfand zu registrieren. Die Kategorietasten werden ausgeblendet, die Pfandtasten und das Pfandprotokoll eingeblendet.

Der Kassendialog im Pfandmodus

Das Registrieren von Pfand kann durch das Anwählen des gewünschten Pfandartikels erfolgen. Die Minusfunktion wird automatisch aktiviert. Multiplikatoren, Suchfunktion und Gebindetasten^[2] sind wie bei der Warenregistrierung verfügbar.

Die Option Multiplikator automatisch unter Optionen →

Einstellungen → Kassensystem → Optionen hat im Pfandmodus keine Funktion. Um einen Pfandartikel mehrfach zu registrieren, muss also die Multiplikatortaste manuell betätigt werden.

Pfandrücknahmekasse

Die Pfanderfassung kann in den Einstellungen als Standardgebinde ausgewählt werden, das System kann dann als Pfandrücknahmekasse verwendet werden.

Mit der Tastenkombination Strg + ⇑ + L kann die Pfanderfassung als Standardgebinde aktiviert werden. Das System kann dann bis zum erneuten Umschalten oder spätestens bis zum Beenden der Kasse als Pfandrücknahmekasse verwendet werden.

So kann man den Arbeitsmodus der Kasse flexibel umschalten

Pfandcoupons entwerten

Einfache Pfandcoupons können Während eines Kassiervorgangs jederzeit entwertet werden, indem wahlweise der Barcode auf dem Coupon gescannt wird oder die Couponnummer eingetippt wird. Pfandcoupons können nur einmal entwertet werden.

Nach der Eingabe des Coupons darf der Auftrag nicht mehr storniert werden.

Hinterlegte Pfandcoupons mit einem Namen können automatisch entwertet werden, wenn diese Option aktiv ist. Es muss dann zu Beginn des Kassiervorgangs der Name eingegeben und HOLD gedrückt werden. Die Pfandrücknahme wird übernommen.

Der Rufname muss immer zu Beginn eines Kassiervorgangs eingegeben werden.

Zur Nutzung von Pfandbonnamen gibt es einen separaten Artikel, der hier abgerufen werden kann

Automatencoupons entwerten

Das Erfassen von Pfandcoupons aus einem externen Pfandrücknahmesystem, beispielsweise aus einem Automaten, ist möglich, wenn die Kennung des Rücknahmesystems und der Couponwert auf dem Coupon hinterlegt werden. Der Rücknahmecoupon muss nach der Erfassung vernichtet werden, da er nicht gegen mehrfaches Erfassen gesichert werden kann.

Vorgang abschließen

Der Abschluss eines Vorgangs wird durch das Aufrufen der Zwischensumme eingeleitet.

Zwischensumme

Die Zwischensumme kann mit ZWISCHENSUMME oder / aufgerufen werden. Es wird der Gesamtwert des Auftrags angezeigt. Bei Barzahlung kann nun der Zahlbetrag des Kunden eingegeben werden, damit die Kasse das Wechselgeld berechnet.

Der Modus „Zwischensumme“ bietet letztmalig die Möglichkeit, Kunden oder Konten zu ändern, den Auftrag weiterzuführen oder abzubrechen.

Pfandcoupons

Wird während einem Kassiervorgang ausschließlich Pfand zurückgenommen, wird durch das Drücken der Taste ZWISCHENSUMME oder / entsprechend den Voreinstellungen

automatisch ein Pfandcoupon gedruckt, oder
die Kassenlade zur Auszahlung des Guthabens geöffnet, oder
nach Rückfrage wahlweise ein Pfandcoupon gedruckt oder die Kassenlade geöffnet.

Der Auftrag wird automatisch abgeschlossen, ohne dass TOTAL gedrückt werden muss.

Nach der Ausgabe des Pfandcoupons oder dem Öffnen der Kassenlade kann anschließend wie gewohnt ein Kassenbon gedruckt werden.

Total

Mit TOTAL oder / wird der Vorgang abgeschlossen und der Zustand der Kontentasten ausgewertet. Bei Barzahlung wird die Kassenlade geöffnet und, sofern der Zahlbetrag des Kunden eingegeben wurde, das Wechselgeld berechnet und angezeigt. Der Vorgang kann nicht mehr bearbeitet werden. Es kann ein neuer Vorgang gestartet oder der Kassendialog mit Ende geschlossen werden.

Zahlung

Funktionsüberblick

Die Zahlungs-Funktion ermöglicht die Registrierung von Ein-und Auszahlungen, die nicht durch den Kassenverkauf von Artikeln bedingt ist. So können Kunden beispielsweise ihre offenen Rechnungen auch an der Kasse begleichen (Bar/EC möglich), oder der Kassierer kann einen Lieferanten direkt vor Ort in Bar auszahlen.

Zur Buchung von Barzahlungen bestehen mehrere Möglichkeiten. Abgesehen von der Kassenzahlung können sie über den Buchungsmanager in der Auftragsverwaltung, über das Zahlungsregister im Buchhaltungsmodul oder über die Kontenbücher abgewickelt werden. Der Vorteil der Funktion im Kassenmodul liegt darin, dass Zahlungen an der Kasse schneller verwaltet werden können, ohne dass ein Zugang zur Buchhaltung erforderlich ist.

Abwicklung von Zahlungen

Damit die Funktion genutzt werden kann, muss der aktuelle Vorgang abgeschlossen oder storniert werden. Ein Klick auf Zahlung oberhalb der Zwischensumme-Taste öffnet den Zahlungsdialog.

Der Dialog Zahlung

Um eine Kassenzahlung zu registrieren,

Wählen Sie zunächst, ob eine Einzahlung oder eine Auszahlung verbucht werden soll.
Geben Sie den gewünschten Betrag ein.
Aktivieren Sie die vom Kunden gewünschte Zahlungsart, indem sie zwischen BAR und EC wählen. Bei Auszahlungen besteht keine EC-Option.
Geben Sie im Feld Text den Zahlungszweck an.
- Wenn die Rechnungsnummer bekannt ist, an die die Zahlung verbucht werden soll, tragen Sie diese im Eingabefeld Text ein und bestätigen Sie mittels Auftrag^[3].
- Wenn die Nummer der Rechnung nicht bekannt ist, starten Sie über Kunde (bzw. Lieferant bei Auszahlungen) die Suchfunktion. Wählen Sie zunächst den betreffenden Kunden/Lieferanten und dann eine offene Rechnung aus.
- Wenn noch keine entsprechende Rechnung vorhanden ist oder Sie diese nicht auffinden können, wählen Sie die Option Unbekannt. Hinterlassen Sie im Eingabefald Text eine Beschreibung, über die der Zweck der Zahlung später nachvollzogen werden kann. (Lesen Sie mehr im folgenden Abschnitt Unbekannte Zahlungen)
Bestätigen Sie die Zahlung mit Sichern.

Eine Zahlung kann aus dem Kassiermodul heraus nicht rückgängig gemacht werden, sobald sie gesichert wurde.

Unbekannte Zahlungen

Die Angabe des Zahlungszwecks als unbekannt ist nur in wenigen Ausnahmesituationen sinnvoll, wenn keine Rechnung in der Datenbank hinterlegt ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Kunde Ihnen bereits im voraus Geld für eine zukünftige Leistung hinterlegen möchte oder ein Lieferant direkt vor Ort in bar ausgezahlt werden soll. In diesen Fällen muss die Zahlung im Nachhinein einer Rechnung zugeordnet werden.

In allen anderen Fällen empfiehlt sich jedoch die Zuordnung einer Rechnung über Auftrag bzw. Kunde/Lieferant bei Registrierung der Zahlung. Nach erfolgter Zuordnung wird der gezahlte Betrag automatisch mit dem Rechnungssaldo verrechnet und ein eventueller Überschuss als Guthaben hinterlegt.

Nachträgliche Zuordnung von Unbekannten Zahlungen

Als Unbekannt deklarierte Zahlungen werden im Standardziel Geldtransit und nicht auf den Konten Bar oder Bank verbucht.

Bei intensiver Nutzung ist es sinnvoll, aus Gründen der Übersichtlichkeit solchen Zahlungen ein eigenes Buchungskonto zuzuweisen. Dies ist unter Optionen →

Einstellungen→ Kassensystem → Optionen → Buchhaltung über den Auswahldialog Zahlungen an Buchungskonto übergeben möglich. Zum Anlegen eines neuen Buchungskontos siehe auch: Hilfstabellen

Der Dialog zur Zuordnung einer unbekannten Zahlung befindet sich im Buchungsmanager.

Um nachträglich eine Einzahlung einer Rechnung zuzuordnen,

Öffnen Sie den betreffenden Auftrag in der Auftragsverwaltung auf der Startseite oben Links.
Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.
Wählen Sie unter An Konto die Option Geldtransit aus.
Wählen Sie unter Eingang das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die Zahlung getätigt wurde.

Um nachträglich eine Auszahlung einer Rechnung zuzuordnen,

Öffnen Sie über Stammdaten → Lieferanten das Lieferantenverzeichnis
Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste und navigieren zum Register Bestellung.
Wählen Sie den Filter Gebuchte Posten und wählen Sie den gewünschten Rechnungsposten an.
Rufen Sie über neben dem Feld Brutto oder über das Tastenkürzel STRG + B den Buchungsmanager auf.

Nun können Sie sich über die Schaltfläche rechts des Eingabefeldes Betrag oder per Zuordnen in der Navigationsleiste alle noch nicht zugeordneten Zahlungen anzeigen lassen.

Um eine der Zahlungen dem aktiven Auftrag zuzuordnen, wählen Sie die Relevante aus und bestätigen Sie mit Sichern. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.

Generell sollten unbekannte Zahlungen zeitnah zugeordnet werden. Haben Sie für diese ein eigenes Buchungskonto angelegt, lassen sich unter

Buchhaltung→ Bücher→ Kontenbücher die Einträge dieses Kontos herausfiltern. So können Sie sich einen schnellen Überblick über alle Zahlungen verschaffen, deren Zweck noch nicht definiert ist.

Tastaturbedienung

Der Kassendialog kann teilweise durch Tastaturbefehle bedient werden. Funktionen können nur mit Tastaturbefehlen aufgerufen werden, wenn der aktive Benutzer über die entsprechenden Benutzerrechte verfügt.

Taste	Schaltfläche	Funktion
`A`..`Z`		Zeichen
`0`..`9`	0 .. 9	0 .. 9
`,`	,	Komma aktivieren/deaktivieren
`-`	-	Minus aktivieren/deaktiveren
`*`	*	Multiplikator aktiveren/deaktivieren
`/`	ZWISCHENSUMME, TOTAL	Zwischensumme oder Total
`↵`	Finden bzw. Wiederholen	Artikel finden bzw. Aktion wiederholen
`Entf`	Posten löschen	Ausgewählten Posten löschen
`Einfg`	Preis ersetzen	Preis ersetzen
`Esc`	CLEAR	Anzeige zurücksetzen
`STRG`+`A`	Auftrag stornieren	Auftrag stornieren
`STRG`+`H`	Support	Fernwartung starten
`STRG`+`W`	Ende	Kassendialog beenden
`STRG`+`L`	PFAND	Pfandmodus umschalten
`STRG`+`P`	Druck	Kassenbon drucken
`STRG`+`K`	KUNDE	Kunden finden
`STRG`+`B`	Barcode	Barcode im Artikelstamm ändern
`STRG`+`E`	Preis	Preis im Artikelstamm ändern
`STRG`+`⇑`+`I`	Ansicht	Protokolltabellen anzeigen
`F1`	FLASCHE	Gebinde auf Flasche schalten
`F2`	KISTE	Gebinde auf Kiste schalten
`F3`	KOMBI	Gebinde auf Kombi schalten
`F4`	ANBRUCH	Gebinde auf Anbruch schalten
`F5`	AUSGL	Ausgleichsfunktion ein/ausschalten
`F6`	PFAND	Pfandmodus ein/ausschalten
`F7`	VK wechseln	Preisgruppe wechseln
`F8`	HOLD	Warteschleife umschalten
`F9`	Finden bzw. Wiederholen	Artikel finden bzw. Aktion wiederholen
`F10`	Druck	Kassenbon drucken
`F11`	EC	Konto Bar/EC- Cash umschalten
`F12`	NETTO	Privat- und Gewerbekunden umschalten
`STRG`+`F9`	Abschluß	Kassenabrechnung starten
`STRG`+`F10`	Protokoll	Kassenprotokolle anzeigen
`STRG`+`F12`	Login	Kasse sperren/Benutzeranmeldung

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